备用金管理制度
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2023年2月16日发(作者：我的美)备用金管理制度
一、
目的
人力行政中心
****年**月
为了加强公司各部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资
金占用，特制定本制度。但必须做到专款专用，专人专账管理，不得挪用
和贪污，一经发现严肃处理。二、
范围
是各部门人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费、搬
运、货运、临时网费及日常性费用之类的借用款项。三、
职责
1、由财务中心门负责备用金的审核、发放和收回；
2、由各有关部门负责人负责备用金发放的初审及协助备用金的收回；
3、由总经理负责备用金的审批。四、
备用金分类
为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时
备用金、出纳备
用金三种：
1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间
长、比较固定的特
点；
2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金，具有一次性、时
间较短的特点；3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有
金额较大、流转快的特点，一
般不超过规定限额。
五、
管理要求：
1、备用金帐户由专人负责，实行专帐管理。各部门需将备用金帐户
管理人员的情况报
财务中心备案；
2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录，备用金帐户按季
度结清，备用金管
理员应于每季度10号前将收支情况以电子报表形式报公司财务中心；
3、公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进行不定期清查，备用
金的支出要严格遵
守公司的制度，不得出现白条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金；
4、定额备用金每年为一次周转期，即年底收回备用金，备用金归还
后如需要继续借用，
其借款审批手续需重新办理。
六、
备用金的使用程序：
1、定额备用金和临时备用金的使用：
1)借款部门填写《备用金申请表》――部门经理签字――中心负责人
签字――财务
中心核签备用金额度――总经理审批――会计记帐――出纳审核付款；
2)各部门内部使用备用金，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报
销人员原
借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备
用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款；
3)备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销
凭证，并设备
用金登记簿，记录各种零星支出,每季度10号前备用金专管员汇总清
理备用金帐户，并将备用金帐户的收支情况报财务中心备查；
4)借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金专管员发出
催办通知后还
不办理者，备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接从借款人工
资中抵扣。5)定额备用金配备表：
2、出纳备用金的使用：
1)出纳填写《备用金申请表》――财务经理审核――总经理审核――
执行董事审批，
填写基本户银行支票（或网上银行转帐提现）――会计根据相关票据
记帐。2)出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用保险柜存放现金，并
且存放地点符合
公安、公司安全管理原则。
3)保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况下的大额存放，
必须及时向
财务经理，以便采取相应的安全措施。4)出纳备用金必须日清月结，
每天核对帐实数据。
5)出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员，财务中心经理负管理
责任。3、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须
办理变更手续，变更
方法采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款。
4、备用金的申请必须严格遵守公司的管理制度，由部门提出申请，
经部门负责人、中
心负责人审核，财务中心核准，公司总经理审批后，方能划入指定帐
户或领取现金；5、上年度备用金帐户没有结清的，不能申请下年度的备
用金。
七、其他相关规定：
1、从事工作未满一年其出差借款不作为备用金，仅作为暂借款，在
结算时由财务中心
负责收回；
2、备用金借款的员工一旦离开公司或调离岗位，应在离开或调离之
前还清备用金。部
门负责人有义务及时财务中心清帐，否则，造成的损失由相关部门负
责。若无法归还且造成经济损失的，借款人承担相应的法律责任；
3、使用备用金人员应及时办理结算手续，公司将不定期地对备用金
私用现象进行检查，
促使备用金处于正常状态。
八、惩罚
1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10%处罚，
情节严重者直接除
名并追究其法律责任；
2、到期临时备用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报
告的，每发现一笔，
对出纳扣罚100元；
3、对于超过周转期还不能足额归还备用金的，财务中心有权在工资
中扣除，并对未归
还部分按月利率1%计算利息，计息日期从借款之日起计算；因长期
出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面
报告，并经中心负责人审核，总经理批准后免于罚息，提交财务中心备案；
4、财务中心负责人负责对备用金定期盘点（一个月不少于一次），
对因未及时盘点而出
现的损失承担连带责任；备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；
5、若借款人拒不归还（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请
经批准后，告知人力
为了防止资金流失，加强资金管理，提高工作效率，现就公司备用金
管理规定如下：
一、备用金分类
备用金是为保证日常临零支付而单独储备的现金。根据公司开展业务
的需要，备用金分定额备用金、临时备用金两种。
1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间
长、比较固定的特点。定额备用金一般在年初借入，年末结账前结清。
2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金，具有一次性、
时间较短的特点。临时备用金一般需于当月及时归还或报账冲销。
二、备用金借支、归还手续
1、定额备用金和临时备用金的借支、归还手续
（1）借支：借款人填写《借款单》―部门负责人签字―财务经理审
核―财务总监审核―董事长审批―出纳审核付款―会计记帐。
（2）会计核算设置科目：“其他应收款―定额备用金―部门/姓名”；
“其他应收款―临时备用金―部门/姓名”。
（3）定额备用金配备表
定额备用金配备表
（4）归还：
定额备用金实行年初借入，年末结账前结清的管理办法，实际支用后
凭有效单据向财会部门报销，财会部门根据报销数用现金补足备用金定额，
报销数时不再通过“其他应收款”账户核算。
临时备用金需按时归还或及时报账冲销。出纳于每月25号前清理临
时性个人备用金借款，并催促当事人及时归还借款或办理报账手续，财务
经理负责协助催收。
三、备用金管理
1、定额备用金的管理：
（1）根据工作需要、管理需要原则进行办理，额度根
据支出业务变化，对使用对象和用途范围一年审定一次；
（2）定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转
借或以临时备用金性质借支他人。
（3）因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须
办理变更手续，变更方法采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任
人办理借款。
2、临时备用金的管理:
（1）临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工
作性质的一次性借支款。
（2）具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理
相关财务手续的，财务不予承认。
（3）临时备用金只能用于所申请的业务，不得挪作他用。
（4）临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵冲。
（5）部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督
经办人及时办理相关报帐归还手续。
3、其他相关规定
（1）借支不分金额大小，均须报董事长审批。
（2）财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、
注销日期建立备用金台账，按月及时清理。
（3）所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使
用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，
年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。
（4）各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续，人事部门及其
他相关单位、部门有义务及时通知财务部清帐，借款人员发生人事变动或
离职，人事部门及其他相关单位、部门未通知财务部确认清账，造成借款
无法收回的，造成的损失由相关责任单位或部门负责。
篇三：公司备用金管理制度(修订)
xxxxxxx有限公司
为了加强公司对各部门、分公司及各直营店备用金的管理，规范借款
行为，提高资金利用效率，加强成本费用核算，减少资金损失，特制定本
制度。
一、本制度适用于公司各部门、分公司及所有直营店。
二、备用金范围
1、采购员零星采购备用金；
2、个人因公出差零星开支备用；
3、经常性的零星开支备用金；
4、项目兼任财务人员备用金；
5、其他备用金。
三、实行备用金制度有利于各部门、分公司及各直营店工作人员积极
灵活地开展业务，提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借
他人或用于其他用途。
四、备用金借款和报销手续程序
1、工作人员需临时借用备用金时，先填写“借款单”，并按流程经
部门领导、财务负责人审批签字。财务人员审核签字后的“借款单”各项
内容是否正确和完整，审核无误后办理付款手续。
2、借款人员完成业务后应在三日内填写“报销单”，并经部门主管
领导审批后，将“报销单”交审计部审核，审计部将审核无误的经财务负
责人、总裁签字审批后的“报销单”转交财务部，财务人员根据审计后的
“报销单”，办理报销手续。
3、财务中心应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、
注销日期建立备用金台账，按月及时清理。
4、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明
报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后
低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
5、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务中心根据实际情况核
定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经
管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以
及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须
按月定期报销，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，
须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。
6、定额备用金和临时备用金申请、使用、归还适用上述规定。
7、分公司、直营店财务部于每月月末对门店备用金进行实地盘点，
编制《现金盘点表》；分公司及直营店于每月3号之前向公司总部上报上
个月备用金使用情况。五、备用金额度
2、备用金使用实行定额管理制度与临时管理制度相结合，定额借款
必须由部门部门负责人签字，财务副总裁批准。
4、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出
核定借款额度，不得无故多借备用金。
5、其他借款，根据实际情况核定金额。
六、备用金使用审批权限
备用金使用由分管副总裁签字批准，财务副总裁（特殊情况下财务总
监也可）签字审批，部门负责人对备用金借款承担责任。
七、借用备用金的人员应在当月内冲账，不得无故拖延，如借款清不完，
不发放当月工资。
八、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。
对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并
冲销当年借款。
九、本制度由公司财务部负责解释和修订。
十、本制度自下发之日起实施。