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2023年11月12日发(作者：)
合同管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强(以下简称“公司”)合同规范化管理，实
现公司合同管理的制度化，防范和控制合同法律风险，有效
维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相
关法律法规，结合公司实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司对外签订、履行的建立民事
权利义务关系的各类合同、协议等，包括采购合同、工程合
同、销售合同、租赁合同、资金往来合同、资产转让合同、
担保合同、投资合同等。
第三条 本办法所称的合同，指以公司名义与主体平等
的自然人、法人和其他组织之间，以及公司内各平等主体之
间签署的各种设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第四条 签订合同实行洽谈权、审核权、审计权、批准权
相对独立、互相制约的原则。任何合同均需按照合同审批流
程批准后，方可签订。
第五条 实行授权委托制度，签订合同由法定代表人或
凭法人的委托授权书方可签订。无法定负责人授权委托，任
何人无权签订合同。
第六条 依据本办法处理合同事务过程中，公司各部门
之间应及时相互沟通，确保相关方掌握的信息准确，理解到
位。
第七条 公司严禁先履行合同，后补签合同的不规范行
为。
第二章 合同文本
第八条 国家、省级有关部门已颁布合同规范文本或指
导文本的，公司在签署相应合同时应以规范文本或指导文本
为准，并根据实际业务情况进行填写、调整、完善。
第九条 公司对外签署的合同，双方有约定标准文本的，
应使用约定的标准文本。
第十条 公司拟对外签署的合同，不存在上述规范或指
导文本的，由经办合同业务部门在咨询公司法律顾问或律师
的基础上，参照类似合同文本起草。
第三章 合同审查审批
第十一条 公司合同管理实行法定代表人主管、各部门
专管的合同管理体系。
第十二条 合同审批程序为：经办部门起草，经律师→纪
检→其他关联部门负责人→分管领导→财务总监→副总经
理→总经理→董事长依次审核，经办部门根据审核意见予以
二次修订，合同管理部门审核后用印归档。
第十三条 公司所有经营业务必须按照市场行为，形成
书面（合同）约定。
严禁未订立合同即实际履行而后补办签订手续的行为，
但突发事故、设备抢修、工程抢险、救灾等特殊情况不能及
时签订合同的，须报总经理、董事长批准后应急办理，并在
一周之内完善相关手续。
第十四条 在合同订立前，合同经办部门应当进行充分
的背景和风险分析，并对签约对方进行主体资格和履行能力
的审查。
第十五条 重要合同的谈判应当有法律顾问参加。法律
顾问不能现场参加谈判的，合同经办部门应当及时将谈判情
况传递给法律顾问。法律顾问应当根据所了解的情况及时提
出法律意见供合同经办部门参考。
第十六条 妥善保管合同谈判过程中的电传、信函、图表
等书面资料。在谈判过程中有不同意见，应当以书面形式回
复对方，避免因缔约过失而承担经济责任。
第十七条 为保证合同文本的规范性，合同经办部门可
根据自己的业务特点拟定合同示范文本，经流程审批后，作
为公司对外签约该业务的推荐文本。
第十八条 所有合同须填写《合同审批表》（附件1），并
按规定履行内部会签审批流程。
第十九条 未按照审核意见修改合同内容的，印章管理
部门不得盖章。未经相应审批流程或未按规定签字、盖章的
合同，财务管理部不得办理付款手续。
第四章 合同签署及履行
第二十条 按本办法已审核审批的合同，公司对外签署
时统一加盖公司公章。印章除应在合同最后一页签章处加盖
外，还必须加盖骑缝章，并在合同审批表页面加盖公章。
第二十一条 公司法定代表人以及由其授权的委托代理
人有权对外签订合同，被授权人对外签订合同应办理《授权
委托书》。《授权委托书》的办理机构为公司综合办公室。
第二十二条 合同签署后，公司应当根据法律规定及合
同约定全面适当履行，并要求协议方依法律规定及合同约定
全面适当履行合同。合同履行由经办部门指定人员负责。
第二十三条 合同对方负有先履行义务而未履行的，经
办部门应当以书面形式要求对方先履行义务。在对方尚未履
行前，经办部门应拒绝合同对方履行义务的要求。
第二十四条 合同双方负有同时履行义务的，在合同对
方未履行其义务前，如有相应证据证明合同对方有丧失或可
能丧失履约能力的情形时，经办部门应当拒绝履行相应义务。
第二十八条 履行合同过程中发生争议的，应协商解决。
经协商达成一致需变更或解除合同的，应签署书面文件予以
确认，并严格履行审查审批手续。经协商无法达成一致或对
方已提起诉讼或申请仲裁的，经办部门应及时报告分管领导。
分管领导进行调查核实，必要时与公司法律顾问确定处理方
案。如事项重大，分管领导应及时报告总经理、董事长，或
向公司总经理办公会作出报告，并提出相应建议或意见。
第二十九条 合同不能同时签署时，原则上由签约对方
先签字盖章；对特殊原因合同不能签订，我方已在合同上签
字盖章，而合同相对方在规定时间内未签字盖章的，应及时
收回全部合同文本予以销毁。
第三十条 合同经办部门及经办人员应对其承办的合同，
从订立到合同履行终结进行全过程跟踪管理。合同经办部门
及经办人员、参与合同会签的部门及人员、审核合同的各级
领导对所订合同终身负责。
第三十一条 合同签订注意事项：
1.合同中一般不得约定预付款或定金条款，如确需约定，
由经办部门提出书面申请，报总经理、董事长批准后方可签
订。原则上预付款比例不得超过合同总价或酬金的30%，定
金比例不得超过合同总价或酬金的20%。
2.合同中原则上必须扣留质保金，质量保证期限不得低
于半年,质量保证金不得低于合同总价的5%(低值易耗品除
外）。法律法规、上级单位另有规定的，按相关规定执行。
3.订立合同时，约定以诉讼方式解决纠纷的，应在合同
中明确诉讼管辖地或诉讼管辖地的选择方法；约定以仲裁方
式解决纠纷的，应明确仲裁委员会。
4.合同对方原则上必须是单位，签订合同时必须加盖单
位的合同专用章或公章，并由该单位的法定代表人或委托代
理人签字，委托代理人要出示合法有效的授权委托书，并由
合同管理部门统一留存。
5.公司严禁与个人签订合同。确需与个人签订合同的，
须经总经理、董事长书面批示，方可按本办法规定进入合同
审批流程。
第三十二条 合同审核实行承办负责制。
1.经办部门要按照公司准入条件对签订合同的主体进
行资格预审，对合同的合法性负责。
（1）审查签订合同当事人是否是经过有关部门批准成
立的法人、个体工商户；是否是具备与签订合同相应的民事
权利能力和民事行为能力的公民。
审查对方的法人营业执照及年检情况、经营范围（如是
否合法注册、是否存在未年检或被吊销营业执照等）、相应资
质(对法律法规规定需要具备相应资质条件或经营许可的合
同项目，要根据合同内容审查对方的资质现状，即是否获得
相应资质及目前效力情况)；合同主体是个人的，可以要求其
提供相应的个人身份信息，如姓名、身份证号、详细地址。
（2）审查负责签订合同的单位或个人是否具有相应的
合法授权，有无签约权限。
对对方代理人身份有无代理权、代理权限范围、期限等
进行必要的审查；企业法人的分支机构签订合同时需由法人
授权。有担保人的合同，审查担保人是否具有担保能力和担
保资格，必要时进行工商登记查询。
（3）审查对方资信能力、业绩、人员等。
对对方的履约能力进行必要评估，如根据经营现状、以
往合作情况以及其他客户评价等因素对其履行能力及信用
程度进行考量，以保证签约后顺利履行合同，必要时应要求
对方提供资信证明。一般重大工程项目、重要项目或者较大
额度的采购合同，应要求对方出具履约保证金函。
2.经办部门对合同条款认真把关，对合同有效性负责。
经办部门要按照合同性质对合同主体、标的物、质量、
数量、工程造价、承包方式、履约时间、安全等主要条款认
真把关，并对其有效性负责。其他审核部门进行协助审核，
法律顾问对合同的法律文本审核。
第五章 合同违规责任追究
第三十三条 有下列情形之一的，将对有关部门及直接
责任人员给予通报批评、罚款、行政处分，构成犯罪的，送
交有关部门追究刑事责任。
1.签订合同前，经办部门必须对合同主体资格进行预先
审查。严禁虚构事实、隐瞒真相、出具虚假证明、签订虚假
工程相匹配的工程合同以及与工程进度匹配的材料合同等。
严禁先开工（包括修理或其他服务等）、先进货，后补签合同
的行为。
3.合同实行经办部门负责制。在合同签订、履行过程中
出现严重失误，给公司造成不良影响或较大经济损失的，视
情节严重程度给予相关责任人经济处罚、行政处分、降职撤
职等处罚。
4.严禁无合同付款。违反本规定，视情节轻重给予相关
责任人严肃处理并责令追回付款款项。
5.严禁同一性质、同一内容的合同重复上传审核、重复
签订。违反本规定，视情节轻重给予相关责任人严肃处理并
处经济处罚。
6.未经法律顾问审核同意，经办部门擅自删除或更改规
范合同文本条款的，视情节轻重给予相关责任人严肃处理并
处经济处罚。
7.合同经办人员与他人恶意串通损害公司利益，造成经
济损失的；擅自为他人提供担保的。一经发现，将视情节严
重程度给予相关责任人及负责人经济处罚、行政处罚、降职
撤职等处罚。
第三十四条 合同分发原则：对外签订合同，至少一式肆
份，其中对方单位、经办部门、财务管理部、合同管理部门
各执一份。
第三十五条 合同文本的复印由合同管理部门负责登记、
办理。需要复印合同时，须填写《合同复印调阅单》（附件2），
应报分管领导批准。
第三十六条 需调阅(包括借阅、查阅)合同时，须填写
《合同复印调阅单》，签批后调阅。调阅合同人员不得在合同
上涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第七章 合同档案管理
第三十七条 各业务部门及合同管理部门应指派专人负
责合同档案的管理。
第三十八条 各部门负责合同档案管理的人员离职或岗
位变动的，应办理合同档案移交；未办理合同档案移交的，
公司有权拒绝办理离职或岗位变动手续。
第三十九条 合同档案应当包括谈判记录、往来函件、合
同文本、合同审核审批单及合同履行期间的变更、解除手续，
以及其他与合同有关的资料。
第四十条 合同档案管理部门依据相关法规及公司档案
管理制度妥善保管合同档案。公司签署的战略合作协议、重
要谈判的合同协议，重要的长期合同或协议及其补充件，保
管期限为永久。公司签署的一般的长期合同或协议及其补充
件，重要的短期的合同或协议及其补充件，保管期限为30年。
公司签署的一般的短期的合同或协议及其补充件，保管期限
为10年。
第八章 附 则
第四十一条 按照《中华人民共和国招标投标法》，对于
单项合同金额较大的，原则上采用招投标的方式进行，不便
于招投标的，必须经公司党总支会议及总办会研究确定合同
对方。
第四十二条 负有本办法所规定的合同行为管理职责的
人员，从事相关合同行为时，应遵循谨慎性、合法性、防范
降低风险的原则处理合同事务。
第四十三条 违反本办法处理合同或以明显可能导致公
司权益受损的方式处理合同，给公司造成损失的，公司将依
据相关法律制度、公司规章对直接责任人、相关责任人给予
处罚。
第四十四条 本办法由公司合同管理部门负责解释。
第四十五条 本办法自印发之日起执行。
附件1：
合同审批表
合同编号
填写日
期
对方单位
合同内容摘要： 执行日
合同金
额
期
附件：
大写：
小写：
申请部门意
见
法律顾问意
见
财务管理部
意见
纪检监察意
见
主管领导意
见
财务总监意
见
附件2：
合同复印（调阅）审批单
复印（调阅）
单位/部门
复印（调阅）人
姓名
有效证件号码
合同名称及编号
复印（调阅） 事
由
调档类型 □借阅□查阅□复印
复印（调阅）日期 归还日期
经办部门负责人
归还合同是否完好
审签
分管领导审签 合同管理员签字
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