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2023年11月12日发(作者：)
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A 0
XZ-ZD-008
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编号
第一章总则
一、 为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价
值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、 公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、 单证、函电及与此相
关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类
一、 采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产 等而签订的
合同或框架协议。
二、 销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、 技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订 的合同。
四、 产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或
委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、 测试协议：指用公司产品、商品、部件等用丁外部测试的协议。
六、 联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、 市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动 合同。
八、 财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、 企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：区别丁上述类别的其他合同或协议。
合同档案管理制度(20142)
第三章档案管理的责任分配
一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所 有文件编号
归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相 关档案资料的收集、整
理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
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说明：本合同资料适用于约定双方经过谈判、协商而共同承认、共同遵守的责任与
义务，同时阐述确定的时间内达成约定的承诺结果。文档可直接下载或修改，使用
时请详细阅读内容。
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二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资
料的收集整理。
第四章文件合同归档要求
、文件合同编号规则
合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号 14位，其余均为12位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式：
ST - 2004 — XS — 0001 — HT
公司号 年度号 分类号 顺序号部门代码
1. 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2. 分类号：分类号是档案号的主体，分别依照合同类别拼音首字母给予
识别代码。
3. 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ,表示
公司当年某一类合同的序号。
4. 部门代码：部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；
二、 合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领 导审批后，到档
案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合 同在双方均盖章生效后须将原
件一份送到档案管理员处存档。
三、 合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并 按月将合同的
所有档案资料提交完整。
四、 所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写
《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、 所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部
门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门 30天前签订
的合同中尚未收回合同的活单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各 部门须将合同
按要求归档。
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六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同 档案汇总
表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。
七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文 件的电子文
档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁
一、 正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
二、 合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；
合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；
合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；
合同金额在5000万元以上的永久保存。
三、 档案销毁
1. 任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2. 各档案管理人员应定期对档案进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合
同文档的安全。
4. 凡是超过保管期限乂确无保存价值的档案应在《档案销毁活单》上登 记，经主管业
务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并 由《档案销毁活单》立卷永
久保存。
第六章档案借阅
一、 公司合同原件，一般不予借出。
二、 特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申 请单，经部门
经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部 门签订的合同，则除本部门
经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准 方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。
三、 借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的, 必须再次办
理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下 发催还单，此后一周内
仍不归还者。
四、 借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
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第七章责罚制度
一、 公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一 经发现，限期
上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领 导写出书面检查外，各罚款
200元，并予以通报批评。
二、 公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或 未经经营管理
部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部 门领导和当事人各罚款200-
1000元，并予以通报批评；
三、 公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令
其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚 100元；
四、 一般档案资料若出现丢失、损坏、缺贞等情况，应立即报告档案归档部门
并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露 公司商业秘
密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工 资，并视情况严重程度追
究其相关责任。
五、 不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予 通报批评。
六、 对借阅公司档案用丁非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法 律责任。
第八章附则
本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规 定可以依据实
际情况进行随时或定期修订，修订的版本获得总经理办公 会批准后生效，且自动替代
以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的 规定。
本制度自下发之日起执行
三、附件
附件1
附件2
附件3
附件4
《档案移交单》
《档案借阅单》
《档案销毁清单》
《合同登记本》
附件1:
档案移交活单
移交日 期
仃
4
档案编号 档案名称 贞数 移交人 接受人 说明
附件2:
档案销毁清单
销毁日
期
仃
4
档案编号 档案名称 贞数 销毁原因 审批人
附件3:
档案借阅单
仃
4
档案名称
小计：共
件
归还日期：签收人： 月 日
审核人 批准人
备案。
附件4:
借阅日期： 年 月曰 借阅人：
第二联留存档案室
三
注：本单一式二:
联，第一联丁案卷退还后由档案室退还调卷人，
合同登记本
管理部门： 管理人：
序
号
登 记
日 期
合同编号 内容说明
合同
对象
合同 签订 批准 是否
金额 人 人 归档
合同 签订
期
1
2
3
n
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