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2023年11月12日发(作者：)
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XXX公司合同管理制度标准和流程
文件编号： ABC-0001 文件类别： 制度类
归口部门：总裁办 日期： 2022 年 10 月9 日
起草：经办人小贾 审核： 批准：
合同管理制度
传达范围：集团范围内 附件数：0
保密级别：绝密 机密 一般 公开 总页数：
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目录
一.范围 ........................................................... 1
二.规范性引用文件 ................................................. 1
三.定义 ........................................................... 1
3.1合同......................................................... 1
3.2合同分类级别 ............................................... 1
3.3合同签署..................................................... 1
四.合同管理职责 ................................................. 1
4.1合同主办部门职责............................................. 1
4.2法务部门职责................................................. 1
4.3财务部门职责................................................. 1
4.4会审部门职责................................................. 2
五.管理内容和要求 ................................................. 2
5.1本标准依据的流程............................................. 2
5.2总则......................................................... 2
5.3合同管理主要内容............................................. 2
5.4合同拟定..................................................... 2
5.5合同审批..................................................... 3
5.6合同签订..................................................... 3
5.7合同归档..................................................... 4
5.8合同履行..................................................... 4
5.9合同变更解除................................................. 5
5.10合同纠纷处理................................................ 5
六.检查与考核 ..................................................... 6
6.1检查与考核原则............................................... 6
6.2检查与考核内容............................................... 6
七.附则 ........................................................... 9
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一.适用范围
本标准规定了ABC集团及其下属各级公司(下称下属公司)合同管理的管理
职责、管理内容与方法、报告和记录。
本标准适用于集团公司合同管理工作，并可作为管理指引并参照执行。
二.规范性引用文件
本标准引用了《民法典》及诉讼、仲裁管理标准。
三.相关定义
3.1合同
是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间签订的 设立、变更终止民事权利
义务关系的协议，就集团管理而言，其表现形式包括但不限于合同协议、框架协
议、订单补充协议、承诺函、合作意向书等。
3.2合同分级分类
为了提高审批效率，合同按类别、金额大小分做如下分类：见附件一
四.合同管理职责
4.1合同主办部门职责:
4.1.1合同主办人是合同主办部门业务人员，负责具体办理合同的订立、审批、
签订、归档、履行、变更、解除及纠纷处理事务,对合同承担直接责任。
4.1.2合同商务负责人由合同主办部门的负责人担任。合同商务负责人负责确认
合同交易结构及合同条款符合商业目的，监督合同履行和归档，组织合同异常及
纠纷处理，指导合同主办人履行各项合同管理职责,对合同主办人的行为承担责
任,对合同承担管理责任。
4.2法务部门职责:
（1）合同主体、内容、形式是否合法、有效；
（2）合同条款是否完备、严密、准确；
（3）合同风险是否能规避或降低；
（4）合同违约条款能否满足公司要求；
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（5）相关审批程序是否符合公司规定；
（6）负责合同档案的管理及保管；
（7）负责合同管理标准的制定修改和解释。
（8）负责本部门职能范围内合同的审核、修改、监督和检查等工作。
4.3.财务部门职责：
（1）合同条款是否符合国家财税法规和公司财务规定。
（2）合同支付条款是否符合公司资金安排及付款进度是否合理。
4.4会审部门职责:负责根据本部门职责范围对钉钉审批转交的相关合同提出审
批意见。
五.管理内容与要求
5.1本标准依据的流程
参考样本如表附件二所示
5.2 总则
集团公司合同管理实行集团公司、各下属公司统筹管理的原则,由集团总部总裁
办归口统一管理。
5.3 合同管理主要内容
5.3.1建立健全本单位合同管理制度和管理流程。
5.3.2常用合同建立合同范本模板库。
5.3.3监督本单位依法、依流程对外签订合同。
5.3.4建立合同档案,对合同进行登录、统计、保管及例行报表。
5.3.5监督检查合同的履行,保管合同履行过程中的各种证据。
5.3.6对出现的合同纠纷及时汇报,并根据职责和授权作相应的处理，避免损失
的发生等。
5.4 合同拟定
5.4.1合同主办人应在法务人员提供的合同模板基础上完成合同初稿，没有相应
合同模板的，合同主办人可在合同对方提供合同版本的基础上完成合同初稿，提
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交法务部门审核修改。
5.4.2重大合同拟定前，合同主办人应事先通知法务人员参与交易结构设计及合
同准备;合同洽谈时,应通知法务、财务等专业人员参加。必要时可聘请外部律师
协助。
5.4.3合同起草争取由己方或以已方为主承担，语言应严谨简练准确，条款齐全，
权利义务明确。合同起草应优先采用我方的合同模板.如确需采用对方合同模板
的，应在该合同中将我方合同模板中的关键条款予以落实。
5.5合同审批
5.5.1合同应先审批，后签订，不得与对方先签订合同或实际履行完成后再补审
批流程。
5.5.2在合同签订前，合同主办人应将合同稿及合同附件（见附件三）一并提交
相关审批流程钉钉审批。
5.5.3参与合同钉钉审批的职能部门按照其职责和专业分工承担相应的审核职
责并发表意见。合同内容需要其他相关业务部门参与审核审批的，可及时将审批
转交该业务部门负责人。
5.5.4 审核合同时，如发现重大错误遗漏或风险，应在钉钉审批流程上予以明
确并提出修改意见或风险提示;需要退改时,应连同全部文件退还主办人。
5.5.5根据钉钉审批意见需对合同做出调整的，合同主办人应按照钉钉审批意见
修改完善合同或提供反馈意见。
5.5.6各部门的审核时间，营销销售类合同2个小时必须审批完毕或给出审批意
见；其他合同当日审核完毕，最长一般不超过2个工作日（需根据合同类别分类，
包括部门、金额、合同类型），特别重大或复杂的合同经本部门负责人同意后可
适当延长审核时间。合同承办部门与合同相对方的沟通、洽谈时间，不计入审核
时限。
5.6合同的签订
5.6.1合同经审批通过后可进行签订盖章。合同签订双方均为法人时，双方应加
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盖公章或合同专用章，不得以部门的名义或以加盖部门章形式签订合同。如合同
相对方为自然人时，自然人一方应签字，并附上自然人的身份证复印件。
5.6.2在合同正式签订前，合同承办部门应该对最终签署的合同文本与经审批通
过的合同文本保持一致，任何人不得擅自修改合同文本。
5.6.3当合同有多页或有附件时，应加盖骑缝章，由合同主办人审查校核后，再
签字盖骑缝章。双方应以钢笔或水笔签字。
5.6.4签订重大合同时,对于合同对方委托代理人签订合同的情况，合同主办人
应要求其提供法定代表人授权委托书明确授权代理人签订合同。
5.7合同归档
5.7.1合同各方完成签订后，合同主办人应在10个工作日内将合同原件上交总
裁办进行合同档案管理归档。
5.7.2合同归档文件包括:
(1)合同文本(正本及副本)及附件扫描件；
(2)合同履行过程中形成的履行情况记载(包括但不限于会议纪要备忘录、对账
单、往来盖章函件)及有关材料;
(3)纠纷的处理情况记载及有关材料;
(4)其他与合同审批签订及履约相关的材料;
(5)合同履行过程中产生的合同档案文件；
5.7.3合同档案需按公司保密制度相关规定确定合同的密级并采取保密措施。
5.7.4合同借阅经批准并办理借阅审批手续后方可在公司合同管理专员处借阅。
借阅应说明借阅用途及需要借阅文件形式，合同原件借阅使用完后应及时返还。
5.8 合同的履行
5.8.1合同生效后，合同各方应全面、及时、实际履行合同。
5.8.2对销售合同金额在5万元以上的订单，向生产下发工单的同时应后附合同
复印件，以此作为指导生产的依据。
5.8.3合同主办人应密切跟踪和严格控制合同的履行情况，每月在合同管理系
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统、其他信息化平台或线下做好履约信息维护和更新。
5.8.4合同生效后，合同对方不履行或不全面、不适当履行合同或有明确的言行
表示不准备履行合同的，或发现对方的资信情况、履约能力发生恶化可能导致合
同不能履行时,合同主办人立即向商务负责人汇报，商务负责人应尽快采取措施，
并及时向上一级主管及法务部门进行通报,牵头相关部门进行会商,讨论处理方
案。
5.8.5合同对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项时，合同主办
人应及时评估并与对方商谈合同后续履约事宜，遇有合同不能继续履行或将对我
方造成损失的情形，应及时通知商务负责人，由商务负责人报告上级领导并通知
法务部门和其他相关部门，会商解决方案。
5.9 合同的变更和解除
5.9.1变更或解除合同，合同各方应协商一致，形成补充协议。
5.9.2合同变更解除的钉钉审批流程与合同签订的钉钉审批流程相同。
5.9.3合同变更解除导致合同当事人的权益遭受损失和影响的，在补充协议中应
就相关责任的承担和分配进行明确约定。
5.9.4有担保条款的合同变更，应征求原担保单位的同意并在补充协议上的确认
并加盖担保单位的印章。
5.10合同纠纷处理
5.10.1合同发生争议纠纷时，可以采用协商、调解方式或诉讼、仲裁方式解决。
协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议或由对方出具书面
承诺。协商或调解不能达成协议时，可根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
5.10.2合同发生争议纠纷时，主办人应及时通知商务负责人，由商务负责人报
告上级领导并通知法务部门和其他相关部门，会商解决方案，同时应迅速收集有
关证据。
5.10.3合同主办部门、法务部门及其他相关部门应按照诉讼、仲裁管理标准的
规定和要求及时处理合同纠纷，保护公司的合法权益。
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六.检查与考核
6.1检查与考核的原则
6.1.1为提高公司合同管理水平和合同签订的及时率、履约率及合同审查质量，
严肃合同责任，维护公司的合法权益，调动合同经办人员、合同审核人员的积极
性，公司实行全过程合同风险管理原则。
6.2检查与考核内容：
6.2.1审批职责考核。各审批部门应严格履行审批职责，严禁出现如下情况，如
有违反每次给予合同发起人及相关审批人100元/次处罚:
（1）审批人提交空白合同及文件进行审批的；
（2）审批人提交的合同及文件格式及排版不规范、带有批注、内容填写不完
整等非终版合同的；
（3）部门主管及各审批人无视不合规合同及文件而通过审批的；
（4）审批说明及必填项内容与合同或审批文件内容不一致的；
（5）未在规定时间内将合同原件提交归档且未说明情况的；
6.2.2补签合同考核。公司严格控制补签合同行为。各部门应严格遵守“先签订
合同，后开展业务”的原则，及时签订合同。因生产急需或抢险救灾等特殊情况
或当时不具备签订合同条件的情况外（由合同主办部门书面申请，主管领导书面
同意），出现一次补签合同的情况（即网上发起合同日期迟于履行初始日期），
扣罚经办部门1000元。
6.2.3年度框架合同签订考核。具有合同有效期限的年度框架合同，按照约定的
有效日期，最迟于有效期截止日合同续签办理完毕。合同发起应于框架合同截止
日前1-2个月内进行。若钉钉审批发起合同日期迟于履行最终日期或业务履行过
程中及财务付款过程中发现合同已过有效期，每份合同扣罚经办部门500元。
6.2.4合同变更、解除考核。
（1）合同履行过程中需要进行合同变更的。变更合同需经过钉钉审批后，方可
进行合同的变更。
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（2）合同签订完毕后，若不再履行，应及时进行合同解除的办理。若出现不及
时进行办理相关手续，每份合同扣罚经办部门200元。
（3）对尚在合同有效期内的合同，严谨以重新签订合同的形式代替签订补充或
变更协议，造成同一合同主体存在多份合同，导致合同管理混乱。每发现一次扣
罚经办人100元。
6.2.5网上发起合同及履行结算准确率的考核。合同经办人员发起的合同及提交
的合同履行结算报告单，若经审核人员审核出错误退回，每退回一次奖励本审核
人员20元，扣罚上每个层级20元。
审核人员审核内容：
1.在钉钉系统发起合同上传内容：已填写完毕的合同、协议、文件、表格、谈判
记录；
2.合同经办人员应按下列顺序选择使用合同文本：
（1）法务部颁布的合同标准文本；
（2）对方在法务部颁布的合同标准文本基础上修改形成的合同文本；
（3）双方共同拟订的合同文本或第三方合同文本；
（4）对方合同文本。
3.合同内容:
签订合同要严格按照法务部合同示范文本规定的内容认真填写。尚未制定统一文
本的，也要做到条款齐全，责任明确，文字严谨，避免发生歧义。如有违反者视
情节严重程度给予警告、通报并处罚50-1000元或扣罚当月绩效，情节恶劣给公
司造成不良影响或造成经济损失5万元以上的予以辞退处理。
（1）合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、帐号，法定代表人（负责
人）姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式等。
（2）合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性、合法性，买卖合同应详细约
定产品规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容
及要求。
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（3）数量和质量：包括计量单位、质量标准等。合同应采用国家标准的计量单
位，一般应约定标的物数量，年度框架合同无法约定确切数量的应约定合同金额,
每月按实际发生数量结算。质量标准要明确、具体，如附有图纸、样品、技术资
料等应注明,有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应写明所采用标准的代
号。
（4）价款或酬金（是否包含税金）：包括支付方式和付款期限。价款或者报酬
应在合同中明确；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托
收、信用证、现金等应予以明确；金额大小写要准确一致。价款或报酬的支付一
般应为验收合格后付至合同总额的95%，余款作为质保金，质保期过后无质量问
题一次付清。严禁质保期内支付质保金。
（5）履行的地点、方式和期限：履行期限应具体明确；合同履行地点应力争填
写对我方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为我公司指定地点；约定具
体地名的应明确至门牌号。框架协议有效期，在1-6月份签订的合同，有效期可
以截止到当年的12月31日，7-12月份签订的合同有效期可截止到第二年的12
月31日。
（6）保密条款：对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保
密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
（7）争议解决方式：解决争议的方式一般选择我方公司所在地仲裁或法院。
（8）违约责任：根据《民法典》作适当约定，注意合同的公平性，具有可执行
性。
6.2.6钉钉发起合同及履行结算审核及时率情况。合同经办人员发起合同及履行
结算提交进入钉钉审批流程后，各层级审核人员应及时进行合同的审核。若一份
合同在同一审核人员滞留超过工作日内24小时，则扣罚该审核人员20元。
6.2.7报审部门未按照本办法要求进行报审，直接将合同发给对方，或未完成全
部的审批流程，私自将合同盖章的，视情节给予报审部门和印章管理部门各处扣
发当月工资或当次计薪周期100-1000/次的处罚，并处警告、通报处分。造成公
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司损失达1万元的，公司视其情节严重程度处降薪、降职处分，造成公司损失达
5万元的，公司予以辞退。
6.2.8合同借阅人借阅合同后出现私自修改、损毁、丢失情况的，给借阅人处扣
发当月工资或当次计薪周期20-100元/次的处罚，并处警告、通报处分。造成损
失严重的，集团视其情节严重程度处降薪、降职直至辞退处分。
6.2.9纸质合同审批过程中，对已审批完毕，发现最终盖章版本与审批版本不一
致的，给予合同发起人处扣发当月工资或当次计薪周期200元/次的处罚；
七、附则
（1）本规定由总裁办负责解释。
（2）本规定自发布之日起执行；其他规定与本规定有抵触的，按本规定执行。
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附件一：
ABC集团常用合同分类
合同类别 合同 级别分类
1.买卖合同
2.人资合同 2.4.实习协议书
3.租赁合同
4.运输合同
5.加工合同 5.1外协合作协议（含后道工艺）
6.服务合同 6.4.特许加盟合同
7.公司合同
8.技术合同 8.1软件开发合同
1.1销售合同（客服、门店）
1.2.设备买卖合同
1.3.材料采购合同（采购框架协议）
1.4.办公固定资产购销合同
1.5.不动产固定资产购销合同
1.6.银行承兑付款买卖合同
2.1.劳动合同
2.2.临时工合同
2.3.劳务协议
一级：标的额在1万元以下
2.5.校企合作协议书
（含）
2.6.变更、终止、解除劳动合同通知书
二级：标的额在1万元至5
2.7.解除或终止劳动合同协议书
万元（含）
3.1.动产租赁合同（办公资产、汽车、机器设
三级：标的额在5万元至10
备）
万元（含）
3.2.不动产租赁协议（房屋、仓库、厂房、展
四级：标的额在10万元至
50万元（含）
览场地）
五级：标的额在50万元至
3.3.融资租赁合同
200万元（含）
4.1.物流合同（快递服务）
六级：此为重大合同，标的
额在人民币200万元以上或
4.2.货物运输合同
涉及股权、资产的合作或处
置、融资类担保类涉外等较
6.1.营销推广合同
为复杂或对企业影响较大的
6.2.咨询服务合同
合同。
6.3.委托服务合同
6.5.维修服务合同
6.6.物业服务合同
6.7.酒店宾馆合作协议书
7.1.股权股份、资产处置合同
7.2.融资、担保类合同
7.3.项目开发合作合同
7.4.合同意向书
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9.产权合同 9.1知识产权转让、许可协议书
10.招投标书
11.保险合同
12.工程合同 12.1建筑工程施工合同
10.1.委托招标代理合同
10.2.招标程序及招标文件
11.1.财产保险合同
11.2.人身团体保险合同
11.3.货物运输保险单
11.4.机动车辆保险合同
附件二：合同审批应添加附件
序附件类
号 型
附件名称 形式 备注
1.1法人营业执照
1.2个体工商户经营许可证（另需负责人身份证
复印件）
1.3开户许可证 扫描
1.4印刷经营许可证（外协印刷） 件、复
1 1.6道路运输经营许可证（物流公司） （需加
资质类照片
文件 不可
1.5快递经营许可证 印件
1.7工业品生产许可证（纸杯等餐饮产品） 盖合同
1.8施工资质许可证（基建合同） 相对方
1.9商标注册证、专利许可证、著作权证 公章）
1.10房屋产权证（房屋租赁合同）
1.11质量体系认证证书
1.12特许经销商许可证
合同技术
2 和补充内
容
2.1采购产品明细； 附件
2.3采购产品价格表； 形式不内容
2.4施工图纸； 限 必须
2.5著作权、专利、商标相关图片及技术文件 清晰
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