合同管理的总体要求

合同管理的总体要求

合同管理规范

1 目的

规范公司合同管理工作，确保公司签订的合同合法、有效，降低

或避免因合同风险带来的经济损失。

2 适用范围

本规范适用于广东XX科技有限公司所签订的各类合同（劳动合同

除外）。 3 定义

3.1本规范中所称的“合同”：指以明确当事人之间民事权利义

务关系为内容的法律文件（含债权合同和物权性质合同，不含劳动合

同），形式包括但不限于协议、合约、契约、订单、确认书等。

3.2本规范中所称的“合同文件”：是指与合同的签订、履行、

变更、解除及纠纷处理相关的法律性文件。

4.1总则：

4.1.1公司各部门不得以自己的名义对外签订合同。

4.1.2合同应当采用书面形式确认。

4.1.3凡国家或本公司有标准文本或示范文本的，应当优先适用，

并应按照标准文本或示范文本的要求填写。

4.1.4如无国家或公司标准示范合同文本的，合同的起草工作应

争取由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确，条款齐全、

权利义务清楚。

4.1.5合同正式文本应当打印或印刷制成。合同文本原则上应使

用中文，涉外合同诸如技术转让、服务、销售代理、年度长期合同等

应优先考虑适用中国法律，但涉及至对外贸易时可按国际通行规则订

立英文合同。合同存在两个或两个以上版本的，应在合同中约定以其

中一个版本为准。

4.2合同管理：

4.2.2合同审核实行分类专项管理，财务部负责合同的财务审核，

相关业务部门负责合同的业务审核工作。

4.2.3公司的业务、财务、法务人员（公司未设专职法务人员时

由公司法律顾问承担相关职责）有权依据各自职责对合同进行审核监

督，相关部门应给予支持和配合。

4.2.4公司合同管理实行承办人责任制，相关部门的承办人应对

其职务行为负责。

4.3合同的订立：

4.3.1合同签订前，合同承办部门须确定一位具体负责的承办人。

重大的或涉外的合同谈判，应由法务人员会同经济、技术等专业人员

组成谈判小组参加，必要时外聘法律顾问参与合同谈判。

合同承办人准备好合同草案及合同有关资料→填写《合同审批表》

→合同承办部门负责人审核→财务部负责人审核→（法务人员审核）

→人事行政部审核→根据签批权限呈总经理、董事长、董事会审批。

4.3.4合同的签具权：

4.3.4.1公司的法定代表人具有合同的签具权。

4.3.4.2公司法定代表人因客观原因无法行使合同签具权时，可

签署书面授权委托书由其指定的授权代表代为行使。授权委托书应载

明授权代表姓名、授权权限、授权期限，并由公司法定代表人签字方

可生效。在无明确书面授权的情况下，任何人不得擅自对外签署合同。

4.3.6合同承办部门负责人、财务人员、法务人员在审核合同草

案时，可根据需要要求承办人提供与合同相关的补充证明材料，承办

人应予以配合。

4.3.7对各审核部门审核意见不齐备的合同草案，签具人或授权

代表应拒绝签署。

4.3.8合同承办部门负责人对合同审核的内容包括：

4.3.8.1合同的经济性：

（1）市场供应、需求情况经调研属实；

（2）市场供应、需求价格预测可靠、合理；

（3）应予考虑的其他经济因素。

（3）技术标准和参数科学、真实、可行。

4.3.8.3合同的可行性：

（1）整体项目技术具有可靠性；

（2）经济效益或社会效益具有真实性；

（3）合同履行具有可操作性。

4.3.8.4合同的安全性：

（1）涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；

（2）无损公司商誉、商业秘密及其他利益；

4.3.9.2资金、资产的合法性：

（1）资金合法，资产的所有权明确、合法；

（2）资金使用和资产动用的审批手续合法；

（3）资金、资产的用途及使用方式合法。

4.3.9.3价款、酬金和结算的合理、合法性：

（1）价款、酬金的确定正确、合理、合法；

（2）资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；

（3）资产、资金使用效果的财务可行性；

4.3.10.1合规合法性：

（1）主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力；

（2）内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、

政策及公司经营策略与计划，无规避法律行为，无显失公平内容；无

明显属于采取欺诈、胁迫等手段订立合同的情况；

（3）形式合法，订立合同的形式符合法律规定要求；

（4）签约程序合法，订约等有关程序应符合有关法律、政策的规

定。

4.3.10.2严密性：

（1）合同条款完整、齐备；

（4）相应手续完备；

（5）相关附件完备；

（6）附加条件适当、合法。

4.3.11人事行政部对合同的审核内容包括：

4.3.11.1合同承办形式审核：

（1）承办人无误；

（2）符合公司规定程序；

（3）各审核部门审核建议书齐备；

（4）合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。

4.3.12合同审批完成后，由法定代表人或授权代表签署。

工作日内回复意见。各审核部门遇特殊情况需延长审核时间时，向合

同承办人说明情况后可以适当延长，

但延长后累计审核时间最长不得超过 10 个工作日。涉外、重大

合同的审核时限累计最长不应超过 20 个工作日。

4.3.14各审核部门在审核合同草案时，发现 __、遗漏、不妥时，

应在审核意见中予以明确并提出修改意见，连同全部文件资料退还承

办人。合同承办人修改之后应将修改后版本连同原版本一起重新提请

审核，审核期限重新计算。各审核部门须及时地提出审核意见，不得

拖延。

4.3.15合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其

签订合同。必须签订合同时，应要求其提供有效的担保。其中，以保

证形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体或

个人，并应对担保人进行必要的审查。

4.3.16法定代表人或授权代表签署合同后，由公章管理人员将合

同文本加盖公章或合同专用章。

4.3.17合同必须呈报上级主管部门登记、批准或报工商管理部门

鉴证、 __公证的，应办理有关手续。

4.4合同的履行：

4.4.1合同依法成立，即具有法律约束力。履行合同的部门必须

严格履行合同所规定的义务，积极行使合同赋予的权利。

4.4.2合同履行涉及公司多个部门的，合同承办人应当及时、准

确地向有关部门告知合同履行时需要协助的内容，有关部门应予以积

极配合。

4.4.3合同依法签订生效后，合同承办人员应及时检查、了解履

行情况。发生问题及时处理，并向合同承办部门负责人汇报。

4.4.4公司员工发现对方不履行或不完全履行合同时，应立即通

4.4.6签订合同后，应当积极、全面履行。如遇合同不能履行或

不能完全履行，承办人应减少损失，并由合同承办人于 3 个工作日

内通知对方。

合同管理制度

为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及

其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

一、公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

二、合同管理是的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济

活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法

人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各

有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”

为核心的合同管理工作。 合同签订

三、签订合同的工作程序

2、一般合同，由经办人与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合

同会审表报总经理审批，由综合行政办公室编写合同编号并加盖合同

专用章，无合同会审表一律不得签订合同。

3法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立

后由办公室依法及时办理。

4、合同正式签订后，应当随合同会审表交存公司办公室归档管理。

四、合同谈判须由经办人与相关部门负责人共同参加，原则上不

得一个人直接与对方谈判合同。

八、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字

表达要清楚、准确。

合同内容应注意的主要问题是：

1、部首部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点；

2、正文部分：如建设合同的内容包括工程范围、建设工期，中间

交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期

间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和

质量保证期、双方相互协作等条款；违约责任（公平合理）、保密条

款（对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密

承诺与违反保密承诺时的违约责）、争议解决方式（仲裁或诉讼）等。

3、结尾部分：1、注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使

用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限，2、合同的

解释（合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的

文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解）。

九、签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协

议合同由我方所在市 __管辖。

十、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高

经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取

私利，违者依法严惩。 合同的审查批准

十一、合同在正式签订前，必须按规定上报董事长或总经理审查

批准后，方能正式签订。

十二、合同审批权限

1、 董事长负责重大合同审批（合同标的额较大或对公司产生重

大影响的合同）。

2、公司总经理负责各类一般合同及其他经济合同的审批；

2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双

方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。_合同管

理的总体要求。

3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合

同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正

常履行时可能受到的经济损失。

4、合同会审及签订的依据。

（1）董事长、总经理办公会纪要

（2）董事长、总经理批示

若无以上依据之一一律不得签订合同_合同管理的总体要求。

十四、根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主

管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请 __公证。

十五、合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部

门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规

定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

十六、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没

有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、

价款结清、无遗留交涉手续为准。

十七、总经理、各中心总监、财务部及有关部门负责人应随时了

解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合

同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

合同的变更、解除

二十、变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公

司内办理有关的手续。

二十一、变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和

程序执行。

二十二、变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人双方

的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。

二十六、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合

同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。

二十七、合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人

对纠纷的处理必须具体负责到底。

二十八、处理合同纠纷的原则是：

1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政

策或合同条款为准。

2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事

人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基

础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

三十、合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时

间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足

够的时间。

三十一、凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供

下列证据材料。

1、合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关

的附件、文书、传真、图表等；

2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；

3、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；

三十三、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机

关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分

别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该

文书执行的了解或履行。

三十四、对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有

关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。

三十五、对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲

裁决定书或 __的，可向 __申请执行。

三十六、在向 __提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方

的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并

按协议书规定办理。 三十七、合同纠纷处理或执行完毕的，应及时

通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查用。

合同管理

三十九、本公司合同管理具体部门是：

公司由董事长授权总经理总负责，归口管理部门总经办、建设中

心、采购中心、综合行政部。

四十、公司所有合同均由综合行政办公室统一登记编号、经办人

签名后，按审批权限分别由董事长、总经理或其他书面授权人签署。

四十一、综合行政办公室会同有关部门认真做好合同管理的基础

工作。具体如下：

1、建立合同档案；

2、建立合同管理台帐；

重要手段，又是企业维护合法权益、保证营运安全、控制财务风险、

提高企业经营管理水平的重要

基础。

一、加强合同管理的意义

（一）加强合同管理有助于防范企业法律风险，维护合法权益

合同作为调节企业与其他组织或各人之间经济活动关系的依据，

能够以法律形式规范企业在合同订立与履行过程中的行为，保护了合

同当事人的合法权益。有效的合同管理，一方面能培育企业信用，推

动企业自觉履行合同义务，预防经济纠纷，防止招致不必要的经济损

失；另一方面能在经济纠纷产生时，保护企业在合同中的预期利益和

交易成果，维护企业的合法权益不受违约行为方侵害。对合同实施有

（二）加强合同管理有助于降低企业运营风险，提高经营管理水

平

一个企业经营管理水平的高和低，在很大程度上取决于其在供、

产、销或资金的筹集与运用等多环节的有效衔接上。合同是企业经营

活动的先导，是计划安排的依据，是企业一系列互相衔接、互相监督、

互相制衡、共同协调行动的经营活动的桥梁，合同管理贯穿于企业对

一系列活动进行组织、监督和检查的全过程。有效利用合同管理能协

调企业内部各方关系，有利于提高企业经营管理水平，提升企业竞争

力，降低运营风险，促进企业可持续发展。

（三）加强合同管理有助于控制企业财务风险，提升资金使用效

率

在世界经济高速发展的今天，金融正在赶超实体经济成为现代经

济的核心，企业已经越来越多地参与到金融活动当中，能否通过合同

管理有效控制金融和财务风险关系到企业的生死存亡。有效利用合同

管理，对复杂金融合同制定风险对冲等应对策略，有效监控和计量财

务风险，则能够保证合同目标与企业财务战略目标相协调，控制企业

投融资风险。同时，有效的合同管理，能帮助企业节省交易时间，降

低交易成本，保证交易正常进行，加速资金周转，

减少费用，以最少的消耗获取最大的收益，提升企业资金使用效

率。

二、合同管理的总体要求

合同管理总体上要求企业建立分级授权管理制度，实行统一归口

管理，明确各部门职责分工，

保证不相容职务分离，健全考核与责任追究制度。

（一）建立分级授权管理制度

企业应根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立

行合同洽谈、拟定合同文本并落实合同履行，确保合同签署目的的实

现。

（二）实行统一归口管理

企业可以根据实际情况制定法律部门等作为合同归口管理部门，

对合同实施统一规范管理，具体负责明确合同拟定、审批、执行等环

节的程序和要求；参与重大合同的起草、谈判、审查和签订；参与或

组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；管理合同专用章；管理与合

同有关的法人授权委托书；定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，

采取相应控制措施，促进合

（四）健全考核与责任追究制度

合同控制的各个环节紧密相扣，相关合同管理人员应有明确的职

责与权限，企业应健全合同管理考核与责任追究制度，对合同订立、

履行过程中出现的违法违规行为，给企业造成经济

损失或商业信誉损害的行为，应当追究有关机构或人员的责任。

三、合同管理流程

主要风险：忽视被调查对象的主体资格审查，将不具有相应民事

权利能力和民事行为能力或不具备特定资质的主体确定为准合同对

象，或与不具备代理权或越权代理的主体签订合同，导致合同无效，

或引发潜在风险；在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况，或

在合同履行过程中没有持续关注对方的资信变化，致使企业蒙受损失；

对被调查对象的履约能力给出不当评价，将不具备履约能力的对象确

定为准合同对象，或将具有履约能力的对象排除在

准合同对象之外，最终导致合同无法执行。

主要管控措施：第一，审查被调查对象的 __件、法人登记证书、

资质证明、授权委托书等证明原件，可通过发证机关查询证书的真实

性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分

收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。第二，获取调查对象

经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利

能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同

履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商业信

用档案。第三，对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其

生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同

履约能力。第四，与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主

管税务机关和工商管理部门沟通，了解其生产

经营、商业信誉、履约能力等情况。

（二）合同谈判

主要风险：谈判中忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让

步；谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知识的支撑，导致企业利

益受损；泄露本企业谈判策略，导致企业在谈判中

责任追究制度。第六，对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主

要意见，

予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究

的依据。

（三）合同文本订立

主要风险：选择不恰当的合同形式；合同与国家法律法规、行业

产业政策、企业总体战略目标或特定业务经营目标发生冲突；合同内

容和条款不完整、表述不严谨准确，或存在重大疏漏和欺诈，导致企

业合法利益受损；通过操纵合同金额等条款规避合同管理规定；对于

合同

文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，未履行相应程序。

统一归口管理和授权 __度，严格合同管理，防止通过化整为零等方

式故意规避招标等合同管理规定的做法，杜绝越权行为。第五，由签

约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业

诉求和谈判达成的一致意见。第六，国家或行业有合同示范文本的，

可以优先选用。第七，合同文本须报国家有关主管部

门审查或备案的，应当履行相应程序。

（四）合同审查

主要风险：合同审核人员因专业素质或工作态度原因未能发现合

同文本中的不当内容和条款；审核人员虽然通过审核发现问题但未提

出恰当的修订意见；合同起草人员没有根据审核

人员的改进意见修改合同，导致合同中的不当内容和条款未被纠

正。

主要管控措施：第一，审核人员应对合同文本的合法性、经济学、

建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财会部

门、内部审计部、法律部

和其他业务相关部门进行审核，相关部门应当认真履行职责。第

三，慎重对待审核意见，认真分析研究，对审核意见准确无误地加以

记录，必要时对合同条款作出修改并再次提交审核。

（五）合同签署

主要风险：超越权限签订合同，合同印章管理不当，签署后的合

同，企业应当及时按规定办理相关手续。

（六）合同履行

主要风险：本企业或合同对方当事人没有恰当地履行合同中约定

的义务。

主要管控措施：第一，强化对合同履行情况及效果的检查、分析

和验收，全面适当执行本企业义务，敦促对方积极执行合同，确保合

同全面有效履行。第二，对合同对方的合同履行情况实施有效监控，

企业的业务部门和经办人员应对其承办的合同，从订立到履行终结进