合同保管管理制度

合同保管管理制度

合同保管管理制度

第一章 总则

第一条 为维护合同当事人的合法权益，规范合同的签订、

执行与保管等活动，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司在签订和履行合同时的保管管

理，涵盖合同的保存、传递、查阅、维护和销毁等活动。

第三条 合同保管管理应遵守国家法律法规的相关规定和

公司的内部规章制度。

第四条 负责合同保管管理的部门责任是严格按照本制度

执行，防止合同丢失、损毁、泄密或使用非法方式变更合同内

容。

第五条 公司对员工的合同保守、管理等行为应当实行岗

位职责分明、内部管理相互制约的原则。

第六条 公司所有合同文件应当属实、准确、完整，一律

加盖“保密”字样和“仅供内部阅览”标识并保密保存。

第七条 公司所有合同文件按照一定的规范和格式保存，

便于查阅。

第二章 合同的签订

第八条 公司在签订合同时，应当依据国家法律法规和公

司的有关规定，确立原则、明晰权责、约定标准、保护权益，

并做到以下确认：

（一）约定合同履行期限、权利义务、违约责任等具体内

容。

（二）对合同签订者的身份进行认证，确定其签订合同的

权限。

（三）核实合同中所涉及的有关法律法规的适用情况。

（四）确定合同的形式和方式。如果采用书面合同，应当

按照法律规定，加盖公章；如果采用电子合同，应当明确各方

第十二条 公司的合同文件应当存放于安全的地方，并应

当经过堡垒机或其他安全设备的安全性检查。管理人员和权利

人员应当给予必要的安全意识教育和防范和预防措施。

第十三条 对于涉及保密和敏感信息的合同文件，应当采

用严格的保密措施，如：离线存储、分层管理、权限控制、加

密等。

第十四条 公司的合同文件应当及时维护和更新，当合同

修订或到期后应当移交相对应的部门进行及时注册和更新。

第十五条 公司的合同文件应当在合同到期前，提前通知

相对应部门，并联系对方当事人协商、续签或扩展合同内容。

第十六条 如无法遵照约定履行合同时，公司应当及时通

第二十条 公司对于出现在泄密、遗失、损坏和非法篡改

等情况时，应立即通知相关部门进行处理。并应当采取紧急措

施，例如：离线存储、备份、加密等.

第二十一条 公司有权依据相关法律法规和国家政策的规

定，进行合同的加强保管、归档和销毁。

第五章 违规处罚

第二十二条 对于涉及合同保管违规的行为，公司应当依

照其管理制度和国家有关法规进行处罚，包括但不限于：警告

和处罚款、停业整顿、吊销业务资格等处罚。

第二十三条 对于涉嫌违反国家法律法规、危害国家和人

民安全、造成重大经济损失或其他重大违规行为，公司将移交

有关部门进行处理，直至依法追究责任。

第六章 附则