文档编辑
-
2023年2月18日发(作者：)Shift键在Word文档编辑中的妙用
Shift是我们平时再熟悉不过的一个键了，在资源管理器或我的电脑中，按住Shift可以强
制执行文件的移动操作，配合鼠标还可以进行批量文件的快速选择，可谓是方便多多了。但
您知道Shift键在Word中还有什么作用吗？
今天，笔者就列举几个，供大家一起分享，希望能对大家平时的操作有所帮助!
+Delete键=剪切
当我们选中一段文字后，按住Shift并按动Delete键就相当于执行了剪切命令，所选
的文字会被直接复制到剪贴板中，非常方便
+Insert键=粘贴
这条命令正好与上一个剪切命令相对应，按住Shift并按动Insert键时就相当于执行
了粘贴命令，保存在剪贴板里的最新内容会被直接复制到当前光标处，与上面的剪切命令配
合，可以大大加快文章的编辑效率
+F10键=鼠标右键
按住Shift并按动F10功能键就相当于在当前位置执行了鼠标右键命令，在鼠标不灵时
可以不妨试试它
+“保存”命令=全部保存
在按住Shift键的情况下点击“文件”菜单，您会发现原来的“保存”命令变成了“全
部保存”，而它的作用也就是快速保存当前所有打开的Word文档。如图1所示
图1
+“关闭”命令=全部关闭
有了“全部保存”，自然还要有“全部关闭”，操作方法仍然同上，按住Shift键后再
点击“文件”菜单，原来的“关闭”也就会变成“全部关闭”了
+鼠标=准确选择大块文字
有些朋友在工作时可能经常要选择大段的文字，通常的方法就是直接使用鼠标拖动选
取，但这种方法一般只对小段文字方便，如果想选取一些跨页的大段文字的话，经常会出现
鼠标走过头的情况，尤其是新手，很难把握鼠标行进的速度。其实，使用Shift键就能够轻
松地解决这个难题。
具体操作时，只要先用鼠标左键在要选择文字的开头点击一下，然后再按住Shift键，
单击要选取文字的最末尾，这时，两次单击之间的所有文字就会马上被选中，不仅方便，而
且绝对不会出错。如图2所示
图2
提高Word文档编辑速度的十条技巧
现在是讲效率的年代，使用Word来进行平时的办公处理也是一样，那么，怎样才能够
在Word中“快”起来呢？在这里给大家推荐Word中快速操作的10个技巧，相当实用。
1．快速定位到上次编辑位置
打开Word文件后，按下Shift+F5键就可以快速定位到上一次编辑的位置了。Shift+F5
的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的
位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环。
2．快速插入当前日期或时间
有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般是通
过选择菜单来实现的。其实可以按Alt+Shift+D组合键来插入系统日期，按下Alt+Shift+T
组合键则插入系统当前时间。
3．快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位
置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
4．快速打印多页表格标题
选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当预览或打印文
件时，就会发现每一页的表格都有标题，使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
5．快速将文本提升为标题
首先将光标定位至待提升为标题的文本，按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，
且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3„„标题9。
6．快速改变文本字号
Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于
一般的办公人员来说，已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙
报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，完全可以快速改变文本的字号：
先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数
值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS2000/Office中同样适用。
7．快速设置上下标注
首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按
一次恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次恢复到原始状态。
8．快速取消自动编号
虽然Word中的自动编号功能较强大，但在使用时常常会发现自动编号命令出现错乱现
象。其实，可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
（1）当Word为其自动加上编号时，只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消
失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；
（2）选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击
“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框，最后单击“确
定”按钮完成即可。
9．快速选择字体
为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首
先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框
中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，
把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按
钮即可。
10．快速去除Word页眉下横线
快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成
“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编
辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成
“正文”就行了。
word排版技巧~~想让文章排版更漂亮更规范的朋友可以学习学习
问：WORD里边怎样设置每页不同的页眉？如何使不同的章节显示的页眉不同？
答：分节，每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页
不同
问：请问word中怎样让每一章用不同的页眉？怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改
了？
答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同
前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的
“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两
个字来了
问：如何合并两个WORD文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做？
答：页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项
问：WORD编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同?比如：单页浙江大学学位论文，这一个容
易设；双页：（每章标题），这一个有什么技巧啊？
答：插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同
问：怎样使WORD文档只有第一页没有页眉，页脚？
答：页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底
纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，
就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。
问：如何从第三页起设置页眉？
答：在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，
把它设置成正文就可以了
●在新建文档中，菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0，确定；
●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同，确定；
●将光标放到第一页末，菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后，确
定。
第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后。这样，做两次
首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。
问：WORD页眉自动出现一根直线，请问怎么处理？
答：格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和
箭头，格式－边框和底纹－设置选无
问：页眉一般是---------，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD中
修改页眉的那根线怎么改成双线的?
答：按以下步骤操作去做：
●选中页眉的文字，包括最后面的箭头
●格式－边框和底纹
●选线性为双线的
●在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线
●确定
▲上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置
问：Word中的脚注如何删除？把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还
在，应该怎么办？
答：步骤如下：
1、切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。
2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。
3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。
4、切换回到页面视图
尾注和脚注应该都是一样的
问：Word里面有没有自动断词得功能?常常有得单词太长了，如果能设置一下自动断词就好
了
答：在工具—语言—断字—自动断字，勾上，word还是很强大的
问：如何将word文档里的繁体字改为简化字？
答：工具—语言—中文简繁转换
问：怎样微调WORD表格线？WORD表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一
拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？
答：选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行
press\"Alt\"，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到
最小值即可。
打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。
问：怎样微调word表格线？我的word表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可
是一拖就跑老远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？
答：可以如下操作：
●按住ctl键还是shift，你haveatry
●doubleclicktheline,tryit:)
●打开绘图，设置一下网格（在左下角）。使水平和垂直都为最小，试一把！？
●press\"Alt\"
问：怎么把word文档里已经有的分页符去掉？
答：先在工具——>选项——>视图——>格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，
delete就ok了。
问：Word中下标的大小可以改的吗?
答：格式—字体
问：Word里怎么自动生成目录啊？
答：用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入->索引和目录
问：Word的文档结构图能否整个复制?论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，
有办法复制粘贴过来吗？
答：可以自动生成的，插入索引目录。
问：做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐？比如：
1.1标题...............................1
1.2标题...............................2
答：画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了，
打印出来就很整齐。
问：怎样在word中将所有大写字母转为小写？比如一句全大写的转为全小写的
答：格式->更改大小写->小写
问：在存盘的时候，出现了问题，症状如下：磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新
窗口重存也不管用。如何解决？答：把word文档全选，然后复制，然后关掉word，电脑
提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是，然后，再重新打开word，然后粘贴，
然后，保存。
问：WORD中的表格一复制粘贴到PPT中就散掉了，怎么把WORD里面的表格原样粘贴到PPT
中？
答：1）比较好的方法是：先把表格单独存为一WORD文件，然后插入－－>对象，选由文件
创建，然后选中上面的WORD文件，确定；2）还可以先把表格copy到excel中，然后copy
到PPT中，这个也是比较好的办法；3）可以先做成文本框，再粘贴过去；4）复制粘贴，但
是在PPT中不能粘在文本框里面；5）拷屏，做成图片，再弄到PPT里面。
问：有没有办法将PPT的文字拷入WORD里面？
答：另存就可以了。只要以.rtf格式另存即可
问：用word写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上
一行的字距又自动变大了，这是为什么？怎么纠正啊？
答：是因为自动对齐的功能，格式——>段落——>对齐方式可以选。还有允许断字的功能如
果check上，就不会出现你说的情况了。
问：在使用WORD的样式之后，如标题1、标题2之类的，在这些样式前面总会出现一个黑
黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢？
答：“视图”－－>“显示段落标志”，把前面的勾去掉。其实这个很有用，可以便于知道
哪个是标题段落
问：文章第一页下面要写作者联系方式等。通常格式是一条短划线，下面是联系方式，基金
支持等。这样的格式怎么做出来？就是注明页脚吗？
答：插入——脚注和尾注
问：文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作？
答：可以选择的内容，按双栏排。选择其他内容，按单栏排。
问：Word里面如何不显示回车换行符？
答：把视图->显示段落标记的勾去掉或工具->选项->视图->段落标记
问：有没有方法把WORD里的软回车一下子替换掉？识别出来的文字全带着软回车，能把他
们一次全删掉吗？？
答：查找＋替换，按CTRL+H；软回车好象是^l，在特殊字符里有
问：在WORD里的框框里怎么打勾？
答：画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去；或者先在WORD里插入符号“√”，然
后选中“√”，到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“□”
问：还是不行，这样拷过去的框框字体是windings的，而原来的是宋体的，两者有很大的
区别。
答：根据模板新建专业型传真，里面有框，双击后打勾，copy就ok
问：Word中怎么在一个英文字母上打对号？
答：透明方式插入图片对象，内容是一个√
问：WORD里怎么显示修订文档的状态？文档修订后，改后标记很多，但是在菜单里没有“显
示修订最终状态”等，怎么调出来？
答：工具－>自定义－>命令－>类别（工具）－>命令（修订）－>把“修订”等拖到工具栏
上
问：怎样把许多分开的word文档合并成一个文档。我的论文是按照章节分开写的，但现在
图书馆要提交电子版的学位论文，是一个文档的，我找了很多选项但好象不能合并，选择插
入文件功能，可以加入内容，但文档中的页眉却插不进去，有谁有高见？
答：acrobat6可以直接把多个文档打印成一个pdf文档。可以提交pdf格式的论文，先一
个一个word文档转换为pdf格式的，然后在pdf文档菜单的文件菜单中，选上作为pdf格
式打开，追加上就可。
问：Word里面要写方程式怎么办啊？
答：插入－对象－公式编辑器equation，如果没有公式编辑器Equation，要自己从光盘中
安装，或者安装Mathtype公式编辑器
按右键把它拖出来－－插入－－命令－－自定义－－工具
应该是倒过来
问：想在WORD里面表示矩阵，怎样才能画出那个很大的矩阵括号？
答：装公式编辑器mathtype好了~：）
问：Word的公式编辑器怎么安装？
答：工具－自定义－插入－公式编辑器，把它拖到工具条上即可；或者安装OFFICE后，再
次安装，选增加功能吧，会有提示的
问：Word2000下调用公式编辑器的快捷键?
答：点击菜单[工具]->[自定义]，点击对话框下方[键盘]，在[类别]里选择[插入]，在命令
里选择[InsertEquation]，指定你的快捷方式
问：WORD中出现公式的行往往要比只有文字的行来得宽，如何把这些行改的跟只有文字的
行一样宽？
答：段落行距设为固定值即可。这样会有一个问题，比如设置为18磅，有些公式符号（特
别是有下标的）不能全部显示打印稿可以显示。怎么解决这个问题？这个如何解决还需要考
虑。
问：我的文档就是公式多，应该怎么办？
答：公式多的时候，最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续打太
多，就会出现这个问题。出现问题的时候：
●选中所有内容，ctrl＋C
●把WORD所有文档关闭，
●最关键：出现一条信息，务必选择“是”
●重新打开WORD编辑器，
●ctrl＋V，粘贴
●ctrl＋S，存盘
问：怎样在word里面的公式编辑器中输入空格？
答：ctrl+shift+space
问：如何使word中公式全都小一号？一个一个选实在麻烦
答：在Mathtype公式编辑器中：
首先，在Mathtype中的菜单Size中选define,定义所需的字号大小；
再次，在Mathtype中的菜单preferences中的equationpreference的savetofile存贮
所定义的字号文件；
返回word中：
在Mathtype菜单中选Formatequation:
1）在MathTypepreferencefile中，选你刚才所定义的文件；
2）在Range中，选Wholedocument。
最后，选OK，即OK了。
问：如何将WORD中的公式编缉拉到外面?
答：工具－自定义－命令－插入－右边找公式编辑器，往上拖
问：怎样可以去掉word里面公式，或是图片上方总是出现的灰色的横条啊？以前没有的，
不知道怎么跑出来了，看着怪晕糊的。。。。。
答：工具－>选项->视图->域底纹，选不显示，或选取时显示，就可以了