企业如何做好合同管理工作?

企业如何做好合同管理⼯作？

在了解如何做好合同管理⼯作之前,要先了解公司合同管理流程,⼀般来说,公司合同管理流程可以被分为合同准备、合同

签署、合同履⾏、合同归档四个阶段。在每个阶段,合同管理都会遇到不同的问题。

1、合同准备阶段

这个阶段,⼀般会在合同⽂本拟定过程中出现合同条款不完整、内容不严谨、甚⾄存在重⼤疏漏和欺诈等问题。

2、合同签署阶段

在签署阶段,企业合同审批流程⾮常的复杂,往往需要经过部门负责⼈、法务、管理层、财务等多层审批,不仅耗时长,还很

容易影响合同签署效率。另外,也极易存在合同被代签、冒签,合同印章管理不当,签署后合同被篡改、遭泄露等隐患。

3、合同履⾏阶段

在合同履⾏阶段,⼈⼯管理不易跟踪合同履⾏情况,重要节点⽆法及时处理,最终可能会导致合同纠纷的出现。

4、合同归档阶段

由于企业合同种类多,数量巨⼤,合同管理员需根据合同类型对纸质合同⼀⼀进⾏编号,并根据需求分门别类存放⾄相应的

储藏柜中,⽐如按照公司分类,按照合同类别分类,或者按照时间分类等等。

为了保证合同管理的安全性,企业需准备独⽴的存储室进⾏合同管理。纸质合同容易受潮、易被蚊⾍叮咬、被咖啡等液体

污染,同时⼈⼯管理过程中也稍有疏忽,就会导致合同被偷窃、被损毁、被篡改等状况的发⽣。作为企业的合同管理⼈员,

要保障合同安全,并且定期的对合同进⾏整理归纳。在这重复机械性的⼯作中极易出现⼈为失误的现象,同时巨量的合同

查找起来也⼗分不便。

所以,合同管理是⾮常重要的⼯作,企业中合同管理岗位都是挑细⼼的⼈来做,尽管这样也容易出纰漏,因为合同量太⼤。⼀

个企业合同管理的如何,也恰恰反映出企业的能⼒。⼀般合同管理⼈员需要经过专门的培训才⾏,⽽且要制定细致有效的

制度。合同涉及到公司的机密,是⾮常重要的。为了避免发⽣纠纷和疏漏,也要有监管制度,这样才能保证合同管理⼈员不

对合同做出违法的事。

根据我国《合同法》的有关要求,合同的基础条⽂包含签署双⽅的名字、居所、合同书⽬地、质量、总数、酬劳和价钱、

履⾏地址、履⾏限期及其履⾏⽅法、合同违约责任和处理异议的⽅式等相关内容。在合同管理的全过程中,利⽤软件技术

开展信息化管理⼯作,能够更好地开展合同的审批,保证合同的合规性、合法性以及合理性。⽽信息化管理技术的关键在

于合同在线管理系统,如签盾电⼦合同系统。

电⼦合同在线⾼效便捷管理

1、提⾼合同签署效率

签盾电⼦合同不受时间和地域的限制,通过多种电⼦设备,可实现随时随地在线进⾏合同审核及签署等操作,充分提⾼合同

签署效率,节省不必要的时间与⼈⼒成本。

2、合同安全签署,适应多种需求

签盾电⼦合同管理系统不仅可以满⾜不同企业内部审批流程的需要,同时能实现更⾼效和更安全的签署⽅式,⽀持多重验

证签署⽅式,杜绝冒签、代签,合同被泄露、篡改等隐患。

3、合同在线管理便捷且安全,成本低廉

①合同归档:合同签署完后,签盾电⼦合同管理系统会⾃动通知归档⼈员⼊库归档,归档信息包括了合同⾦额、起⽌时间、

合同执⾏状态等各标签。

合同执⾏状态等各标签。

②合同检索:签盾电⼦合同管理系统⽀持关键词搜索、按组织架构/⽂件类型分类快速查找,⼀键搜索让⽂件归类管理更便

捷;

③合同借阅:合同被归档⼊库后会⾃动加密,其他⼈如需查看则需要申请借阅权限,权限可细分⾄每位⼈员,也可按时效性开

启,到期⾃动回收阅读权限;

④合同下载:电⼦合同签署完后保存在云端存储,企业可随时随地下载合同查看合同内容详情。

4、在线签署合同法律效⼒与纸质合同相同

《中华⼈民共和国电⼦签名法》规定:可靠的电⼦签名与⼿写签名或者盖章具有同等的法律效⼒。签盾电⼦合同采⽤了实

名认证技术、防篡改技术、 第三⽅取时技术,与纸质合同具有同等的法律效⼒。

合同管理是公司经营管理过程中的⼀项必不可少的重要⼯作,相⽐传统的纸质合同管理流程,⽆论是性能还是效率,电⼦合

同管理流程显得更加⽅便快捷,也将更适合互联⽹企业⾼速发展的需要。