合同管理工作指引

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合同管理工作指引

编制 日期

审核 日期

批准 日期

修订记录

日 期 修订状态 修改容 修改人 审核人 批准人

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1. 指引目的

健全公司工程合同管理规，规公司工程合同管理程序，控制公司经营风险，提高工程合同审批效

率。

2. 适用围

适用于工程。

所有对外签订的工程合同

3. 定义

工程合同：指本公司在公司所属经营围，由公司法人或其授权代表人在授权围代表公司与公司外

部的法人、自然人以及具有法人地位的社会团体和组织之间所订立的工程承包及供给合同。

4. 工作程序

4.1. 工程合同分类

4.1.1. 按照合同容划分：

a) 合同分类标准，详见?合约框架?。

b) 局部四级分类可能不形成合同，以强制规定或协商式形成双之要约，此类情况亦参照合

同管理程序进展相关确实认和付款申请审批，以下不再特别说明。

c) 单个合同的分类确认，由本钱部门提出意见，财务部门复核。

4.1.2. 合同编号管理：参见?合同编号法?。

4.2. 工程合同拟定及审批

4.2.1. 电子合同拟定及网上审批程序：

a) 合同经办部门拟定合同文本电子版，注明是否为公司标准合同，同时填写合同根本资料

〔应包括乙单位名称、合同名称、标的、数量和质量、价款和付款、履行期限/地点/式、

违约责任等〕，选择合同的本钱科目发起合同审批流程〔至少在上会前6个工作日〕，经

办部门分管领导为合同管理第一责任人。拟定合同应尽量标准化，格式参见：

① 和地政府规定采用的标准合同文本；

② 公司已经评定的标准化文本；

③ 需政府有关部门审批、备案的格式合同。

b) 由总部签订的合同，由本钱采购部在相关部门的配合下拟定?工程合同交底书?；由工程公

司签订的合同，由本钱采购部在相关部门的配合下拟定?工程合同交底书?，按照?权责手

册?中合同审批流程提交审批，审批后抄送相关部门。

c) 在合同会签审核过程中，经办部门通过发送合同文本给相关部门，相关部门通过回复合

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同审核意见，对审核人提出的意见，合同经办部门须予以修订或解释说明，并由审核意

见提出人确认，经办部门将通过评审的合同按?权责手册?审批。

d) 各层级领导按权限审批，由合同经办部门和本钱采购部完成权限的电子合同归档工作。

e) 合同经办部门在合同审批完成后，打印并复核纸版合同，组织完成合同签字盖章工作。

f) 综合管理部须核对授权后可盖章，所有合同资料均要加盖骑缝章。到政府主管部门备案

的合同授权委托事宜由综合管理部专门管理。需授权人员办理审批手续，领取、填写授

权委托书，经加盖公司公章和法人章后授权生效。

g) 所有合同需总经理或授权代表人进展签署，假设对为非法定代表人签字的合同应要求其

提供授权委托书。

4.2.2. 纸版合同拟定及审批程序：

a) 合同经办部门拟定合同文本〔包括电子版〕，注明是否为公司标准合同，同时编写合同摘

要〔应包括标的、数量和质量、价款和付款、履行期限/地点/式、违约责任等〕，按?合同

签订管理一览表?规定发起合同会签、审批程序〔至少在上会前6个工作日〕，经办部门分

管领导为合同管理第一责任人。拟定合同应尽量标准化，格式参见：

① 和地政府规定采用的标准合同文本；

② 公司已经评定的标准化文本；

③ 需政府有关部门审批、备案的格式合同除外。

b) 在合同会签审核、审批过程中，对审核/审批人提出的意见，合同经办部门须予以修订或

解释说明，并由修订意见提出人确认。

c) 各级领导按权限审批。

d) 综合管理部须核对授权后可盖章，所有合同资料均要加盖骑缝章。到政府主管部门备案

的合同授权委托事宜由综合管理部专门管理。需授权人员办理审批手续，领取、填写授

权委托书，经加盖公司公章和法人章后授权生效。

e) 所有合同由总经理或授权代表人进展签署，假设对为非法定代表人签署的合同应要求其

提供授权委托书。

4.2.3. 其他要点：

a) 合同的法律审核进展两次，包括合同初次传签时的法律审核及相关意见和合同修订后再

次传签确认的法律审核及法律风险提示，法律审核每次应在1个工作日完成。

b) 合同签署后，参与会签部门应保存复印件一份。

c) 合同所有条款都必须具体、明确、完整，用词准确，责任清晰，不能模糊不清、模棱两

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可。手写局部字体要工整、认真，不得随意涂改。

d) 合同须尽量实现缔约对先行签字盖章，保证公司缔约的主动性。

e) 合同作为公司对外活动的重要的法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

f) 合同主办部门应注意收集保存合同履行过程中相关记录、数据、证明材料等，进展对履

约情况评价，为建立公司合格供提供依据。

g) 工程合同要求：

① 在合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文本。本钱管理部负责逐步建立统一

的合同标准文本，各部门及工程公司应予采用。如当地政府部门有强制性规定，可

按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等式充分补充与公司合同标准

文本之间存在差异的容。如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，但

经办部门应联系本钱采购部、工程管理部、财务管理部、法务审计监察部尽快制定

相应的标准合同。当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务

部门应及时提出与相关部门共同修改。

② 合同条款必须包含：工期、保修条款、施工围、违约责任、合同价款及支付式等。

③ 审批后的合同电子版返回本钱采购部，本钱管理部将合同电子版设置为只读版本，

发给工程公司本钱采购部，由工程公司本钱采购部负责打印出合同纸质版，交施工

单位盖章，盖章后的合同返回工程公司本钱采购部，本钱采购部负责核对合同所有

容，核对无误后盖章并存档。

h) 交底容

④ 对交底

 承包围

 工程预付款比例支付及抵扣时间、式

 工程款支付时间及式

 质量奖罚及支付式

 工期奖罚及支付式

 措施费及支付式

 保修金及保修期限

 甲供材料

 业主指定分包及管理费

 履约保函金额及提供日期

 保险种类及办理式

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 争议解决式

 我承诺主要容

 合同其他主要条款

 履约中应该注意的问题

⑤ 对外交底

 合同各及关联职责；

 技术要点；

 组织要点；

 经济要点；

 合同双违约责任；

⑥ 合同双约定的其它事项。

4.3. 工程合同履行

4.3.1. 合同订立后，各部门〔包括经办人、部门经理〕是合同履行的过程控制部门，有义务及时

处理合同履行过程中发生的问题，并向分管领导汇报。

4.3.2. 经办人员应及时整理、妥善保管与合同履行有关的书面签证、来往信函、文书、电报等。

向对当事人交付重要资料时应由对当事人出具收条，履行合同付款时应由对当事人出具正

式发票，公司原那么上只开具限制性抬头的转账支票，不允以现金形式支付。

4.3.3. 履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，经办人应立即通知对当事人，查

明原因，及时化解，并收集好相关证据。

4.3.4. 对合同履行过程中出现违约情况，各经办部门应及时查明原因并向部门分管领导报告，并

按照合同约定及时、准确、合理地提出处理违约责任的案，由部门分管领导决策，必要时

提交公司法律事务机构采取诉讼式解决。

4.3.5. 工程合同在办理最终结算时，应当由原经办部门、工程管理部、本钱采购部、财务管理部

共同签署意见。对于已经竣工小区〔工程〕办已撤销的情况下有关遗留工程尾款结算事宜，

由工程管理部牵头会同相关部门办理。凡未经签署意见或签署意见不全的合同，财务部门

不得办理最终结算付款业务。

4.3.6. 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定，一般应

以标的物交付完毕、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

4.3.7. 为便合同管理，公司各部门应指定一名合同法律事务管理员负责合同的相关管理工作，合

同管理人员的主要工作如下：

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a) 建立本部门合同实施的保证体系，以保证合同实施过程中的一切日常事务性工作有秩序

地进展，使工程工程的全部合同事件处于控制中，保证合同目标的实现。

b) 监视承包商和分包商按合同施工〔履行〕，并做好各分合同的协调和管理工作。

c) 对合同实施情况进展跟踪；收集合同实施的信息，收集各种工程资料，并做出相应的信

息处理；将合同实施情况与合同分析资料进展比照分析，找出其中的偏离，对合同履行

情况做出诊断；向部门经理及时通报合同实施情况及问题，提出合同实施面的意见、建

议、甚至警告。

d) 进展合同变更管理。这里主要包括参与变更谈判，对合同变更进展事务性处理；落实变

更措施，修改变更相关的资料，检查变更措施落实情况。

e) 参加公司合同法律等专业知识培训，协助公司相关部门进展日常的索赔和反索赔：

① 对收到的对的索赔报告进展审查分析，收集反驳理由和证据，复核索赔值，配合公

司法务人员起草并提出反索赔报告。

② 参加索赔谈判，对索赔(反索赔)中所涉及到的问题进展处理。

4.3.8. 合同签订后，应负责向公司各相关部门作好“合同交底〞工作，以便公司各相关部门能够

对合同实施过程进展经常性的检查、监视。

4.4. 交底式

合同交底可以采用书面交底及现场交底说明会两种式进展。

4.4.1. 书面交底

① 适用围：单笔金额大于30万元的工程合同。单笔金额小于30万元的工程合同根据需要决

定是否进展合同交底。

② 交底程序

a) 本钱采购部在向工程管理部发放合同时，同时发放?工程合同交底书?；

b) 工程管理部3日组织合同交底，并完成?工程合同交底书?签字确认后将交底记录反响至本

钱采购部。

③ 如交底承受人对交底容有重大疑问，必须填报“工程合同交底答疑纪要〞的提问局部，并

将该文件提交本钱部门，本钱部门组织相关技术部门就纪要问题进展书面答复后组织二次

交底。

4.4.2. 现场交底说明会

① 适用围：单笔金额大于30万元的较重要的合同组织现场交底说明会

② 交底程序

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a) 对交底时，本钱采购部在合同下发时召集合同相关部门，召开现场交底说明会；

b) 对外交底时，本钱采购部在合同下发时召集合同甲乙双代表，工程部召集合同其他重要

关联〔如监理公司、总承包商等〕代表，由本钱采购部和工程管理部联合召开现场交底

说明会；

c) 本钱采购部向参会人员宣读“工程合同交底书〞的有关容，并就承受交底人员提出疑问

进展解答〔相关技术部门参加〕，对重大歧义事项及无法当场取得一致意见的事项，必须

填报“工程合同交底答疑纪要〞，并由本钱采购部组织二次交底；

d) 承受交底各对合同执行要求明确无误后，交底人和被交底人在?工程合同交底书?上签字确

认，本钱采购部向合同甲乙双发放合同、?工程合同交底书?及“工程合同交底答疑纪要〞。

4.5. 月度资金方案管理

4.5.1. 工程管理人员〔或合同主办人〕负责合同款支付的经办，填写付款申请单、付款审批表〔附件〕

等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付；合同款支付审批按其支付金额规模确定审批

流程

4.6. 工程合同变更或解除

4.6.1. 根据合同履行的实际情况，如公司认为确需变更合同容或解除合同的，经合同各协商一致，可

进展合同变更或解除，合同变更或解除的通知或协商意见应采用书面形式。一般合同变更由分

管领导审批，对合同的重大变更〔超原合同额的20%〕，应由主办部门说明更改原因，并与新订

合同一并依照合同的签订流程进展审批，以保证公司利益不受损失。

4.6.2. 合同未履行完毕，但确定不再继续履行的，合同履行部门应做好终止或解除记录，收集履行过

程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和合同结算工作，并办理解除合同的手续。

4.7. 工程合同归档

4.7.1. 综合管理部全面负责公司的合同管理存档；公司各部门负责所在部门的合同管理。各类〔份〕

合同的经办人为各合同管理人员。

4.7.2. 合同签订完成后，公司原那么上应保存至少三份原件〔1份正本、2份副本〕，分别由综合管理

部〔正本〕、财务部门〔副本〕和本钱部门〔副本〕各留存合同原件一份；假设因外部原因无法

保存三份原件的，原件留存顺序依次为：行政管理部、财务部门、本钱部门；合同使用部门留

存合同复印件。

4.7.3. 每年末由综合管理部核对本公司合同台帐后〔财务部门负责合同台账登记，本钱管理部门对公

司合同台帐具有共享权限〕统一存档：综合管理部负责对外签订合同的保管。

4.7.4. 对合同履行过程中，各种经双签字确认的清单、确认书、补充协议等文件材料，也应作为合同

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附件及时归档。

4.7.5. 涉及诉讼或仲裁的合同，相关人员应在诉讼或仲裁生效并执行完毕后一个月随案卷一起交行政

管理部存档保存。

4.7.6. 各部门借阅合同资料应在公司借阅，并履行登记手续，退还时合同管理员应检查所查阅合同资

料是否完整；外单位人员借阅公司合同资料须持单位介绍信并经公司法定代表人同意后可办理

借阅手续。

4.8. 工程合同纠纷

4.8.1. 经办部门预见或发现合同对履行合同存在问题，可能损害公司利益，应要求对澄清问题并承当

可能出现的责任；无法协商一致的应及时申请仲裁或诉讼至法院，同时准备诉讼材料〔包括合

同文本及相关附件、违约证据等〕。

4.8.2. 主办部门对合同纠纷情况应及时报告分管领导、总裁，经批准并授权后可办理仲裁手续或诉讼

事宜。

4.8.3. 公司处于主诉地位时，合同主办部门为主导，负责组织法务部门共同完成主诉准备并执行诉讼

程序；公司处于被诉地位时，法务部门作为主导，组织合同主办部门及时做出响应，并组织相

关部门完成应诉准备，经公司授权后参加仲裁或诉讼事宜。

5. 支持文件

无

6. 相关记录

6.1. ?合同编号法?

6.2. ?合同审核评审表?

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