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部门物料库管理办法

（拟定稿）

为切实加强公司对于终端的支持，并有效建立部门物料库管理的标准化、规范化

作业流程，使部门物料库管理所有作业均有所遵循，进而维护公司财物安全，特制定

本管理办法。

一、部门物料库的设立：

各大区经理根据区域内经销商对于品牌认可度、经营状况、交通便捷性、辐射能

力、进货频次、使用频次、库房及人员管理能力等参考因素，在各自区域内提报1-2

个总代理，作为部门物料库的周转地点，物料库设立后部门将与经销商签订协议，并

按照公司规定将一定数量的物料暂时存放在经销商库房内专门区域或专门仓库。

二、部门物料库物料来源：

（一）向公司申请：

大区根据公司精神，结合大区活动情况，以大区为单元向部门书面呈报申请一定

数量的宣传物料，部长签批后向销售部申请；

1、申请人：大区经理；

2、申请形式：提交《呈批报告》；

3、申请依据：大区内活动排期，物料库所在经销商进货情况；

4、费用分摊：所申请物料使用大区基金预支，超出大区基金范围的向部门申请

部门基金支持；

（二）向经销商征集：

为了更快的建立物料库，大区经理可以在一定区域内向经销商征集一定数量的活

动物料集中轮流使用，

征集人：大区经理/营销经理

征集形式：《部门物料库征集协议》

三、部门物料库物料“入库”：

公司根据申请发送的物料或向经销商征集的物料，必须由专人点检并填写《M辽

宁部部门物料库管理台账》“入库栏”，并由大区经理、营销经理、物料库所在地总代

理三方签字确认；并拍摄照片作为见证性资料备档；所有物料由大区统一编码，用黑

色记号笔写在物料上

编码规则：M辽宁部沈阳库房编号第一双拱的表示方法是：MLN-024-SG0001

四、部门物料库物料“出库”、使用、管理：

（一）原则

1、“零库存”：

大量物料的积压，极易造成物物料的霉变、老化、湿损等损耗，并且需要为此准

备独立的库房、管理人员，为了切实将公司、部门支持的物料投放到终端，物料存放

应尽量以“零库存”为原则，从而减少物料的闲置，加快物料的使用频次，发挥宣传

效果；即尽可能的让所有申请的物料都在使用中，不要闲置；

2、化整为零：

公司根据申请发送的物料或向经销商征集的物料“入库”后，按照活动标准分解

成若干个单元，分配给营销经理；

（二）部门物料库物料“出库”使用流程

营销经理根据区域内活动排期及场次需要，向大区书面申请若干单元的物料，批

准后，由该营销经理到物料库所在地经销商处提取物料（或通过物流发货），产生的

运费由本次使用物料做活动经销商承担，营销经理填写《M辽宁部部门物料库管理台

账》“出库栏”，并由大区经理、物料库所在地总代理、领用的营销经理三方签字确认；

五、部门物料库物料各阶段责任人及责任考核：

1、部长：审核批准，支持大区经理物料申请；统筹管理部门内各物料库入库、

出库，检查物料使用情况；

2、大区经理：申请物料，物料点检入库，大区物料库管理员，负责大区物料库

入库、出库，检查物料使用情况；

3、营销经理：申请物料支持，负责物料点检使用，及归还；

4、物料“入库”后大区每半个月点检一次库房物料情况；在库房内发生丢失由

大区经理负责追查责任，因管理不当或渎职（如私自变卖、赠送等）造成的，丢失物

料由大区经理照价赔偿；

5、物料出库后，领用的营销经理负责物料的使用、流转、回收，每次用完后点

检；如发生在周转、回收过程中因管理不当或渎职（如私自变卖、赠送等）造成丢失

的由该营销经理照价赔偿；

6、因正常使用或不可抗力因素导致的损坏和报废的物料由负责使用的营销经理

提报申请，并将损坏、报废物料原件或见证性资料发到大区处备案，由大区填写《M

辽宁部部门物料库管理台账》“返库栏”，半月一次集中汇报更换该物料，新进物料编

码与破损不得一致，需按照顺序继续编码；

7、申请的物料，如非不可抗力因素而无故不做活动，活动中不使用申请物料的

营销经理，查实后物料立即收回物料库，并由该营销经理负责物料返回物料库的运费；

8、如遇人员调整、变动，该人员的直属上级负责物料的回收清点工作；

六、本办法自2021年4月1日起实施，未尽事宜依循公司相关规定执行。

七、附件

1、《M辽宁部部门物料库征集协议》

2、《M辽宁部部门物料库管理台账》

M辽宁部部门物料库物料征集协议

甲方：四季沐歌辽宁部大区经理

乙方：

为提升品牌在终端影响力，合力造势，联合营销，经友好协商，拟定本协议；

自2021年月日至2021年月日，乙方自愿将以下完好物料提供给本

区域内经销商活动联合轮流使用，不收取任何费用，甲方承诺在使用期限到期后，按

照原提供数量归还完好数量物料，本协议经双方签字后附带证明所提供物料的种类及

数量。

物料名称规格数量

物料状态

（全新、已使用）

备注

本协议中提供的的征集物料表及本协议内容验收确认无误后方可签字，签字生

效，协议一式两份，双方保管。

未尽事宜：

甲方签字（章）：乙方签字（章）

日期：日期：

M辽宁部部门物料库管理台账

入库栏出库栏返库栏

日期

物料

名称

规格

编码

（编码区间）

物料

状态

点检人备注日期领用人点检人备注日期返库人点检人备注

物料库现有汇总表（每月14日、28日）盘点

日期物料名称规格数量点检人备注