oa系统
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2023年2月13日发(作者：)南京峰度传智信息技术有限公司
OA办公系统方案
南京峰度传智信息技术有限公司
南京峰度传智信息技术有限公司
前言
随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐
渐成为企业信息化建设的有力工具。凭借Microsoft、UNIX等系统平台上的开发经验，成功
地推出了基于Internet/Intranet平台的企业级网络应用系统。办公自动化应用软件----
OfficeAssistant变成一个新的发展方向。该软件采用Browser/Server模式，完全基于
Internet/Intranet平台，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技
术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地
共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，
从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理
的标准。
办公助手采用纯WEB技术，即：在客户端不必安装专用代码，系统功能全部在服务器端
集中实现和管理，系统维护升级难度和工作量明显降低，真正做到客户端零维护，使系统可
用性和易维护性与传统方式相比有了质的飞跃。
中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的
科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构
成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。
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1.办公管理需求分析
企业在日常管理中经常会遇到以下问题：
❖企业分支机构分散：各地拥有多个分支机构，迫切需要摆脱时间和地域限制，实现协同
办公、分布式办公和移动办公。
❖领导常被琐事干扰：高层领导常被各种审批签字、材料上报等各种日常事务干扰，领导
迫切需要一个协同的办公平台、知识的共享平台，以实现文件/费用/报告等材料的电子
化签批，主动获取企业的各种决策信息。
❖信息的管理效率低：企业的规章制度、业务资料、工作报告、培训资料等，都分散存储，
没有进行集中管理，资料经常丢失，经验得不到传承，新员工进入角色慢，极大地影了
信息的管理、查找、利用效率。
❖工作进度监管不力：企业缺少高明透明的办公机制，对工作进展、文件处理情况等缺乏
监管机制，企业需要建立规范的办事流程、建立部门之间高效协同的工作机制，有效地
监管工作办理情况，提高执行力。
❖各种应用系统孤立：企业已有的财务、人力资源、销售管理等内部业务系统，系统间不
能有效集成，形成了一个个孤立的信息岛。
❖岗位职责不明确：容易出现越权处理工作，各自分工责任不明确，落实不到人，查无所
依；工作中出现职权不明、相互推脱扯皮现象。无法解决多岗位、多部门的工作问题，
实现不了高效协作办公。增加了工作时间，无形之中加重了每个人的工作量，影响工作
的后续进行。
协同办公平台可以帮助客户解决以上问题，实现“规范审批流程、加强文件管理、促进
信息流通、提高办公效率、实现分布办公”的总体目标，并从整体上对企业管理进行全面的
业务优化，包括决策过程科学化（决策优化）、工作流程顺畅化（流程优化）、员工行
为规范化（习惯优化）、业务数据集成化（数据优化）。
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2.协同办公平台解决思路
协同办公平台建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，从提高跨部门、
跨地域、动态团队工作效率的角度，解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的管理
需求。
建立协同审批的平台。实现企业内部公文、请示、汇报、各种审批事项等的流转自动化，
解决协同工作及透明度的问题。实现网上督办的管理机制，对工作任务进行督办管理，
提高办公效率、节约大量的办公资源。
建立知识共享的渠道。在保障信息的安全与使用权限基础上，构建一个信息资源的渠道，
使企业规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总
结等能够在员工之间得到广泛的传播。
建立互动沟通的平台。将电子邮件、系统消息、会议通知等相结合，保障组织单位内部
信息传递与沟通交流的及时性、准确性，改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的
现象。
实现辅助办公管理。包括会议通知、活动安排、行政公告等。
实现电子档案管理。建立机构统一的、与各业务系统、办公系统一体化的综合档案管理
系统，实现档案信息共享，提高企业内部档案利用的寿命和周期，为领导和各部门提供
网上档案文献的查询和利用。
建立资源管理平台。实现对企业的公共资源的预约及管理，包括办公用品、车辆、图书、
会议资源管理等。
实现业务数据共享分级管理的机制，做到决策层及相关领导可查询所有经营数据和信
息，各分支机构的领导分别对授权范围内的业务等信息进行分级查询利用，确保业务信
息的及时、准确和安全。
实现分布式办公。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。无论您身处
国外、还是国内，无论您在机场、酒店、家中……都可以随时投入到工作中来，方便快
捷地掌握组织内部的工作进度与状况，及时处理工作问题。
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3.客户价值体现
借助协同办公平台协同平台，提升组织的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率。
形成、传播、发展企业习惯的好工具
加强战略及策略执行的过程控制，形成了高效、规范、程序化的管理机制，这是一种企业习
惯，支持组织完整执行战略步骤，实现战略目标。帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、
高效的电子化协同办公与知识管理环境。
让管理工作变得轻轻松松
信息流通快，以前两三天处理一个报告的事，在平台上可以压缩在一个小时以内；文件和工
作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了。每个人都可方便地在此依次办理
各项工作，信息发布平台使无效会议减少。
协作性、灵活性显著提高
部门和部门、环节和环节之间协作效率高低，就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。
协同办公平台不仅帮助你建设无边界组织，消除信息死角，同时提高了部门间的协作能力。
管理效率提高
通过协同平台，可以了解到每项业务、每个人的进度和状态，分析具体环节的办事时间和结
果，并借此提高组织的工作效率和管理效率。
规范性增强
在协同平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度行使。同时，
相应的责任权利对应相应的权利，杜绝越权操作，增加了监督性。
实现知识管理
文档管理的自动化，一方面可以使优秀员工的思想和技能不断积累和创新，同时即时管理、
更新每个部门的各种资料，例如客户资料，使得组织可以减低当人员离职时所带来的人力资
源成本等。
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4.系统功能