对企业合同审核和管理的建议

对企业合同审核和管理的建议

一、合同的审查

不管是企业内部法务人员还是外部律师对企业合同进

行审查，都必须遵循一定的工作流程，以规范合同审查行为，

保证合同审查的准确性和科学性。企业需要审查的合同草案

主要来源有两个，一是本企业负责起草的合同草案，二是对

方当事人提供的合同草案。合同草案不管来自于哪一方，都

需要遵循同样的审查流程和管理流程。

合同审查的部门根据合同复杂程度或标的大小，可能会

涉及不同的部门。对于标的较小、内容简单的合同，一般由

企业内部法务部门审查之后即可交给业务部门签署，但如果

是内容复杂、标的较大，或者是根据企业新的业务拟定的新

型合同，一般涉及多个部门，例如业务承办部门、审计部门、

法务部门、财务部门等，有时还需要外部律师提供法律意见

进行确认。企业合同审查流程可以归纳为以下几个步骤：

1、申请合同审查并提交相关材料

部门了解合同背景进行审查确认的必要文件。

2、法务部门初步审查

企业法务部门工作人员对送审合同进行初步审查，进行

完善和修订，并出具合同审查法律意见。

3、相关部门联合审查

企业法务部门完成初步审查后，根据初审结果判断是否

进入进一步审查程序，如属于普通合同，企业法务部门负责

人复审并签署审查意见就可以发还申请部门。如属于疑难内

容，则需要报请外部律师进行进一步审查确认，并出具法律

意见书。如属于重大合同，则需要报请企业领导并建议召集

业务部门、法律部门、审计部门、财务部门等相关部门进行

二、企业合同管理流程

企业合同管理，是指企业按照合法、规范、科学的要求，

对企业合同的拟定、修改、审查、签订、履行、合同纠纷处

理以及保管、归档等内容进行规范化管理的活动，达到防控

企业法律风险，维护企业合法权益的目的。根据《企业内部

控制应用指引16号--合同管理》(财会(2010)11号)及财政

部会计司有关解读，合同管理可以分为合同订立阶段的管理

和合同履行阶段的管理两个阶段，合同订立阶段包括合同调

查、合同谈判、合同文本拟定、合同审批、合同签署等环节，

合同履行阶段包括合同履行、合同补充和变更、合同结算、

合同登记等环节。

具体来说，企业对合同管理流程如下：

(一)合同调查

合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对

方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备

履约能力。合同调查的目的是为了避免以下风险。合同调查

阶段方法很多，常见或主要措施如下：

1、审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质

证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查

询证书的真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其

被授权范围内，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格

是否恰当。

2、获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等

财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和运营能力，

评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注

其资信变化.建立和及时更新合同对方的商业信用档案。

3、对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估

其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，

分析其合同履约能力。

4、与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主

管税务机关和工商行政管理部门等进行沟通，了解其生产经

营、商业信誉、履约能力等情况。

(二)合同谈判

初步确定准合同对象后，企业内部的合同承办部门将在

授权范围内与对方进行合同谈判，按照自愿、公平原则，磋

商合同内容和条款，明确双方的权利、义务、责任。合同谈

判阶段需要注意以下几个方面：

1、收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到

知己知彼;研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、

同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本

同变更或解除条件等。

3、对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂

的合同，组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，充分

发挥团队智慧，及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一

步谈判策略。

4、必要时可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解

外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。

5、加强保密工作，严格责任追究制度。

6、对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意

见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和

责任追究的依据。

(三)合同文本拟定

企业在合同谈判后，根据协商谈判结果，拟定合同文本。

企业在合同拟定阶段，应注意以下几个方面：

1、企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当

订立书面合同。

2、严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企

业整体战略目标的关系，保证其协调一致;考察合同是否以

生产经营计划、项目立项书等为依据，确保完成具体业务经

起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对

涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情

况进行适当修改。各部门应当各司其职，保证合同内容和条

款的完整准确。

4、通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理，

防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。

5、由签约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保

合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见，特别留

意'其他约定事项'等需要补充填写的栏目，如不存在其他约

定事项时注明'此处空白'或'无其他约定'，防止合同后续被

篡改。

6、合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，

应当履行相应程序。

(四)合同审核

合同文本拟定完成后，企业应进行严格的审核。建议从

以下方面做好合同审查工作：

1、审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行

性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是

否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是

否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条

款是否明确等。

2、建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同

文本，组织财会部门、内部审计部、法律部、业务关联的相

关部门进行审核，内部相关部门应当认真履行职责。3.慎重

对待审核意见，认真分析研究，慎重对待，对审核意见准确

无误地加以记录，必要时对合同条款作出修改并再次提交审

核。

(五)合同签署

企业经审核同意签订的合同，应当与对方当事人正式签

署并加盖企业合同专用章。企业应该从以下方面做好预防工

作：

1、按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。正

式对外订立的合同应当由企业法定代表人或由其授权的代

不可编辑的电子文档格式等。

4、按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、

登记等手续之后方可生效的合同，企业应当及时按规定办理

相关手续。

(六)合同履行

合同订立后，企业应当与合同对方当事人一起遵循诚实

信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协

助、保密等义务。企业可以从以下方面加强管理控制措施：

1、强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，

全面适当执行本企业义务，敦促对方积极执行合同，确保合

同全面有效履行。

2、对合同对方的合同履行情况实施有效监控，一旦发

现有违约可能或违约行为，应当及时提示风险，并立即采取

相应措施将合同损失降到最低。

3、根据需要及时补充、变更甚至解除合同。一是对于

合同没有约定或约定不明确的内容，通过双方协商一致对原

有合同进行补充;无法达成补充协议的，按照国家相关法律

法规、合同有关条款或者交易习惯确定;二是，对于显失公

让、解除合同的，造成企业经济损失的，应向对方当事人提

出书面索赔。

4、加强合同纠纷管理，在履行合同过程中发生纠纷的，

应当依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协

商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的，

双方应当签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的，根据

合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。企业内部授权处理合同

纠纷，应当签署授权委托书。纠纷处理过程中，未经授权批

准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承

诺。

(七)合同结算

合同结算是合同执行的重要环节，既是对合同签订的审

查，也是对合同执行的监督，一般由财会部门负责办理。可

以从以下方面采取管理控制措施：

1、财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务，按

照合同规定付款，及时催收到期欠款。

合同滥用等。

在合同登记方面，企业需要做好以下工作：

1、合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信

息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合

同的订立、履行和变更、终结等情况，合同终结应及时办理

销号和归档手续，以实行合同的全过程封闭管理。

2、建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止或

及早发现合同文本的遗失。

3、加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不

得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商

业秘密。

4、规范合同管理人员职责，明确合同流转、借阅和归

还的职责权限和审批程序等有关要求。

(九)合同评审