合同管理制度及风险点

合同管理制度及风险点

合同管理制度及风险点

企业需要建立一系列制度体系和机制保障，促进合同管理的作用得到有效

发挥。以下是合同管理制度及风险点，供参考阅读!

合同管理制度及风险点

一、合同管理的总体要求

企业需要建立一系列制度体系和机制保障，促进合同管理的作用得到有效

发挥。

(一)建立分级授权管理制度

企业应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分

级管理制度。属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。对于重大投资类、融

资类、担保类、知识产权类、不动产类合同上级部门应加强管理。下级单位认为确

有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申请，并经上级合同管理机构批准

后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。

(二)实行统一归口管理

企业可以根据实际情况指定法律部门等作为合同归口管理部门，对合同实

施统一规范管理，具体负责制定合同管理制度，审核合同条款的权利义务对等性，

管理合同标准文本，管理合同专用章，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采

取相应控制措施，促进合同的有效履行等。

(三)明确职责分工

公司各业务部门作为合同的承办部门负责在职责范围内承办相关合同，并

合同管理从大的方面可以划分为合同订立阶段和合同履行阶段。合同订立

阶段包括合同调查、合同谈判、合同文本拟定、合同审批、合同签署等环节;合同

履行阶段涉及合同履行、合同补充和变更、合同解除、合同结算、合同登记等环

节。下图列示的合同管理流程具有一定通用性。

三、合同各环节的主要风险点及管控措施

(一)合同调查

合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资格、信

用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。该环节的主要风险是：忽视被

调查对象的主体资格审查，准合同对象不具有相应民事权利能力和民事行为能力或

不具备特定资质，与不具备代理权或越权代理的主体签订合同，导致合同无效，或

引发潜在风险;在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况，或在合同履行过程

中没有持续关注对方的资信变化，致使企业蒙受损失;对被调查对象的履约能力给

出不当评价，将不具备履约能力的对象确定为准合同对象，或将具有履约能力的对

象排除在准合同对象之外。

主要管控措施：第一，审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质

证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法

性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分收集相关证据的基础上

评价主体资格是否恰当。第二，获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等

财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信

用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商

业信用档案。第三，对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能

律、技术、财会等专业人员参与谈判，充分发挥团队智慧，及时总结谈判过程中的

得失，研究确定下一步谈判策略。第四，必要时可聘请外部专家参与相关工作，并

充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。第五，加强保密工作，

严格责任追究制度。第六，对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，

予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。

(三)合同文本拟定

企业在合同谈判后，根据协商谈判结果，拟定合同文本。该环节的主要风

险是：选择不恰当的合同形式;合同与国家法律法规、行业产业政策、企业总体战

略目标或特定业务经营目标发生冲突;合同内容和条款不完整、表述不严谨准确，

或存在重大疏漏和欺诈，导致企业合法利益受损;有意拆分合同规避合同管理规定

等;对于合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，未履行相应程序。

主要管控措施：第一，企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当

订立书面合同。第二，严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战

略目标的关系，保证其协调一致;考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为

依据，确保完成具体业务经营目标。第三，合同文本一般由业务承办部门起草，法

律部门审核;重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。国家

或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行

认真审查，并根据实际情况进行适当修改。各部门应当各司其职，保证合同内容和

条款的完整准确。第四，通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理，防止

通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。第五，由签约对方起草的合

同，企业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见，

特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明

“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。第六，合同文本须报经国

家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。

(四)合同审核

合同文本拟定完成后，企业应进行严格的审核。该环节的主要风险是：合

同审核人员因专业素质或工作态度原因未能发现合同文本中的不当内容和条款;审

核人员虽然通过审核发现问题但未提出恰当的修订意见;合同起草人员没有根据审

(五)合同签署

企业经审核同意签订的合同，应当与对方当事人正式签署并加盖企业合同

专用章。该环节的主要风险是：超越权限签订合同，合同印章管理不当，签署后的

合同被篡改，因手续不全导致合同无效等。

主要管控措施：第一，按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。对

外正式对外订立的合同应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关

印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。第二，严格合同专用章保管制度，

合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专

用章。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。保管人

应当记录合同专用章使用情况以备查，如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当

立即报告公司负责人并采取妥善措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最

大限度消除可能带来的负面影响。第三，采取恰当措施，防止已签署的合同被篡

改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档格

式等。第四，按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、登记等手续之后方

可生效的合同，企业应当及时按规定办理相关手续。

(六)合同履行

合同订立后，企业应当与合同对方当事人一起遵循诚实信用原则，根据合

同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。该环节的主要风险是：

本企业或合同对方当事人没有恰当地履行合同中约定的义务;合同生效后，对合同

条款未明确约定的事项没有及时协议补充，导致合同无法正常履行;在合同履行过

程中，未能及时发现已经或可能导致企业利益受损情况，或未能采取有效措施;合

合同纠纷，应当签署授权委托书。纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员

不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。

(七)合同结算

合同结算是合同执行的重要环节，既是对合同签订的审查，也是对合同执

行的监督，一般由财会部门负责办理。该环节的主要风险是：违反合同条款，未按

合同规定期限、金额或方式付款;疏于管理，未能及时催收到期合同款项;在没有合

同依据的情况下盲目付款等。

主要管控措施：第一，财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务，按

照合同规定付款，及时催收到期欠款。第二，未按合同条款履约或应签订书面合同

而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告。

(四)合同登记

合同登记管理制度体现合同的全过程封闭管理，合同的签署、履行、结

算、补充或变更、解除等都需要进行合同登记。该环节的主要风险是：合同档案不

全，合同泄密，合同滥用等。

主要管控措施：第一，合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信

息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变

更、终结等情况，合同终结应及时办理销号和归档手续，以实行合同的全过程封闭

管理。第二，建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止或及早发现合同文本

的遗失。第三，加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄

露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。第四，规范合同管理人员职责，

明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求。

四、合同管理的后评估

合同作为企业承担独立民事责任、履行权利义务的重要依据，是企业管理

活动的重要痕迹，也是企业风险管理的主要载体，为此，合同管理内部控制指引强

1、问询法。包括调查问卷法、面谈法、专题讨论法、德尔菲法等。实际

工作中多采取调查问卷法。在审计实践中，合同审计调查问卷可以从以下几个方面

展开：

一是合同管理机构设置及人员 配备情况;

二是岗位职 责制订及履行情况;

三是合同管理流程情况，四是合同管理基础工作，如相关合同管理制度、

合同管理台帐、合同档案管理是否建立健全等。

关于合同风险的识别与种类

2、流程图法。主要是将合同从立项签订、招投标、委托授权、市场准

入、合同履行、终结及售后服务全过程，以流程图的形式绘制出来，从而确定合同

管 理的重要环节，识别合同风险，进而进行风险分析， 提出补救措施。这种方法

比较简洁和直观，易于发现关键控制点的风险因素。

3、测试表法。

主要是将合同各关键控制环节以测试表的形式进行测试，以查找合同管理

的风险点和控制缺陷，分析其潜在的影响和重要程度，提出规避和防范风险的措

施。测试表大体上可以设计以下几种：

一是市场准入控制测试表，主要测试合同签订双方队伍资质、市场准入情

况、外部队伍考核情况和转包、分包情况。

二是招投标和授权批准控制测试表，主要测试经济业务是否按规定进行投

标、投标过程是否规范、招投标收入是否纳入统一财务管理、合同签订程序是否到

位、甲方代理人是否持有委托授权书。

三是合同条款内容及履行情况测试，主要测试合同的标的、数量、质量、

价格及酬金标准、履行期限、地点、方式、违约金和赔偿金是否明确具体，履行情

二、企业合同风险种类

(一)根据风险源的不同，企业在合同管理过程中的风险可以归纳为：

1、来自企业外部的风险-环境风险。主要表现在企业的经营活动受国家法

律环境、政治环境和 社会自然环境的影响。

2、企业内部管理风险——流程风险。流程风险主要包括决策风险、过程

风险、技术风险、非技术风险、财务风险等。主要体现在以下几方面：企业在投

标、签订合同时，会面临诸如技术风险和财务风险;在合同项目实施的过程中，还

会存在诸如资金、生产或服务的质量和进度等技术风险和非技术风险，以及合同一

方违约的信用风险。

(二)根据发生频率和损害性的不同，企业在合 同管理过程中的风险可以

归纳为：

(1)高频率、高损 害风险。

(2)高频率、低损害风险。

(3)低频率、低损害风险。

(4)低频率、高损害风险。