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2023年11月12日发(作者：)
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＊＊＊单位合同管理制度
第一章 总则
第二章 岗位设置与职责
第三章 合同的订立
第四章 合同的履行
第五章 合同的登记归档
第六章 合同纠纷
第七章 附则
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第一章 总则
第一条
为加强单位的合同管理，规范合同法律行为，防范
与控制合同风险，有效维护单位的合法权益,特制定本制度.
第二条
本制度适用于单位对外签订与本单位经济活动有关
的合同的订立、履行、变更及纠纷处理等.
第三条
制定依据：
1、《中华人民共和国合同法》;
2、《行政事业单位内部控制规范（试行）》；
第二章 岗位设置与职责
第四条
合同管理实行归口管理、分工负责制。
第五条
办公室（提示:如果单位存在法律部门，则应当指定
法律部门作为合同归口管理部门）作为合同的归口管理部
门，其主要职责：
（一）负责确定合同业务的程序和要求；
(二）参与重大合同的起草、谈判、审查和订立;
（三）管理合同专用章；
（四）参与或组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动;
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(五）对合同进行登记和归档;
（六）定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控
制措施，促进合同的有效履行。
第六条
各业务部门作为经济活动的承办部门，按照职能分
工在其职能范围内承办相关合同业务。纪检部门负责对合同
订立、履行进行纪检监察。
第七条
建立财会部门与办公室（即合同归口管理部门）的
沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合.
第三章 合同的订立
第八条
合同订立包括合同调查、谈判、拟订、审核、签署
等环节。
第九条
合同签订必须遵守国家的法律、政策及有关规定，
接受财政和审计监督；必须贯彻“平等互利、协商一致、等
价有偿和性价比择优签约”的原则。
第十条
合同订立前，归口管理部门负责组织涉及业务承办
的部门联合进行合同调查，了解合同对方的主体资格、资信
情况，包括营业执照是否有效、拟签合同内容是否在对方的
经营范围之内，对方是否具有履约能力。
(一)审查合同对方的身份证件、法人登记证件、资质证
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明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询
证书的真实性和合法性，在充分收集相关证据的基础上评价
主体资格是否恰当.
（二）获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录
等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能
力，评估其财务风险和信用状况,并在合同履行过程中持续
关注其资信变化.
（三）对合同对方进行现场调查，实地了解和全面评估、
分析其合同履行能力。
（四）与合同对方的开户银行、主管税务机关和工商部
门沟通，了解其生产经营、商业荣誉、履行能力等情况.
第十一条
合同的订立要根据市场实际情况选择恰当的洽
谈方式,超过一定数额的物资采购项目和建设项目要在内部
监督检查部门的监督下，严格按照招标程序进行公开招标。
（一)组建素质结构合理的谈判团队，谈判团队中除了
有经验丰富的业务人员外，还应当有法律、技术、财会等方
面的人员参与谈判。
(二）收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、
同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息。
(三)关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标的
数量、质量和技术标准，合同价格的确定方式与价款支付方
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式，履约期限和方式,违约责任和争议解决方法、合同变更
或解除条件等。
(四）对影响重大、涉及较高专业技术和法律关系复杂
的合同应聘请外部专家参与合同的相关工作,并充分了解外
部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。
（五）谈判过程中加强保密工作.
（六）对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要
意见，应当予以记录并妥善保存，建立严格的责任追究制度。
第十二条
合同谈判后,需要根据协商谈判结果，拟定合同
文本。合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思。
（一）对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订
立书面合同。
（二）合同文本由业务承办部门起草，由合同归口管理
部门组织审核；重大合同或法律关系复杂的合同应当由法律
专业人士参与起草；各部门应当各司其职，保证合同内容和
条款的完整准确。
（三）国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，
但对涉及权利义务关系的条款应当认真审查,并根据实际情
况进行适当修改。
(四）合同有合同标准文本的必须使用标准文本，没有
标准文本的要做到：条款不漏项；标的额度计算准确、标的
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物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提(交）货地点、
运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达严谨，不使用
模棱两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）
的计算方法准确.
（五）由签约对方起草合同，业务承办部门应当认真审
查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意
见，特别留意“其他事项约定"等需要补充填写的栏目,如不
存在其他约定事项时注明“此处空白"或“无其他约定"，防
止合同后续被篡改。
（六）单位合同文本须报经国家有关部门或同级财政部
门审查或备案，应当履行相应的程序。
第十三条
合同文本拟定完成后,应当对合同文本进行严格
的审查批准。
（一)审核人员应对合同文本的合法性、经济性、可行
性和严密性进行重点审核,关注合同的主体、内容和形式是
否合法，合同内容是否符合单位的经济利益,对方当事人是
否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条
件是否明确等。
（二）建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合
同文本，合同归口管理部门应组织业务部门、财会部门等相
关部门进行审核，相关部门认真履行职能。合同归口管理部
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门主要审查违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、
完整、明确、具体,文字表达是否无歧义；部门对质量条款、
技术要求等内容进行技术审查;财会部门对付款条款等内容
进行经济审查。
(三）认真分析研究，慎重对待审核意见，对审核意见
准确无误地加以记录,必要时对合同条款做出修改并再次提
交审核。
（四）每个审查人员应当对做出的审查结果负责，合同
归档管理部门对合同审查结果全面负责.
第十四条
对于经审核同意签订的合同，应当与对方当事人
正式签署合同，并加盖单位合同专用章。
（一）严格划分各类合同的签署权限,对外正式订立的
合同应当由单位法定代表人或由其授权的代表人签名并加
盖名章和单位合同专用印章;严禁未经授权擅自以单位名义
对外签订合同,严禁违规签订担保、投资和借贷合同。法人
委托人必须对本单位负责，对本职工作负责,在授权范围内
行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无对外签约
权。
授权签署合同的，应当签署授权委托书，并与合同正本
同时保存。应要求相关部门和工作人员按照规定的权限和程
序与对方当事人签署合同，严禁超越权限签署合同。
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(二）严格合同专用章保管制度。合同经编号、审批及
单位法定代表人或由其授权的代理人签署后,方可加盖单位
合同专用章。只有符合合同管理程序的合同文本才能加盖合
同印章。合同专用章必须由专人保管，保管人应当记录合同
专用章使用情况以备查。用印后保管人应当立即收回，并按
要求妥善保管，以防他人滥用。如果发生合同专用章遗失或
被盗现象,应当立即报告单位负责人并采取妥善措施，向公
安机关报案或登记声明作废等，以最大限度的消除可能带来
的负面影响。
(三）采取恰当措施,防止已签署的合同被篡改，如在合
同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、
使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，
防止对方单方面改动合同文书。
(四）按照国家有关法律法规等规定，需办理批准、登
记等手续之后方可生效的合同，单位应按规定办理相关手
续。
第四章 合同的履行
第十五条
对合同履行情况实施有效监控。合同履行过程
中，因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的，应当
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及时采取相应的措施。
(一)在合同履行过程中要明确相关责任人，落实合同执
行责任。
（二）强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，
全面执行本单位义务，督促对方积极执行合同，确保合同全
面有效履行。
（三）合同履行过程中，因对方或本单位自身原因导致
可能无法按时履行的，应当及时采取对应的措施，一旦发现
有违约可能或违约行为,应当及时提示风险，并立即采取相
应措施将合同损失降到最低。
第十六条
合同生效后,应当严格履行合同，建立合同履行
监督审查制度，对合同履行中签订补充合同或变更、解除合
同等应当按照国家有关规定进行审查。
（一)对合同没有约定或约定不明确的内容,通过双方
协商一致对原有的合同进行补充;无法达成补充协议的，按
照国家有关法规、合同有关条款或者交易习惯确定。
(二） 对显失平衡、条款有误或存在欺诈行为的合同，
以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致单位
利益受损的合同,合同归口管理部门应按照程序及时报告,
并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解
除事宜.合同变更和解除应当采用书面形式,严禁在原合同
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文本上涂改、添加，变更后的合同视为新合同,须履行相应
的合同管理程序。
（三）对方当事人提出终止、解除合同的，造成单位经
济损失的,应向对方当事人书面提出索赔。
第十七条
财会部门要根据合同条款的约定对资金结算申
请进行审查，严把结算关.
（一） 合同归口管理部门可以建立合同管理信息系
统，跟踪合同履行情况，在临近结算期限的合理时间向财会
部门进行资金结算提示。
（二） 合同承办人员应当及时收集凭证资料，经适
当审批后在规定时间内提交财会部门办理结算。
（三） 财会部门应当对合同条款和经审批的结算申
请资料进行审核，审核完毕后办理结算业务,按照合同规定
付款，及时催收到期欠款。未按合同条款履约或应签订书面
合同而未签订的,财会部门应当在付款前向单位有关负责人
报告。
（四） 财会部门应当根据合同履行情况办理价款结
算和进行账务处理，并定期与合同归口管理部门所管理的合
同管理信息系统核对，确保按合同约定及时结算相关价款.
第五章 合同的登记归档
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第十八条
建立合同登记归档管理制度，加强对合同的登
记、归档和保管.
（一)合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理，
充分利用信息技术手段，可以建立合同管理的信息系统，定
期对合同进行统计和分类.详细登记合同的订立、履行、结
算、补充和变更、解除等情况,合同终结及时办理销号和归
档手续,实行对合同的全过程管理。
（二）建立合同文本统一分类和连续编号制度,以防止
或及早发现合同文本的遗失，规范合同控制工作人员的责
任，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等相
关要求。
(三）与单位经济活动相关的合同应当同时提交财会部
门作为财务处理的依据.
（四）加强合同信息安全和保密工作,未经批准,不得以
任何形式泄露合同订立和履行过程中涉及的国家秘密、工作
秘密或者商业秘密。
第六章 合同纠纷
第十九条
合同发生纠纷,应当在规定时效内与对方协商谈
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判.合同协商一致的，双方签订书面协议;合同纠纷经协商无
法解决的，经办人员应向单位有关责任人报告，并根据合同
约定选择仲裁或诉讼方式解决。在合同纠纷处理过程中，未
经授权审批,相关经办人员不得向对方做出实质性答复和承
诺.
第七章 附则
第二十条
本制度是单位合同管理的基本制度，单位相关人
员必须严格遵守本制度的各项规定，切实加强合同管理，防
止合同工作中的失误,维护单位利益。
第二十一条
本制度自2014年 月 日起实施，原制定的
有关合同管理的规定同时废止.
第二十二条
本制度由＊*＊单位办公室负责解释。
2014年 月 日
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