合同管理规范

合同管理规范

第一条 目的

为规范经营管理活动,减少经营运作风险，明确合同审查及管理

责任，维护公司的合法权益，结合实际情况，特制定本规范。

第二条 合同范畴

适用本规范的合同是指以公司名义签订的各类协议、契约、意向

书及其附件、从合同等，包括内部与员工签订的合同、对外签订的国

内和国际业务合同等。

第三条 审批办理

合同作为明确双方权利义务的依据，生效后即具有法律约束力，

在经营管理活动中以公司名义对外签订书面合同的，除法定代表人或

总经理决定的特殊情况外，应当按流程审批办理。

第四条 管理机制

各部门是合同的承办部门，负责合同审核流程申请、签订及履行。

合同管理部负责合同的制定、审核、协助管理及监督。

为及时发现问题和解决因合同产生的纠纷，合同管理部可调阅公

司合同及与其相关的资料，各部门应当如实反映各方面情况。

第五条 签订原则

签订合同，应当在贯彻平等互利、协商一致原则的基础上，争取

最大限度地维护公司的合法权益。

第六条 签订资格

不具备法人资格且未领取营业执照的公司职能部门、分公司、办

事处等不能以自己的名义独立对外签订合同。

对方以中心、部、处、分公司等名义欲与公司签订合同的，应当

更加严格核实对方的营业执照。对方没有营业执照或营业执照的经营

范围与合同事务完全无关的，应当拒绝与其签订合同。

第七条 资质审查

签订合同之前，承办部门应当进行必要的市场调查与可行性研

究，了解对方的经营资格、资产信用等情况，确保签约之后能实际履

行。

与对方第一次签订合同或需确定对方经营主体合法性的其他情

况时，承办人应当验过有效的工商营业执照、签约人的身份证或相应

资质原件，留存复印件存档保管。

对方签约人若非营业执照上的法定代表人或负责人，承办部门应

当留存对方的授权委托书原件；没有授权委托书的，应当留存名片或

相关证明材料。

第八条 书面形式

除即时履行的外，签订合同应当采用书面形式。

当事人确认的有关意向书、承诺书、信用证、收条、电报、电子

邮件、图表、传真、证明文件、单证凭据、修改合同的文书等均属合

同的组成部分，承办人应注意保存。

第九条 合同要求

签订的合同应当符合以下要求：

（一）内容具有合法性；

（二）合同要素齐全，权利义务明确；

（三）确保交易安全，避免产生纠纷时对公司明显不利；

（四）方便适用，符合各项业务操作的实际要求。

（二）标的物：包括货物名称、规格、型号、生产厂家、工程项目名

称等；

（三）数量和质量或技术标准；

（四）价款或酬金及其付款期限、方式等；

（五）合同生效期限和履行时间或期限；

（六）合同履行地点、方式、验收标准、方法、质量异议期限等；

（七）如有担保，应明确担保方式、担保期限、担保责任范围等；

（八）如果公司是履行给付商品或服务的一方，不可抗力的约定可模

糊；如果公司是履行给付款项的一方，不可抗力的约定应尽量明确；

（九）违约责任的处罚应坚持对等原则，具体条款文义明确；

（十）除非对方相对过于强势，合同纠纷管辖地应争取约定只在公司

所在地进行，特别是对于应收款合同；如难以单方做到，则在任何一

方所在地进行；约定在对方所在地或第三方地点为末选；

（十一）法律法规规定或根据合同性质应有特殊要求的条款。

第十一条 合同形式

合同形式方面应符合以下要求：

（一）合同当事人是单位的，名称应该是全称，与当事人营业执照、

公章或合同专用章一致；当事人是个人的，名称与身份证资料一致；

（二）合同当事人必须是合法主体；

（三）确保主合同、从合同及其相关附件的协调一致；

（四）合同应当使用钢笔、签字笔（蓝黑或碳素墨水）填写或使用打

印机打印；

（八）合同生效日期使用阿拉伯数字填写时，年、月、日等日期应注

意全面、规范；

（九）具有合同效力，但采用电报、电传、传真、电子数据交换和电

子邮件形式的数据电文填制应当符合法律法规的规定或国际惯例。

第十二条 合同签章

合同的签章应当符合以下要求：

（一）自然人签名必须与身份证件姓名完全一致，对身份有怀疑的，

应该当面签署；

（二）对于多页合同，应当加盖骑缝章；

（三）一般情况下，合同应由双方签名并加盖公章或合同专用章；签

字如确有困难，可以只盖章；

（五）禁止在留有空白填写的合同上盖章。确因工作需要，经合同管

理部同意，印章保管人备案后可以在留有空白填写的合同上盖章。

第十三条 保密条款

如有保密需要，签订的合同应以书面形式约定：对方在订立、履

对于需签订合同的重大项目，承办部门负责人可以邀请相关部门

和合同管理部举行会议，交流沟通，论证签订合同的相关事项（如可

行性、风险等）。

第十七条 存档保管

合同文本是公司经营管理活动的重要凭证和法律证据，各部门相

关工作人员应当将各项文本资料及时归档，登记管理，妥善保管。

第十八条 合同生效

合同经各方当事人的法定代表人或委托代理人签字，并加盖有效

公章或合同专用章后生效。

法律法规规定或合同约定必须经批准、鉴证、公证、备案、登记、

实际交付的合同，办理完上述手续后方生效。

按照约定附生效条件或生效期限的合同，在约定的生效条件或生

效期限实现后生效。

委托代理人应严格根据工作岗位或授权书在授权范围内签订合

同，对无权代理、超越代理权或代理权终止后，仍以公司名义对外订

立合同的，公司应立即以书面形式通知对方表明是否对其代理权予以

追认。

第十九条 变更解除

补充协议为合同变更形式，合同需经双方协商一致变更或解除

的，视为重新订立合同，需申请会签。

合同的变更或解除应当另行采用书面形式，一般不得采用在原合

同上涂改的方式变更或解除合同，遇特殊情况时经部门负责人和合同

管理部均同意的除外。

第二十条 履行事项

在合同履行过程中，有关交付、验收等事务的确认应由各方当事

人签章认可。

在合同履行过程中，如遇不可抗力发生，致使公司的义务不能履

行或不能完全履行时，应依约或及时以书面形式通知对方，并采取措

施减少损失，同时应注意收集有关证据，向有关部门索取发生不可抗

力的证明文件。

在合同履行过程中发生困难，如继续履行将损害公司及所属单位

利益的，合同承办部门应在合同约定或法律规定的期限内，与对方协

商采取书面形式变更或解除合同。

第二十一条 履行意见

未经相关部门审批的文本，在发现问题后相关部门仍应在职责范

围内或接受上级指示尽责尽力解决，不得推诿。

合同管理部有权就公司已经或将要签订的任何合同及与该合同

有关的事务，随时向合同承办部门了解情况，提出意见。

第二十二条 承办落实

合同承办部门应当跟进合同履行、使用的情况，落实责任，随时

了解、掌握合同情况，发现问题后及时处理或通报其他部门。

各部门发现对公司不利的合同履行情况后应当及时通报合同承

办部门或合同管理部。

第二十三条 期限到达

合同约定的给付期限到达，对方未依约给付公司应收帐款的，合

同承办部门应当积极与对方协商，收回帐款。

对方未依约履行文本的其他给付义务，参照上述条款处理。

第二十四条 纠纷时效

对方未依约给付公司全部应收款，合同约定的付款期限到达之日

起满三个月的，认定形成合同纠纷；合同未约定款项给付期限的，自

提供商品或服务一方履行义务开始之日起计算，满三个月期限，应付

款一方仍未给付部分款项的，认定形成合同纠纷。

为尽量避免以法律诉讼或仲裁方式解决争议，在生效的合同履行

过程中与履行完毕后，合同承办部门可根据实际情况自行认定何时形

成合同纠纷，但不能超过上述条款规定的期限。

第二十五条 防止损失

因对方违约给公司造成损失的，合同承办部门应注意收集相关证

据，追究对方的违约责任，并及时采取措施，防止损失扩大。

合同履行过程中发生纠纷，合同承办部门可积极与对方协商解

决；协商解决不成的，应及时报合同管理部处理。

第二十六条 纠纷报告

合同纠纷形成后，合同承办部门应当自认定形成合同纠纷之日起

五个工作日内将具体情况写成书面报告，与相关证据材料一起交由合

同管理部，由其协助解决合同纠纷。

财务部应及时督促合同承办部门收款和认定形成合同纠纷。

第二十七条 责任追究

各业务部门及相关人员有以下情况之一，将按相关规定进行处

理。

1、在以法人名义进行的经济活动中，应签订书面合同而没有签

订，给公司造成经济损失的；

2、擅自以公司名义对外签定合同或发出合同要约的；捏造事实，

提供虚假合同、协议给公司签订的；

3、合同承办人员在签订、履行合同过程中未尽职尽责，造成经

济损失或违反法律规定导致合同纠纷的；

4、丢失、擅自销毁、涂改合同文件造成经济损失的；

5、 隐瞒或不及时上报合同纠纷，造成超过诉讼时效或异议期限、

损失扩大、难以取证等情形，致使公司遭受损失的；

6、在合同签订、履行、纠纷处理过程中有其他失职、渎职、玩

忽职守行为造成经济损失的。

第二十八条 本管理办法适用于集团各单位与各部门。

本规范由合同管理部负责制订、修改和解释，自签发之日起施行，

以前制定的相关制度同时废止。