样品确认单
显微镜的发展史-小学生实验
2023年2月20日发(作者：湖南古镇)样品确认制度1/3
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一、目的：
规范公司样品确认流程，确保所有投入生产的物料事先得到样品确认且验证合格。
二、范围：
适用公司所有自产产品使用的电子元器件、组装配件等物料。此类类别和组装配件的原材料
下面统称样品。
暂未进行样品确认的物料需在BOM里明确品牌，后续也应逐步纳入样品管理范畴。
三、职责：
3.1、研发中心：负责提出样品需求及样品确认。
3.2、产品规划管理部：负责替代物料生产的小批量产品验证。
3.3、生产部品质组：负责确认好的确认书及器件的受控管理和物料库资料的录入。
3.4、采购部：负责样品的采购与供应商开发。
四、程序：
所有规定的物料需先进行样品确认，确认的方式以《样品确认书》为准。规定的物料未作
样品确认合格，不允许导入至生产过程。
4.1、样品的申请与购买：
4.1.1、研发人员根据设计要求提出材料需求，按OA流程《样品申请流程》执行样品申清，
样品申请时须作好样品的详细描述，能够在网上找到实物图片的最好附上实物图
片，如特殊情况采购人员可以要求提出样品需求的研发人员一同寻找样品。
4.1.2、采购接到《样品申请流程》后，如不清楚样品的状况，先与提出样品需求的研发
人员进行口头沟通，详细了解需求样品的特点，然后进行样品的供应商开发，
供应商开发应最少二家以上，然后采购要求开发的供应商对我们需求的样品进行
送样，要求送样的供应商提供至少两份样品确认书及开发需求数量的样品。
4.1.3、采购人员收到供应商提供的样品后，确认样品确认书与样品数量一致后，将样品
转交给研发中心样品需求人员。
4.2、样品确认书要求：
4.2.1、格式以各厂家为准，若厂家没有或不健全就以我方要求格式为准；
4.2.2、样品确认书必须包含：封面、规格参数、标识说明、包装方式、外观尺寸、使用
说明、材质说明等内容；
4.2.3、确认书必须至少两份，且必须包含检测报告。
4.2.4、IC类的样品需要供应商提供代理资质证明。
4.3、样品确认流程：
4.3.1、样品确认合格原则：
厂商处样品确认书由其各相关部门审核确认；我司由研发中心相关工程师审核、部
门经理批准。两方都在确认书上签字确认后才定义为样品确认合格。
4.3.2、供应商送样后，由采购部将《样品确认书》连同样品交给提出需求的研发人员进
行样品确认。
4.3.3、研发人员接到样品确认书及样品后对样品进行包括外观、性能、结构尺寸、可靠
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性、使用寿命等各方面进行验证，如需要，研发人员可要求产品规划部、生产品
质组协助确认。
4.3.4、样品确认合格后研发人员在《样品确认书》上签字并交部门经理批准，然后将样
品和确认书转交一份给生产部品质组。并将样品确认结果通知采购部。
4.3.5、采购部接收通知后，需以正式文件或邮件的形式（或已签署的确认书）通知供应
商样品确认结果。
4.3.6、样品确认除特殊的物料可与采购沟通确认所需时间外，其他样品均需在2天内确
认完成。
4.3.7、确认不合格的样品，如为通用型的原材料，则由样品确认人员通知采购，采购直
接回复给供应商样品确认不合格，样品不作退还，采购再次进行供应商开发和送
样；如为定制型原材料，样品确认人员须通知采购，样品不合格的原因，并提出
更改的措施让采购反馈给供应商，待供应商更改后再次送样确认。不合格的样品
研发确认样品的工程师保存，作为下次更改后送样的比对确认，当后续送样样品
确认合格了，前期的不合格样品才可以报废处理，后续确认合格的样品按4.3.4、
4.3.5执行。
4.4、样品确认书的存放管理：
A、样品确认合格并且确认书上签字通过后，研发中心和生产部品质组各保存一份。
B、品质组对文件进行受控管理，并将确认书做成电子档录入物料库中。
C、当样品确认不再使用时，确认书保存半年，之后作废。若后续再启用时需重新送
样确认。
4.5、样品备案管理
A、品质组IQC接到样品和确认书后，将样品和确认书匹配后分电子、五金、塑胶、
组装配件、包材等进行归档并封样，并按顺序进行编号管理（相同原材料不同供
应商按承认的先后顺序进行编号），作为以后来料检验的比对样品，
B、若样品被新的物料取代或确定不再使用时，应继续保存半年后再集中填写样品处
理申请单进行处理。
4.6、样品替换与备选管理
由于旧的样品面临停产或采购策略等需要，一些重要样品需要寻找替换物料或制定备
选的新的样品物料清单，以减少物料停产对产品的影响，增强物料选择的灵活性。
4.6.1、样品停产变更机制
一些样品在市场上无直接替换的物料，当采购获知可能将要停产或出现采购困难、
周期变长（2个月以上），须启动《原材料样品停产变更处理流程》OA流程。
4.6.2、样品备选要求
A、产品BOM里用料根据需要及采购策略，可以增加备选物料，用01、02、03编码
为序号，规格型号需按标准命名执行，同时增加对应的物料编码。
B、已选型确认的备选物料也可根据实际情况进行更换替代，但备选物料最多不超3
个，更换时间不可过于频繁（不可连续三个批次变换不同备选物料），且同一批
次无特殊原因不得混合采购或领用，原因是变化频繁易造成品质因数的差异而影
响产品品质。
4.6.3、样品变更与备选确认
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当样品有变更和增加备选物料时都需按样品确认制度执行。
4.7、样品物料采购要求：
4.7.1、批量物料采购时，原则上应以各样品物料为主，若某样品物料货源紧张，出现缺
货或断货时，应看是否有备选样品物料，若无则应发起《原材料样品停产变更处
理流程》，同时寻找可替换物料送样确认。确认通过后才可批量订购。
4.7.2、采购在变更样品物料或寻找备选物料时，原则上不应在备货计划执行中进行，应
在备货计划之前或之后进行，以免影响备货计划进度。
五、附件：
1、《原材料样品替换处理流程》。
2、《样品申请流程》
3、《需进行样品确认制的物料类别清单》