涉密会议
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2023年2月15日发(作者：)-1-
重大涉密活动和涉外保密管理制度
1主题内容与适用范围
本文规定了我公司重大涉密活动和重要涉外活动的保密管理要求。
本文适用于我公司组织的重大涉密活动和重要涉外活动的保密管理。
2引用文件
《中华人民共和国保守国家秘密法》(1989年5月1日起施行)
《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》(1990年5月25日起施行)
《国防科学技术工业保密规定（试行）》(1996年6月20日起施行)
3定义
重大涉密活动：系指我公司所组织举办或上级机关、单位委托我公司所举办的涉及到
国防军工秘密事项的会议（如有关规划、方案论证、成果鉴定、产品定型等）和来宾参观
我公司保密要害部门、部位等大型活动。
涉外活动：系指我公司出国或在境内参加有境外机构、组织、人员参加的科技交流活
动以及境外人员来公司参观、交流和工作等活动。
4重大涉密活动管理
4.1涉密会议管理程序
涉密会议主办(承办)部门拟定专项保密工作方案,填写《涉密会议保密方案审批表》（见
附表一）。
涉密会议保密方案主要内容包括：
4.1.1确定涉密会议代号及保密工作负责人。
4.1.2参加会议人员名单(按有效证件造册，控制参加人数)。
4.1.3参加会议人员保密纪律和注意事项。
4.1.4会场保密安全检查(包括会场内未使用无线话筒、电视监控、无线电发射装置等，会
场配备移动电话干扰机以及严格对会场服务人员的审查等，见附表二)。
4.1.5非正常情况下的应急措施。
4.1.6专项保密方案须报保密委员会领导审批。
4.1.7保密办公室按专项保密方案内容和涉密会议保密措施（4.2）要求，对涉密会议进行
监控和管理。
4.2涉密会议保密措施
4.2.1会议应选择有保密条件的场所，不得在外资或中外合资场所召开涉密会议。
4.2.2会议开始由会议主持人宣布保密纪律和注意事项，会议期间其他无关人员不得随意
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出入会议室。会议休息时，应有专人看守会场。
4.2.3会议使用的文件、资料要统一编号，分发/收回时要履行签发/收回手续。与会人员
要妥善保管好涉密文件、资料，涉密文件、资料原则上不得复印、携带，因工作需
要确需复印、携带的，应严格按照《国家秘密载体保密管理制度》执行。
4.2.4未经批准，不得私自录音、摄像，不准扩大涉密范围。
4.2.5会议不得邀请新闻记者参加，活动内容一般不宜宣传报导。确需宣传报导的，宣传
报导内容需经主办(承办)部门领导审核(做适当解密处理)，业务主管部门领导审查，
保密委员会批准。
4.2.6会议结束后，由会议主办部门负责对涉密活动场地（会场、客房等）进行全面检查，
对会议中产生的废弃的文件、资料等及时销毁。
4.2.7会议期间应指定专人进行全程保密监督管理。对涉及秘密级以上(含秘密级)国家秘
密事项的重大会议，须确定一名公司级领导负责保密工作。会议结束后，会场安全
保密工作人员应对会议保密方案的执行情况进行检查，填写《涉密会议保密工作方
案执行情况表》（见附表三）。
4.3来宾参观保密管理要求
4.3.1上级领导部门、兄弟单位、客户和其他境内人员来公司进入公司保密要害部位,按《保
密要害部位保密管理制度》5.2.4.5执行。
4.3.2上级领导部门、兄弟单位、客户和其他境内人员来公司进入公司保密要害部位,必须
由接待部门填写《来宾参观审批表》（见附表四），报主管公司领导审批。
4.3.3接待陪同人员要严格按审批表批复的部门/部位全程陪同参观，不得随意扩大参观范
围。
4.3.4陪同人员要严格遵守公司相关保密规定，严守国家秘密，不得与客人谈论与接待工
作无关的涉密话题。
4.3.5未经批准，不得向来宾提供我公司秘密载体，确因工作需要提供的，按照我公司《国
家秘密载体保密管理制度》的有关部门规定执行。
5涉外活动保密管理
5.1涉外活动应坚持内外有别，既确保不泄露国家秘密又有利于对外交往的原则。
5.2接待境外人员
5.2.1境外人员来公司，接待部门必须预先填报《境外人员来公司审批表》（见附表五），
表中接待方案包括接待日程、规格、活动场所、行动路线、涉足区域等内容，并以
书面形式提供境外人员的相关资料（如护照复印件等），报请公司保密委员会批准。
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5.2.2境外人员涉足区域要妥善保管好涉密文件、资料、计算机、产品实物等，黑板报、
宣传栏等公开宣传媒体不得涉及我公司科研生产内容。
5.2.3陪同接待人员不得与境外人员谈论一接待无关的话题，不得携带与接待无关的文件
资料。
5.2.4未经批准，个人不得擅自与被接待的境外人员接触，不得向境外人员提供我公司的
内部文件资料。
5.2.5境外人员向我公司提供或赠送的一切资料、实物由接待部门交公司保密办公室统一
处理。
5.3对外科技交流
5.3.1对外科技交流系指我公司人员在境内或境外参加的有境外组织、人员参与的科技开
发、学术交流、文件资料交换、讲学、进修、培训、考察、谈判、合作研究开发、
合作经营、商务、展览和咨询等活动。
5.3.2我公司人员参加对外科技交流活动必须执行保密提醒制度。
5.3.3保密提醒制度的工作程序
5.3.3.1我公司人员出境参加对外科技交流活动，经所在部门同意后向保密委员会提出申
请，保密委员会会同其所在部门领导共同提醒并向其告知应遵守的《参加对外科
技交流人员保密守则》(见附件一)，同时要求其填写《参加对外科技交流人员保
密义务承诺书》(见附件二)和“参加境内(外)科技交流活动人员审批表”（见附表
六），并签署意见。审批手续办理完事后报保密办公室，由保密办公室填写
《年参加境内（外）科技交流活动人员情况登记表》（见附表七）并备
案。然后，方可按照国家的有关规定办理离境手续。对于一年内数次出境者，可
每年对其提醒一次。
5.3.3.2我公司人员在境内参加对外科技交流活动，经所在部门同意后，向保密委员会提
出申请，由保密委员会会同其所在部门领导共同提醒并向其告知应遵守的《参加
对外科技人员保密守则》，同时要求其填写《参加境内(外)科技交流活动人员审批
表》，并签署意见。审批手续办理完毕后．报保密办公室．由保密办公室填写
《年参加境内（外）科技交流活动人员情况登记表》并备案。
6相关文件
《保密教育培训制度》
《涉密人员管理制度》
《国家秘密载体保密管理制度》
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《保密要害部位保密管理制度》
附件一：参加对外科技交流人员保密守则
附件二：参加对外科技交流人员保密义务承诺书
附表一：涉密会议保密方案审批表
附表二：涉密会议会场保密安全检查表
附表三：涉密会议保密方案执行情况表
附表四：来宾参观审批表
附表五：境外人员进入公司审批表
附表六：参加境内（外）科技交流活动人员审批表
附表七：年参加境内（外）科技交流活动人员情况登记表
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附件一：
参加对外科技交流人员保密守则
一、公开的对外科技交流活动不得涉及国家秘密。
二、在对外科技交流合作中，确需对外提供国家秘密的，要按照国家有关规定办理审
批手续，并要求对方承担保密义务。
三、参加对外科科技交流活动不得携带国家秘密载体(包括载有国家秘密信息的便携式
计算机)，因工作需要确需携带或向境外传递秘密级秘密载体的，应按照有关保密规定办理
审批手续，并采取切实可靠的保密措施。
四、谈论涉及国家秘密的事项要注意场合，防止被窃听。不得在涉外公共场所及外方
提供的场所谈论涉及国家秘密的事项。
五、不得在没有保密措施的通讯工具中传递国家秘密。不得使用明码或者未经有关机
关审查批准的密码传递国家秘密。
六、在境外遇到危及所携带的国家秘密载体安全的紧急情况时，要立即销毁所携带的
秘密载体，并及时向我公司的保密工作部门报告。
七、发生泄密问题要立即采取补救措施，并及时向我公司的保密工作部门报告。
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附件二：
参加对外科技交流人员保密义务承诺书
No
我于20年月日至20年月日参
加（对外科技
交流活动名称），部门已向我告知《参加对外科技交
流人员保密守则》。我承诺，在对外科技交流活动中遵守保密守则，履行
保守国家秘密、商业秘密和工作秘密的义务。
承诺人签字：签字日期：
注：该承诺书一式两份，提醒部门和承诺人各执一份。多次出国者，在办理审批手续时，
须出示此承诺书。
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附表一：
涉密会议保密方案审批表
No：
主办（承办）部门填表人
会议名称会议时间
会议地点会议负责人
保密方案主要内容：（可用附件）
部门领导意见
签字：年月日
保密办公室
意见
签字：年月日
保密委员会
审批意见
签字：年月日
备注本表审批完后，在保密办公室备案。
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附表二：
涉密会议会场保密安全检查表
No：
涉密会议名称
会议召开地点
会议主（承办）
部门
会议负责人会议人数
会议代号会议召开时间
会场保密
检查确认
已对会场管理部门提出保密要求□
已对会场服务人员进行审查□
会场内防盗报警设备已关闭□
会场内无异常无线发射装置□
会场内没有使用无线话筒□
会场内电视监控已关闭□
会场内录音扩音设备已关闭□
会场内使用的灯光和桌椅没有发现异常□
会场内安装使用了手机信号屏蔽器□
已对出入会场的人员进行了控制□
其他方面的保密检查：
保密工作负责人签字：年月日
会场管理部门负责人签字：年月日
会议负责人签字：年月日
备注
1、本表由会议主办（承办）部门指定安全保密员组织填写。
2、保密检查确认项在内打√。
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附表三：
涉密会议保密方案执行情况表
No：
涉密会议名称
会议召开地点
会议主办（承
办）部门
会议人数
会议代号会议召开时间
执
行
情
况
1、控制会场出入人员□
2、按照制定的会议程序进行□
3、宣布会议保密纪律和注意事项□
4、进行会场保密安全检查□
5、制定会议期间出现异常情况的紧急预案□
6、对会场管理部门提出保密要求□
7、对会场服务人员提出保密要求□
保密工作负责人签字：年月日
会场管理部门负责人签字：年月日
会议负责人签字：年月日
备注
1、本表由会议主办（承办）部门指定安全保密员组织填写。
2、保密检查确认项在内打√。
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附表四：
来宾参观审批表
No：
接待部门填表人
来宾单位
来公司事由
参观部门/部位
来宾姓名职务/职称来宾姓名职务/职称
接待部门领导
审核意见
签字:年月日
主管领导审
批意见
签字:年月日
备注
1、本表适用于来宾参观保密重要部门（部位）。
2、本表审批完后，在保密办公室备案。
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附表五：
境外人员进入公司审批表
No：
接待部门申请人
来宾姓名护照或证件号码职务国别/单位
来公司事由
接待方案
部门领导
审核意见
保密委员会
审批意见
备注
1、本表由接待部门负责填写接待方案（主要填写接待日程、活动场所、行
动路线、接触范围等）。
2、接待人员必须全程陪同，直到送离公司。
3、本表审批完后，在保密办公室备案。
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附表六：
参加境内（外）科技交流活动人员审批表
No：
姓名性别出生年月
籍贯民族学历
政治面貌职务/职称
现从事何种管理
/专业技术工作
是否
涉密人员
涉密等级
此次活动
是否涉密
对外科技交流
对象及事项
部门领导
审核意见
签字：年月日
综合部
审查意见
签字：年月日
保密办公室
审查意见
签字:年月日
保密委员会领导
审批意见
签字:年月日
备注本表由保密办公室存档备案。
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附表七：
年参加境内（外）科技交流活动人员情况登记表
No：
序号姓名
性
别
民
族
出生年月政治面貌
职务/
职称
是否涉
密人员
涉密
等级
对外科技交流对象及内容时间地点备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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