学校档案管理制度

学校档案管理制度

-

学校档案资料管理制度

学校档案资料管理制度范本（通用6篇）

在现在社会，越来越多地方需要用到制度，制度泛指以规则或运

作模式，规范个体行动的一种社会结构。想必许多人都在为如何制定

制度而烦恼吧，以下是小编整理的学校档案资料管理制度范本，欢迎

大家分享。

学校档案资料管理制度篇1

档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是学校

管理和教育、教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩

的客观见证，是学校常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下：

1、成立档案资料工作领导小组。由一名校长分管、校长办公室主

任具体负责，教导处、总务处、教研组有关人员协助工作。

2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证

文件资料齐全完整，及时办理。

3、学校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案各

种计划与安排，各种会议学习记录。群团教代会材料等分别由职能部

门收集，交行政和校长办公室整理，交档案资料员，由档案资料员整

理、装订、归档。

4、学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档

案、教育教学档案、体育卫生档案等由教导处有关人员负责收集、整

理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

5、学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务

档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由事务处有关人

员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或

每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档

立卷。

7、积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）

工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

8、档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防

盗，确保档案安全。

9、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，

外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅

档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

10、按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不

得泄密。

11、按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资

料室。

学校档案资料管理制度篇2

一、档案工作是学校工作的重要组成部分，学校所有工作部门均

应按照上级教育部门和的规定进行档案的收集、整理、归档等工作。

二、凡本学期的档案，原则上由行政、德育、教学、总务、安全

办分块建档，每学期末，统一汇总交学校档案室归档管理。学校档案

室工作目前由办公室分管。

三、行政办公室、教务处和政教处必须明确专人分管本部门工作。

如有人员调动，必须做好移交工作，档案管理员和各处、室负责档案

工作的人员，应熟悉有关档案工作的规定的业务，及时、认真、规范

地做好档案工作，并做好归档记录。

四、学校档案室的档案材料原则上不得外借，查阅档案必须在档

案室内进行。特殊情况须经校长同意才能借出档案室外，并于当天归

还。

五、借阅档案要履行借阅登记手续。档案必须整本借阅，不得散

借，摘录档案内容需征得管理员同意。

学校印章管理办法

一、印章是学校各项管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印

章的管理关系到学校各项管理活动的开展，为规范和加强对各类印章

的管理，特制定本办法。

二、凡冠有“深圳市龙岗区xxxx初级中学”字样的各部门印章和

各种业务专用章，以及校领导的签名章，均适用本办法。

三、印章的刻制统一由学校办公室审核、办理、备案、保留印模、

发文启用并监督使用。

四、学校印章是学校职权的合法代表，主要使用在学校对外出示

的证明、证书、合同、公文（函）等文书上。

五、印章是行使组织权力的外在表现形式，学校任何部门必须严

格在本部门的权限范围内使用印章，不得越权用印。

六、学校各部门印章使用，应经本部门领导审批同意后方可用印。

七、经学校研究决定撤销的部门，应将原有印章交由学校办公室

统一归档。

八、“深圳市龙岗区xxxx初级中学”印章和校领导签名章统一由

学校办公室负责管理，学校各部门的印章由本部门负责管理。

九、各部门领导对印章的管理负责，并指定政治上可靠，有高度

组织性、纪律性的人作为部门的监印人，负责管理本部门印章。

十、监印人必须亲自用印，用印前必须按各级用印负责人的审批

意见，审查用印文件的内容、格式，确认无误后方可用印。盖印时要

求图章清晰、端正，位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间，

跨年压月处），盖印后要保存好用印依据材料，并做好详细登记，以

备查考。

十一、监印人对印章必须妥善保管，不准随便将印章放在桌子上，

监印人不在时必须把印章锁好，以防丢失，如有丢失要立即报失。

十二、各部门越权用印，监印人不按规定用印及因监印人管理不

善造成印章丢失的，属工作失职行为并追究当事人责任；严重越权用

印行为或造成学校重大损失的，按严重失职和重大责任事故处理，追

究当事人的行政责任和经济责任。

对于未经、公章的，学校将追究部门领导的行政责任，对因此造

成损失的，学校还将追究其经济责任或法律责任。

学校档案资料管理制度篇3

一、学校档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，、档案

管理人员要有强烈的责任感，严格执行《中华人民共和国档案法》，

迅速准确地收缴并把各类信息、资料、文件归档保存。

二、凡能反映教育教学管理、教学活动的真实面貌，凡是具有凭

证和信息查找价值的各种文字图表、影像等不同形式的历史记录，必

须要妥善保管。

三、归档范围。

1、上级机关颁发的与本单位直接有关系的学年或学期指导性文件。

2、每学期师生花名册。

3、各年级组、班主任、教研组、个人的学年或学期工作计划、总

结、论文、获奖材料等。

4、德育材料、各种统计资料、班主任工作手册等。

5、学校各部门制度。

6、学校教育教学的剪报、简报、录象、录音、图片等。

7、其他与教学活动有关的重要资料。

四、学校各部门上交教务处的教学资料必须充分、准确、完整。

须归档的必须用碳素墨水或档案墨水，以利档案永久保存，计划、总

结、方案、统计表等材料必须打印。

五、对档案材料要分门别类，归档立卷，分类编号，以利保管查

阅。立卷时要做到标题明确，格式正确、字迹工整清楚，页码准确，

目录与卷内文相符。

六、重要文件、秘密文件除规定可以翻印或学校主管部门同意翻

印外一律不准翻印和载抄、借阅。

七、借用档案时，重要文件必须校长同意，一般性资料如学生学

籍，家长情况、成绩统计等可由借阅人直接与教务员联系，但要写好

借条登记按时归还。

八、借阅人不得将其文件资料转借、拆散损坏、涂改、遗失。否

则追究责任。

九、外单位人员不得查阅有关资料，经学校同意方可借阅。

十、有关人事档案的内容不得向无关人员谈论、泄露。

十一、采取保护措施，定时投放樟脑丸等以保证档案材料无虫蛀、

霉变。

十二、所有档案资料必须摆放整齐，按类整理，注意保持档案室

的.清洁卫生，不得在室内吸烟。

十三、档案材料要进行编目登记，便于使用时查找。

十四、学校教学用书、教学材料一定要妥善保管。教师使用时一

定也要及时发放、回收，不得遗失。

十五、若教务员变动，必须将全部文件材料及有关业务事宜交代

清楚，严格办好交接手续。

学校档案资料管理制度篇4

校舍档案是维护学校权益，查勘维修房屋，合理使用校舍，反映

学校建设历史的重要资料。为了加强校舍档案管理，更好地为学校教

育教学工作服务，根据上级有关规定，特制定本制度:

一、档案的收集

要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、

途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面

工作。

1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。

2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。

3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。

4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。

二、校舍档案管理

1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装

订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。

2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史

联系，利用原有基础，便于保管和利用。

3、档案整理要充分利用原有的基础。

4、档案的整理必须便于保管和利用。

三、档案的保管

按要求设立库房，库房的要求达到“十防”，按要求设置保管设

备，材料要达到防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存

放要符合要求。案卷和目录一致，移出档案要说明原因、移往何处、

时间、数量、名称。

四、档案的移交

交接双方必须根据案卷目录清点核对，并在交接收据上签名盖章，

其收据一式三份，交接双方各一份，会计一份。

五、查阅和借阅

1、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和领

导批准手续。

2、查阅或借阅，只允许在档案室进行。

3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等，严守

保密规定，归还时清点清楚。

4、查阅或借阅时，严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染

档案。

六、档案保密

档案室必须有安全保证，措施到位，查阅、借阅必须在档案室内

查阅。阅后不能乱说，阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登

记造册，经领导审批后，二人以上人员监销。

七、清销

1、清销之前，首先由管理员定期和不定期对档案进行统计，如发

现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值，经鉴定小组的鉴定

同意后方可清销。

2、清销应有二人以上人员监销，以防失泄机密。

3、要遵守保密规定，坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购

站。

学校档案资料管理制度篇5

一、档案保密制度

1、严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材

料中有关保密的内容。

2、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）

职人员进行集中管理。

3、严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，

必须履行审批手续。

4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行

销毁，不得当废纸处理。

5、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、

存放好档案和关窗、落锁制度。

6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导

和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

二、立卷归档制度

1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进

行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门

和个人不得占为己有或擅自处理。

2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进行

立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、

基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器

安装试用后立卷归档。

3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。

4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文

应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综

合、旁证、个人交待和处分结果。

5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；

批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写

张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用

铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反

映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工

整清洁。

7、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则

对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并

按年代和保管期限编号。

8、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。

三、档案保管制度

1、档案库房需保持适宜温湿度，适时通风降温。

2、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必须使

用白炽灯。

3、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内

照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。

4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

5、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问

题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。

6、档案库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。

7、档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理人员未经许可

不得随意入内。

四、档案查阅制度

1、积极开展档案的利用工作，改善服务态度，提高服务质量，满

足各方面的查档需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的作

用。

2、档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、

准确提供利用。

3、本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，

方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。

4、凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档内容和用

途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。

5、档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅

手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办

理续借手续。

6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不

得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案

的完好无损。

7、利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关

领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用

后一律交档案室保存。

8、借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。

9、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，

利于采取补救措施。

五、学校档案的鉴定、销毁和移交制度

1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴

定的规定，认真做好档案的鉴定工作。

2、失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报

学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。

3、销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。

4、档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部

档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。

5、交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接

时间，案卷数目等，以备查考。

学校档案资料管理制度篇6

一、学校档案实行统一领导、综合管理、专人负责的管理办法，

任何处室和个人不得将档案据为已有。

二、档案室做到专室、专柜、专夹，配备必需的工作设施，任何

处室和个人不得挪措档案室设备。

三、按照《档案法》和档案工作程序，严格做好档案的鉴定、立

卷、登记、归档、移交、销毁等工作。

四、学校干部职工查阅档案要认真履行借阅登记手续，不得损坏，

散开漏页，划圈涂抹，并按期归还。

五、学校档案不向外人借阅，特殊情况需经学校档案工作领导小

组负责人签字同意方可办理，但必须在阅文室内并在专职档案人员的

监督下抄录有关内容或出具有关证明。

六、定期做好档案的统计、分析和编研工作，要围绕工作的需要

和针对本校各处室工作的特点，编制出有使用价值的资料汇集及检索

工具，最大限度地发挥其综合效益。

七、经常性地做好库房管理工作，严格做到防火、防潮、防鼠、

防虫、防尘和防止有害气体及微生物对档案的侵蚀，学校档案工作领

导小组要定期进行检查，发现问题及时补救。

八、做好安全保卫、防特、防盗工作。严格值班制度。因保管不

善造成档案丢失或毁坏的，要追究有关人员法律责任。