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2023年11月12日发(作者：)
合同管理办法
第一章 总则
第一条 为明确公司合同审批权限，规范合同及协议的签订、履行、
变更与解除，防范和控制合同风险，维护公司的合法权益，，依据《中华
人民共和国合同法》及相关法律法规，并结合公司实际情况，特制定本管
理办法。
第二条 本办法适用于公司所有的书面合同，包括冠以合同、合约、
协议、契约、意向书等名称的规范性文件。合同相关技术附件及有关修改
合同内容的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
劳动合同的管理按照公司行政人事部有关规定执行，投资合同、融资
合同、财产保险合同按照公司财务部相关规定执行。
第三条 本办法参考公司体系文件中《文件制定程序》（QAP-SCXX-01）
及《文件控制程序》（QAP-SCXX-02）编制。
第四条 本办法所称合同指根据《中华人民共和国合同法合同法》，公
司在生产经营管理活动中，与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之
间的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第五条 由法定代表人以外的人签订合同的，实行法人授权委托制度。
委托代理人凭法人授权委托书在授权范围和权限内签订合同。
第二章 合同管理职责
第六条 发展与法规部负责制订和更新此办法，总经理/分管副总经理
负责审核和批准此文件。
第七条 发展与法规部为公司合同管理主管部门，统一负责公司合同
工作，主要职责包括：
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（一）负责拟定、修订合同管理制度，并组织实施。
（二）参与公司对外订立重大合同的谈判工作。
（三）参与招标、投标过程中合同文件的评审。
（四）对合同的订立、变更及终止（中止）进行审查，包括外聘律师
事务所，对公司各类合同文本进行审核，并监督、指导并审核各部门根据
律师事务所意见修改合同文本。
（五）协调公司内外部关系，对合同纠纷进行依法申请仲裁或诉讼。
（六）组织编制各部门业务合同范本。
（七）组织公司经营活动相关法律法规的研判与汇编，并组织员工进
行公司各类合同文本、相关法律法规的宣传和培训。
（八）合同管理中需要解决的其他问题。
第八条 合同责任部门负责本部门合同的订立和管理工作，实行“水
订立，谁负责”及“谁主管，谁负责”，主要职责包括：
（一）负责本部门职责范围内合同谈判。
（二）根据本部门业务合同范本，拟定合同条款，办理公司内部合同
送审、报批、签章及送交存档手续。
（三）负责合同的履约与实施。
（四）及时办理合同变更、终止（中止）事项。
（五）参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供相关资料。
（六）负责本部门内部的合同管理工作，安排专人做好合同文本及履
约、变更、解除等相关工作中文件的存档及本部门合同台账维护工作。
第九条 公司财务部是合同监督管理部门，主要职责包括：
（一）负责根据财务相关管理制度，审查和监督合同订立及履行情况，
对合同条款有关税务、结算方式、票据等方面进行审核。
（二）负责合同履行过程中各项票据的审核、签收与签发，按合同相
关条款收款付款。
（三）负责配合其他部门进行合同应收账款的催收及应付账款管理工
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作。
第十条 行政人事部文控中心负责合同的集中归档管理工作，主要职
责包括：
（一）负责合同编号的编制与管理。
（二）依据《文件控制程序》及合同审批表，负责合同盖章工作。
（三）负责合同集中归档管理，并按月度对合同进行统计，建立并维
护公司合同台账。
第十一条 外聘律师事务所根据合作协议，负责编制公司主营业务合
同范本或公司重大、特殊合同，指导并审核各部门起草及修订合同文本。
第十二条 公司对合同采取保密管理措施。公司各部门及员工对其所
知悉的合同内容和公司商业秘密须尽保密义务，不得向任何第三人泄漏。
因工作需要查阅合同档案，须按文控中心要求填写相关查阅审批单，
注明查阅合同档案的名称、编号、目的及查阅人等，经相关负责人批准后
查阅。合同档案原则上不外借，如遇特殊情况必须借出时，需履行相关手
续借出，不得擅自转借他人，3日内应当归还。
借阅合同档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料，
不得泄漏或擅自向外公布合同档案内容。未经合同档案管理部门同意，严
禁复制、摘录、拍摄档案内容。
第三章 合同的审批与订立
第十二条 合同签订应坚持平等互利、诚实信用和注重效益的原则，
严格按照《中华人民共和国合同法》及办办法相关规定执行。
第十三条 公司有相关业务合同范本的，合同责任部门必须根据范本
起草合同条款。公司未有相关范本的，可通过发展与法规部联系外聘律师
事务所提供相关咨询和协助。
第十四条 合同内容涉及其他部门的，责任部门及承办人员应事先充
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分征求相关部门意见后，再形成合同文本。
第十五条 合同内容一般应包括以下主要条款：
（1）合同标题：合同标题应明确合同的主要目的、合同的性质。
（2）合同编号：合同编号根据行政人事部文控中心合同编号规则制
定。
（3）合同当事方：合同的双方名称应当为全称（营业执照所列名称），
并明确双方地址、电话、传真等信息。
（4）合同标的物：合同上应明确合同标的物数量、价格、结算方式、
时间进度等信息。对于我公司作为付款方的合同，预付款不得高于30%，
验收款不得低于20%，质保金不得低于5%。
（5）双方权利和义务。
（6）质量保证及违约责任。
（8）其他：如合同适用语言、适用法律、保密条款、不可抗力条款、
争议解决办法、合同有效期等条款。
（9）签字盖章。
第十六条 公司所有合同必须严格履行审批程序，由责任部门或承办
人履行合同审批表（F CSS-DCC-025A）会签流程。
（一）发展与法规部主要负责对合同相关条款的法律风险的审核，可
通过外聘律师事务所提供法律咨询及协助。
（二）技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品
质量、安全等）、公司技术标准等进行审查。
（三）财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付、税务及票据等
相关内容的审查。
（四）发展与法规部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金
的赔偿及经济损失的计算等。
（五）安环部主要负责合同涉及到安全环保方面的内容的审查。
第十七条 公司相关合同签订权限如下：
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（一）合同金额低于5000元，由XXXXXX签署。
（二）合同金额为5000元（含）至1万元，由XXXXXX签署。
（三）合同金额大于1万元（含），由XXXXXX签署。
第十八条 审批流程流转结束，由行政人事部文控中心合同管理人员
按照签批意见严格核对确认后，按份数打印正式合同文本并加盖公章（合
同专用章），同时必须进行骑缝盖章后，再进行统一编号及存档。合同责
任部门或承办人在文控中心领取合同。《合同审核表》原件交文控中心存
档，部门可留复印件。
第十九条 严禁在空白纸或空白合同文本上盖章。补充协议（合同）
的签订适用于本章规定。
第四章 合同的履行
第二十条 合同自双方签字盖章之日起即具法律效力。各部门必须认
真履行合同，严格执行，确保公司信誉和维护公司利益。
第二十一条 合同履行中相关的书面签证、收发货单据、结算文件、
来往信函、文书、传真等均为合同的有效组成部分。各部门在收到对方的
上述资料后，应及时处理并制定对策，责任部门负责人签注具体意见，经
分管副总经理或总经理审批后执行。相关资料须随合同正本妥善保存。
第二十二条 合同签订后，若因一方原因不能履行或不能完全履行合
同时，应当积极采取补救措施，以减少合同违约损失。若因对方不履行或
不完全履行合同时，合同责任部门除应积极催促对方继续履行合同外，应
将相关情况及时上报给分管副总经理及发展与法规部。
第二十三条 合同在履行过程中发生纠纷，责任部门应及时分析并查
明原因，收集相关证据，提出解决方法，及时与对方协商解决或签订补充
协议，并上报给分管副总经理及发展与法规部。若无法协商解决应根据合
同约定在规定的时效内提请发展与法规部及时申请仲裁或提起诉讼。当我
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方接到对方的索赔函或诉状后，应认真研究及时处理，与对方协商解决或
收集证据应诉或反诉。
第二十四条 合同义务完全履行完毕后，合同文本及相关资料交由文
控中心保存。
第五章 合同的变更与解除
第二十五条 合同签订后受法律约束，不得擅自变更或解除。若确需
变更或解除的，由责任部门说明原因并提出意见，提交分管副总经理及发
展与法规部审核同意后，再与对方协商。对方同意解除或变更的，依法签
署变更或解除合同书面协议并妥善处理合同变更或解除的善后问题，变更
和解除的相关书面资料和处理记录随合同正本妥善保存；若对方不同意解
除或变更的，则按合同相关责任条款或相关法律规定处理。
第二十六条 因合同变更或解除造成经济损失的，其赔偿方法及数额，
应在变更或解除协议中予以明确。
第二十七条 合同解除后，尚未履行的内容，终止履行；已经履行的
内容，根据履行情况和合同性质，责任部门应及时采取相应补救措施，并
要求对方赔偿损失。合同解除相关材料应交文控中心存档。
第六章 合同纠纷的处理
第二十八条 合同履行中发生纠纷的，责任部门或承办人应当在发生
纠纷后1日内上报分管副总经理及发展与法规部。承办人与其他相关人员
根据公司指导意见处理合同纠纷，各相关部门应当给予积极配合。
第二十九条 合同纠纷的处理，可以通过双方友好协商、和解等方式
解决，协商达成一致意见的，必须形成书面协议；如协商不成，应在法定
诉讼时效内依法通过仲裁或诉讼途径解决。需通过诉讼或仲裁程序的，由
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公司发展与法规部统一安排。
第七章 责任与奖惩
第三十条 责任部门、审批部门或承办人有下列情形之一的，经查证
属实，报请公司相关领导同意后，除根据相关法律法规、公司规章制度解
除劳动合同外，公司还有权根据损失程度，要求直接责任人承担赔偿责任，
甚至可通过司法部门追究其刑事责任：
（一）合同签订、履行过程中与合同相对方串通，采用隐瞒事实、误
导、欺诈等手段，损害公司合法权益的；
（二）在合同签订、履行过程中存在玩忽职守、徇私舞弊等行为造成
公司经济损失严重的；
（三）因合同承办人存在重大过失与他人签订显失公平的合同而给公
司经济造成重大损失的；
（四）参与合同签订、履行者故意泄漏所知悉的合同内容或商业秘密
给公司造成损失的；
（五）其他有明显损害公司重大利益的行为。
第三十一条 责任部门、审批部门或承办人有下列情形之一的，经查
证属实，报请公司相关领导同意，公司根据相关法律法规、公司规章制度
可对其酌情处理：
（一）在签订合同时，对合同相对方的主体资格、合同内容等未尽勤
勉义务，给公司造成重大经济损失或不利的社会影响的；
（二）在合同履行中，未尽职责，造成公司损失的；
（三）因个人认知错误或存在重大误解签订的合同给公司经济造成损
失的；
（四）因过失泄漏所知悉的合同内容或商业秘密给公司造成损失的；
（五）因其他未尽注意义务而造成公司经济损失的。
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第三十二条 保管合同（含相关资料）的部门由于管理不善等原因造
成合同（含相关资料）原件丢失给公司造成损失的，公司有权依据规章制
度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。
第三十三条 相关责任部门或承办人未按本办法执行的，财务部门有
权拒绝办理相关合同款项的划拨手续，由此给公司造成的损失由相关责任
人承担。
第三十四条 公司各部门及员工在合同的签订、履行及合同管理中成
绩突出，有重大贡献，或开拓创新，给公司带来较大利益的，由公司按奖
励规定给予相应的奖励。
第八章 附则
第三十五条 本办法由发展与法规部负责解释。
第三十六条 本办法自下发之日起施行。
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