企业合同管理制度及流程

企业合同管理制度及流程

第一节 目 的

第一条为规范公司合同管理、防范与控制合同风险、有效维护公

司的合法权益;特制定本规范..

第二节 适用范围

第二条本规范适用于集团所属公司对外签订、履行的建立民事权

利义务关系的各类合同、协议等；包括买卖合同、供用电、水、气、

热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、担保合

同、劳动合同、聘用合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技

术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同和居间合同等..

第三节 合同管理部门及职责

第三条董事长负责法定代表人授权委托书的签署;资产转让合同、

借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷

经营合同、财产处理等合同的审批..各公司总经理负责本公司劳

动合同、干部聘用合同以及销售、采购等经济合同的审批..

第四条集团办公室和各公司行政办公室负责公司各类合同的管理

工作;具体职责是：

一集团办公室负责各司合同文本的审查、归档和备案..

二各公司行政办公室负责对合同专用章、合同文本、法人授权委

托书等合同文本的发放和管理..

三参与各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查;

并向法定代表人提交审查意见；

四监督检查合同履行情况;对履行中出现的重要问题进行分析;提

出意见；

五协助处理合同纠纷;参与争议仲裁、法律诉讼..

六负责的监督执行..

第五条合同具体承办部门的主要职责：

一负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查;并提供相应

资料；

二具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草；

三严格按照规定的程序完成合同的审批手续；

四负责合同的履行;及时解决履行中出现的问题..遇有合同变更、

解除等重大事项;须报集团办公室审核同意；

五负责向集团办公室报送合同统计报表及有关资料；

六负责所承办合同的归档..

第四节 合同的授权委托

第六条签订合同实行授权委托制度..合同由法定代表人或主要

负责人签订;也可以由企业法定代表人或总经理书面授权的公司有关

人员代理签订..

第七条代理企业法定代表人签订合同的;签约人应持企业法定代

表人签发并加盖企业公章的法定代表人授权委托书见附件一;并在授

权范围内签订合同..法定代表人授权委托书采取一事合同一授权;合

同一经履行;委托事项即行终止..

第八条集团办公室负责管理合同授权委托书;根据董事长的决定;

办理出具授权委托书事宜..

第九条代理人必须忠实履行职责;维护本公司的合法权益;对本

公司负责;对法定代表人或者总经理负责..

第十条代理人实施损害本公司合法权益的行为或者不再适宜担

任代理人的;各公司有权随时终止委托代理关系..终止委托代理关系

的;由董事长做出决定;办公室负责收回授权委托书..

第五节 合同的日常管理

第十一条本集团实行二级合同管理;集团办公室全面负责重要合

同的管理；各公司行政办公室负责本公司的合同管理..

一集团办公室负责资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对

外担保合同;以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理合同的审

查、备案和归档工作..

二集团办公室负责合同标的额在二十万元以上含二十万元

的合同审查、备案和归档工作;各分公司签署合同标的额二十万元以

上含二十万元的合同必须先经集团办公室审查;公司总经理批准后方

可签订;并报集团办公室进行归档备案..

三各分公司行政办公司负责合同标的二十万元以下合同的审查和

归档备案;各公司负责人批准后方可签订..在合同签署后;以扫描文

件并加密的格式发电子邮件于集团办公室邮箱进行电子文件合同备

案..

第十二条公司的合同专用章专人管理;公司办公室负责保管..公

司的空白合同、授权委托书也由专人管理;业务人员不得随带合同专

用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差;特殊情况;由公司总

经理批准..

合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗

失的;应及时向当地公安机关报案;并登报声明..

第十三条已签订的合同及送货回单;增值税发票收据以及业务往

来传真、信函、对帐单等资料;销售、采购部门的业务人员应自行保

管好；重要资料应将原件交集团办公室随合同保管..

第十四条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料

及空白合同、名片、委托书移交完毕;经公司办公室和有关部门确认

后方可办理有关手续..合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其

他原因发生变更的;公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有

关

单位..

第六节 合同具体要求

第十五条 合同的主体

一订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格;能

独立承担民事责任的组织;其他部门、机构、分公司等不得擅自签订

合同..

二订立合同前;应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约

能力进行调查;不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同;也不

得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同..

三公司一般不与自然人签订经济合同;确有必要签订经济合

同;应经公司总经理同意..

第十六条 合同的形式

一订立合同;除即时交割银货两讫的简单小额经济事务外;应当

采用书面形式..

二“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文

包括电报、传真、电子邮件等;除情况紧急或条件限制外;

公司一般要求采用正式的合同书形式..

第十七条 合同的内容

一当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事

人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致..

二合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性;买卖合同应详

细约定规格、型号、商标、产地、等级、技术标准和品质描述等

内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无

法以文字描述的应将图纸作为合同的附件..

三数量：合同应采用国家标准的计量单位;一般应约定标的物

数量;常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式如电

报、传真、送货单、发票等..

四质量：有国家标准;部门行业标准或企业标准的;应约定所采

用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要

求标准已涵盖的除外；凭样品支付的应约定样品的产生方

式及样品存放地点..

五价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确;采用折扣形式

的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票电汇、

票汇、信汇、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付

期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付..

六履行期限、地点和方式 ：履行期限应具体明确定;无

法约定具体时间的;应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点

应力争作对本方有利的约定;如买卖合同一般约定交货地点为本公司

仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；

买卖合同在合同中一般应约定交付的手续;即合同履行的标志;如托

运单、仓库保管员签单等..

七合同的担保：合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方

当事人提供担保的;应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手

续..

八合同的解释：合同文本中所有文字应具有排它性的解释;对

可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释..

九保密条款：对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的

合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任..

十合同联系制度：履行期限长的重大经济合同应当约定合同双

方联系制度..

十一违约责任：根据合同法作适当约定;注意合同的公平性..

十二解决争议的方式：解决争议的方式可选择仲裁或诉讼;选

择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称;双方对仲裁机构不能达成一致

意见的;可选择第三地仲裁机构..

十三合同管辖权的约定：在合同中应将合同管辖权约定明确;

本公司所署合同一般情况下将法院诉讼管辖约定于榆林市人民法

院进行管辖;国家法定管辖的情形除外..

第七节 合同的签订程序

第十八条 合同承办部门在签订合同前;应预先审查对方以下情

况：

一对方当事人主体资格审查..包括：企业名称、性质、地址、

营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证..

二对方当事人资信情况及履约能力审查..包括：资产负债、技

术设备、产品质量、商业信誉等..

三对方合同承办人员资格审查..包括签约代理人的身份证明、

授权委托证明..

四合同签订时要求对方公司提供营业执照复印件需在复印

件加盖公司红章、法定代表人身份证复印件、银行账号；有代理人的

需提供代理人身份复印件和授权委托书..

第十九条 合同应按下列程序办理签订、审批手续：

一草拟会签：合同承办单位应就商谈约定的内容草拟合同文本;

填写“合同审查会签表”;送相关部门会签;各相关部门应在当日内完

成会签;并将会签意见及合同文本交承办公司办公室..

二审查修改：承办公司办公室于2日内就合同文本的合法性;

有效性提出审查意见;会同相关部门意见一并交承办部门进行修改;

相关部门与承办部门对合同内容有异议的;由承办公司办公室进行协

调定稿..

三最后签订：经会签的合同文本定稿后;由合同承办部门送主管

领导或法定代表人签批后;由承办公司办公室加盖合同专用章..

第二十条合同承办、审查会签部门的审查事项及责任：

一合同承办部门应对合同的业务、技术条款进行审查;并对之负

责；

二财务部门对合同项目是否与国家、上级主管部门、本单位的计

划抵触以及合同支付条款进行审查;并对之负责；

三技术研发部门应对合同项目是否符合政策法规、规章制度、生

产技术标准、安全保护标准进行审查;并对之负责..

四承办公司办公室对合同的合法性;主要条款是否完备;文

字用语是否准确、规范进行审查;并对之负责..

第二十一条法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同;合

同成立后由承办公司办公室依法及时办理..

第二十二条合同正式签订后;应当随合同审查会审表交存承办公

司办公室备案；同时送公司财务部门入卷;方便执行..

第八节 合同的变更、解除

第二十三条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合

同的;须经双方协商;重新达成书面协议;新协议未达成前;原合同仍

然有效..本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后;应当在规

定的期限内作出书面答复..

第二十四条存在下列情形之一的;本方可以单方解除合同：

一因不可抗力致使不能实现合同目的；

二在履行期限届满之前;对方明确表示或者以自己的行为表明不

履行主要债务；

三对方迟延履行主要债务;经催告后在合理期限内仍未履行；

四对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；

五法律规定的其他情形..

第二十五条 变更或解除合同的;应当采用书面形式包括书信、电

报；

第二十六条变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报

原审批人员批准..法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等

手续的;应依法及时办理..

第九节 合同的履行

第二十七条公司应当按照合同约定全面履行自己的义务;并随时

督促对方当事人及时履行其义务..

第二十八条在合同履行过程中;对本公司的履行情况应及时做

好记录并经对方确认..

一履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收

货单;一份留存对方;一份交销售部门备查..向对方当事人交付增值

税发票时应由对方当事人出具收条..

二履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条;公

司原则上只开具限制性抬头的转账支票;不允许以现金形式支付..

第二十九条在履行合同过程中;经办人员若发现并有确切证据

证明对方当事人有下列情况之一的;应立即中止履行;并及时书面上

报集团办公室处理;并报总经理及法律顾问..

一经营状况严重恶化；

二转移财产;抽逃资金;以逃避债务；

三丧失商业信誉；

四有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；

第三十条在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中;经

办人员应定期对帐;确认双方债权债务；

第三十一条在对方当事人发生兼合并、分立、改制或其他重大事

项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时;应及时对帐;

确认合同效力及双方债权债务..

第十节 合同公证

第三十二条 在签订下列合同时按双方约定;总经理批示进行合

同公证：

一房产类：办理房产买卖、转让、赠与、交换、拍卖、租赁；办

理合作建房、土地使用权有偿出让转止、房屋拆迁补偿协议和保全证

据；办理房产代销、包销协议以及其他有关房地产事项..

二经济类：办理产权、股权转让、企业承包租赁经营、联营、

中外合资、合作、建设工程承包、加工承揽、购销、科技协作等各种

经济合同；办理股东大会、董事会会议、招标、投标、办理资信证明、

专利、商标权证明、提存、境外投资委托协议等..

三金融类：借贷款合同、融资租赁合同；商品房产、土地使用权、

楼花、机器设备、股权;股票及其它有价证券、权益等的抵押、质押

合同；保证合同；与上述合同相关的委托书、声明书、担保书、承诺

书等..

第十一节 无效合同

第三十三条 有下列情形之一的;合同无效：

一一方以欺诈、胁迫的手段订立合同;损害国家利益；

二恶意串通;损害国家、集体或者第三人利益；

三以合法形式掩盖非法目的；

四损害社会公共利益；

五违反法律、行政法规的强制性规定..

第十二节合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

第三十四条合同双方在履行过程中发生纠纷时;应首先按照实事

求是的原则;平等协商解决..

第三十五条合同双方在一定期限一般为一个月内无法就纠纷的处

理达成一致处理意见或对方当事人无意协商解决的;经办人员应及时

书面报告部门经理和集团办公室;并拟定处理意见;报总经理决定..

对方当事人涉嫌合同诈骗的;应立即报告集团办公室、总经理及

法律顾问;会商处理..

第三十六条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷;以及对方

当事人起诉的;相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及

协商情况整理成书面材料连同有关证据报集团办公室..

第十三节考核与奖惩

第三十七条公司全体职员应当严格遵守;有效订立、履行合同;切

实维护公司的整体利益..公司行政办公室负责执行情况的监督考核..

第三十八条对在合同签订、履行过程中发现重大问题;积极采取补

救措施;使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中;避

免或挽回重大经济损失的;予以奖励..

第三十九条合同经办人员出现下列情况之一;给公司造成损失的;

公司将依法向责任人员追偿损失：

一未经授权批准或超越职权签订合同；

二为他人提供合同专用章或盖章的空白合同;授权委托书；

三应当签订书面合同而未签订书面合同..

第四十条合同经办人员出现下列情况之一;给公司造成损失的;公

司酌情向有关人员追偿损失：

一因工作过失致使公司被诈骗；

二公司履行合同未经对方当事人确认；

三遗失重要证据；

四发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻;从而贻误时

机的；五合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案

和报告；

六其他违反公司相关制度的..公司职员在签订、履行合同过程中

触犯刑法;构成犯罪的;将依法移交司法机关处理..

第十四节附则

第四十一条 本规范解释由集团办公室负责..

第四十二条本规范自二OO八年十二月一日开始执行..

附件一：

法定代表人授权书

致：

兹委托 先生/女士作为本公司的合法代理人;以本公司名义

进行 合同的协商和签订..

委托期间：本授权书自 年 月 日至 年 月 日有效..

委托人名称公章： 受托人签章：

法定代表人签章： 住所：

委托人注册地/营业地： 身份证号码：

邮政编码： 邮政编码：

电话： 电话：

传真： 传真：

附件二：

集团合同审查会签表

合同名称 合同编号

合同主体

我方：

对方：

合同金额

承办部门 承办人及电话：

对方签约人是否经过

是 否 委托代理人姓名：

授权承办人打勾

承

签名：

办

年 月 日

部

门

部

门

意

见

技 签名：

术 年 月 日

研

发

行 签名：

政 年 月 日

办

公

室

分管

领导 年 月 日

意见

总

经

理 年 月 日

签

批

董

事

长 年 月 日

签

批

附件三：

集团合同管理流程图

合同起草

合同审查

N

是否通过审查

Ｙ

合同审批

是否通过审批

Ｙ

合同编号

是否办理授权

Ｎ

合同承办部门商同行

政办公室办理

合同签署

合同盖章

合同履行

附件 四：

集团合同履行情况汇总表

填报部门： 填报时间：

序 约定的履行

号 期间

合同编号 合同名称 合同金额 公司履行合同情况 他方履行合同情况

履行 履行 履行 履行 履行 履行

时间 方式 数量 时间 方式 数量

公司是他方是

否履行 否履行备注

完毕 完毕