完整版)企业合同管理制度

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企业合同管理制度

一、合同管理职责

1.法定代表人的主要职责：

加强合同管理工作，支持合同管理机构开展工作，解决合

同管理工作中的重大问题。

授权委托人员对外签订合同。

对本公司合同签订人员进行考核、奖惩。

定期了解合同的签订、履行情况。

2.企业合同管理部门的主要职责：

做好合同文本管理，严格按照有关规定制定和使用合同文

本。

审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。

监督、检查本公司合同签订、履行情况。

宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员。

统一办理授权委托书，严格管理本公司合同专用章的使用。

依法处理本公司的合同纠纷。

制止公司或个人利用合同进行违法活动。

按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理

情况并向公司领导汇报。

配合合同管理机关，共同搞好合同管理工作。

3.企业合同管理员的主要职责：

发现不符合法律规定的合同行为，及时向合同管理部门负

责人或公司负责人报告。

参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。

定期向分管领导汇报合同管理情况。

4.供销部门的主要职责：

依法签订、变更、解除本部门的合同。

严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会

审。

对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。

在合同履行过程中，加强与其他各有关部门联系，发生问

加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应

收应付情况。

做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理

建议。

解决合同履行中有关问题。

依法签订、变更、解除合同。

配合企业合同管理分管部门做好合同管理工作。

二、“法人委托书”管理

按照公司章程和有关法律规定，法定代表人应当授权委托

人员代表公司签订合同。

委托人员应当持有公司颁发的授权委托书，按照授权范围

进行签订合同。

公司应当严格管理授权委托书的使用，防止被盗用、冒用

公司应当建立健全授权委托书管理制度，确保合同签订的

合法性和安全性。

本制度规定了本公司授予“法人委托书”的条件、程序、管

理规定及责任等内容，并适用于本公司各有关部门和分公司。

被授予“法人委托书”的条件包括：必须是本公司生产经营

活动中确需签订合同，并具有签订资格的有关人员；必须经过

《中华人民共和国合同法》培训，考试合格者；能够遵纪守法，

执行好国家各项法令、法规和本企业的规章制度。

申请“法人委托书”的程序包括：申请部门向合同管理部门

提出申请，填写“参加《合同法》培训人员登记表”；参加市或

区工商行政管理部门举办的《合同法》培训班，并参加考试；

考试合格后，申请部门按合同管理部门要求填写“法人委托书

申请审批表”，并对其工作业绩进行考核审查，再经公司人事

部门和合同管理部门审核后报公司法定代表人批准，签章颁发

授权证书。

法人委托书”的管理包括：合同管理部门负责“法人委托书”

的申请审核、证件办理，变更、注销登记、遗失声明和监督检

查等管理工作，并为公司归口管理部门；本公司颁发的签订合

同的“法人委托书”采用由市工商行政管理局统一印制的“法人

委托书”，在有效期限内可连续使用，但有效期限最长不得超

过两年；凡不持有“法人委托书”因特殊情况需对外签约者，由

所在部门向合同管理部门提出申请，经法定代表人批准，由合

同管理部门具体办理一事一委托的临时“法人委托证明”事宜；

未取得“法人委托书”及“法人委托证明”的其他人员一律不得对

外签订合同。

持有“法人委托书”对外签订合同者必须严格遵守本公司制

定的合同管理规定和相关的配套制度，做好合同台帐记录，以

备考核。发生“法人委托书”授权内容变更、证件有效期届满、

持证人因工作变动、持证人因调离本公司、退休或死亡、持证

人因违反本公司管理制度、持证人擅自涂改授权内容、转借和

弄虚作假等情况之一时，必须办理变更或核准注销手续。经颁

发的“法人委托书”如有遗失，持证人应书面向本部门领导报告，

并将本部门批示意见送合同管理部门，由合同管理部门向法定

代表人或合同管理领导小组报告后，根据情况酌情处理。

1、合同审批应当严格按照公司的合同审批流程进行，未

经审批的合同一律无效。

2、合同审批程序应当包括合同起草、初审、复审、会签、

审批等环节，各环节的审批人员应当按照规定进行审批，确保

合同的合法性和有效性。

3、合同审批人员应当认真审核合同条款，对于不合法、

不合规的条款应当及时指出并要求修改。

4、合同审批人员应当对合同的履行风险进行评估，对于

存在风险的合同应当及时报告上级领导并进行风险控制。

5、合同审批人员应当及时将审批结果记录在合同审批表

在签订合同之前，需要审查代理人的代理身份和代理资格。

这包括代理人职务资格证明及个人身份证，被代理人签发的授

权委托书，以及代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超

出了代理期限。

在签订合同时，必须认真审查对方当事人的履约能力。如

码、对方当事人提供的未经我方合同承而复制的或未与原件核

对无异的复印资料。

在订立依法应当办理批准、登记、见证、鉴证、公证等特

别程序的合同时，应当依法办理特别手续。

合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门

备案，作为财务部门收付款物的依据。

3、对标的物品的接收必须经过严格的验收或商检程序。

如果发现不符合制度的标的，应该在法定期限内及时提出书面

异议。

4、合同的结算必须通过本单位财务部门进行。对于合法

有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对于未

经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。

1、当对方当事人作为款物接收人要求变更接收人时，必

须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口

头约定向已变更的接收人发货或付款。

2、如果我方当事人遇到不可抗力或其他原因无法履行合

同，应当及时收集相关证据，并立即以书面形式通知对方当事

人，同时积极采取补救措施以减少损失。

3、如果发现对方当事人不履行或不完全履行合同，合同

1、本制度规定了本公司在处理合同纠纷时应遵循的管理

原则和办法。

2、本制度适用于本公司各有关部门和分公司。

二）合同纠纷管理

5、如果需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动，我方当事

人应该及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。

解决合同纠纷的申请书、起诉书、答辩书、协议书、调解

书、仲裁书、裁定书、判决书的副本或正本复印件应在发出或

收到之日起十日内，由承办人送交合同管理部门备案。

性研究报告和报审及批准文件、对方当事人的法人营业执照、

营业执照、事业法人执照的副本复印件、对方当事人履约能力

证明资料复印件、对方当事人的法定代表人或合同承办人的职

务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复

印件、我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件、

对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件、

双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书

面材料和视听材料、登记、公证等文书资料、合同正本、副本

及变更、解除合同的书面协议、标的验收记录、交接、收付标

的、款项的原始凭证复印件。公司所有合同都必须按部门编号

妥善保管，各公司及部门都应建立健全合同管理台帐登记，及

时将合同履行中的情况根据台帐内容详细记录，由合同管理员

负责建立和保存。合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解

除合同的各项手续后一个月内，应将合同档案资料移交合同管

理员。合同管理员对合同档案资料核实后一个月内移交档案室

归档。

集团公司合同管理部门提交管辖范围内上一年度合同管理情况

分析报告。

4、本制度与合同管理员的岗位责任挂钩，将被纳入考核

范围。

七、考核与奖励

一）主体内容和适用范围

1、本制度规定了合同管理员的考核范围、考评时间、考

核内容、考核程序和奖惩方法等方面的内容。

2、考评时间

公司每年年底组织一次考核评审活动，基于对各有关部门

合同管理工作的检查进行考核。

3、考核内容

序号 考核内容

1、掌握合同的有关法律法规的应知应会基础知识。

2、认真参加部门或公司举办的业务和有关法律法规的研

究。

3、检查所签订合同是否符合“三性”（合法性、真实性、

可行性）。

4、检查所签订合同是否符合“五审查”（对方主体是否合

格，授权代理是否合法，资信是否保证，经营范围是否超出，

合同结算方法和法定程序是否符合规定）。

5、检查除即时结清外，是否签订了书面合同。

6、检查使用各类合同文本的正确性和合同内容是否合规，

7、检查合同签订人员的有效代理范围和权限。

8、杜绝无效合同的出现。

9、检查有关合同审查表的办理和送审，内容是否齐全，

手续是否完备。

10、定期或不定期与部门业务员对账。

11、经常督促合同的履约行为。

12、全面了解本部门的合同履行情况。

13、检查本部门的合同变更、解除手续是否及时办理和手

续是否齐全。

14、协助做好信息反馈和工作。

15、建立合同台账。

16、合同台账的登记质量（台账登记及时、正确、全面）。