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2023年11月12日发(作者：)
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合同管理制度
为明确各部门的合同管理的职责和要求，切实推进全公司工程合同管
理工作，有效控制本钱和躲避法律风险，维护企业利益，促进企业稳
定、安康的开展，加强合同管理，防止失误，提高经济效益，根据?
合同法?及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本管理
制度。
一、合同档案特点
合同档案除具有一般档案共性外，还具有以下的特点。
1、突出的依据凭证性
依据凭证性，是合同档案最突出也是重要的特点，意思是说依法订立
的合同对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更
以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一
地依据合同档案，否那么，就要承当由此产生的法律后果。由于具有
这一作用，在市场经济体制下，合同档案时维护当事人合法权益的最
直接、最有效的手段之一。这点特点需要引起领导、管理部门以及档
案工作者的重视。
2、时效性强
时效是一个法律术语，指时间在法律上的效力。时间本身就是一种法
律事实，能够引起一定的法律后果。?合同法??民法?等多相关法律对
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在合同的要约、承诺、履行以及争议解决各个不同阶段合同的效力以
及当事人各种权力、义务的存在与消灭等均有所规定，可以说时效性
特征贯穿于合同始终。
3、形式与容的规性程序较高
合同要对当事人有法律的约束力，其自身必须具备法律规定的可性，
即对于合同本身是否具有法律效力，法律规定了特定的形式，不具备
法律所要求的特定形式，该合同就不具有法律效力，视为无效合同。
在诉讼中，要证明一个合同法律效力的成立，就应当以法律要求的特
定形式去加以证明。而在合同档案管理工作中经常发生的“证据灭
失〞问题，原因正是对合同形式与容的规性要求不甚了解，以致在收
集、保管过程中缺失了合同档案的假设干组成局部，造成合同档案法
律效力的局部乃至全部的丧失，导致当事人合法权益受到损害。
这些就是设立专人专管的重要性。
二、合同实行统一管理和存放：
1、公司行政工作部门对所有合同原件实行统一管理，各业务分公司、
各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，
并确定一名专门人员负责合同文档管理。所有公司需要的合同原件由
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办公室设专人集中统一保管。记载合同名称、数量、时间、部门、经
营围。保证合同的及时性、连续性、有效性、平安性。以确保合同完
整、完全和有效利用。
2、公司综合管理部档案室负责集团公司各类合同和复印件的存
放。各部门因业务需要合同复印件的,指定专人统一到档案室领取,并
按公司合同管理规定办理有关登记备案手续。
3、各子公司的合同由各子公司负责办理年检、升级等工作，集
团公司合同管理员负责催促、指导、咨询、检查、统筹、协调、组织、
整理、保管公司所有合同文档，并负责监视指导各业务分公司、各部
门的合同管理工作。
4、财务合同、发票及有价证券由财务部统一管理。
5、合同文档管理可以以年代结合工程性质进展分类编号。
6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要
查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
7、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为
依据，编制合同统计清单。
8、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有
效地开展合同文档的查询、利用工作。
三、合同档案管理应着眼于全局
有别于普通文书档案，合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规
律性，不可能指望它会像普通文书档案那样按时、定期送上门来，稍
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不留心，就会出现遗漏。因此，在合同档案的收集、整理过程中，合
同档案管理人员应当与有关业务部门进展合作，明确合同档案的具体
容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档围，并随情况的
变化不断进展修订和补充，从而使合同档案及时、完整地归档有了制
度保证。在实际的工作过程中，合同档案的管理人员还应用系统、开
展的眼光对待收集到的合同档案材料，为今后可能出现的该合同的各
种相关或补充材料留下余地。在提供档案合同利用时，可以及时主动
地提供相关材料上门效劳。总而言之，要着眼全局，做到未雨绸缪，
才能保证合同档案收集的完整、及时，进而发挥应有成效，维护当事
人的合法权益。
收集应及时
这要求档案工作人员了解合同的办理情况，正式合同文本签字仪
式都应到场，合同文本一经签字、盖章、公证后就及时收集归档。对
于其他相关的合同材料已经履行过程中当事人之间所有有关合同容
的意思表达信件、催告函件等，也应采取随时收集的法归档，防止合
同档案的遗漏及时效的损失。
收集围应注意全面与准确
通过对合同档案形式与容的规性的分析，我们可以知道，人们对
合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高很多。
这就要求档案管理专员熟悉相关的法律法规，了解合同的办理状况，
保证不遗漏与合同有关的档案材料，能够准确、有力地反映当事人的
合法权益。
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提供利用应注意规
鉴于合同档案的重要意义，档案部门在提供利用时，除特殊情况
时一般不应提供合同文本原件，而是提供复印件，既便了利用又减少
了磨损，同时对合同档案的查阅也应制度化，对于事关单位的合同档
案应采取措施，以免泄露单位。
四、档案管理与业务部门的协作互动
要做好档案合同的管理工作，离不开业务部门的合作与支持。同时，
档案部门也可以发挥主观能动性，配合业务部门定期检查合同的办理
情况，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同
材料，对有期限规定的合同的办理情况进展通报催促。还应大力宣传
合同档案的重要意义与相关的法律知识，加强业务部门的档案意识，
为合同档案的管理奠定良好的根底。
五、企业合同的借用、借出及复印程序：
各部门因工作急需借用公司相关合同，须出据书面申请，并在申请上
注明使用时间、事由及相关事项。经领导同意后，到行政部门办理借
用登记手续。使用合同的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。用
完及时归还。如合同遗失，应及时向行政部报告。凡遗失合同所造成
的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承当和赔偿。
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六、管理制度细那么
1、公司对外签订的各类合同一律适用本制度。
2、合同管理是企业管理的一项重要容，搞好合同管理，对于公
司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干
部、法人委托人以及其他有关人员，都必须格遵守、切实执行本制度。
各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉〞
为核心的合同管理工作。
3、合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加，
不得一个人直接与对谈判合同。
4、签订合同必须遵守的法律、政策及有关规定。对外签订合同，
除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人
必须对本企业负责。
5、签约人在签订合同之前，必须认真了解对当事人的情况。
6、合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一
合同文本。
7、合同对各当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表
达要清楚、准确。
8、签订合同：除合同履行地在我所在地外，签约时应力争协议
合同由我所在市人民法院管辖。
9、任人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经
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济效益为宗旨，决不允在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，
违者依法惩。
10、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，能正
式签订。
11、合同原那么上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经分
管副总经理审阅后按合同审批权限审批。重要合同必须经法律参谋审
查。合同审查的要点是：
〔1〕、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权
利能力和行为能力；合同容是否符合法律、政策和本制度规定。
〔2〕、合同的密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人
双的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
〔3〕、合同的可行性。包括：当事人双特别是对是否具备履行合
同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承当的风险；合同非正
常履行时可能受到的经济损失。
12、根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管
机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
13、合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、
人员都必须本着“重合同、守信誉〞的原那么。格执行合同所规定的
义务，确保合同的实际履行或全面履行。
14、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有
合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、
价款结清、无遗留交涉手续为准。
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15、总经理、副总经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、
掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否那么，造成合同
不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
16、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克制困
难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克制
的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限与对当事人
进展协商。
17、对当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益
出发，从控制。
18、变更、解除合同，必须符合?合同法?的规定，并应在公司办
理有关的手续。
19、变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序
执行。
20、变更、解除合同，一律必需采用书面形式〔包括当事人双的
信件、函电、电传等〕，口头形式一律无效。
21、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有
效，仍应履行。但特殊情况经双一致同意的例外。
22、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允
免责任的以外，均应承当相应的责任，并在变更、解除合同的协议书
中明确规定。
23、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公
肥私的，一经发现，从惩办。
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24、合同在履行过程中如与对当事人发生纠纷的，应按?合同法?
等有关法规和本?制度?规定妥善处理。
25、合同纠纷由有关业务部门与法律参谋负责处理，经办人对纠
纷的处理必须具体负责到底。
26、处理合同纠纷的原那么是：
〔1〕、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以政
策或合同条款为准。
〔2〕、以双协商解决为根本方法。纠纷发生后，应及时与对当事
人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对合法权益的根底
上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
〔3〕、因对责任引起的纠纷，应坚持原那么，保障我合法权益不
受侵犯；因我责任引起的纠纷，应尊重对的合法权益，主动承当责任，
并尽量采取补救措施，减少我损失；因双责任引起的纠纷，应实事，
分清主次，合情合理解决。
27、在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好应
做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对
外。
28、合同纠纷的提出，加上由我与当事人协商处理纠纷的时间，
应在法律规定的时效进展，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时
间。
29、凡由法律参谋处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供以下
证据材料。
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(1) 、合同的文本〔包括变更、解除合同的协议〕，以及与合同有
关的附件、文书、 、图表等；
(2)、有关违约的证据材料；
(3)、其他与处理纠纷有关的材料。
30、对于合同纠纷经双协商达成一致意见的，应签订书面协议，
由双代表签字并加盖双单位公章或合同专用章。
31、对双已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲
裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印假设干份，分别送
与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书
执行的了解或履行。
32、对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规
定的，承办人应及时向主管领导汇报。
33、对当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定
书或判决书的，可向人民法院申请执行。
34、在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对
的执行情况，防止过失。执行中假设达成和解协议的，应制作协议书
并按协议书规定办理。
35、合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有
关资料汇总、归档，以备考。
36、本公司对合同实行专业归档制度，法人委托书制度，根底管
理制度。
37、公司所有合同均由办公室统一登记编号、经办人签名后，按
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审批权限分别由董事长、总经理或其他书面授权人签署。
38、办公室会同有关部门认真做好合同管理的根底工作。具体如
下：
(1)、建立合同档案；
(2)、建立合同管理台帐；
(3)、填写“合同情况月报表〞。
七、罚那么
禁任人擅自复印企业合同，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或
出卖企业合同，违反上述规定者，追究合同管理人员及当事人责任，
肃处理。
对违反合同管理制度的，采取通报、批评、警告及经济处分相结
合的式处理。对情节重、涉及廉政、违反法律法规的，移交司法机关
处理。
中准会计师事务所
二〇一二年四月二十日
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