工程档案管理
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2023年2月27日发(作者：聚醚)工程档案管理制度
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第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其
形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范
围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。
第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任
1、项目准备阶段
建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，
工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，
并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
2、项目施工阶段
项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收
集、积累、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单
位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项
目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理
单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统
情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证
材料及其他监理文件。
3、项目试运行阶段
试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文
件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项
目的器材供应和财务管理中形成的文件。
第三条、收集范围
1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载
体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。
2、项目文件归档范围和保管期限见附表1
第四条、收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引
进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归
档、再行译校、复印和分发使用。
第五条、项目文件质量要求
1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯
蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度
应符合设计标定质量的要求。
4、录音、录像文件应保证载体的有效性。
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
项目文件的整理与归档标准
第一条、项目文件的整理
1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，
并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。
2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备
技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分
别按年度、项目的单项或单位工程整理
3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或
专业整理。
4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理;检查验收记录、
质量评定及监理文件按单位工程整理。
5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现
场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运
行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。
第二条、项目文件的组卷
1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件
的有机联系;分类科学，组卷合理;法律性文件手续齐备，符合档案管
理要求。
2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专
业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保
等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间
或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原
材料试验按单项工程、单位工程组卷。
3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷
保管期限从长。
第三条、案卷与卷内文件的排列
1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、
验收排列。
3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维
修等顺序排列。
4、竣工图按专业、图号排列。
5、卷内文件一般文字在前，图样在后;译文在前，原文在后;正件在
前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。
第四条、卷内编目，装订必须符合规定要求，详见综合科档案管理制
度
第五条、声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作
者等内容进行著录。
第六条、项目文件的归档
1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完
成后，将经整理，编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，
向建设单位档案管理机构归档。
2、根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可
在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并
归档。
3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、
设计、施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确反应项目建设过程
和竣工的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备;文件
质量应符合项目文件质量要求的规定。
4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件，应按国家
有关档案管理的规定和要求单独立卷归档。
5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校
人签署的译文稿与原文一起归档。
第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集，编制和
整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的
完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并
办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。
第八条、项目文件的归档时间
1、除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目
实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工
完成后及时归档。即：在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内
归档，周期长的可分阶段、单项归档。
2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后
即时登记，安装调试后归档(任务结束后一周内向上级档案室移交)。
3、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时
间一致。
4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结
束后及时归档(一周内)。
5、下列文件材料应随时归档：
5.1、变更、修改、补充的文件材料;
5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文
件材料;
5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料;
5.4、其他临时活动形成的文件材料。
项目档案的整理与移交标准
第一条、项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织，其内容
包括：
1、根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目的实
际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按
项目、结构或专业分类;大中型项目按工程或专业分类，下设属类。
2、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和
编号;生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的，建设单
位(并责成设计、施工及建立单位)可用铅笔临时填写档案号。
3、对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及
档案整理情况说明。
4、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格
第二条、项目档案的移交
1、项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项
目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其它有关单位办
理档案移交。凡是分期或分机组的项目，应在每期或每机组正是通过
竣工验收后办理档案移交。
2、建设单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应办理项
目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有
完备的清点、签字等交按手续：建设单位转为生产单位的，按企业档
案管理要求办理。
3、竣工验收以后，在大中型城市规划区范围内的重要建设项目。
建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建
设及其管理有关的项目档案。
工程档案管理制度
一、工程档案管理制度
1、目的
建立、健全档案管理制度，统一管理工程进度、质量、安全、合同及
项目管理文件档案等各种档案资料。对项目资料和竣工档案资料进行
有效的管理和利用，确保项目部在任何场合使用的工程图书资料为完
整、系统的现行有效版本。
2、范围
用于项目部所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。
3、职责
项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管
理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交公司统一管理。项
目经理负责对移交公司的档案进行审核。
4、内容
（1）项目资料的控制
做好资料的收集和保管，做好收文发文登记。在工程项目过程中，
公司统一收集所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建
资料、工程合同(包括设计合同、监理合同、施工合同等)以及各类证
书，及时把复印件送至项目部档案管理员保管，工程竣工前，再把相
关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。在工程项目竣工后，
项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和
电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移
交公司统一管理。
在工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按
不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识并分别存放。公司所
开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识
文件类别:1土地合同类；包括上级批文、合作协议、土地合同
等。2政府批文类；如计划批文。3“五证”；包括用地许可证、规
划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证。4合同类；包括
施工合同、设计合同、监理合同等。5项目发展类文件；包括项目进
行过程中的各种中间报建报批文件等。6施工资料和监理资料；包括
真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件。7竣工验收
类；包括专项验收。8图纸类；包括项目的各专业图纸及cad电子文
件、设计变更、签证、洽商等。
项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类
后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。对已分类和
编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。
在项目建设过程中，各部门如需借用相关资料，应到项目部档案管理
员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。
（2）工程资料的控制
政府部门所要求专项工程项目均应做竣工资料。工程竣工档案应
进行专项验收，验收应具备以下条件:
1、建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；
2、全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。
工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应
对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情
况申报表》，报送项目经理部。项目经理部汇总监理、施工单位报送
的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申报表》后，由项目经理
部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核
和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收
申报表》。工程竣工档案专项验收在建设工程现场进行。由建设单位
组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，
由主管城建档案管理部门验收小组主持。验收工作进行完毕，由验收
小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的<建设工程竣工档案专
项验收意见书>认真进行整改，并确保符合规定要求。工程通过竣工
验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管城建档案管
理部门复核审查。工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城
建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。项目档案管理员在接
收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确
保与原件一致的前提下，向各单位出具《接收工程项目档案登记单》。
承建方均应向建设单位移交竣工资料一式两份。项目档案管理员对于
所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和装盒标识。竣工资料
一式两份，一份由项目档案管理员移交给物业管理公司且在移交清单
上签收，一份移交给公司总裁办统一管理。同时移交所有的移交目录
清单。公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。公司之
外的单位借阅档案，需经公司负责人的批准。对凡需销毁的资料、图
纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁
清单应予以保存。
（3）档案立卷的要求
档案材料归档时，以a4(即210mmx297mm)规格为标准，不足a4
规格的应用a4白纸粘贴，过大的要折叠为a4规格。档案材料中的金
属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的
安全。文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，
应用彩色薄纸隔开。装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册。纸质竣
工图(或其它归档的纸质图)，归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅，
连同图纸目录，散装入统一的卷盒。
立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。立卷档案每卷
必须有独立的页号和卷内目录。立卷档案必须统一使用现行的封面、
卷盒和目录。
建设工程档案管理制度
为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规
定，结合我司的特点，制定本制度。
一、工程档案的归档范围及质量要求
(一)工程档案的归档范围
对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有
保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。(详
附件一)
(二)归档文件的要求
1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。
二、工程档案的管理机构
各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工
备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案
预验收及移交。
三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、
保管、统计
(一)工程档案的收集
文件形成后，文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料
员，资料员收到文件后，当天登记入盒。
(二)工程档案的整理
按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排
列。
(三)工程档案的立卷
1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣
工图、竣工验收文件五部分。
2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。
3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。
4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。
5、竣工图按专业组卷。
6、竣工验收文件按单位工程组卷。
(四)工程档案的编目
1、每卷单独编号，页号从"1"开始，案卷不宜超过30mm；页号编写
在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后
的图纸一律在右下角。
2、卷内目录:"序号"以一份文件为单位，"责任者"填文件的直接形成
单位和个人，
有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用"等"代替。"文件编
号"填写工程文件原有的文号或图号；"文件题名"填写文件标题的名
称。"日期"填写文件形成的日期。
未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。
(五)工程档案的装订
案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材
料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。
(六)工程档案的归档
1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案
的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。
(七)工程竣工档案移交
工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一
份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室。
(八)工程档案的索引(待讨论工程代号、档号)
工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填
写。
(九)工程档案的保管
工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室
的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。
(十)工程档案的统计
工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，
及时催促借阅到期文件的归还。
[篇三:工程档案管理制度]
一、工程档案管理制度
1、所有的工程设备档案由工程组文员负责管理。工程档案管理人员
应严守公司档案管理制度和保密守则。
2、各类档案应按系统分类:强电、弱电、空调、机管，统一存放档案
盒并贴上标签。
3、档案及图纸是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，如发现用
途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。需销毁的资料应由总工程
师及系统工程师组成鉴定小组研究后决定。
4、借阅档案须经相应系统的工程师以上人员批准，文员登记并指定
归还日期，由文员按期追还，需续借的要重新登记。
二、维修档案管理制度
1、维修档案属工程档案的一部分，由工程组文员统一管理。
2、设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、装修分类。
3、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。
4、文员根据返回工程组的维修单，当天填写维修档案记录表，并录
入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。
5、文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档
案记录表，如发现不符马上追查原因。
6、文员每月对维修档|考|试大|案记录表、维修单等进行整理，并分
类归档。
7、维修档案作为评估大厦设备运行情况的根据，应妥善保存。保存
期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由总工
程师、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。
[篇四:工地宿舍管理制度]
1、集体宿舍必须有专人负责管理，住宿人员必须服从管理，自学遵
守工地各项规章制度。
2、集体宿舍是施工人员休息、生活、学习的场所，应保持宿舍卫生
整洁、安静和良好的秩序，每个住宿人员应遵守文明宿舍公约。
3、住宿职工要维护公共卫生，保持室内干净、整洁，生活用品摆设、
叠放整齐，地面不乱扔杂物、烟头。
4、每个宿舍房间要编号并选室长，室长负责安排卫生值日和清扫工
作，住宿人员名单要上墙，每日卫生值日人员要自觉负责门前和室内
卫生的打扫，督促同室人员不乱扔垃圾，不乱倒脏水，不随地便溺。
5、工地管理人员每周一次组织人员检查，如宿舍内发现脏、乱、臭
现象应责令整改，屡违者经教育后视情节轻重给予处罚或清退。宿舍
内不得留宿无关人员和家属子女。
6、宿舍无人时关好窗户，切断电源，锁上门锁。
7、宿舍内不准聚众酗酒，不得聚众 ，严禁斗殴，严禁人楼上向
下倒水。
8、冬季宿舍内要防止火灾和煤气中毒。
[篇五:建筑工程公司经营部管理制度]
为规范公司的经营管理行为，使公司经营管理工作更科学、严谨，适
应公司管理体系的发展要求，根据公司的管理模式和经营部负责的业
务范围，结合公司具体情况制定本管理制度。
1、经营部主要职责
1、1负责建设工程施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料
供应合同的签订与管理。
1、2负责工程预算、结算工作。
1、3负责编制工料分析。
1、4负责企业招投标的编制及具体实施工作。
1、5负责分公司、专业分包、劳务分包结算工作。
1、6负责内外业中经济指标的审核。
1、7负责公司月结算及年结算的核算工作。
1、8负责专业分包单位、劳务分包单位、材料供应单位、招投标等
有关信息的收集工作。
1、9负责处理公司对外的经济纠纷。
1、10负责与企业有关的协会、组织团体及主管部门的沟通与落实。
1、11负责组织本部门的体系运行工作。
1、12经常组织各种专业知识、业务能力培训，统一组织学习相关结
算文件及法律法规，提高全体预算员的业务能力及综合素质。
1、13负责组织施工组织设计中经济指标的审批工作。
2、预算员主要职责
2、1必须掌握相关合同内容，细致研究合同条款。
2、2必须参加图纸会审，违者负激励50元／次。
2、3负责预结算书的编制与对外核算工作。
2、4负责编制工料分析表。
2、5负责审核外分包结算书。
2、6负责内外业中经济指标的审核。
2、7参与编制与建设单位往来的书面材料。
2、8必须积极参加招投标工作。
2、9协助技术人员编制现场签证并核实现场签证的落实情况。
2、10预算员必须深入到施工现场。
2、11负责项目部中体系运行相关记录。
3、工程合同管理
3、1经营部负责建设工程施工合同、专业分包、劳务分包、材料供
应合同的签订与管理。
3、2签订的合同必须遵守国家、省市的有关法律法规，不得损害公
司利益。
3、3经营部长参加与建设单位合同条件的谈判，并负责审查合同内
容，经总经理审批后，方可与建设单位签订。
3、4签订完的建设工程施工合同原件，由经营部统一备案管理，两
日内分别报送以下部门:财务经理，复印件抄送董事长、总经理、项
目经理、项目预算员。
3、5负责签订专业分包合同、劳务分包合同及材料供应合同时，必
须企业证件齐全有效。
3、6依据合同内容的主要条款及公司的指定要求，拟定分包合同初
稿，经总经理审批后，方能签订正式合同。
3、7分包合同、劳务合同、材料供应合同应在进场前签订。
3、8签订完的专业分包合同、劳务分包合同及材料供应合同原件，
三日内分别报送以下部f-j:总经理、财务经理、经营部、项目部，
原件由经营部统一备案管理。
3、9经营部必须配合公司相关部门严格监督合同的履行情况，处理
因施工合同引起的经济纠纷。如需修改、变更的内容，及时提出修改
意见，并将修改、变更的内容存档备案。如有合同终止，必须办理合
同终止手续。
3、10经营部负责组织建设单位直接分包项目管理协议的签订。
3、11负责向财务部提供建筑工程施工合同，中标通知书，相关资料。
4、工程预、结算管理
4、1预算员要有良好的职业道德、专业知识，谦虚谨慎，有强烈的
责任心，有集体荣誉感。
4、2预算员在对外结算时，必须严格遵守工作时间，不能旷工、迟
到、早退，违返者每次负激励50元／次。'
4、3预算员必须对工程预结算中存在的问题及时、全面的向公司主
管领导汇报。经营部长必须加大日常审核力度，全面掌握工程预结算
工作。
4、4预算员日常工作中的各种报表、统计数据必须及时、准确、完
整。
4、5预算员必须熟练掌握定额内容及省市有关工程造价方面的文件、
法律法规，并能灵活运用，掌握常见工程类型有关测算数据。
4、6预算员必须熟练掌握合同内容，细致研究合同条款，严格按合
同规定编制预、结算。
4、7根据合同约定的时间，必须及时向监理公司、建设单位上报工
程的进度结算。每月20日前按施工形象进度编制好月份工程结算，
上报经营部、财务部。如不能按时完成，罚款50元／天。
4、8每年l2月20日前做出年度结算，经审批后上报经营部、财务
部。如跨年度工程应在合同规定期限内做出年度结算，经审批后上报
建设单位，如不能按时完成，罚款50元／天。
4、9工程竣工结算必须在工程竣工后l5天内完成，如拖期罚款50
元／天。工程竣工结算经过经营部长审核后，上报审核单位。预算员
应随时做好与审核单位核对结算的准备工作。
4、10土建预算员必须要负责组织落实其他专业的有关预、结算数据
统计及预结算上报等工作。
4、11负责每月向财务部提供实际工程进度结算和甲方审批后的形象
进度结算一份。
4、12甲方结算及外分包结算，每年必须装订成册，便于管理。
5、工料分析管理
5、1预算员要根据现场的进度安排，在每个月20日上报当月的实际
工料分析表，经营部长审核后每月25日报送给总经理、生产经理、
财务部、工程项目部及经营部，如拖期负激励30元／天。
6、工程招投标管理
6、1招投标项目确定后，经营部主要协调各相关专业编写招投标文
件，并负责标书的装订包装工作。
6、2经营部负责投标文件的递交并组织相关人员参加开标。
6、3经营部要依据招标文件及施工组织设计做出正确预算结果，为
领导最终投标报价提供真实依据。
6、4经营部必须对招投标资料严格保密，严禁向他人泄露，损害公
司利益，如查出每次负激励l0000元以上，直至追究刑事责任。