公司合同存档管理流程

公司合同存档管理流程

合同归档管理是企业管理的一项重要内容，也是企业为维护自

身的合法权益而采取的必要手段。本文为大家了公司合同存档管理流

程，仅供参考！

公司合同存档管理流程

1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法

务部门或行政部门。为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原

件，并分别放置两个地方独立留存。

2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，

共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远

远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合

同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收

款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。

3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与

电子文件的统一。日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。

4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总，

方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成

交过程中的重点注意事项等，为日后客户回访及老客户维护提供信息

支持。

5、建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同，请客户

对本企业进行评价，以收集自身企业在合作过程中的不足，并进行对

6、定期对合同进行汇总、，从不同的角度对合同进行分类、分

析。如在艺人经纪公司中，可以按照艺人进行分类，这样可以汇总每

位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况，给每一个艺人团队的发

展提供数据支持;可以按照业务类型分类，这样可以汇总公司的版权

收入、演出收入、制作支出、造型支出，给公司老板在日后平衡总体

收支提供参考;还可以按照经纪业务分类，这样可以看出业务的是哪

里，能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同，可以灵活

的、多维度的进行汇总、分析，通过合同来反映企业的经营状况进而

调整公司经营策略。

附：公司合同存档管理制度

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密

性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部

的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管

理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做

好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督

和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等

活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个

人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归

档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；

以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；

属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，

由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理

部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部

保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况

只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人后连同有关资料移交综

合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各

部门自行保管。

第四条档案保管制度

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目

录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存

放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，

掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年

终据此进行、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司

领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可

办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员

未经公司领导批准不得借阅。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期

由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷

号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复

印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追

究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主

管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经

理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一

次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二O一一年十月一日起执行。