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2023年11月12日发(作者：)
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1.合同管理功能简介1
1.1系统目标1
1.2总体业务流程2
2.系统功能2
2.1合同准备2
2.1.1一般合同订立准备3
2.1.2重大合同订立准备3
2.1.3签约依据维护4
2.1.4工程信息维护4
2.2合同订立4
2.2.1合同订立审查审批4
2.2.2合同打印5
2.2.3合同签署5
2.2.4合同盖章备案5
2.3合同履行5
2.3.1履行选择6
2.3.2合同付款申请6
2.3.3合同变更申请6
2.3.4合同转让申请7
2.3.5合同终止8
2.3.6合同临时归档8
2.3.7合同中止8
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2.3.8合同履行完毕8
2.3.9履行审查审批9
2.3.10合同变更备案9
2.3.11合同转让备案9
2.3.12发送付款申请9
2.3.13合同付款录入9
2.3.14预警设置9
2.4合同终结9
2.4.1合同终结10
2.4.2合同终结查询10
2.4.3履行回转10
2.4.4合同终结审查审批10
2.4.5电子归档10
2.4.6临时归档11
2.4.7纸质归档11
2.4.8发案管理11
2.5合同授权12
2.6查询统计12
2.6.1根底查询12
2.6.2高级查询12
2.6.3合同报表12
2.6.4统计分析13
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相对人管理132.7
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1. 合同管理功能简介
合同管理是企业经营管理根底工作的重要容，通过加强管理，规企业合同
的签订和履行，能够有效的防风险、优化管理、降低本钱、提高效益。
1.1 系统目标
合同管理由传统手工方式向现代信息化方式转变，有效地提高工作效率，
实现合同管理工作规化。
合同信息实现网络化和动态管理，为全面收集企业的合同信息数据，实现
合同信息规管理奠定根底。
通过网上合同审批，缩短地区企业及其下属单位的合同管理办理周期，提
高工作效率。
通过对合同订立准备、审批、签订、履行和归档等环节的管理，加强对地
区企业经济活动的监控力度，防止不必要的经营风险。
利用合同查询、统计和分析，及时、准确了解企业合同信息及其状况，为
企业经营管理效劳。
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1.2 总体业务流程
图1.1合同管理系统总体业务流程
2. 系统功能
合同管理系统包含了合同准备，合同订立，合同履行，合同终结四个模块，
实现了对合同全生命周期的管理，相对人管理、合同授权管理，方便快捷的为
系统提供了必要的支持，同时系统提供了个人工作助理以及查询统计功能，方
便企业对合同进展分析与统计，生成各种报表。
2.1 合同准备
合同准备是合同系统中合同发起的唯一入口，合同主办部门经办人经过与
合同相对方就合同相关条款等信息协商达成一致后，需要与对方签订纸质合同
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前登陆系统发起合同。
合同准备包括：一般合同订立准备、重大合同订立准备、签约依据、工程
信息。
2.1.1 一般合同订立准备
合同主办部门根据方案、预算或签报等签约依据起草合同。
2.1.2 重大合同订立准备
公司总部机关各职能部门主办或委托企业办理，以公司名义订立的投资类、
融资类、担保类、知识产权类、不动产类等合同为重大合同。重大合同包括：
1. 有较强法律约束力的战略合作协议；
2. 长期股权投资、境外合资合作合同；
3. 资本运作合同；
4. 长期贷款合同、担保合同〔由财务公司办理的、公司系统企业之间
的借贷或担保合同除外〕；
5. 涉及专利权、商标权、著作权、商业秘密等知识产权引进、许可、
转让、合资等合同；
6. 不动产买卖、土地使用权取得及处置合同；
7. 根据公司控制度权限指引，需由公司主管领导审批，并由公司总部
机关部门主办的其他合同。
重大合同订立准备与一般合同区别在于新录入的重大合同需要上传尽职调
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查报告，对于后期的业务流程也可通过工作流设定实现。
2.1.3 签约依据维护
由签约依据维护人员或者合同经办人在签约依据模块对签约依据进展新
增、删除、修改、查询等操作
2.1.4 工程信息维护
由工程信息维护人员在工程信息模块将领导关注程度较高的、投资额较大
的重点或其他热点工程在此维护，可以对工程进展新增、删除、修改、查询等
操作完成对工程信息的管理工作。
2.2 合同订立
合同准备完毕之后，合同进入订立阶段。
合同订立主要包括订立发起、合同审查审批、合同打印、合同签署、合同
盖章备案。
订立发起
订立发起提供了生成/修改合同文本，设置履行提示信息，上传合同附件及
送审功能。
2.2.1 合同订立审查审批
在订立发起环节，送审之后，合同进入审查审批环节。审查审批主要是对
文本的审查。
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文本审查包括定量审查和定性审查。
定性审查指合同会签审核〔经济、技术、法律〕部门，根据职责对合同文
本的合法性、严密性、完整性作出定性审核意见的一种审核方式。
定量审查指合同会签审核〔经济、技术、法律〕部门根据专业分工审核与
其职责相关的合同条款，并提出审核意见的合同文本审查方式。以便相关部门
在审查审批时可以快速定位到相应的合同条款。
2.2.2 合同打印
合同审查审批完毕，进入合同打印环节。合同打印环节，主要有打印合同
文本、廉洁从业责任书、平安协议、会签审查审批表功能。
部合同支持电子盖章，经过电子盖章的合同，只能在线打印。
2.2.3 合同签署
合同打印完毕后，合同进入签署环节。合同签署是对合同线下签订的信息
作以记录。
2.2.4 合同盖章备案
合同签订环节，终结之前可以进展合同盖章备案。合同盖章备案，是在系
统中记录合同线下的用章情况。
2.3 合同履行
合同履行模块跟踪记录合同执行情况。合同生效后，合同主办部门可根据
合同具体履行情况办理“收款〞、“付款〞、“变更〞、“转让〞、“终止〞、
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“临时归档〞、“中止〞、“履行完毕〞、“合同变更备案〞、“合同转让备
案〞、“发送付款申请〞、“付款录入〞、“预警设置〞等业务。系统提供合
同付款、变更、转让、终止等业务的申报及审查审批功能。
2.3.1 履行选择
履行选择是指在履行阶段可以进展的操作。履行选择的操作有合同收款申
请、合同付款申请、合同变更申请、合同转让申请、合同终止申请、临时归档、
合同中止申请、履行完毕合同收款录入。合同收款录入是指经办人将资金收入
类合同的相关收款信息录入系统。
2.3.2 合同付款申请
资金支出类合同，在到达付款条件后〔何时到达付款条件由合同经办人自
行判断〕，经办人填写履行结算申请表〔履行结算反应表〕，包括验收情况分
析及验收人意见或附验收报告、本次付款金额、付款类型等信息，提交相关业
务部门审查、领导审批。审查审批通过后，财务部门根据审查结果办理付款〔此
业务可在各单位选用〕。
一份合同在履行阶段同一时间点上，只能办理一个业务。例如，一份合同
如果正在办理合同付款业务，处于付款审查审批环节，那么无法办理其它履行
业务，只有该合同完成付款审查审批流程，合同重新回到“履行选择〞状态时，
方可办理其它业务。
2.3.3 合同变更申请
合同未约定或约定条款不准确，需进展变更或补充约定的，由经办人填写
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合同变更审批单，确认申请变更方，如：我方原因、对方原因、双方原因或其
它原因，必要时进展详细说明；选择变更事项，包括合同主体名称的变更、合
同标的金额变更、履行期限的变更和其他变更。经办人选择变更事项，填写相
应的变更信息，并上传合同变更协议，依据合同变更审查审批流程，进展会签
和审批，完成合同变更协议的打印，双方签字盖章后备案，进入合同履行状态。
工程类合同因设计变更、或合同相对方要求签订合同变更协议的，办理合
同变更。由于原工作量估算不准，办理变更签证的，可不签订合同变更协议。
一份合同可以进展屡次变更，合同变更协议作为原合同的一局部，在合同
编号中加以区分，并与原合同进展关联。在查询统计中，作为单独的一份合同
进展统计。
2.3.4 合同转让申请
合同在履行期间需要对债权、债务或债权债务进展转让时，由经办人填写
合同转让申请单，选择转让类型，包括债权转让、债务转让和债权债务转让；
确认申请转让方，如：我方、对方、双方或其它，必要时进展详细说明；填写
相应的转让原因，并上传合同转让协议，依据合同审查审批流程，进展会签和
审批，完成合同转让协议的打印，双方签字盖章后备案，进入合同履行状态。
一份合同可以进展屡次转让，合同转让协议作为原合同的一局部，在合同
编号中加以区分，并与原合同进展关联。在查询统计中，作为单独的一份合同
进展统计。
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2.3.5 合同终止
合同终止包括合同解除〔单方、双方〕、合同无效和其它〔债务相互抵销、
债权人免除债务、债权债务归于一人等情形〕情况导致的合同不同正常履行，
合同经办人发起合同终止申请，根据业务需要提交解除协议，审查审批完成后
盖章确定并备案。
合同终止后不能办理履行状态下的其它业务，如收付款、变更等，只能由
合同经办人办理合同终结程序。
2.3.6 合同临时归档
录入临时归档信息后，合同进入临时归档状态。临时归档状态的合同不能
进展履行期间的业务操作，如果该合同需要继续履行那么需要进展“归档回转〞
操作。临时归档的合同只能进展合同终结操作。
2.3.7 合同中止
合同中止即合同履行暂停。合同在执行过程中，由于某种客观原因或双方
协商达成一致暂停履行，由合同经办人进展合同中止操作。被中止的合同不能
办理履行状态下的其他业务，如变更、终止等，处于冻结状态。被中止的合同
可以由经办人激活后重新进入履行环节。
2.3.8 合同履行完毕
合同履行经办人根据合同实际履行情况，在合同所约定的所有权利和义务
履行完毕后，进展履行完毕操作。合同履行完毕后进入合同终结环节。
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2.3.9 履行审查审批
履行审查审批主要功能是指合同履行阶段中付款、变更、中转、终止的合
同文本及合同根本信息进展审查。经办人提交合同审查申请后，由主办部门兼
职合同管理员审核标准合同文本；合同主办部门负责人完成部门审核；其他相
关权限人员进展合同的经济商务审查、专业技术审查、法律审查等。系统支持
合同文本修改痕迹保存、审查审批痕迹保存。
2.3.10 合同变更备案
2.3.11 合同转让备案
2.3.12 发送付款申请
在合同履行阶段，合同付款申请审查审批完成后，将相关信息通过接口自
动传递至财务系统。
2.3.13 合同付款录入
2.3.14 预警设置
2.4 合同终结
合同终结是指合同关系建立后，因一定法律事实产生，合同权利义务关系
消亡，合同终止后，为实现合同全过程的闭环管理而设置的一道管理程序。系
统中合同履行经办人点击“履行完毕〞或办理了“合同终止〞业务后，进入合
同终结环节。合同终结包括合同正常终结和合同异常终结。
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合同终结包括：合同终结、电子归档、临时归档、纸质归档、发案管理。
合同终结
2.4.1 合同终结
是指合同关系建立后，因一定法律事实产生，合同权利义务关系消亡，合
同终止后，为实现合同全过程的闭环管理而设置的一道管理程序。合同终结包
括合同正常终结和合同异常终结。
合同经办人员需要对履行完毕的合同，以及不能履行或不需要继续履行的
合同进展资料归集整理，报专〔兼〕职合同管理员和相关部门审核确认，完成
合同终结程序。合同终结程序完成后，合同为终结状态无法进展其它业务操作。
企业可以选择是否开启合同终结审查审批流程。
2.4.2 合同终结查询
查询已终结合同状态
2.4.3 履行回转
合同履行完毕走到合同终结的阶段，在合同终结的代办里，发现合同需要
继续履行，这时可以通过履行回转来实现
2.4.4 合同终结审查审批
合同终结开启审查审批按钮，合同终结信息提交以后，合同进入审查审批。
2.4.5 电子归档
合同终结完成以后合同自动进入电子归档，终结的合同都可以在电子归档
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里进展查询。
2.4.6 临时归档
合同临时归档是指对于履行期限较长〔一般指超过两年以上〕的合同，为
防止占用系统资源和便于合同电子文档管理，当双方主要权利与义务履行完毕
后，可以进展临时归档。一般情况下，建立工程类合同出现质保金全部收/付完
毕或合同价款仅剩质保金；长周期设备采购合同收货、付款完成；其他类合同
无收/付款项时，到达临时归档条件。
合同进展临时归档操作后，进入临时归档状态，临时归档状态下的合同无
法进展其它业务。用户需要对临时归档的合同需要进展业务操作时，需要进展
归档回转操作将合同置为履行状态以进展业务操作。
2.4.7 纸质归档
合同纸质文件归档由合同主办部门经办人或专〔兼〕职合同管理员在线下
完成，当完成线下纸质合同文件归档后，合同主办部门经办人或专〔兼〕职合
同管理员将移交清单保存在系统中。对于需屡次归档的合同，合同主办部门经
办人或专〔兼〕职合同管理员应该及时上传移交清单，保存至系统中。
2.4.8 发案管理
发案管理就是合同在履行阶段或终结阶段发生的纠纷。在履行阶段发生的
纠纷由经办人做发案操作，在合同终结阶段按各个企业要求可由履行经办人或
专职人员负责发案操作。
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2.5 合同授权
合同管理系统实现了合同的“民事授权〞功能。原那么上所有非“法人/
负责人〞签署的合同，都必须办理合同授权委托书。系统中为每一个合同自动
生成一份合同授权委托书，用户可以根据实际需要生成并打印授权委托书。
合同在订立审查审批完毕后，即可办理对该合同的授权。合同授权一般由
法律部门人员办理，并打印合同授权委托书。
2.6 查询统计
系统提供了全面的、多方位、灵活的查询分析功能，包括根底查询、高级
查询、合同报表和统计分析，实现了对总部及企业合同的分类查询与统计分析，
系统支持按照板块、企业、合同类型、年度、合同状态等关键字进展检索，并
提供导出、打印功能。
2.6.1 根底查询
提供应系统使用的所有人，通过此功能，可以方便各级人员通过多种条件
快速查询筛选自己权限围的合同，进展统计与分析，生成合同台账信息。
2.6.2 高级查询
提供应各级领导，通过此功能，可以方便各级领导通过多种条件，选择要
查看的显示列，快速查询筛选自己权限围的合同，进展统计与分析。
2.6.3 合同报表
提供应需要对合同进展报表操作的业务人员，可以让业务人员更加简单、
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直观的通过合同统计报表和合同签订与履行登记台帐对合同的运行情况有一个
清晰明确的了解，便于统计。
2.6.4 统计分析
提供应需要对合同报表进展统计分析操作的业务人员，可以让业务人员通
过合同总金额、总份数曲线图、主要合同类型合同份数、金额统计柱状图、涉
外〔境外〕合同金额、份数饼图和发案合同份数比率、发案合同金额比率曲线
图对合同进展多种统计分析，根据需要生成统计分析图表。
2.7 相对人管理
相对人管理模块为用户提供了合同相对人的新建、查询、编辑、删除等功
能。实现合同相对人的新建、更新、异常履行记录及评价等信息的查询，确保
数据的统一规化管理。
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