合同管理方案大全

合同管理方案大全

一、

合同管理的内容

1、 施工阶段合同管理的目标

1.1 建立合同管理机构，熟悉合同文件。

1.2 对合同履行实施严格、有效的合同监督和控制。

1.3 积极开展索赔和反索赔。

1.4 尽可能减少和避免合同纠纷，通过合法手段解决合同争议。

2、 施工阶段合同管理的工作

2.1 监理工程师建立合同实施保证体系

2.1.1 在工程项目上设立专门的合同管理机构和人员；

2.1.2 作合同总体分析和详细分析，将合同目标分解至具体的

部门、人员和工程活动；

2.1.3 组织工程项目有关人员学习掌握合同文件和合同分析

文件；

2.1.4 建立合同管理工作程序，规范合同管理工作，使合同管

理工作有序、协调进行；

2.1.5 建立合同文档系统，科学、系统地收集、整理和保存工

程施工中各有关事件和活动的一切资料、信息；

2.1.6 建立报告和行文制度，各种工程实施报告、书面文件、

通知等均应有相应的交接手续、签收证据等。

2.2 监理工程师实施有效的合同监督，保证各项工作按合同进行

2.2.1 对项目法人、施工承包人进行合同监督，协调合同关系；

2.2.2 参与各种检查验收，并提出相应报告；

2.2.3 对各种书面文件作合同方面的审查和控制；

2.2.4 收集、整理、保存各种工程资料。

2.3 监理工程师进行合同跟踪，对合同履行进程结果进行观察、

检查，并提出处理措施。

2.4 监理工程师积极进行有效的索赔和反索赔。

2.4.1 审阅相关合同条款和索赔条款内容，要求各方严格执行

合同条款，做好索赔预控工作。

2.4.2 工程实施过程中，严格控制设计变更，特别要控制可能

发生索赔的部位。

2.4.3 收集相关证据，查阅有关资料和监理日志、会议记录等，

找出纠纷的实质和索赔是否成立

2.4.4 以独立的身份判断研究，提出处置意见，对当事人进行

公正的调解协商，维护双方的合法权益。

2.5 及时处理合同争议和纠纷。

通过协商和合同约定的调解、仲裁、诉讼方式，及时处理施工过

程中存在的争议和纠纷，避免争议和纠纷向扩大、激化等不利方向发

展，保证工程施工的正常、有序进行，保证合同目标的圆满实现。

3、 施工阶段合同管理的任务

3.1 在质量管理方面：

3.1.1 按合同条款规定的要求，检验工程使用的材料、设备、

半成品及构配件质量。

3.1.2 按合同条款规定的规范、规程，监督检验施工质量。

3.1.3 按合同条款规定程序，验收隐蔽工程和中间验收工程的

质量。

3.1.4 按合同条款规定要求，验收单项竣工工程和全部竣工工

程的质量。

3.2 在工期管理方面：

3.2.1 按合同条款规定，要求承包方在开工前提出包括分月、

分段进度计划的施工总进度计划，并加以审核。

3.2.2 按合同条款规定，按分月、分段进度计划，进行实际检

查。

3.2.3 按合同条款规定，对影响进度计划因素进行分析，属于

项目法人原因，及时主动解决，属于承包方的原因，督

促其迅速解决。

3.2.4 按合同条款规定，在同意承包方修改进度计划时，审批

承包方修改的进度计划。

3.3 在费用管理方面：

3.3.1 按合同条款规定，严格进行合同约定的价款的管理。

3.3.2 按合同条款规定，出现合同约定情况对合同价款进行调

整。

3.3.4 按合同条款规定，工程量核实确认，进行工程款结算支

付。

3.3.5 按合同条款规定，对变更价款进行确定。

3.3.6 按合同条款规定，对施工中涉及的其他费用进行管理。

3.3.7 按合同条款规定，办理竣工结算。

3.3.8 按合同条款规定，对保修金进行管理。

3.4 合同索赔：

3.4.1 协助项目法人制定并采取防范索赔措施。

3.4.2 以公正态度，按事先规定的索赔程序，做好处理索赔工

作。

3.5 合同的档案管理：

3.5.1 做好合同的档案管理工作。

3.5.2 工程竣工之后，将全部合同文件加以系统整理，建档保

管。

3.5.3 合同的履行过程中，对合同文件做好系统分类，认真管

理。

二、

合同纠纷和索赔处理方案

1、 索赔的依据和证据

1.1 索赔依据：国家有关工程建设的法律、法规；双方签定的工

程建设合同文件。

1.2 索赔证据：

1.2.1 索赔证据真实、准确、全面、及时，要具有法律证明效

力。

1.2.2 工程信息和资料是开展索赔的重要依据，施工过程中始

终做好资料积累工作，建立完善的资料记录和科学管理

制度，认真系统积累和管理施工合同文件、质量、进度

及财务收支资料。对可能性会发生索赔的工程项目，开

始施工时有目的地收集证据资料，系统拍摄施工现场，

妥善保管开支收据，有意识为索赔文件积累必要的证据

材料。

1.2.3 在工程项目实施过程中，常见索赔证据：各种工程合同

文件；施工日志；工程照片及声像资料；来往信件；电

话记录；会谈纪要；气象报告和资料；工程进度计划；

投标前项目法人提供的参考资料和现场资料；工程备忘

录及各种签证；工程结算资料和有关财务报告；各种检

查验收报告和技术鉴定报告；其他分包合同、订货单、

采购单、工资单、官方的物价指数、国家法律、法规等。

2、 索赔文件

2.1 符合实际：索赔事件真实，索赔的根据和款额符合实际情况，

不能虚构和扩大，不能无中生有，这是索赔的基本要求。

2.2 说服力强：索赔文件中责任分析清楚、准确，引用合同文件

中有关条款，为索赔要求引证合同根据，附上有关证据材料。

2.3 计算准确：索赔文件中应完整列入索赔值的详细计算资料，

计算结果要反复校核，做到准确无误。

2.4 简明扼要：索赔文件在内容上应组织合理，条理清楚，各种

定义、论述、结论正确，逻辑性强。既能完整地反映索赔要

求，又要简明扼要。

3、 索赔工作程序

3.1 索赔意向的提出

3.2 索赔资料的准备

3.3 索赔文件的提交

4、 监理工程师对索赔文件的审核

4.1 根据项目法人的委托或授权，对承包人索赔审核工作分为判

定索赔事件是否成立和核查承包商索赔计算是否正确、合理，

在项目法人授权的范围内作出自己独立的判断。

4.2 承包人索赔要求成立必须同时具备四个条件：与合同相比已

造成实际额外费用增加或工期损失；造成费用增加或工期损

失原因不是承包人自身过失造成；经济损失或权利损害不应

由承包人应承担风险所造成；承包人在合同规定期限内提交

了书面索赔意向通知文件。四个条件没有先后主次之分，必

须同时具备，承包人索赔才成立。

4.3 监理工程师对索赔文件的审查重点：

重点审查承包人申请是否有理有据，承包人索赔要求是否有合同

依据，损失确属不应由承包人负责的原因造成，提供的证据是否足以

证明索赔要求成立，是否需提交其他补充材料等。

5、 监理工程师对索赔的处理与解决

5.1 从递交索赔文件到索赔结束是索赔的处理与解决过程，对索

赔文件的评审，与承包人进行较充分讨论后，提出对索赔处

理决定的初步意见，参加项目法人和承包人之间索赔谈判，

通过谈判达成索赔最后处理的一致意见。项目法人和承包人

通过谈判达成一致，根据合同规定，将索赔争议提交仲裁或

诉讼，使索赔问题得到最终解决。

5.2 索赔、纠纷、争议等问题，合同各方应争取尽量在最早的时

间、最低的层次，尽最大可能以友好协商的方式解决索赔问

题，不要轻易提交仲裁。对工程争议的仲裁是非常复杂的，

花费大量的人力、物力、财力和精力，对工程建设带来不利，

甚至是严重的影响。

6、 监理工程师对工期延误及其索赔的处理

6.1 工期延误的处理原则。

工程延期影响因素，为两类：一类是合同双方均无过错原因或因

素而引起延期，指不可抗力事件和恶劣气候条件等；二类是项目法人

或监理工程师原因造成延期。

6.2 工期索赔的依据：合同约定的工程总进度计划；合同双方共

同认可的详细进度计划；月、季、旬进度实施计划；对工期

的修改文件、会谈纪要、来往信件、确认信等；施工日志，

气象资料；项目法人或监理工程师的变更指令；影响工期的

干扰事件；受干扰后实际工程进度；其他有关工期的资料等。

7、 监理工程师对费用索赔的处理

7.1 费用索赔产生的原因：项目法人违约索赔；项目法人下达变

更指令；项目法人拖延支付工程款或预付款；项目法人指令

加速；工程中断或终止；工程量增加（不含项目法人失误）；

项目法人指定分包商违约；合同缺陷；国家政策及法律、法

令变更等。

7.2 费用索赔项目构成：工程实施过程中出现索赔事件，承包人

及时、准确、客观评估索赔事件对工程成本影响，对索赔要

求和目标进行量化分析。费用索赔项目构成与合同报价中费

用构成基本相同。对于不同索赔事件，有不同费用构成内容。

索赔方根据索赔事件性质，分析其具体的费用构成内容。

7.3 费用索赔计算方法对于索赔事件费用计算，先计算与事件有

关的直接费，后计算分摊在此事件上的管理费、利润等，每

一项费用的具体计算方法不同，基本上与工程项目报价计算

相似。

8、 监理工程师对反索赔的处理

8.1 一方提出索赔，依据充分，证据确凿，计算合理，另一方应

实事求是认可对方的索赔要求，赔偿或补偿对方的经济损失

或损害，反之应以事实为根据，以法律合同为准绳，反驳、

拒绝对方不合理的索赔要求或索赔要求中不合理部分。

济利益。

8.3 索赔是双向的，承包商可以向项目法人索赔，项目法人也同

样可以向承包人索赔。

8.4 监理工程师处理反索赔的内容

8.4.1 反索赔工作内容包括防止提出索赔；反驳索赔要求。

8.4.2 索赔值审核。对索赔报告中索赔值进行认真细致审核，

审核重点是索赔值计算方法是否合情合理，各种取费是

否合理、适度，有无重复计算，计算结果是否准确，剔

除其中不合理部分，减少损失。

9、 索赔监理控制程序

工程索赔处理程序框图

施工承包人提出索赔意向申请

不成立 监理工程师审查 口头向总监理工程师汇报

施工承包人正式提出书面“索赔申请表”

三、

合同管理的程序

1、 合同管理的程序

1.1 确定合同管理目标，划分合同管理职能。

1.2 协助项目法人起草与本工程项目有关的各类合同，协助项目

法人与承包人商谈合同条件，参与各类合同谈判，订立各类

合同。

1.3 拟订本工程项目合同体系及合同管理制度，包括合同草案的

拟订、会签、协商、修改、审批、签署、保管等工作制度及

流程。

1.4 运用科学管理方法和质量保证措施，依据合同条款的有关规

定对工程质量、工程进度、工程费用的计量与支付进行监督

与控制。

1.5 进行所监理合同履行中的协调管理。

1.6 对施工承包人提出的工期的延长或费用的索赔，就其申述的

理由，查清全部情况，并根据合同条款审定延长的工期或索

赔的款额，经项目法人批准后发出通知。

1.7 经项目法人同意，签署合同变更、补充协议或向承包人下达

指令。

1.8 对合同档案进行归档，撰写合同总结。

合 同 管 理 程 序

划分合同管理职能，

确定合同管理目标

确定从员职责

协助项目法人起草各种合同文

件、招标文件

协

助项目法人与各有关单位签

订合同

检查监督合同执行

监理工程师出具各种证明

无法协调解决，进入诉讼程序变更合同，签订补充协议或向承包商下达指令

监理工程协调解决 公正处理合同索赔事宜各参数

出现重大纠纷 受理各方提出的索赔和反索赔要求职

合同档案归档，合同管理