电子传真
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2023年2月12日发(作者：)秘书工作中网络沟通的特点及
其作用
浅谈通讯在秘书工作中重要作用
【摘要】随着社会和科学技术的迅速发展及信息技术的不断更
新，盛的生命力。通信产业以一种异乎寻常的速度持续发展，而
通讯网已经深入到社会生活中的各个层面，成为现代社会关键的
基础设施。在我国这样一个高速发展的国家里，通讯网的发展更
加迅速，它就像水、电、文字等一样，成为我们生活中不可或缺
的一部分网络沟通在秘书工作总占据着重要的地位，呈现出旺。
【关键词】秘书工作；网络沟通；特点；作用
某秘书在广州某外资企业任职，每天起来第一件事就是打开手提
电脑，首先上网查看自己的电子邮箱，并浏览公司公告板上的一天的
工作安排，然后根据已经安排好的工作日程和领导的指示在本公司的
BBS上发布该日重要工作事项的通知，或者用电子邮件把那些要提
醒领导的信息发往领导的邮箱。
从上面的这个例子可以看出：作为在现代办公环境下的秘书工
作，网络影响下的秘书行业正在悄悄地发生革命性的变化，这不仅是
办公自动化的设备更新，而且是从根本上改传统的办公方式和过程。
秘书工作在网络高速发展中受益极大。首先，互联网服务的各种
业务都可以被秘书工作所利用，特别是网络资讯服务、搜索引擎、网
上银行、在线交易、网络广告、网上视频服务、收费邮件服务、短信
服务等，大大提高秘书的工作，其次，秘书工作岗位承上启下，就像
网络中的一个节点，没有什么事物能像网络那样更适合秘书上下沟通
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协调的工作要求。
所谓网络沟通就是运用计算机网络通过internet，在虚拟的世界，
人与人之间通过计算机这种客观的工具进行的文字、图片、声音、视
频的交流有沟通。网络沟通的主体包括个体、群体以及企业、政府和
国家等组织。
秘书人员要实现网络沟通离不开网络化办公，所谓网络化办公是
一种现代化的办公手段，以办公自动化为基础，是与传统的集约式纸
质办公完全不同的一个概念。办公自动化（OfficeAutomationOA）
是将现代办公化和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式，是
当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，
是信息化社会的产物。
一、秘书工作网络沟通的特点：
1．网络化：适用于Intranet和Internet。网络化是秘书工作网络沟
通的显著特点，秘书工作离不开网络化的互联网，网络化使秘书工作
更加快捷，而网络资源的共享为秘书工作提供更为丰富的资源。局域
网的建立更加有助于秘书工作的协调沟通。
以近年来发展迅速的网络会议为例。
视频会议是利用宽带网实现的视频通信服务模式。是以流媒体技
术为核心、同时支持C/S和B/S结构、以视频会议为核心的多功能和
多用途的视频通讯服务平台，系统以纯软件方式实现，是现代企业办
公的必备通讯软件。完全为企业现代化办公打造的多媒体通讯软件。
可以轻松实现视频会议、即时通讯、多媒体信息共享、协同办公等高
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级信息通讯功能。秘书人员只要有电脑，联上互联网就可以轻松实现
远程视频办公，这为秘书发布信息、获取信息提供了前所未有的快捷。
2．智能化：网络沟通智能化是区别于秘书工作中传统的信息沟通，
它要求办公室文秘人员必须熟悉掌握各种办公软件，在处理文秘事务
时做到应变自如。
在互联网高速扩张的形势下，办公文秘人员把电脑的效能仅仅用
来收发电子邮件、聊天、看新闻或者是猎奇那是远远不够的，互联网
对秘书工作的用途大大超过我们想象的程度。仅仅懂一点儿
Windows或Office软件基本操作是远远不够的，更重要的是在文秘
的具体办公事务中运用Office软件和其他实用软件，如编写办公文
书，搜索信息资料，管理文档，会务管理和利用网络来沟通，传递信
息。在秘书工作中比较常用的网络沟通的工具有电子邮件、IP电话、
电子传真等。
以电子传真为例。
电子传真系列业务是基于PSTN和互联网络，整合了电话网、
智能网和互联网技术开发的增值业务。传真文件以图形格式储存，用
户可以通过传真机向互联网传真信息存储网络发送传真信息，通过计
算机或者传真机收取传真。电子传真具有传真数码化，接收的传真内
容以数码电子文件格式保存，便于日后检索和长期保存，并方便邮件
发送的特点，并且传真网络化，移动办公，无论在何时何地，只要上
网便可阅读新收到的传真内容，把握商机，高效远程办公。电子传真
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这种智能化服务确实方便了办公室文秘人员的日常办公，实现了网络
沟通的新跨越。
3．多样化：是指秘书工作中网络沟通媒体形式多样，包括视频、音
频、动画、幻灯、图片和文本等。网络沟通多样化是所有文秘人员的
共同感受，网络时代让沟通更加快捷，你随时随地都可以获取信息。
QQ、MSN、邮箱和BBS这些网络沟通资源可谓是炙手可热。作为
一个办公室文秘人员更是对这些了如指掌，运用自如。QQ、MSN等
寻呼软加支持文件收发，视频、音频沟通，资源共享等，丰富多样的
功能极大的提高了办公室文秘人员的办公效率。
以多媒体技术为例。
传统的秘书办公模式因其办公人员多、办公费用高、工作效率低、
工作时间长、工作质量差，已越来越不适应新形势对秘书工作的需要。
目前，多媒体技术已深入人们日常生活和工作的各个方面，成为信息
时代的重要标志。随着社会的发展，组织管理日趋复杂，工作节奏日
益加快，各单位对秘书部门的要求也越来越高。
多媒体技术应用是当今信息技术领域发展最快、最活跃的技术，是新
一代电子技术发展和竞争的焦点。多媒体技术融计算机、声音、文本、
图像、动画、视频和通信等多种功能于一体。多媒体技术与办公自动
化、图像处理技术、动画制作技术、音频技术、视频技术、多媒体扩
展设备、Word文字处理技术、Excel表格处理技术、Powerpoint演
示文稿制作等相结合，从中可以看出多媒体技术展现出网络沟通的多
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样化的特点，这些都是秘书工作中经常用到的。
小结：
中国是世界上的一个大国，自建国以来，我国在科技上突飞
猛进、不断创新，在通讯网的技术发展上也有了不少建树。随着
科技的进一步发展，我国新一代通信网将朝着数字化、宽带化、
智能化、个人化、综合化方向发展。秘书工作中网络沟通的三大
特点是相辅相成的。随着现代科学技术的进步与发展，新知识、新信
息呈指数状快速膨胀，网络与沟通的作用也越来越重要了，秘书得适
时的适应这样的发展趋势，了解真正的行情，利用网络的优越性来更
好的处理一系列问题。
二、秘书工作中网络沟通的作用：
网络技能是制约秘书人员信息素养提高的一个关节点。要实现网
络沟通的畅通服务，离不开各种软件的灵活运用。
软件是信息系统的重要组成部分。目前普遍使用的软件大致可以
分为三类：第一类是数据库软件，这主要是为了管理秘书工作等信息
资源。第二类是通用的办公自动化软件，这主要包括以WPS、Word、
Acrobat为代表的文字处理工具，以Photoshop、CordDraw、
Powerpoint、方正奥思、Authorware、超级解霸等为代表的多媒体
工具，以FrontPage、Firework、Flash、FreeHand、Dreamwaver
等为代表的网页制作工具以及操作系统、Web服务器软件等，这是
秘书工作信息系统使用最多的常用软件。第三类是通讯软件，这主要
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是用于在网络节点之间传递信息的软件工具，它的功能一般包括
E-mail传送管理、远程信息查询、上传与下载等。尽管这些软件随
着科技的进步将不断更新换代，但其基本结构和原理短期内不会有根
本改变。秘书人员要努力掌握每一类软件中的1-2，并争取在工作实
践中能够发挥其最大效能。
下面就从三大类软件在秘书工作中所起的作用来看秘书工作中网
络沟通的实际作用。
1．促进秘书工作产生“革命性”变化。网络沟通所带来的革命也
促使秘书改变原来的抄抄写写的传统办公方式，从而大大提高了工作
效率。数据库在处理各种统计数据方面发挥着无可比拟的作用。秘书
在上报各种统计分析表时，了可以直接利用计算机提供的数据，进行
有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目
的。在处理信心情报方面，办公自动化软件使秘书既能从计算机档案
中调阅所需情报档案资料，阅读投放在电子邮箱中的书信和各种文件
目录表，接收领导人通过计算机发表的指令并按照需要在计算机上进
行必要的文字处理。
2．极大地提高秘书的工作效率。办公自动化系统应用于会务工
作中，解决的秘书安排会议的烦恼。利用办公自动化系统中电子日程
安排会议，仅需2-3分钟就安排好了。办公自动化系统不仅能可学的
分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议
简报，能自动检索会议内容，并能及时修稿和删除。还有网络信息资
源的共享都为秘书实现“上传下达”智能提供了快速的服务。
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3．使秘书的服务意识得到更新。网络的飞速发展，各种新型网
络沟通的应用促使秘书革新意识，秘书必须面对这一新的现实需要。
秘书凭借各种办公软件更好的为领导服务，必须创建新的服务意识，
实现新的自我价值。
网络沟通的实现依赖于各种网络系统、软件的充分运用。秘书要
做到网络沟通的轻便自如，必须掌握这些知识技能。