合同管理标准

合同管理标准

一、范围

本标准规定了公司合同管理的管理职责、管理内容与方法、报告和记录。适

用于公司合同管理工作。

二、引用标准

本标准引用了《中华人民共和国合同法》。

三、定义

合同指公司与其他法人和其他组织之间签订的经济合同、技术合同、服务合

同及其他合同或协议，以及投资、合作意向书、框架协议、补充协议等具有合同

性质的文件。

四、管理职责

1、公司行政人事部负责合同的收集、建档及监督管理工作。

2、公司负责人是合同的第一责任人；承办人对签署的合同负有直接责任，

对合同的准确性、可靠性负责。

五、管理内容与要求

1、公司签订合同类型

A) 经济合同（买卖合同）

B）租赁合同（房屋、设备等的租赁）

C）借款合同

D）服务合同

2、人事行政部统一制定合同编号

3、合同管理内容

3.1人事行政部负责保管公司签订的合同及其附件，包括对方出具的经对方

盖章的营业执照复印件或传真件（经与正本核对确认）、保函、承诺书、“法定代

表人身份证明书”、“授权委托书”等，并定期归档。

3.2人事行政部负责建立合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报

表。

3.3人事行政部监督检查合同的履行，保管合同履行过程中的各种证据。承

办人监督检查合同履行过程中可能出现纠纷并及时汇报，根据职责和授权作相应

的处理，避免损失的发生。

3.4对出现的合同纠纷，业务承办部门应立即向本公司领导和人事行政部汇

报，人事行政部联系公司法务部门作相应的处理，避免产生相应损失。

4、合同承办人

4.1合同承办人可以是业务人员，但不得是社会临时性借、聘用人员。承办

人须依法律、法规及本办法进行工作。

4.2承办人应对自合同商谈起至合同履行完毕过程负责，期间出现的任何与

合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并根据协商结果或领导指示落实并

解决。禁止对发现的问题或纠纷隐瞒不报，或不及时汇报。

5、合同审查

5.1合同当事人资格审查

5.1.1在合同签订前，合同承办人应对合同的另一方当事人的主体资格和资

信进行了解、调查和审查。审查包括但不限于以下内容：

a)主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符。

d)合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、

等级、资质证书。

e)合同对方由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明

书、授权委托书、代理人身份证明。

f)具有相应的履约能力如支付能力、生产能力或运输能力等。必要时应要求

其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。

g)具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大

经济纠纷或重大经济犯罪案件。

5.1.2合同承办人应根据审查结果提出审查意见，并与起草部门进行商讨修

改。合同签订完成后，承办人将相关证书或资料的复印件与原件核对无误并加盖

对方公章后，一同送合同归档管理部门验核。

5.1.3合同对方当事人履约能力或资信有重大瑕疵的，应将相关调查结果报

单位负责人和法律事务管理机构，不得随意与其签订合同；必须签订时，应要求

其提供合法、真实、有效的担保，其中，以保证形式担保必须是连带责任担保，

其担保人必须具有代偿能力的独立法人，并对担保人按前款规定进行审查。

5.1.4上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，

须与原件进行核对，加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。

5.2合同内容审查

5.2.1各部门要根据职责分工对合同进行审核。合同审核的内容包括：

合同的经济性；合同的技术性；合同的可行性；合同的安全性

5.2.2法务部门对合同的审核

（1） 合法性

1) 主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力；

2) 内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策及公

司计划；

3) 形式合法，承办人无误、符合规定程序、审核部门审核意见齐备、合同

文本文字无误，正副本及附件份数齐备；

4) 签约程序符合合同流程的规定。

（2） 严密性

1) 条款齐备、完整；

2) 文字清楚准确；

3) 设定的权利、义务具体、确切；

4) 相应手续完备；

5) 相关附件完备；

6) 附加条件适当、合法。

（3） 可行性

1) 资信可靠，有履约能力；

2) 担保方式切实、可靠。

6、合同的签订

6.1合同一律采用书面形式签订。合同承办人在与对方洽谈合同文本时，公

司有标准合同文本的，应采用公司的标准合同文本。没有相应标准合同的，合同

承办人应自行拟定主要商业条款交法务部，法务部根据合同承办人的商业条款起

草合同草案。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先采用，但在采用时需

根据情况对其条款作相应调整。合同应当先经承办部门、公司领导层审核，后签

订，再履行。不得与对方先签订合同再补会签，也不得在开始履行后再补签合同。

如无正当理由补会签的，或先履行再补签合同的，公司可对该部门负责人、合同

承办人和其他责任人进行处罚。如有特殊情况造成先签订合同后补会签或先履行

后补签合同的情形，上报公司负责人，同时合同承办人应当出具合理的说明。

6.2合同签订原则上不得使用转委托方式，必须使用的，应事先征得委托人

同意，并审查代理人资格。

6.3任何部门不得以部门的名义对外签订合同。

6.4任何人不得以任何形式泄漏合同谈判及签订过程、合同履行过程中涉及

的商业秘密。

6.5当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同

的组成部分。

6.6计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等一类文件可以作为合同

的组成部分，但不得以其替代合同。

a) 签约的目的和依据；

b) 标的；

c) 数量和质量，包括验收标准、质量检验期、检测标准和方式；

d) 价款或酬金，包括支付方式；

e) 履行的地点、期限和方式；

f) 争议解决应尽量选择在对己方有利的地点和机构进行诉讼或仲裁。

g) 违约责任；应有控制对方的具体明确且能保障合同履行的违约金条款，

尽量不要列明对已方不利的违约金条款。

h) 变更或解除条件；

i) 根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的

条款；

j) 正副本份数、存放地点；

k) 生效的时间和条件；

l) 约定的联系方式；

m) 附件名称；

n) 签约的地点、日期；

o) 签约各方开户银行及帐号；

p) 签约各方公章或合同专用章；

q) 法定代表人或代理人签章。

6.7合同对方法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须验证其签署的授

权委托书。授权委托书必须明确委托权限和期限，禁止仅使用“全权代理”一类

的文字。

6.8合同签订时由合同承办人审查校核后，再签字、盖章并加盖骑缝章。双

方应以黑色水笔签字，不得用圆珠笔、铅笔签字。

7、合同的履行

7.1 合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，在对方按约定履行

合同的前提下，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约

定外，不得替物履行或转让、转卖合同。

7.2 任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即报告承办

人，承办人应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议或抗辩。

7.3 异议文件须经公司法律工作人员或外聘法律顾问审核，发出文件的收据

应与合同一并妥善保管备查。

7.4 收到对方异议时，应立即向相关领导汇报，并请法律顾问会商，根据会

商结果和领导的决定，再进行相应处理。

7.5 合同承办人应密切跟踪和严格控制合同的执行过程；对公司的履约情况

应及时做好记录并要求对方确认；履行期限较长的合同，特别是常年的销售和采

购合同，承办人应配合财务部定期与对方当事人对帐，确认双方债权债务的余额。

7.6 对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项时，或某一方

的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务的余额。

8、合同的变更和解除

8.1 变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。

8.2 变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限内作出。

8.3 变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。

8.4 合同变更或解除的审批程序与合同签订程序相同。

9、合同纠纷的处理

9.1 合同发生纠纷时，可以采用协商、调解方式或诉讼、仲裁方式解决。协

商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议或请对方出具书面承

诺。协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

9.2 合同发生纠纷时，承办人应及时通知公司领导、法律顾问、有关业务部

门的相应人员，同时应迅速收集下列有关证据：

a) 合同文本，包括附件、签证、变更或解除的协议，有关传真、信函、图

表、视听材料等；

b) 有关的票据、票证；

c) 质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

d) 证人证言；

e) 其他有关材料。

9.3 应要求法务部门、公司负责人等共同分析研究，采用最佳方案，尽量降

低风险，并使风险在可管控的范围内。公司法务应谨慎、诚实、客观地告知公司

委托事项存在的法律风险，及时客观地报告工作中出现的不可克服的困难和风险。

9.4 对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，承办人应及时提请法

律顾问并经领导同意，向人民法院申请强制执行，并应将强制执行的结果与情况

写成书面报告。

10 、合同的归档

10.1 建立健全合同档案并及时归档,妥善保管，合同档案内容包括：

a) 所有合同文本及份数；

b) 承办人登记记录；

c) 合同附件、中标书或询比价结论（若有）、审查意见书（若有）、合同原

稿及修改稿及其他有关文件；

d) 履行情况记载；

e) 纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。

10.2 调解书、协议书、裁决书、判决书、强制执行的结果报告等法律文书

应与合同一并归档。