海外采购

海外采购

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2023年2月12日发(作者：)

进口材料采购管理办法

一、目的

通过对本公司进口材料采购流程的规范和管理，有效把控风险，确保采购

进口材料以满足中国法律法规的要求，同时采取管控措施，以保障项目顺利施

工，特制定本制度。

二、适用范围

适用于所有公司采购海外进口的工程材料。

三、进口材料采购的流程管理

1、熟悉规范标准，做好计划阶段

由项目经理负责组织会议，针对海外进口材料关键节点总控，施工工序流

程，重难点分析等，在会上作出具体阐述，做到熟悉材料技术要求，掌握验收

标准，提出质量管控措施。

参会部门必须有分公司、项目部、成本中心、工程内审部、采购部等；

参会人员必须要有项目经理、深化设计师、施工员、质量员、决算员、仓

管员、采购员，其他参会人员由各部门领导安排。

根据工程图纸和技术要求，出具完整材料采购清单，列明材料的品种、规

格参数、数量等，由于海外采购周期较长，避免后续多次下单或补换货。

根据材料的技术要求、投标价、安装周期等各方面的比对，制定合理的采

购方式和采购周期，保证按时到场。

2、进口材料询价阶段，

了解国内供应商厂家信息，包括厂家的资质、是否具备海外采购经验。

确定供应商厂家是否能提供合格的对应产品质量证书、检测报告等资料。

了解材料报价组成，了解国内供应商与国外厂家签定的贸易条款和交货条

款等。

确定材料的货源，定制类产品，充分了解进口材料加工周期、运输周期等。

3、确定供应商阶段

从供应商报价、质量、渠道、付款方式、供货周期、服务能力等维度进行

综合考虑，择优筛选。

第一：优先从厂家直接采购，减少中间环节；

第二：选择一个有海外采购进口经验的供应商，从源头降低可能出现的交

货风险。

4、合同签订阶段

充分考虑到技术规格、交货、付款、质量、检测、验收、售后维修以及索

赔可能出现的因素，在合同中约定材料规格、数量、价格、交货时间、地点、

运输方式、付款方式等内容；

同时注明材料包装方式、检验方式、标准等内容，以及需要厂家提供的检

测报告等资料；

信息对接：供应商或厂家需按合同要求固定厂家对接人员，提供对接人员

姓名：联系方式：。

5、生产加工阶段

要求供应商在合同签定后必须提供具体的进口计划，包括时间、地点、材

料装箱清单等。

在材料加工周期内，厂家的对接人员必须定期反馈进口材料加工或备货情

况，项目部和采购人员做好提前发现问题，及时跟踪，若出现交货时间无法满

足要求的情况，第一时间与供应商进行沟通并落实解决方案；

进口采购过程中非常重要的环节是物流，两者之间的衔接很重要，发货前，

项目部和采购人员要向厂家了解船期信息、运输方式、港口信息等。

6、出货清关阶段

厂家必须提供完整的公司信息及产品资料（中英文）（包括不限于质量检

测报告、ISO认证体系证书、原产证明等）；

要求厂家包装必须使用符合中国及境外海关商检要求包装标准，如木制包

装需采用正规薰蒸过的材料。

对于零星材料无法满足整柜的，厂家需要协调拼柜的问题，采取加固包装

并做好标识，避免运输途中丢失；

厂家要充分考虑材料的特性和运输安全问题，例如玻璃等，不能多次运输，

以免由于运输原因造成损坏。

实施现场报关时，要求厂家随时跟踪查询海关放行情况，及时向项目部通

报放行结果；同时提供整套海关清关单证给到项目部和采购人员核实，包括不

限于报关单、提单、进口缴税税单、装箱单等。

在国内清关放行后，厂家要合理调配，提前安排提货派送车辆；并通知项

目部货物放行信息及派送时间，以便项目工地安排装卸叉车及搬运人员。

7、验收进场阶段

收货单据

供应商送货时随附资料

文件名称文件要求出具单位备注

工厂送货清单中文厂家出具一式两份

质量检测证明中英文

正规检测

机构出具

报告在检测有效

期内，份数按项目

要求为准。

出厂合格证中英文厂家出具一式两份

工厂出货清单：按到货计划要求，供应商送货必须随附对应盖章版送货清

单。

出货清单内容必须包含：材料名称、规格型号、品牌（无品牌的填无牌）、

单位、数量、单价，金额，以便项目仓管员核对验收并办理入库。

项目部在现场验收合格后双方必须在送货清单上签字确认，送货清单签收

供应商进口随附资料

文件名称文件要求出具单位备注

海运提单

/

空运提单船公司

/

船代

报关单中国海关

装箱单

国内缴税税单中国海关

原产地证书出口国

测检报告

质量证书

出厂证明

需项目施工员、仓管员共同签字，缺一不可。

质量检测证明：供应商送货必须随附材料质量检测合格证明，包括工厂名

称、品种、试验检验单，需加盖出具的检测机构印章。

出厂合格证：包含出厂日期、出厂编号、工厂印章等。

进口材料到场验收流程

第一步：供应商按要求在送货到工地须提前跟项目部报备，办理进场手续，

提供司机车牌、送货清单，同时确认是否需用叉车工具；

第二步：进口材料到现场由仓管员、施工员和供应商一同对材料进行验收，

首先对材料外包装进行检查，确认外包装是否存在破损，整个过程拍照留存；

第三步：开箱进行数量验收和质量检验，并核对随附送货清单和证明资料，

作好相应的验收和标识的原始记录，整个过程拍照留存；项目部与供应商必须

双方在送货清单上签字确认；

第四步：材料验收是否合格，合格则同意进场并登记入库；不合格则仓管

员拒收并反馈给采购中心、项目部和供应商，后续采购员和项目部一同跟供应

商协调处理；

第五步：确认责任后供应商安排重新采购或维修，项目部人员与采购人员

跟踪，落实整改后再通知发货，发货前须重新提前跟项目部报备；

第六步：现场仓管员、施工员对材料进行二次验收，在验收合格后，同意

进场并登记入库。

深圳市**有限公司

采购中心

二〇二二年十月三十日