ERMS机构电子文件管理系统功能(草案)

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（草案）

二〇一〇年九月

机构电子文件管理系统功能需求规范

1

目 录

1.范围 ................................................................................................................................... 5

2.规范性引用文件 ............................................................................................................... 5

3.术语和定义 ....................................................................................................................... 5

4.总则 ................................................................................................................................... 6

4.1 概述 ................................................................................................................................ 8

4.2 关键概念说明 ................................................................................................................ 8

4.3 技术和管理问题声明 .................................................................................................. 10

4.4 强制性声明 .................................................................................................................. 11

4.5 用户类型说明 .............................................................................................................. 11

5.功能需求 ......................................................................................................................... 11

5.1捕获 ............................................................................................................................... 11

5.1.1 文件的捕获 ........................................................................................................... 12

5.1.2文件的登记 ...................................................................................................... 14

5.1.3文件的移动和修改 .......................................................................................... 15

5.1.4文件类型 ................................................................................................................ 15

5.1.4数字化文件的捕获 .......................................................................................... 16

5.1.5捕获阶段的元数据管理 .................................................................................. 16

5.2 分类方案和案卷组织 .................................................................................................. 17

5.2.1 建立分类方案 ....................................................................................................... 18

5.2.2维护分类方案 ........................................................................................................ 18

5.2.3案卷管理 ................................................................................................................ 19

5.2.4类、案卷的元数据管理 ........................................................................................ 20

5.3鉴定和处置 ................................................................................................................... 20

5.3.1保管期限表 ............................................................................................................ 21

5.3.2鉴定实施 ................................................................................................................ 22

5.3.3处置方案 ................................................................................................................ 22

5.3.4移交 ........................................................................................................................ 24

5.3.6 续存 ....................................................................................................................... 26

5.4 检索利用 ...................................................................................................................... 26

5.4.1检索 ........................................................................................................................ 27

5.4.2利用 ........................................................................................................................ 29

5.4.3显示 ........................................................................................................................ 29

5.4.4打印 ........................................................................................................................ 30

5.5 存储保管 ...................................................................................................................... 31

5.5.1 存储设备 ............................................................................................................... 31

5.5.2 存储格式 ............................................................................................................... 31

5.5.3存储管理 ................................................................................................................ 32

5.6 统计报表 ...................................................................................................................... 32

5.6.1报表管理 ................................................................................................................ 33

5.6.2统计指标 ................................................................................................................ 33

5.6.3统计模板 ................................................................................................................ 34

5.7 混合文件管理 .............................................................................................................. 35

5.7.1总体要求 ................................................................................................................ 35

5.7.2捕获与分类 ............................................................................................................ 36

5.7.3鉴定与处置 ............................................................................................................ 36

5.12 非功能性需求 ............................................................................................................ 49

5.11 可选需求 .................................................................................................................... 46

5.12.4 性能要求 ............................................................................................................. 51

5.12.3 易用性 ................................................................................................................. 50

5.12.2 协同管理 ............................................................................................................. 50

5.12.1 法规标准遵从 ..................................................................................................... 49

5.11.3 数字签名 ............................................................................................................. 48

5.11.2工作流 .................................................................................................................. 47

5.11.1 接口管理 ............................................................................................................. 46

4

流；

人单位。

并进一步实施个性化配置。

方或行业主管部门以及学术机构。

机构电子文件管理需求的匹配程度。

1. 范围

本规范可用作：

2. 规范性引用文件

本规范旨在实现以下目标：

5. 确保机构文件管理的公信力；

2. 规范电子文件管理系统功能要求；

6. 作为已有类似系统功能评估的标准。

DA/T 1-2000 档案工作基本术语

因素。本规范概括地描述了ERMS的非功能性需求。

功能，不论软件开发是由机构内部IT人员还是软件开发商实现。

GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范

3. 使机构具备充分的文件自动化管理能力；

4. 以良好的电子文件管理支持机构的业务运营，提高工作效率；

5. 培训指南——各类机构的文件管理培训可将本规范作为培训和教学资源。

1. 评估指南——各类机构可基于本规范评估并完善文件管理软件具备的功能。

ERMS的机构，包括电子文件形成单位、档案馆以及在移交到档案馆之前对其进行管理的法

本规范以文书类电子文件管理为主描述其通用管理功能需求。本规范适用于建设和使用

等进行管理和控制的信息系统。ERMS关注重点在于电子文件，但也可用来管理物理文件。

本规范关注重点功能性需求，但非功能性需求是电子文管理系统发挥应有效应的关键

1. 清晰表述电子文件管理系统的功能需求，便于机构档案管理人员与软件开发商交

3. 管理指南——各类机构可以根据本规范提出电子文件管理软件的购买和使用要求，

2. 购买指南——各类机构可以参考本规范，比较和评价电子文件管理软件功能及其与

4. 设计指南——在软件开发过程中可参考本规范相关条款设计和检测软件的文件管理

本规范主要面向已具备或准备开发ERMS的机构、ERMS软件开发商、电子文件管理地

电子文件管理系统（ERMS），是指对电子文件的识别、归档、存储、维护、利用和处置

5

的使用

予以销毁。

15489-1:3.9）

中，在此过程并不删除它们。

3.4 导出 Export

3.1 捕获 Capture

3.8 鉴定 Appraisal

3.3 处置 Disposition

3.5 登记 Registration

3. 术语和定义

3.9 审计跟踪 Audit Trail

赋予文件唯一标识符的过程。

ISO 15489-1:2001 信息与文献-文件管理

3.6 电子文件 Electronic Records

3.2 保管期限表 Retention Schedule

DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据规范

DA/T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则

DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求

ISO 23081-1 信息与文献-文件管理流程-文件元数据

举文件的来源、内容与形式，记录鉴定决策，规定处置行为的规范性文件。

机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（GB/T 18894-2002：3.1）

3.7 电子文件管理系统Electronic Records Management System

捕获是按照既定要求将电子文件及其元数据纳入ERMS加以管理的过程。

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算

区别于移交，导出是为另一个系统产生副本的过程，但是文件仍然保留在原来的系统

等进行管理和控制的信息系统。ERMS关注重点在于电子文件，但也可用来管理物理文件。

鉴定就是鉴别和判定文件的价值，挑选出有价值的文件保存，剔除无保存价值的文件

电子文件管理系统（ERMS），是指对电子文件的识别、归档、存储、维护、利用和处置

保管期限表是鉴定分析的成果，定义了ERMS要保管文件的保管期限，是以表册形式列

按照文件处置规范或其他规定，对文件实施保管、销毁或移交的一系列过程。（ISO

ISO 19005-1:2005 文献管理-电子文件长期保存的文件格式-第1部分：PDF1.4（PDF/A-1）

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进行的系统标识和整理。

与其他组件组合构成文档。

3.13文件 Records

3.17 移交 Transfer

3.11 文档 Document

3.19 组件 Component

执行ERMS系统功能管理的人员。

被授予执行文件管理业务的人员。

制定并维护文件管理业务规则的人员。

3.16 销毁 Destruction

3.18 元数据 Metadata

3.10 授权用户 Authorized Users

3.12文档管理员 Records Manager

3.15 系统管理员 System Administrator

具有查考作用的信息。（ISO 15489-1:2001, 3.15）

之后，ERMS系统可不再保存被移交的电子文件。

这些行为是否遵循规定，确保未被授权行为被识别和跟踪。

3.14 文件分类方案 Records Classification Scheme

毁还是物理销毁，ERMS都不能销毁被销毁文件的元数据以及相关操作日志。

消除或删除文件，使之无法恢复的过程。（ISO 15489-1: 2001, 3.8）

成。与文件相比，文档是尚未被作为文件捕获的信息，如没有经过分类、登记和固化。

描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据（ISO 15489-1:2001, 3.12）。

保管过程中文件的保管权、所有权和/或责任权的变化。（ISO 15489-1: 2001, 3.20）

依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动或者文件

机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和

可以作为一个单元存在的记录信息或信息实体。单个文档可以由一个或多个组件组

交，是指ERMS保存的文件向档案馆专用保存系统或其他ERMS提交的过程。当文件被移交

销毁流程加以实施，文档管理员和授权用户的销毁权限是受到严格限制的。无论是逻辑销

独立的比特流，它等同于计算机的“文件”概念。组件是相互独立的，它可以单独或

销毁不等同于删除。销毁是以文件的保管期限表为依据，在受控的方式下通过完整的

审计跟踪是对ERMS重要行为的记录，包括管理员、用户、ERMS自身的行为。它显示

将具有长期或者永久保存价值的文件移交到综合档案馆的过程。ERMS系统文件的移

7

理。

统管理等涉及全局的通用功能需求。

4. 总则

4.1概述

4.2关键概念说明

2. 管理层次说明

1. 需求框架说明

统等紧密集成的系统，可以是内嵌于业务系统的功能模块。

案卷、文件的等级结构划分上。层次结构的划分取决于实际管理需要，如图1所示。

念，而非要对文件进行立卷。当然，该图也自然支持对于实际工作中有立卷需求的情况。

实施文件捕获、登记、分类、保管、利用和审计跟踪等管理活动，维护文件的基本属性。

文件与业务活动紧密相连，是业务活动的结果，必须维护文件的真实性、完整性、可

本规范按照捕获、分类管理、鉴定处置、检索利用、存储保管等五个流程环节描述

件管理系统应具备保证实现文件可靠性、完整性、一致性、全面性和系统性等特征，能够

充分地留存下来，证明机构活动遵守了有关规章制度，并实现了其承诺。相应地，电子文

为均以维护文件结构及其组成部分之间的联系为基本原则。文件管理应确保文件作为证据

靠性和可用性。文件的重要特征在于其信息内容必须固化，在捕获和保管过程中的任何行

的数字化工作流程。本规范主要规定管理对象为电子文件的系统，同时支持纸质文件的管

需要由专业标准来规范。本规范涉及数字化形成的电子文件的接收与管理，但不涉及具体

电子文件可以直接在分类体系的类目下进行管理，

分类体系一般可以分为以下几个层

本规范涉及电子文件保管的一般要求，但不涉及电子文件长久保存的专业要求，后者

保在可控的规模上对电子文件进行管理，此处的“案卷”等同于计算机中“文件夹”的概

形下文书文件允许不立卷管理，若下位类包含文件数量过多，则可设立虚拟“案卷”，确

ERMS的功能需求，同时也描述了统计报表、混合文件管理、元数据管理、 安全管理、系

理。

如何。

登记和固化。

管的作为证据及信息的记录。

3. 单份文件结构说明

的容器，如果有需要，案卷可以继续划分为子卷。

系统性的组合和定义。类结构一般由多级类目构成。

图1 分类方案结构图

立的，它可以单独或与其他组件组合构成文档。组件的例子包括：

1）类（Class）。类是对文件主题、机构职能、活动或者业务环节按照一定的规则和联系

2） 案卷（File）。案卷是同一主题、活动或者事务的相互关联的文件集合。案卷是文件

 一个网页文件中，HTML文档和其中的JPEG图片都是组件。（而若网页以mht格式

一个带有附件的通知，附件和通知两个文档构成一份文件等情形），无论其格式或载体形式

注：一份文件可以包括一个或多个文档（如由请示和批复两个文档构成的一份文件；或

文档（document）：可以作为一个单元存在的记录信息或信息实体。单个文档可以由一

文件（record）：机构或个人在履行其法定义务或业务事务活动过程中形成、收到并保

个或多个组件组成。与文件相比，文档是尚未被作为文件捕获的信息，如没有经过分类、

本部分解释文件、文档和组件等概念，便于掌握ERMS管理对象的特性并对其实施管

组件（component）：独立的比特流，它等同于计算机的“文件”概念。组件是相互独

作为单一网页形式存储，则 html和jpeg彼此不独立，则不能称此二者为组件。）

9

文件、文档、组件三者关系如图2所示。其中文件、组件、文档三个实体由长方形表示，

述。

的格式。

4.3技术和管理问题声明

则电子表格不可作为组件。

构成

个附件和主体本身都各是一个组件。

组件

文件

（1～N）

文档

（1～N）

一个带有附件的电子邮件信息可以是一个组件，几个组件或几个文件，取决于它存储

每一个附件和信息主体各自可以是一个独立的文件。

图2 文件组成结构图

构成

组成

连接它们的箭头线条表示它们之间的组成关系。实体名称下括号内的数字是对构成数量的描

本规范规定承担电子文件管理任务的系统的基本功能需求，系通用需求规范，不规定实

 若附件和电子邮件主体分开存储，电子邮件主体包含指向附件的内部链接，则每一

 若附件和电子邮件主体分开存储，但电子邮件主体不包含指向附件的内部链接，则

 一个字处理文档如包括嵌入链接，且该链接指向外部电子表格，则该电子表格将被

 若电子邮件主体和所有附件一并存储，彼此不独立，则它们被共同视为一个组件。

视为组件；如电子表格直接嵌入到字处理文档中，由于该电子表格并不独立存在，

现系统功能的平台和具体技术，也不限定使用该系统的单位类型。考虑到应用范围的多样性，

10

5.1捕获

5. 功能需求

4.4强制性声明

上下文中采用狭义理解。

普通用户：一般用户。

系统主要涉及四类用户类型；

4.5用户类型说明

试实施的具体环境的差异性，本规范也不具体规定系统测试相关事项。

和可选（O）。必选表示必须采用； 可选指根据用户需要选用或不选用。

可行的措施进行预防。系统风险评估应纳入机构的整体风险管理框架中

。

有的信息管理和信息安全的政策法规，尤其是针对文件管理、保存和销毁职责的规定。

投资项目中，建立系统实施的财力保障。任何使用ERMS的机构均应明确，采用新技术和改

授权用户：被授予执行文件管理业务的人员。

系统管理员：执行ERMS系统功能管理的人员。

文档管理员：制定并维护文件管理业务规则的人员。

本规范不规定详细的实施原则，各机构可以自身情况灵活选择系统实现技术和方式。限于测

捕获是按照既定要求将电子文件及其元数据纳入ERMS加以管理的过程。捕获概念有广

机构应在实施成本投入的流程性评估和最终的审批基础上，将之纳入机构的财务计划和

作所开展的其他活动，如登记、分类等。本规范尽可能使用广义概念，不排除在某些特定的

机构发展的政策框架当中，政策框架伴随文件管理软件的发展而产生。机构应分析并修订已

以被动方式）或抓取（通常以主动方式）电子文件及其元数据的操作，不包括伴随着这个操

义和狭义两种理解。广义的捕获包含ERMS获取电子文件及其元数据所需开展的所有工作和

方法，包括接收/抓取、登记、分类、赋予保管期限等，狭义的捕获则指ERMS接收（通常

机构应为符合本规范功能需求的ERMS实施提供政策和资金保障。ERMS的实施应纳入

变业务流程时需实施严格的风险防范措施。在分析机构潜在风险类型基础上，采取有效的、

本规范中需求均具备强制性声明（约束等级），说明需求的强制性程度，分必选（M）、

11

8 M

7 M

6 M

5 O

4 M

3 M

2 M

1 M

序号 功能需求 约束

系。

 嵌入视频的工作总结等。

 带有工作表链接的年度报告；

 带有附件的电子邮件；

 包含图片的网页；

审计跟踪日志。

9 M

11 M

10

5.1.1 文件的捕获

文件。

3. 为文件建立唯一标识符。

别捕获，都应要求：

修改记入跟踪日志。

字组件之间的关系。典型的情况如：

限，并由文档管理员负责此类授权。

ERMS应在捕获文件时出现提示信息。

 上述关联被记录并保持；

 每份文件的组成要素之间的关系是确定的；

捕获是ERMS的起始功能。其基本要求是：

ERMS宜按照要求将原始格式转化为目标格式。

2. 固化电子文件的内容，使之在被捕获之后保持不变；

本节着重描述可被捕获的文件的类型以及主要的捕获方式。

1. 能够捕获各种系统产生的、各种类型的文件及其元数据；

4．建立文件与分类方案、类目和案卷、其他文件以及元数据之间的关联。

ERMS应将文件中所有组件作为一个整体单元进行检索、显示和管理。

ERMS应支持以原始格式捕获电子文件，不管其编码方法和技术特征如何。

在某些情况下，包含多个组件的电子文件在捕获保存时可能需要进行修改，比如将

的整体）分别捕获，ERMS应自动将这些文件进行关联。同时允许用户通过利用文件之

间的关联关系来从电子邮件文件中找到每一份附件或从任何一份附件中找到电子邮件

HTML网页所有组件转存为一个文档（如pdf文档），或者改变链接地址等。应将这种

如果多个文档作为一个文件加以捕获，无论ERMS将其作为一个整体进行捕获还是分

如果同一份电子文件存在多种格式，那么ERMS应能在不同格式之间应保持有效的联

ERMS应定义发送（向ERMS发送）和查收（在ERMS中查收）电子文件的角色及其权

ERMS应支持授权用户定义、维护、修改捕获活动中电子文件的捕获范围；修改应记入

如果捕获对象包含多个组件，且被当成一份文件加以捕获时，ERMS应保留该文件内数

如果电子邮件和其附件作为不同的文件（在这种情况下，不是作为一个包含多个组件

12

17 M

21 M

20 M

19 O

18 M

16 M

15 M

14 M

13 O

12 M

的细节。

显示和管理。

 多媒体应用软件等。

 业务信息系统；

 条形码支持系统；

 图形和图像设计系统；

 电子商务及网络交易；

 电子邮件系统；

 工作流应用软件；

 普通的办公软件；

 将每个版本都作为单一文件捕获。

 捕获特定的一个版本；

 将该文件的所有版本视为一份文件捕获；

口（API）自动执行。

组件的格式作为元数据予以捕获。

统中直接捕获文件，包括但不限于：

的逻辑层次（如案卷等）和相互联系。

格式范围）；修改应被记入审计跟踪日志。

26 M

25 O

24 M

23 M

22 M

以便捕获时检查验证。

ERMS不应限定捕获文件的数量。

当重复捕获同一文件时，ERMS应发出警告。

无论哪种情况，都应记录并保持不同版本之间的联系。

在批量导入的时候，ERMS应能导入文件的审计跟踪日志。

有效的电子签名的发文，或者由未经认可的供应商提供的发货单。

当捕获的文件有多种版本时，ERMS应允许用户至少选择下列一种：

ERMS应将包含多文档的文件作为独立的单元进行检索、显示和管理。

ERMS允许以复合文件、链接文件、快照或其组合等形式捕获动态网页。

ERMS应支持授权用户定义、维护、修改能够捕获的文件格式类型（即可以捕获的文件

及其元数据的导入，并保持导入文件及其组成要素、元数据之间的关联以及文件之间

如果ERMS在捕获文件时改变了文件之间的关联，应在跟踪日志中自动记录所有变化

交到指定位置，通常是在文件生成时或生成后通过与电子文件形成系统的应用程序接

ERMS应支持授权用户定义、维护、修改某些特定种类的文档/文件的完整构成要素，

捕获不完全或尚未完成文件处理流程的文件时，ERMS应能发出警告。如：一份不具备

除了可以捕获脱机载体或指定位置中的电子文件之外，ERMS宜支持从各类文件形成系

ERMS应提供批量捕获功能，可根据用户定制的文件自动捕获规则，实施批量电子文件

ERMS应能识别任一电子文件或组成文件的文档或组件的格式类型，应将文件、文档或

ERMS应提供自动捕获或人工辅助捕获功能。自动捕获即将符合捕获范围的文件自动提

如果多版本的文件被作为一份文件捕获，那么ERMS应将其作为独立的单元进行检索、

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9 M

8 M

7 M

6 M

5 O

4 M

3 M

2 O

1 M

序号 功能需求 约束

10 O

28 O

同。

唯一识别符。

整之后再行登记。

记实现的具体技术。

案卷标识的元数据。本规范并不予以限定。

求。

14 O

13 M

12 M

11 M

27 M

5.1.2 文件的登记

用户为类或案卷设定数量限制。

 根据文件元数据或用户配置文件，显示文件分类方案中的相关部分。

 显示包含已知相关文件类和案卷；

 显示用户使用最频繁的类和案卷；

 显示用户最近使用过的案卷；

ERMS应能在文件重名时发出警告，并提醒用户重新命名。

ERMS应能在登记一个已在相同案卷中登记过的文件时发出警告。

ERMS宜在登记过程中自动提供如下支持，以便于文件的分类和归卷：

ERMS应支持一份文件不必重复保存，就可以归入多个案卷或类之中。

只有文件构成要素完整和特定元数据完整的电子文件才能开始登记进程。

种格式、组成文件的文档唯一的标识符，并将其作为元数据与该文件一起保存。

ERMS应能向特定用户发送文件捕获成功的确认信息，以及不能成功捕获的报告。

只有授权用户才能修改已经登记过的文件的名称，且这种修改应被记入跟踪日志。

可依。分类可以在捕获之前或登记的同时完成。文件应与其使用的分类方案相关联。

ERMS可在文件成功捕获之后或登记时为其打上捕获或登记的标记。本规范并不限定标

ERMS应在登记文件时采用自动方式或由授权用户为文件命名，允许其与原文件名不

特定情况下，ERMS宜允许用户手工输入、调整文件的唯一标识符。一般以档号为文件

若登记前必填的元数据不完整，那么允许文件暂时保存在ERMS中，等待元数据补充完

一般情况下，ERMS不应限定类或案卷下的文件数量。在某些情况下，系统应支持授权

这里的归卷是归入逻辑案卷。逻辑案卷的具体表现方式可以是文件夹，也可以是揭示

ERMS应按照既定的唯一标识符构成规则，自动赋予文件、文件的各个版本、文件的各

登记进入ERMS的文件应根据既定的分类方案进行分类，确保捕获的每一份文件都有类

登记进ERMS的文件宜归入合适的案卷之中。归卷可以在捕获之前或登记的同时完成。

ERMS应支持授权用户定义、修改各类标识符的表示方法；修改应被记入审计跟踪日志。

本节着重描述赋予文件唯一标识符过程所要遵循的要求，也包括命名和建立关联的要

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17 M

19 M

18 M

16 M

6 若原有文件被新文件替代，ERMS应支持替代状态，并创建指向替代文件的链接。 M

5 ERMS应能跟踪已登记电子文件的所有副本，在日志中记录这些副本的活动信息。 M

4 M

3 ERMS应允许授权用户将文件重新分配到其他案卷或类中。修改应记入跟踪日志中。 M

2 M

1 M

序号

件。

计跟踪记录。

见“5.1.5捕获阶段的元数据”部分）

之间的关联。

15 O

5.1.4文件类型

5.1.3 文件的移动和修改

本节描述对于文件的变化管理要求。

序号

4 无论电子文件存储集中还是分散，ERMS宜对文件类型集中管理。 O

3 ERMS宜支持形成或捕获文件的用户使用缺省的文件类型。 O

2 O

1 ERMS应支持文档管理员定义、维护、修改不同的文件类型，并记入审计跟踪日志。 M

本节描述ERMS对于文件类型的定义和管理要求。

任何用户在捕获过程和之后均不得修改电子文件的内容。

功能需求 约束

功能需求 约束

档）格式类型等之间的关联，并能以某种方式显示这些关联。

ERMS应允许授权用户在登记文件时创建新案卷，将文件归入新案卷中。

每一个分类方案及其中的实体（类、子类、案卷、子卷等）都应有唯一标识符。

ERMS应支持文档管理员定义、维护、删除、更改文件/文档之间的关联类型，如替代

ERMS应允许在登记时和/或之后进一步手动输入、完善相关元数据。（更多相关要求参

被替代、主件副件、链接关系、版本关系、请示批复关系、连载关系等，修改应被审

文件的复制件，不同版本文件，其他文件，案卷，类，分类方案，文件类型，文件（文

ERMS应在登记文件支持授权用户登记文件关联，包括文件以及组成文件的组件、文档，

取相应的行动。如：自动赋予某些元数据元素的值，自动归入某类或案卷等。

ERMS应允许复制已有电子文件的部分内容以形成新的独立的电子文件（摘录），并确

除非根据处置方案销毁、移交文件，否则任何用户在电子文件登记之后都不能删除文

保原始文件保持完整不变。摘录应在ERMS系统中予以登记，应保持摘录和原始文件

ERMS宜允许依据不同的文件类型（可能和不同元数据方案和管理设置挂钩）对文件采

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9 M

8 M

7 O

6 M

5 O

4 ERMS应支持以多种分辨率保存图像，以适应不同的应用环境。 M

3 M

2 O

1 ERMS 支持对于数字化文件与原生电子文件基本等同的管理功能。 O

10 M

序号 约束

序号 功能需求 约束

 提供多种扫描参数设置，如单面/双面、分辨率、反差、亮度设置等。

 对扫描图像的注释功能，注释内容被保存到元数据项中

 单色扫描、灰度扫描和彩色扫描；

 多页文件扫描；

 提供扫描管理界面；

时进行人工辅助编制。

一个复合文件加以管理。

值就放弃该图像并以空白页显示。

包括但不限于TIFF、JPEG、PDF/A等。

5.1.4 数字化文件的捕获

5.1.5 捕获阶段的元数据管理

本节着重描述数字化文件的捕获要求。

5 M

4 M

3 ERMS宜支持元数据的捕获与电子文件的捕获同步进行。 O

2 ERMS应按照事先设定的元数据方案捕获元数据。 M

1 M

志。

 自动捕获其他系统内文件元数据；

ERMS应支持批量导入扫描图像及其元数据。

本节着重描述随同文件一并进入ERMS的元数据的捕获方式以及捕获阶段元数据的管理要

求。

ERMS应提供如下自动化手段，支持元数据的捕获：

ERMS宜支持自动捕获指定扫描区域的相关元数据。

ERMS宜支持集成扫描功能模块。该功能模块可支持：

数据元素及其类型、元数据元素的取值规则和编码体系等；修改应被审计跟踪记录。

ERMS应自动将捕获和/或登记日期和时间作为元数据加以捕获，同时将其存入跟踪日

ERMS应支持对扫描图像的质量控制和调整，如允许为图像信息内容设置阈值，低于阈

ERMS应支持数字化文件的元数据编制，可采取导入、挂接既有元数据的方式，也可同

ERMS应支持文档管理员定义、维护、修改捕获时各类电子文件的元数据方案，包括元

ERMS宜支持光学字符识别（OCR）功能，并将扫描图像和从OCR获得的文本信息视为

ERMS应支持记录扫描活动本身，包括操作者、操作时间、操作文件、检验员等信息。

ERMS应支持以合乎《纸质档案数字化技术规范》等相关标准规范要求的格式保存图像，

功能需求

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9 ERMS应在文件及其元数据之间建立并保持稳固的关联。 M

8 ERMS应能使电子文件在登记时可以从其所属类、案卷继承元数据。 M

7 M

6 如果不能自动捕获元数据，ERMS宜提示用户输入可能的选项。 O

14 M

 为需要手工填写的元数据提示一些常见值。

 为需要手工填写的元数据提供值域列表；

据值。

误的元数据项。

13 M

12 ERMS应支持多个授权用户完成元数据的捕获，如通过工作流机制分配元数据登录任务。 M

11 O

10 M

 根据元数据方案规定的编码体系/编码方案，检查元数据取值的有效性；

 根据元数据方案，检查元数据的完备性；

5.2分类方案和案卷组织

7. 为相关活动分配文件集合；

授权不得修改。修改应记入审计跟踪日志。

6. 分配特定文件集合的管理职责；

分类主要发挥以下几个方面的作用：

2. 确保文件以长期一致的方式命名；

4. 确定文件集合的安全保护措施和利用方法；

3. 协助检索关于某项职能或活动的所有文件；

ERMS应明确规定哪些元数据一经登记，便无法改动。

职能和业务活动对文件进行分类的系统，分类方案的建立能够方便对文件的捕获、保管期限

则，按照类目对业务活动或者文件进行的系统标识和整理。分类方案是具有等级结构、根据

的定义、处置、存取安全控制、检索和维护，对于规范文件档案管理活动是必不可少的。

5. 分配特定文件集合的用户利用许可或操作许可；

对于同一文件的不同副本、版本、格式，ERMS应要求其应与自己的元数据相关联。

当电子邮件的附件以单独的文件形式被捕获时，ERMS要求为其捕获或录入适当的元数

在批量导入时，ERMS要能自动捕获与文件相关的元数据，同时允许手工输入遗漏或错

ERMS允许授权用户修改部分元数据。应确保已登记的并且可以修改的文件元数据未经

1. 提供单份文件之间的联系，通过单份文件的积累提供业务活动的持续记录；

分类是ERMS的核心功能之一。它是依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规

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序号 功能要求 约束

形。

环境中。

逻辑组卷工作。

功能的关联与交互。

及审计跟踪状态等）。

ERMS不应限制分类方案的层级数目。

5.2.2维护分类方案

5.2.1 建立分类方案

形中可由授权用户执行。

序号 功能要求 约束

2 M

1 M

ERMS应允许同时定义和使用多套分类方案。

8．确定文件的适当保管期限和处置方法。

本节着重描述建立和配置分类方案时所要遵循的要求。

ERMS宜支持多种分类方案的定义和同时使用，以适用于多机构文件管理或机构合并的情

要求，为了保证分类方案的质量和稳定性，该功能模块一般要求由文档管理员执行，部分情

本节着重描述对类目进行增加、删除、合并、拆分、复制等具体维护行为时所应遵循的

ERMS应允许文档管理员设定各类目的默认元数据。

ERMS应能够跟踪分类方案的发展并对其进行维护。

ERMS宜支持对机构存在的业务分类方案进行管理和维护。

ERMS宜支持分类方案以XML或者其他开放标准的格式全部或部分导出。

ERMS应确保分类方案各个部分和所对应的文件、案卷实体之间的有效链接。

ERMS应支持文档管理员为每个分类方案标注标题和描述，并自动赋予标识符。

ERMS应支持文档管理员增加新的类目。新增类目自动继承其父类的相关元数据。

ERMS应支持全部或部分分类方案的导入，也应允许导入相关的元数据（如保管期限表以

ERMS宜支持分类方案与其他文件管理流程如捕获、处置、利用、安全管理、统计报告等

ERMS宜支持个别类目由授权用户进行管理，尤其是在分类方案规模较大时以及特定业务

ERMS应只允许文档管理员创建文件分类方案，以便对电子文件进行有等级层次的组织和

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10 M

5.2.3案卷管理

序号 功能要求 约束

5 M

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3 M

2 O

1 M

增加到该类。

跟踪日志中。

 将之前的类目状态设为关闭。

 之前类目中的所有子类被迁移到之后的的类目中；

仍然能够被检索和查看。

该案卷中添加新的文件或者细分新的子卷。

ERMS应提供分类方案维护活动的专门报告。

ERMS应允许文档管理员或者授权用户删除空类。

ERMS应允许文档管理员合并同一个业务活动中的两个类。要求：

ERMS宜支持文档管理员在业务活动中复制任何类。

ERMS应保证在迁移期间所有电子文件与原有分类方案保持正确关联。

本节着重描述案卷和类之间的关联性以及在管理案卷时所应遵循的要求。

在某些情况下，还需要把案卷再细分为子卷，一个案卷有可能由多个子卷构成。

ERMS应能将案卷设置与分类方案对应，在分类方案的最低层级下设置案卷。

ERMS应允许文档管理员在同一个业务活动中将一个独立的类分立为两个类。

ERMS应提供统计报告工具，包括类、案卷、文件的创建、关闭和删除的数量。

ERMS应允许管理员或者授权用户标记某类目为关闭状态，防止新类、新案卷或者新文件

ERMS应设计案卷（子卷）的开放/关闭标记。 授权用户关闭案卷之后，应确保无法再向

ERMS应允许授权用户打开已关闭的案卷，添加文件后再次将其关闭。案卷关闭后其内容

ERMS应在维护分类方案时，自动或者手动调整分类方案元数据，维护行为应记录在审计

案卷是同一主题、活动或者事务的相互关联的文件集合。案卷分为两种类型：一是物理

案卷，用于辅导实体管理，虽然目前我国的文书档案已建议按件管理，但在实践中还具有不

系，最低一级类目往下延展就是案卷，可视为分类方案的细化延伸。物理案卷和逻辑案卷二

少物理组卷需求，尤其是对非文书档案的整理；二是逻辑案卷。案卷的设置与分类方案相联

ERMS应允许授权用户增加、删除、移动、合并、拆分或者重新归类一个或者一组案卷（子

ERMS宜限制案卷的大小，为便于管理也可对案卷进行子卷划分，并提供子卷层级管理。

者可以是统一的，也可以不同。未加特别标注，表示该需求皆适用于物理案卷和逻辑案卷。

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序号 功能要求 约束

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6 O

持联系和区别。

增量等属性。

符，如“ ”、“-”、“/”、“.”等

ERMS宜支持对分类代码的批量修改。

8 M

5.3鉴定和处置

5.2.4类、案卷的元数据管理

ERMS应提供具备用户自定义元数据域。

本节着重描述对于类和案卷元数据管理的要求。

ERMS应允许类目或者案卷继承其父类的元数据。

ERMS应能以XML格式或者人们易读的格式输出案卷目录列表。

ERMS应将分类代码作为类目、案卷的元数据存储。

ERMS不应限制分配到类目的案卷数量，尤其是逻辑案卷。

ERMS应能保证案卷内各文件之间的联系在文件生命周期内不被破坏。

/关闭时间、读写状态、操作者等信息，物理案卷还应记录其实体位置。

级到分类体系中是唯一的，并具有相应的检验机制。

ERMS应允许当父类元数据发生变动时，其子类继承其相关元数据的变化。

式列举文件的来源、内容与形式，记录鉴定决策，规定处置行为的规范性文件。

ERMS应支持文档管理员或授权用户对类、案卷的元数据元素进行添加、删除和修改。

分类代码应支持字母、数字或者字母数字混合编排，应允许有多种形式的分类代码分隔

ERMS应能够自动记录案卷管理过程中的有关信息作为案卷的元数据，如形成时间、开放

ERMS宜支持文档管理员预先设定案卷的编号规则和命名机制，注意与分类方案的规则保

卷），并能够对案卷的元数据进行自动或者手动调整，调整行为应记录在审计跟踪日志中。

如果需要系统自动生成分类代码，应允许文档管理员在系统配置时设定起始编码和默认

ERMS应为类、案卷（子卷）、文件配置一个分类代码，并保证所有的分类代码在同一等

鉴定就是鉴别和判定文件的价值，挑选出有价值的文件保存，剔除无保存价值的文件予

以销毁。鉴定最为重要的标准就是保管期限表。保管期限表是鉴定分析的成果，是以表册形

20

下行为：

不宜频繁变动。

5.3.1保管期限表

时间继续保留文件。

序号 功能要求 约束

1 M

4. 作为文件销毁的依据。

2. 规定文件的保管期限；

保管期限表的主要作用有以下几点：

3. 明确保管期限到期后的处置行为；

1. 明确机构应该生成或者捕获文件的范围；

之后，ERMS系统可不再保存被移交的电子文件。

完整的销毁流程加以实施，文档管理员和授权用户的销毁权限是受到严格限制的。

期限表结合使用，它们共同决定了ERMS内电子文件的命运。保管期限表定义了ERMS要保

间而采取的行为。例如，当ERMS提醒管理员向综合档案馆移交文件时，如管理员触发暂存

归档范围和保管期限，是ERMS自动功能的业务基础。保管期限表的业务管理应依照有关国

管文件的保管期限。而对文件处置的决定和选择是由机构综合多方面考虑作出的，其包括以

行为，则ERMS向档案馆的管理系统复制成功文件后不会删除原文件，而是根据设定的续存

进行自动或者手动实施，并可通过审计跟踪日志对处置活动进行记录。处置决定通常和保管

1.移交。将具有长期或者永久保存价值的文件移交到综合档案馆的过程。当文件被移交

2.销毁。销毁不等同于删除。销毁是以文件的保管期限表为依据，在受控的方式下通过

3.续存。续存是指当文件保存期满而机构认为文件依旧有备查作用需要继续保留一段时

家和行业的相关规定进行，制定适于系统管理的归档范围和保管期限表。保管期限表应当是

本节着重描述保管期限表的内容构成，制定、维护保管期限表时所要遵循的要求。维护

ERMS应该方便随时对文件的保管状态进行调整并及时做出处置决定，能够对处置决定

ERMS应只允许文档管理员创建或者维护保管期限表。

融归档范围、保管期限、处置方案等在内的综合性管理工具。保管期限表应保持相对的稳定，

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4 M

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4 M

3 M

2 ERMS应能够为文档管理员或者授权用户显示特定保管期限的所有对象。 M

1 M

序号 功能要求 约束

冲突。

管期限。

ERMS应提供保管期限表的导入导出功能。

2 M

7 ERMS应允许管理员或者授权用户冻结某些案卷，在冻结期间该案卷不会被处置。 M

6 M

5 ERMS应允许类或者案卷能够继承父类的保管期限。 M

5.3.3处置方案

5.3.2鉴定实施

序号 功能要求 约束

期等信息，其行为应记录在审计跟踪日志当中。

本节描述实施保管期限表时所要遵循的要求。

ERMS应支持将保管期限表同文件所属的类、案卷关联起来。

ERMS应提供报告功能，允许授权用户对保管期限表进行查找。

ERMS应长久保存保管期限表，保证其在系统迁移时依然有效。

案卷和文件的保管期限可继承它们的上级案卷或者类目的保管期限。

ERMS应能够显示所有或者特定类、案卷所对应的保管期限。

本节着重描述根据保管期限设置的处置行为以及行为触发的条件。

其自带保管期限的优先级越高的原则，通过文档管理员加以协调解决。

替旧类的保管期限，同时也允许文档管理员或者授权用户手动更改保管期限。

ERMS应保证保管期限表的任何改动都要立即应用到采用该保管期限表的所有实体。

期限和处置行为，支持各项处置的独立性，保证文件满足相应案卷的保管期限要求。

ERMS应允许管理人员对保管期限表进行修订，包括修改内容、修改原因、修改者、日

ERMS宜支持将保管期限表与分类方案进行衔接，对类指定一个默认的保管期限条目，

如果某一案卷在适用保管期限表时出现冲突，ERMS应遵循分类方案中对象级别越低，

如果文件因分配到多个案卷而存在继承保管期限的冲突，ERMS应能够跟踪所有的保管

ERMS应允许文档管理员审查、比较和确认类、案卷的保管期限，并能够解决保管期限的

ERMS应允许管理员或者授权用户能够通过预定义的保管期限列表为每个类、案卷分配保

当案卷或者文件从原类目中移动到其他类目时，ERMS应允许自动用新的类的保管期限代

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10 O

 确认后实施相关处置行为。

 审核处置行为；

 通知文档管理员或其他授权用户；

 其他。

 事件触发。当特定事件发生后触发处置行动，相应的，ERMS应允许文档管理

 时间触发。即文件保管到期后触发预定的处置行动或处置工作流，并予以提

 续存。

 销毁；

 移交；

回应。

置方案。

触发：

示；

员定义和管理事件列表；

ERMS应只允许文档管理员管理处置行为。

ERMS 宜支持以工作流方式实施处置流程。

14 M

13 O

12 M

 审核处置方案。

 删除处置方案；

 修改处置方案；

 基于处置建议推荐文件工作流程；

 标识并存储处置方案；

 支持创建处置方案；

ERMS应能够对一个分类实体分配多个处置类型。

ERMS支持以自动触发的方式进行处置，减少人为干预。

本级类、案卷所设定处置行为应优先于其上层分类实体的处置行为。

ERMS应将所有处置行为的日期和其他细节作为处置对象的元数据予以记录。

ERMS宜支持处置方案与其它管理工具，包括保管期限表、分类方案等的集成管理。

ERMS应根据国家档案局批准的处置权或者是相关机构对特殊文件的处置要求来制定处

ERMS应当能够在自动触发处置决定的程序之前提醒文档管理员对即将触发的行为做出

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18 M

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序号 功能要求 约束

3 M

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 标题；

 分类编码；

 移交的日期；

处置触发时间。

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5.3.4移交

4 M

系。包括：

 文件分类方案所有的类、案卷、子卷、文件的元数据。

 导出的对象与其元数据保持联系；

 属于复合电子文件的所有组成部分作为一个整体被导出；

 导出对象（文件、案卷等）的内容和结构不被破坏；

 将文件、相关元数据、相关日志一同导出，不得分散；

 移交原因。

 用户；

ERMS应在审计跟踪日志中记录所有处置行为的活动

移交应记录在审计跟踪日志中，包括但不限于：

ERMS应确保改动处置类型后对所有应用该类型的对象立即生效。

生副本的过程，但是文件仍然保留在原来的系统中，在此过程并不删除它们。

ERMS应允许将文件移交或者迁移到另一个ERMS或者档案馆的处置行为。

后续处置类型，如原处置行为为“移交”的，经审核后可设置“续存”处置行为。

ERMS应支持处置活动的持续性，当某处置行为被触发后，ERMS应允许文档管理员设置

ERMS应通过自动跟踪或定期手工检查方式识别超过保管期限的电子文件，以决定文件的

ERMS应按照目标系统的格式规范移交文件，尤其是档案馆规定的格式。

ERMS应保证移交文件的完整性，应输出文件所有的成分，并且应保护它们之间的正确联

其他系统（也可是其他ERMS）。这个过程存在多种解读，从业务管理角度看，这个处置过

程称为电子文件的移交，是指ERMS保存的文件向档案馆专用保存系统或其他ERMS提交的

为导出或迁移，可以认为迁移是将文件送到其他地点或系统使用的，ERMS中原始的文件被

过程。移交可分为内部移交或外部移交，内部移交是指文件移交到机构中的其他系统中，外

本节着重描述文件移交时所应遵循的要求。某些情况下，ERMS系统的文件需要转移到

部移交通常是将满足移交条件的文件移交到档案馆。从操作层面上讲，这个转移过程可被视

一直被保存，只有当迁移被确认为是成功的，才可以删除原文件。导出则是为另一个系统产

24

12 M

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序号 功能要求 约束

2 M

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件。

ERMS应能够以捕获格式将文件导出。

5.3.5销毁

元数据以及相关操作日志。

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3 M

5 O

 销毁原因。

 用户；

 标题；

 分类编码；

 销毁的日期；

销毁操作应在收到确认通知后执行。

ERMS应允许文档管理员关闭销毁的功能。

ERMS应支持目标系统要求的格式进行导出。

销毁应由文档管理员根据销毁管理程序实施。

未被成功移交的文件、未成功移交的原因等。

ERMS应能够对移交文件进行批量修改元数据的功能。

ERMS应能够对未移交成功的电子文件进行二次移交。

ERMS应通过完整的工作流程对销毁行为进行审批。

ERMS应能够对被移交的文件添加档案管理所需的元数据。

ERMS应能够为已移交的文件和案卷保留文件管理元数据。

ERMS应生成关于移交的过程报告，包括移交案卷和文件的数量、移交状态、移交错误、

销毁活动应记录在审计跟踪日志中，应包括以下内容：

ERMS支持在移交文件后，由文档管理员或授权用户在确认移交成功后删除所移交的文

体也删除。需要注意的是，无论是逻辑销毁还是物理销毁，ERMS都不能销毁被销毁文件的

中。所谓物理销毁是指ERMS不但删除文件的存放位置指针，而且从存储系统中将文件的实

毁是指ERMS删除文件在存储系统上的存放位置的指针，但文件实体依旧存放在存储系统之

本节着重描述文件销毁时所应遵循的要求。销毁分为逻辑销毁和物理销毁。所谓逻辑销

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序号 功能要求 约束

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ERMS应支持逻辑销毁和物理销毁。

方法避免可使用恢复技术进行数据恢复。

未被成功销毁的文件、未成功销毁的原因。

ERMS应允许文档管理员多次续存。

6 O

5.3.6 续存

5.4检索利用

本节着重描述文件续存时所应遵循的要求。

件则按照续存时间继续在ERMS中予以保留。

ERMS应允许文档管理员根据需要设定相应续存时间。

ERMS应保证逻辑销毁后依旧能够复原文件存放位置指针。

文件续存后，应当将续存状态添加至文件的元数据中。

制。ERMS系统决不能给那些无接收权限的用户显示信息。

文件被销毁后，应当将销毁状态添加至文件的管理元数据当中。

ERMS应能够在移交或者销毁前向文档管理员提交确认信息时触发续存行为。

ERMS应生成关于续存的过程报告，应指出续存文件、案卷的数量、续存的原因等。

ERMS宜支持如果一份电子文件已被授权销毁，则其所有备份和相关版本都应被销毁。

ERMS应保证物理销毁的结果是对所有授权对象的彻底删除或不可用，机构应采用谨慎的

ERMS应生成关于销毁的过程报告，包括销毁文件和案卷的数量、移交状态、销毁错误、

当处置行为设定为移交+续存时，ERMS应能够将应移交的文件按照移交规范导出，原文

进行管理，在机构整体政策环境中完善关于利用范围、利用权限和安全等方面的设置。

元数据检索的基础上提供良好的显示和打印功能。在此过程中，对检索、显示和打印的权限

本章中所有的特性与功能必须遵从本规范在其他地方所描述的利用控制，包括安全控

ERMS应提供多种检索途径和输出功能，满足不同用户的需求，在实现类目、文件及其

检索是指从计算机系统存储的数据中获得信息的行为，是ERMS系统的核心应用之一。

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序号 功能要求 约束

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ERMS检索模块应

 显示用户完整提问；

 检索进度提示；

 检索过程原则上不得进行任何编辑动作等。

 对于不可视的元数据项不予显示；

 对于不在用户权限范围内显示的检索结果不予显示；

 遵循存取控制要求，对没有权限的查询方式不予支持；

ERMS宜提供友好的检索界面，包括

ERMS应允许用户检索电子文件、物理文件。

5.4.1检索

其元数据）的过程。

14 O

13 M

12 O

11 M

ERMS宜支持条件的友好输入

 支持以日历方式输入日期；

 保留用户最近使用的检索词。

 估计检索完成时间；

ERMS应允许检索对象处于在线、近线或离线状态。

ERMS应支持选定范围内的检索，包括跨全宗、跨卷检索。

ERMS应允许用户检索权限范围内所有的资源对象及其元数据。

ERMS宜能通过专门查询模块或快速查询通道等多种方式查询文件。

ERMS系统宜提供统一的检索界面，无论是查询类、案卷、文件还是元数据等。

ERMS宜支持采取树形展开等方式浏览，浏览内容包括目录、内容及其他元数据。

ERMS检索模块宜以用户为中心进行设计，注重用户界面和用户检索过程的友好性。

检索是按照用户指定参数定位、利用和查看系统资源（包括类目、文件、文档等实体及

档号）、分类标识、位置、各类时间（及其范围条件）、文件类型、标题、关键词等。

ERMS应支持无条件查询，即对整个（或基于用户视角可视的范围）馆藏目录进行浏览。

ERMS检索模块应支持对类目、文件、文档、组件、元数据、目录、全文等层次的检索。

ERMS应支持条件检索，条件来源可以是任何有检索意义的元数据项，如各类编号（如电子文

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15 M

17 M

输和打印。

ERMS应支持检索结果导出。

元数据项）。

 每页显示的数目；

 查询结果显示的顺序；

 提供查询结果相关性分析。

 为用户设置缺省查询选项；

 设计用户问答进行自动检索；

 根据检索频率提供；

 支持卡片式查询，将查询条件配置在一个显示界面上，方便用户输入。

 允许用户同时使用文件管理元数据和文件内容进行组合检索；

ERMS宜提供智能检索手段，包括

ERMS应支持组合条件查询。包括

ERMS宜允许用户设定和更改检索字段。

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29 O

28 M

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 查询结果显示的元数据。

 每次检索返回结果的最大数量；

 支持联想式词语输入。

ERMS宜支持多用户的并发检索。

ERMS应支持查询频率统计报告功能。

ERMS应允许用户使用自由文本检索文件全文。

ERMS宜允许配置一个搜索引擎而不是默认的搜索引擎。

ERMS宜支持递进检索，即在检索范围内实施二次检索。

ERMS应支持布尔检索、部分匹配和通配符检索（模糊检索）。

ERMS宜支持用户对检索途径进行定义、保存和再利用。

ERMS宜支持对查询结果的显示格式进行设置，允许用户指定：

ERMS宜支持受控词表检索（概念检索），据此可进行扩大、缩小、相关检索及同义词检索。

的，可展开卷内文件；结果为文件的，可上溯到所属案卷，也可显示包括文件内容在内的各

ERMS宜支持根据检索结果进行扩展显示，即可显示该结果的上级或下级层次（如结果为案卷

ERMS宜允许用户对检索结果进行选择和分组，并重新排列结果清单，允许同时进行查看、传

ERMS检索模块应与其他功能模块集成，因其多作为其它功能的入口，如捕获、利用、处置等。

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序号 功能要求 约束

8 M

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2 M

1 M

权，并维护利用许可。

 文件的正确显示。

 维护文件的结构；

 维护文件的背景信息；

 维护文件的内容；

 明确利用期限期满后的调整。

 明确利用期限；

 明确内部和外部用户的利用限制；

 明确规定对文件的利用权限以及利用条件；

 明确不同密级的利用条件和允许的利用操作；

 结合划密解控工作确定可利用文件的范围；

9 M

10 M

5.4.3显示

5.4.2利用

供良好的政策环境。

ERMS应能提供电子文件复制服务。

功能，注意保持对原始文件格式的向后兼容性。

ERMS应能在利用中维护电子文件的真实性，包括

文件，用户要求能显示不同格式的通用显现工具。

ERMS宜支持以用户选择的数据格式输出电子文件的功能。

指定认证的方法，机构根据自己的需要确定适当的认证方法。

ERMS的利用需求重点在于对利用途径、利用权限的管理，同时要求机构为利用需求提

ERMS应支持在利用过程中正确还原电子文件内部各组件或电子文件之间的关系。

机构应在规章环境中建立利用工作指南，便于ERMS在系统设计中制定业务规则，包括

ERMS应能提供读取原始电子文件的能力，包括硬件和软件环境，也可采用第三方软件实现本

ERMS应只有在通过认证机制确认授权用户的身份后才能允许执行相应的利用操作。ERMS不

ERMS应支持系统管理员赋予指定的用户、用户组或角色在一定时间范围内对指定对象的使用

ERMS应注意利用权限的管理与存取控制的结合，一般性的权限控制方法，可参见安全部分。

显示是指资源对象以用户可以接受的方式展现的过程。ERMS系统可能包含不同格式的

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序号 功能要求 约束

序号 约束

3 M

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据。

行显示。

电子邮件等。

元的形式加以显示。

责任者、生成日期等）。

子文件（如音视频文件）应支持输出设置。

5.4.4打印

9 M

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功能要求

ERMS宜支持设置默认的打印参数。

ERMS应支持打印选定文件集合的清单。

ERMS应支持管理员打印保管或处置方案。

范围、参数设置，系统管理员应对打印进行良好的管理。

ERMS支持用户在授权范围内对可打印对象物理输出的过程。在打印输出中要明确对象

ERMS应支持管理员打印所有或部分分类体系。

ERMS应支持对文件内容和元数据的打印功能。

ERMS应支持管理员打印所有或部分的管理参数。

ERMS应支持管理员打印所有案卷或一个特定类目的清单。

对于多版本的电子文件，ERMS应显示列出所有可用的版本。

ERMS应支持按所要求的格式显示电子文件和案卷的全部有效的元数据。

ERMS应支持将电子文件输出到兼容的应用软件，以便进行查看或可执行的任何其它操作。

ERMS宜支持集成独立的显示软件包，用于阅读电子文件正文。包括显示图像、视音频文件和

ERMS应允许通过按键或点击选择和打开类目、案卷、文件等，以显示其下位层次和相关元数

能够反映其生成时的原始格式。应在不调用文件生成程序情况下，以文件原始的内容和布局进

ERMS宜显示其能捕获到的所有类型电子文件的内容，并且在不安装其生成程序的情况下依然

ERMS应能够显示其能捕获的所有类型电子文件的内容，并能将文件所有组成部分作为一个单

ERMS应支持打印选定的文件集合（类、案卷、或检索结果集）的指定元数据集合（如题名、

7 O

6

5

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2

1 M

序号 功能要求 约束

告。

工具。

10 M

序号 功能要求 约束

5.5.2 存储格式

5.5.1 存储设备

5.5存储保管

3 O

2 O

1 O

本节规范存储介质和设备的管理要求。

联。

保存。

规范》等的要求。

ERMS宜能自动获取存储在可抽取式档案载体上的电子馆藏。

本节规范了电子文件存储格式的一般管理要求。

ERMS应对打印结果赋予相应的文件管理元数据，如标题、编号、日期和安全级别等。

能，对于涉及长久保存的措施，更多地需要依靠数字档案馆或类似系统来提供。

存储保管是电子文件管理工作的重要内容，完整地讲，该活动包括从技术和智能两个方

面来确保真实性文件得以长久保存而涉及的过程和行动计划。本规范涉及一般层面的保管职

ERMS宜提供格式转换的能力，能按照要求的目标格式标准将电子文件进行批量转换。

ERMS存储介质应在特定环境下使用和存储，以保证在该环境下介质能达到其预期寿命。

ERMS应提供基本的存储管理功能（或借助第三方软件），实现对存储介质的状态监控和报

ERMS应能提供基本的载体管理。包括防止载体过载、监测载体误码率，提供破损载体恢复

存在多种格式情形下，ERMS宜以原始格式与长期保存格式保存电子文件，并建立二者的关

ERMS的存储介质理化性质应符合《电子文件归档和管理规范》、《磁性载体档案管理与保护

ERMS宜选用符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）的文件格式用于长久

ERMS应支持存储介质的定期更新，以防止介质老化，定期更新信息应自动记录到系统中。

在对存储介质的各项管理活动中不允许对文件安全造成损坏，如在介质检测和更换过程中。

M

M

M

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序号 功能要求 约束

7 O

险。

6 O

5 M

4 M

3 M

2 O

1 O

7 M

6 O

5 M

 压缩功能对用户透明。

 压缩机制应可靠，压缩与解压缩不能破坏文件及其元数据；

 压缩机制与ERMS集成；

 转换时间等

 新格式；

 原始格式；

两种形态：

5.5.3存储管理

5.6统计报表

本节规范了存储管理的基本要求。

ERMS宜允许管理员配置存储容量。

ERMS宜支持集中式与分布式存储。

ERMS应记录格式转换的相关元数据信息，包括

ERMS宜支持以时间为条件触发格式转换工作流。

的报表，主要用于文件和档案管理常规信息的统计。

ERMS宜允许电子文件存储前进行压缩。如果支持压缩，ERMS应

ERMS宜支持在线、近线与离线存储，并可对存储方式进行选择。

ERMS应制定适当的存储规划以保证系统升级后电子文件的可用性与完整性。

ERMS应保证在系统升级、文件迁移或转换、介质更新时没有数据丢失或损坏。

ERMS应支持将电子文件及其元数据一起保存在ERMS中，并负责维护它们的关联。

ERMS应能够报告文件及其组件的格式和版本，便于进行格式监控，控制格式过时导致的风

1.常规统计报表。常规统计报表是ERMS事先定义好的，可以定期或者不定期自动生成

功能的强弱和系统功能、文件数量和用户的需求存在着很大的关系。统计报表通常可以分为

2.自定义统计报表。自定义报表要求ERMS提供报表设计和制作功能，根据用户特殊的

统计报表功能能够提供有关文件、档案管理的各种统计信息和描述分析报告。统计报表

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序号 功能要求 约束

序号 功能要求 约束

1 M

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5 M

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2 M

1 M

当中。

所捕获文件的全部数量。

5.6.2统计指标

5.6.1报表管理

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3 M

2 M

本节规范用于统计工作的基本指标。

不同开放等级的文件数量。

特定部门所捕获的文件数量。

特定时间段所捕获文件的数量。

统计需求，设计并制作非常规类信息的报表。

本节规范了统计报表的基本管理功能要求。

ERMS应能够提供各类形式的统计图形和图例功能。

ERMS应能够限制一般用户生成报告、访问报告的权限。

能块当中，在系统设计的时可针对具体情况和系统设计的要求而定。

统计报表功能并非要集中在一个统一的功能模块或者区域当中，可以分散在各个业务功

特定类（子类）中不同开放等级的案卷（子卷）和文件数量。

ERMS宜通过色彩、图形、图标的形式对统计信息加以注释说明。

ERMS应提供统计报表功能以生成相关统计数据信息及其他特定信息。

所形成的案卷（子卷）的全部数量，特定案卷（子卷）中全部文件的数量。

ERMS应能够以图形化界面的方式为管理员或者授权用户提供报表自定义功能。

分类（子类）的全部数量，特点类（子类）中全部案卷（子卷）和文件的数量。

ERMS应具有打印报告、以HTML页面的形式阅读报告和以PDF文件存储报告的功能。

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审核信息等）。

全部文件的大小。

特定文件借阅人次。

不同格式文件的大小。

不同格式的文件数量。

不同保管期限的文件数量。

时间、销毁前审核信息等）。

文件保管期限变更信息统计。

文件开放等级变更信息统计。

特定时间段内借阅文件人次。

特定案卷（子卷）内借阅文件人次。

5.6.3统计模板

序号 功能要求 约束

3 M

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5 M

4 M

续存文件统计表

销毁文件统计表

移交文件统计表

文件开放情况登记表

利用情况年（月）统计表

实体档案存放地点统计表

序号 功能要求 约束

联。

理。

5.7.1总体要求

5.7混合文件管理

混合案卷只能是逻辑上的。

理混合文件，主要有四种情况：

ERMS中应当成一份文件来管理。

到的请示是纸质形式的，而做出的批复中有电子形式的文档。

1. 混合文件。一份文件（复合文件）中既有电子的成分，也有非电子的成分。比如收

3. 双套制文件。指相同内容的文档既存在电子形式，也存在非电子形式，可能是电子

2. 混合文件组合。指一个类、案卷或者分类方案（管理体系）的其他层级中同时包含

4. 实体文件。同一内容的文件只有实体形式，ERMS通过电子目录完成对实体文件的管

在一个单位中，可能存在同时以上多种或全部情况。

混合文件管理，也称多载体文件管理，指的是不同载体形式文件的综合管理。ERMS管

他章节的大量条款同样适用于实体文件，针对电子文件技术特性的管理规范条款除外。ERMS

管理混合文件的关键，是在实体文件和相关电子文件、电子目录（元数据记录）之间建立关

文档打印输出为实体形式，也可能是实体文档经数字化加工为电子文档。这样两份文档在

ERMS对于电子和非电子形式的文件、文件组合应采用基本一致的管理方式，本规范其

电子文件以及内容与之不同的实体文件，共同构成完整活动、事务、事件的记录。混合类、

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序 号 功能需求 约 束

序 号 功能需求 约 束

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1

管理。

识别信息。

文件的捕获与登记。

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5.7.3鉴定与处置

5.7.2捕获与分类

部分之间的关联。修改应记入跟踪日志。

本节明确了混合文件管理的一般性要求。

合或逻辑文件组合（如案卷），并注明其类型。

其组合（如案卷）使用相同的题名和唯一标识符。

如根据文件类型），或者由授权用户手工开展归卷、归卷。

本节主要阐述了捕获、登记、组织非电子文件及其组合的要求。

文件类型、分类方案、保管期限表、处置方案之间的关联。

括数字化文件），并使用适当的标记区分不同的记录方式或载体形态。

件、实体文件组合、混合文件组合）之间的关联。修改应记入跟踪日志。

对电子文件和实体文件，保管期限和处置行为既可以相同，也可以不同。

ERMS宜支持以同样的存取控制类型来管理所有载体形式的文件及其组合。

实体文件、混合文件、双套制文件在登记时，可自动继承上级组合的元数据。

分，并始终维护实体文件以及非电子文件中的实体部分及其元数据之间的关联。

ERMS应始终通过元数据中的物理位置定位到实体文件以及非电子文件中的实体部

本节主要描述了在ERMS判断非电子文件的保管期限并实施处置的要求。

ERMS应支持授权用户创建、维护、修改混合文件、混合文件组合中电子和非电子

ERMS宜支持实体文件、混合文件、双套制文件的自动归卷和（或）自动归类（比

ERMS应支持授权用户在登记实体文件、混合文件、双套制文件时创建实体文件组

ERMS宜允许为实体文件、电子文件、混合文件及其组合（如案卷）设定不同的元

ERMS宜允许双套制文件及其组合（如案卷）中内容相同的电子文档和纸质文档及

ERMS宜支持以统一的文件分类方案、分类标识符号管理实体文件和电子文件（包

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2

1

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5

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志。

的密级。

确认相应的处置行为。

及其组合也能被检索到。

毁后，ERMS仍然保存其最小的元数据集。

合、混合文件组合）时，保持其各种关联。

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7

6

1

要求。

5.7.4利用与跟踪

10

应归还时间等信息。

利用过程应被记入跟踪日志。

ERMS宜允许授权用户改变实体文件的归还日期。

施相同的处置行为，如同时销毁到期电子和非电子文件。

允许用户记录签入签出的行为，自动记录签入签出的时间。

ERMS应使用相同的检索界面检索各种载体形式的文件及其组合。

之关联的实体文件、混合文件、电子文件及其组合也能被检索到。

ERMS在实体文件借出利用即将到期或到期未还时宜将指定用户报告。

组合、混合文件组合）时，同时导出其管理数据（元数据以及跟踪日志）。

ERMS宜保证混合文件、双套制文件中的纸质和电子部分使用相同的存取控制。

ERMS通过反映实体文件当前位置的查询，支持实体文件的利用预约登记、借阅申

ERMS应保证在对任何载体形式的文件组合（实体、混合、电子）进行检索时，与

ERMS应保证对任何载体形式的文件（实体、混合、电子、双套制）进行检索时，

ERMS宜保证混合文件、混合文件组合、双套制文件中的纸质和电子部分设有相同

请、借阅审批、催还、归还登记等利用过程，实现对实体文件的定位与跟踪。整个

ERMS支持在移交、导出非电子文件及其组合（实体文件、混合文件、实体文件组

ERMS应支持在移交、导出非电子文件及其组合（实体文件、混合文件、实体文件

无论电子文件和实体文件的保管期限、处置行为如何，ERMS都应将文件与鉴定和

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13

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序 号 功能需求 约 束

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案。

案卷封面。

时候，也能导出存放位置的跟踪史。

的元数据的修改，应被记入跟踪日志。

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5 M

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5.8元数据管理

5.8.1元数据方案的管理

是可选的）和可重复性。

 逻辑型（是/否，或真/假）。

 日期/时间型；以及

 数字型；

 字符与数字型；

 字符型；

件组合）的元数据受到一定的存取控制限制。

其定义，各个单位可根据自己的情况自行采纳。

ERMS不能限制系统中每个实体对象的元数据元素数量。

ERMS可采用条形码、射频识别（RFID）等技术实现对实体文件的跟踪。

ERMS宜在审计跟踪中记录实体文件物理位置的变化，在导出实体文件管理数据的

ERMS宜支持为非电子的文件组合（实体文件组合、混合文件组合）打印标签，如

ERMS宜保证非电子文件及其组合（实体文件、混合文件、实体文件组合、混合文

使文件自动管理程序得以实现，并维护电子文件的真实、完整、可用和安全。

任何对非电子文件及其组合（实体文件、混合文件、实体文件组合、混合文件组合）

主要描述元数据方案的定义、注册、配置、维护、修改、删除等过程的一般要求。

ERMS应至少支持元数据元素应用或混合应用以下格式：

创建一份完整的元数据方案，其中包括该层次实体所有的元数据元素。

ERMS应允许系统管理员为文件、案卷、类或文件分类体系中其他文件组合层次的实体

在系统配置阶段，ERMS应当管理员定义每项元数据元素的约束性（即元素是强制的还

ERMS应根据不同类型、种类的电子文件提供对应的元数据方案，如图像、视频、音频

电子文件，原生性电子文件和数字化文件，公文、财务票据、工程图纸等的元数据方

M

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O

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元数据既是ERMS主要的管理对象，又是ERMS管理文件的基本工具。元数据形成、捕获和

管理的整个过程将贯穿于电子文件整个生命周期。ERMS应支持使用元数据来描述文件从而

本章并不规定ERMS必须遵循的元数据标准，因此不会涉及详细、精确的元数据元素及

元数据是描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据（ISO 15489-1:2001, 3.12）。

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值。

面：

 不同层级实体的元数据的继承关系。ERMS应允许通过默认值的方式实现自

 元数据元素之间的依赖关系，比如某个业务流程事件的多个元数据元素，包

 为选中的元数据元素设置永久缺省值。

 元数据元素的编码体系（编码方案/编码修饰体系）。编码体系分为词汇编码

 元数据元素的值域。

动继承。

预定义清单验证、分类方案参考等。

5.8.2元数据的管理过程

及到的或者阐述不完整的内容。

序 号 功能需求 约 束

ERMS应提供元数据方案设置的恢复和备份功能。

格式。XML 是目前普遍使用的一种元数据机读格式。

种用户输入、修改，或由何个软件从何处自动捕获等。

《数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法》等。

ERMS应将元数据方案作为基础管理对象进行维护，保持其与文件的关联。

息对象之间的关系始终一致，尤其是在迁移、转换和采用其他保存措施时。

ERMS宜支持校验和验证，以及通过访问其他程序来验证元数据值的有效性。

义或语法需求变更时，应当控制更新方案的版本号。且修改被记入跟踪日志。

无论电子文件存储是否集中，ERMS应支持所有文件元数据方案的集中注册管理。

ERMS应允许系统管理员指定应通过键盘或下拉列表输入和保存值的元数据元素。

ERMS应允许系统管理员定义元数据元素的语义和语法规则，包括但是不限于以下方

括该业务事件对象、人员、内容、事件结果及发生日期/时间元数据等。

ERMS应允许系统管理员为每个元数据元素定义信息来源（数据源），包括指定应由何

ERMS应该提供元数据方案、文件元数据的可供用户阅读的格式，以及对于系统可读的

ERMS应保证元数据方案中各元数据元素之间的关系，以及元数据元素与其所描述的信

ERMS应允许通过查阅列表(lookup table)的方式或对其他应用软件的访问中获取元数据

体系和语法编码体系，前者如受控词表、分类表等，后者如GB/T 7408-2005

只有系统管理员或者授权用户才能对元数据方案进行修改、更新、删除，当元数据语

ERMS应支持多种元数据元素值（内容）有效性验证机制，包括格式验证、值域验证、

主要描述元数据生成、捕获、维护和利用的一般要求，鉴于捕获、分类、鉴定与处置等

章节已经对相应阶段的元数据管理业务加以规范，本节着重补充、细化在其他章节中没有涉

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项等。

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加的情况。

的利用关系。

文件的存在、管理和处置。

就自动提醒用户再行鉴定。

ERMS只允许授权用户改变元数据值。

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5.9.1 权限管理

5.9安全管理

等实体的访问进行安全管理。

的文件和系统本身不会遭到破坏。

ERMS应保证大部分元数据乃自动捕获而来。

加以捕获，重要操作同时将其存入跟踪日志。

典型的做法是将元数据（及其文件）封装导出为XML格式。

息，以及关于文件内容、显现、结构和技术属性的元数据。

ERMS应能出于检索目的识别以数字或日期格式存储的元数据元素值。

在自由文本检索方式中，任何元数据元素的值都可以作为一个检索域。

无论电子文件存储集中还是分散，ERMS都应集中存储、维护、管理元数据。

ERMS宜支持元数据被其他系统使用。比如题名元数据可以被其他业务系统使用。

ERMS应对元数据进行利用控制（如公开），如根据授权规定建立用户组与元数据之间

ERMS应追踪和记录所有元数据管理活动，包括元数据的捕获、利用、使用，修改及增

ERMS应将捕获/登记日期和时间以及捕获之后管理过程中重要的操作行为作为元数据

文件捕获节点的元数据包括关于文件形成的背景信息、业务背景信息、涉及的责任者信

ERMS应支持对于元数据记录/文件的鉴定，元数据的保存期限不能少于文件的保存期

限。在处置文件（保管权或所有权发生移交、销毁）时，仍允许留存一些元数据来证明

如果某元数据元素与ERMS的某项功能相关的话，ERMS应能够利用元数据元素的内容

ERMS应提供多种方式便于人工输入元数据值，包括提供默认值、当前日期/时间、空白

决定该项功能的实现过程。比如如果文件的保管期限为10年，当保管期限到期后，它

ERMS应提供电子文件元数据集合的导出以及跨系统迁移，并保证元数据信息的可读性。

权限范围内进行合法操作，对系统中的重要行为进行审计跟踪，同时ERMS还应保证其拥有

ERMS的安全在于保护系统内的文件资源不被非法存取和破坏，保证授权用户能够在其

ERMS必须有一个完整统一的安全访问机制，对用户的权限与系统分类体系下电子文件

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访问。

 将限制级别与一些工具联系起来，如业务分类方案。这样，当ERMS进行文件

 根据风险程度，为业务活动的各类文件分配相应的限制级别；

 确定容易侵犯隐私权、个人机密、行业机密或商业机密的文件信息；

 确定对文件及机构信息的利用的法定权利和限制；

权限进行更新和修改。

的。一般需要注意以下要素：

限，一个用户可以拥有多个角色。

序号 功能要求 约束

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 无适当权限的用户可以浏览特定电子文件、案卷的元数据，但不能访问文件

 无适当权限的用户可以发现特定电子文件、案卷的存在，但不显示相关元数

 无适当权限的用户不能发现特定电子文件、案卷的存在；

内容；

据，不能访问文件内容；

ERMS应限制所有用户只能执行权限范围的功能。

或角色，由其控制具体功能或功能组的权限分配。

ERMS宜支持一个访问控制机制配置选项，包括：

ERMS宜允许管理员为失败的登录尝试设置安全参数/限制。

捕获或登记时，就能自动发出警告或实施限制利用。

件或案卷的任何信息，通过检索元数据用户不能获取相应信息。

ERMS宜提供给系统管理员单独的管理软件以维护系统的安全访问机制。

ERMS应允许用户根据其角色权限对分类方案的不同部分配置不同的权限。

ERMS应建立用户权限表或类似工具（如用户许可登记），以保证对文件的访问安全。

合理的用户权限表是基于机构规章制度框架的分析、业务活动的分析以及风险评估产生

ERMS应允许对文件、案卷等文件分类体系中的其他实体设置访问权限，并允许对该访问

ERMS应允许系统管理员定义角色来管理用户，角色下的所有用户自动继承角色的访问权

ERMS应限定只有系统管理员具有定义和维护权限管理的权限，或者系统管理员授权用户

ERMS应确保无权限访问案卷或电子文件的用户不能由于文件内容的任何检索而获取文

ERMS应限制访问有安全级别的案卷和文件，只有那些有相等或更高安全级别的用户才可

用户权限表宜通过相关机构审定，保证其合理性，便于ERMS自动实施文件的安全管理。

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序号 功能要求 约束

5.9.2 审计跟踪