项目合同管理办法

工程项目合同管理办法

第一章 总则

第一条 为加强XXXX工程咨询有限责任公司（以下简称“公司”）合

同签订、管理规范化，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和

国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等有关法律、法规、规

章规定，结合公司、建设公司实际情况及相关管理办法，制定本办法。

第二条 适用范围

公司作为乙方与其他民事主体（以下简称“甲方”）为完成双方约定

的目标或规定的内容,明确相互权利、义务、关系而达成的协议或签订的合

同。

第三条 名词定义

（一）合同:是指民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。

（二）本制度所称合同变更，是指合同在尚未履行或未履行完毕之前，

由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变。

（三）本制度所称补充协议，是指合同签订后，需对合同未尽事宜（包

括补充、修订、限制、中止、终止、解除等）进行明确，由合同当事人协

商一致后另行签订的协议。

第四条 合同管理应遵循以下管理原则：

（一）合同的签订、履行、变更、中止、解除、终止等应当遵守国家

法律、法规和公司规章制度，维护公司利益；

1 / 12

（二）依据法律、行政法规规定应当签订书面合同的，或当事人协商

一致需要签订书面合同的，均应当签订书面合同；

（三）合同应当依据政府行政主管部门的规范文本和相关法律、法规

制定，保障合同的合法性、公平性和公正性；

（四）严密分析与拟订合同条款，增强预见性和可履行性，风险可控，

合同条款要力求完整、严谨、准确，不能含糊其辞、产生歧义，明确合同

各方的权利和义务，特别是合同标的、质量及验收标准、工期、价款、支

付及结算、违约责任及纠纷解决等条款；

（五）依法依规处理合同纠纷，维护公司的合法权益。

（六）任何部门和个人不得以任何方式泄露在合同中的技术秘密和商

业秘密。

第二十三条 合同正式生效前，不能展开合同履约工作。

合同生效后，应全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或

合同约定外，不得替物履行或转让、转卖合同。

第二章 合同管理机构及职责

第五条 合同管理部门包括市场开发部、业务部门、综合部。

第六条 市场开发部负责合同签订及相关前期工作。

主要包括组织合同相关部门对合同草案及其相关附件进行审查、签注

意见、参加合同谈判、审核合同终稿、征询法务意见后，并根据工程造价

部出具的审查意见报送分管领导、总经理、董事长审核，再与甲方签订合

2 / 12

同。合同签订之后移交合同至业务部门展开履约工作。

根据法定代表人授权参加合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼；

第七条 业务部门负责合同的全履约过程相关事宜。

业务部门负责本业务分工或授权范围内的合同管理工作。履行合同约

定的相关权力和义务，建立本部门的合同档案，对合同进行登记、统计、

保管及例行报表，定期检查本部门合同的履行情况。

第八条 综合部作为合同归口管理部门，负责建立公司合同台账，登记公

司各类合同的签订、履行情况，对合同进行汇总、分类；负责监督、检查

合同履行情况；负责合同存档及合同执行完成后相关执行资料的存档。

第二章 合同的审查与签订

第九条 合同签订前，市场开发部牵头组织业务部门、综合部、财务部

等相关部门对合同文件进行审核，同时征询法务意见。应就合同中有歧义、

表述不清、错、漏之处，合同支付方式、条件和不利于合同履行条款等事

项与甲方进行谈判、澄清。

第十一条 确定合同终稿后，市场开发部负责公司内部合同审批流程，

并跟踪甲方合同签订进展，完成合同签订。

第十三条 各部门审核合同文件不超过3个工作日。遇特殊情况需延长

审核时间时，应向市场开发部说明情况，且延长后累计审核时间最长不得

超过5个工作日。

第十六条 任何合同文件应经合同审核、审批后，方能签订。任何部门

和个人不得违反程序订立合同。合同签订、变更、解除等审核时间不超过

3 / 12

15日。

招标类合同中标通知书发出之日起30日内，应与招标人按照招标文件、

投标文件订立书面合同。非招标类合同在成交通知书（中选通知书、委托

书等）发出之日起30日内，应与成交人按照采购文件、响应文件等订立书

面合同。

第十七条 法定代表人授权委托代理人签订合同时，应签署授权委托

书。授权委托书应明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文

字。

第十八条 合同签订后3个工作日内，市场开发部将合同文本送综合

部存档，并移交合同至业务部门，由业务部门开展合同履约工作。

第十九条 未经授权，公司各职能部门不得以职能部门的名义对外签

订合同，如因业务需要，需以有关职能部门名义对外签订合同时，应由公

司法定代表人书面授权。

第四章 合同的履行

合同移交至业务部门后，业务部门对合同履行的全过程负责，直至合

同质保期结束。业务部门应根据项目要求制定项目实施方案，包括项目人

员组织架构、项目实施成本、管理目标（安全、进度、质量、成本等）及

采取的相关措施等事项，由公司总经理办公会确认项目实施方案及项目负

责人。

第二十条 项目负责人须依法律、法规及合同要求开展工作，根据合同要求、

4 / 12

项目实施方案采取相应的措施对合同质量、进度、安全、项目成本目标进

行控制；并根据公司相关管理办法、项目实施方案对合同实施的成本进行

控制，及时跟进合同的回款、组织合同履约资料整理、汇总、移交等工作。

履约期间出现任何与合同相关的问题应及时与有关部门及市场开发部进行

沟通、协调。

第二十条 合同一经签订即具有法律约束力，各部门应认真按合同约定

履行，要求做到：

1. 对合同约定的各类保函，应严格按照合同约定时间提交至甲方；

2. 掌握合同执行进度，严格按照合同中约定按时完成各项相关工作；

3. 部门负责人应不定期检查合同实施情况，对合同中存在问题督促项

目负责人及时整改，必要时给予适当指导、协调解决以推进项目实

施。

4. 对预付款、定金、质保金及货款的结算，要严格按合同规定的时间、

金额、方式办理；

5. 项目竣工验收或至约定结算时间后，业务部门应检查项目结算材料

完成情况，并督促责任人及时汇总、整理相关材料报送至甲方或监

理审核，及时跟进结算进度。

6. 合同履行完毕后，项目负责人填写“合同履行情况表”（附件），

由业务部门负责人签字确认后，汇总合同招投标（如有）、合同、

履约过程、结算、回款等相关资料，15日内移交综合部存档，并移

交相关资料。

第条

二十一业务部门、综合部、财务部应主动跟进、检查合同履行

5 / 12

情况。合同履约检查过程发现甲方不履行或不全面、不适当履行合同时，

由项目负责人在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议，异

议文件须经法务审核。甲方或公司检查发现项目履约存在的问题，由项目

负责人负责组织整改，在法定或约定期限内以法定或约定方式予以答复。

第二十二条 业务部门于每月末将合同履行情况向公司领导汇报。

第五章 计量回款

为确保合同管理工作顺利推进，在合同实施过程中，各业务部门应及

时跟进合同回款工作。

第二十六条 计量计价以合同文件相应条款为依据，按照“遵循合同、

实事求是、依法合规”原则办理。

项目负责人应充分熟悉合同支付条款。当付款条件满足合同要求时，

应按要求及时准备计量计价和支付申请相关材料，向发包人申请支付合同

款，以确保合同正常实施。

第二十八条 明确应收账款管理部门及人员职责

1、公司分管领导主要职责:

(1)负责对分管部门的催收工作进行督促、检查、指导；

(2)负责重大合同金额、长账龄等专项合同的催收。

2、财务部主要职责:

1、根据需求开具发票，业务部门开展请款；

6 / 12

2、工程款到账后及时告知业务部门到款情况。

3、负责收款计划执行情况的汇总、分析、发布；定期对收款执行情况

不理想的合同进行通报。

3、业务部门及相关人员主要职责:

(1)及时在合同管理系统中录入合同信息、金额、已收款、余款、合同

工期、合同地点等数据信息，须与合同文本保持一致。所有数据、信息必

须真实，并能够反映业务真实情况；如有更正，应根据相关合法文件及时

更新；

(2)编制本部门年度、季度的收款计划，对部门内合同回款跟踪；

(3)跟进项目进度，及时编制合同相关履约文件，完备资料, 及时上交

竣工资料，尽快送审结算资料，积极推动审计工作,并在审计后及时根据结

算金额进行调账处理；

(4)负责本部门应收账款台账的制作，并与财务部每月核对数据；

（5）负责本部门每月的应收账款流程跟踪与分析，每月台账与合同管

理系统数据进行核对，每月核对应收账款，确保应收账款的准确性；

（6）与甲方业务部门核对应收账款；

（7）负责收款计划执行情况的汇总、分析、发布；定期对收款执行情

况不理想的合同进行跟踪。

第六章 合同的变更和解除

第二十九条 变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。

第三十条 变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限内作

7 / 12

出。

第三十一条 变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。

第三十二条 合同变更或解除的程序与合同签订程序相同。

第七章 合同纠纷的处理

第条

二十一确认争议解决方式

确认因履行合同或与合同相关的事项而产生的争议，应本着友好原则

与合同各方协商解决。

第三十三条 合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。协

商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。

协商或调解未能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决

纠纷。

第三十四条 合同发生纠纷时，经办人应及时通知部门负责人，做好

合同纠纷备案，汇报公司分管领导，同时应迅速收集下列有关证据：

1. 合同文本，包括附件、变更或解除协议、有关公函、传真、图表、

视听材料等；

2. 有关的票据、票证；

3. 质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

4. 证人证言；

5. 其他有关材料。

根据收集的证据，业务部门组织相关部门对纠纷进行内部分析，并形

成分析报告，报公司审核同意后与对方沟通协商。

8 / 12

业务部门与对方协商完成后，及时向公司领导汇报纠纷处理结果。

第三十五条 仲裁或诉讼解决纠纷时，由公司确定代理人、诉讼方案

等。

第三十六条 对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，征得

经总经理办公会审议同意后，由公司向合同执行所在地人民法院申请强制

执行。

第八章 合同档案管理

第三十七条 市场开发部和业务部门应在各自管理权限内对合同签

订、审批等资料建立档案并对文本妥善保管。

合同档案内容包括：

1. 合同文本及份数、各文本存置记录；

2. 合同附件、合同审批流程及其他有关文件；

第三十九条 经办人员或合同管理人员调动应主动移交其承办的合同

资料。

第九章 检查与奖惩

第四十条 业务部门应对各经办人的合同管理工作实施监督与指导，

主动检查部门经办合同的履行、管理工作，发现问题及时纠正。

第四十一条 公司对在合同管理工作中表现优异及避免或挽回经济损

9 / 12

失者予以表彰和奖励。

第四十二条 有下列情形之一，且情节严重造成重大经济损失或扩大

经济损失的，除对责任人予以通报批评或行政处分，构成犯罪的由司法机

关追究刑事责任外，并负责赔偿经济损失。

1. 签订有重大缺陷或无效合同的；

2. 审核人员无正当理由延误审核的；

3. 因审核人员疏忽未审出合同缺陷的；

4. 未依法律和本办法规定变更或解除合同的；

5. 丢失合同文本及相关文件的；

6. 提供虚假资料的；

7. 超越授权或滥用授权签约的；

8. 未按规定进行授权或转委托的；

9. 发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关机构汇报或不及时采取措施的；

10.有关法律性文件未经审核的；

11.应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；

12.在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的；

13.泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；

14.使用非法手段签订合同的。

第四十三条 利用经济合同进行犯罪活动，或出现刑法规定情节，构

成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。

10 / 12

第十章 附则

第四十四条 本办法未尽事宜，依照国家有关法律法规执行。

第四十五条 本办法自下发之日起执行。

XXXX工程咨询有限责任公司

2023年5月21日

11 / 12

附件

合同履行情况表

业务部门： 填报时间：

合同名称 合同编号

合同类型 监理 咨询 造价 全过程咨询 招标代理 其他：_____________

合同履行期 合同履行地

甲方名称 甲方地址

甲方负责人 联系方式

1、合同概况

2、合同（项目）特点

3、合同完成情况

4、合同（项目）存在问题

5、后续类似合同（项目）建议

6、合同（项目）总结

合同（项目）负责人： 部门负责人：

XXXX年 月 日 XXXX年 月 日

12 / 12