合同管理工作职责及流程

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合同管理工作职责及流程

合同管理工作分日常工作及专项工作二部分。日常工作包括合同的审核、建档、流

转、登记；专项工作包括周报、月工作总结、未返回正本合同报表、无价合同交接。

一、合同审核、建档、流转、登记

1、审核

收到项目部递交的合同后，合同管理人员要先进行初审，然后转交法务进行审核，

法务审核通过的合同才能上报流转。

初审内容包括：

 审核合同文本及合同审批表中合同编号、合同日期、合同金额是否相符

 审核合同审批表是否填写完整，“经办人”、“部门经理”栏签字是否齐全

 审核采购合同我司报价单与客户签字确认的报价单的价格是否相符

 审核合同附件是否齐全

 对于国际项目三部报审的采购合同，需审核采购金额在概算内还是概算外，然

后在合同审批表上加盖概算内或概算外章

2、建档

审核通过的合同要先由合同管理人员留存、建档，然后再上报流转。

 留存合同审批表、整套合同一份，装文件袋并按合同统计表自然序号设定档案

编号，贴标签

 建档分部门，按照档案编号（贴号签上编号）顺序依次排列文件袋

3、合同流转

报审的合同包括审批表原件、合同文本（国际项目三部6份、其它部门4份），流

转分计划经营部内部流转及部门外流转二部分。合同流转流程图见附件。

（1）部门外合同流转流程：

 经法务审核通过的合同转交财务部相关合同管理人员，由其上报公司上级审批，

并在“合同流转交接单”的“财务接受人/日期”栏签收

 合同报送财务后，要及时与财务部合同管理人员沟通了解合同审批进度，紧急

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合同一定要跟踪催办；需要空运的销售合同原则上要在24小时内审批下来

 将财务返回的我司已审批盖章的合同文本返回给项目部经办人，并要求经办

人在“合同流转交接单”的“经办人审批确认/日期”栏签收

 将项目部经办人返回的合同正本（项目三部四份，其它部门二份）取一份递

交财务存档并由其在“合同流转交接单”的“财务接受人/日期”栏签收，余

下正本留存档案。特殊情况只有一份合同正本的，正本递交财务，计划经营

部存档副本，但要在副本注明正本仅一份在财务。

（2）计划经营部部门内合同流转流程：

 将新建档的报审合同转交计划统计

 将我司审批完的合同转交付款统计

4、登记

 将新建档的报审合同按部门分类登记在“合同统计表”，注意分类准确、数字

准确，确保所录入的信息准确无误

 “合同统计表”中的“合同报批”日期按财务签收报审合同的日期填写；“内

部审签”日期按接收到财务返回已审批盖章的合同的日期填写；“正本返回”

日期按接收到合同经办人返回的正本合同的日期填写。

二、专项工作

1、周报

 每周一将上周一至本周一已审批的合同进行汇总统计，按周报格式要求编制

合同进度状态周报表，在周一下班前上报

 已在周报中统计的合同用彩色标识在合同统计表中进行标注

2、工作总结

 每月五号前将上月流转的合同按月报格式进行统计，上报部门经理

3、未返回正本合同报表

 跟踪各部门正本合同返回情况，每半个月将各部门未返回正本的合同作一次

统计，在周五将报表以邮件形式发送相关部门经理

 对未返回正本的合同要督促项目部经办人及早完成正本的回收、归档

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4、无价合同交接

国际项目三部返回的正本合同需将正本及附件中所有的价格及结算条款全部遮盖

后复印成无价合同。无价合同可视情况两周或一个月交接一次

 交接无价合同时请接收人在无价合同交接单签字，同时将电子档格式的无价合

同交接单发送接收人

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附件：合同流转流程图

1、部门外合同流转流程图：

经办人 合同管理 合同管理

（国际项目部（计划经营部（财务部

） ） ）

(1)合同报批 (3) 内部审批

(6)正本返回

（5）返回厂家 （4）审批完毕

2、部门内合同流转流程图：

法务审核通过

法务 合同管理 计划统计

审核未通过

（

(2)

）

法

务

审

核

2

审

核

通

过

法务

财务

合

同

审

批

完

毕

付款统计

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