2023年12月23日发(作者：)
会 议 记 录
时间
与会人员
主题
内
容
19：00—19:30
地点 北十315
周舒羽、李炳彪、林家洛、邝苏怡
化安赛前期准备工作（主要是宣传方案以及工作安排）
三大重心：
一、 交流群
1. 群内3-4个“化安赛组委会工作人员”
2. 开通群邮，上传大赛文件并置顶
3. 进群备注：学校+名字，如“华南理工大学--xxx”
4. 群内工作人员任务：
1) 每天8：00到12:00不间断在线
2) 发放通知
3) 解答疑问
4) 争取报名
二、 由名单联系各高校
1. 宣传方式：qq、邮件、短信宣传语（待会打包发给你们）、截图
2. 截图要求：
1) 完整的截图，要电脑不要手机截图
2) QQ群里的截图要整个框框，可以覆盖群成员名字（要包含人数、群名、全部宣传语，这个知道就好，最好不要明说。）
3) 邮件：截图全部
4) 模板稍后群邮
3. 联系备注
1) 全面开始时间：5.18（部长级）、5.5（公关干事）
2) 第一二天先联系有联系方式的，同时寻找没有联系方式的高校联系方式
3) 到最后找不到的就给各部门认领，联系地域性，团学各干事认领所在地域的学校，舒羽会打好招呼
4) 5.17思恩均分联系任务
4. 联系常见情况和疑问
1) 写在前面：首先要对本次化安赛宣传工作的重要性有清楚认识：关系个人表达能力、利用人脉和整合手上资源的能力，还有学校、学院、部门的声誉、化安赛全称：第三届全国大学生化工安全设计大赛，其他相关内容请详尽看邮件资料。
2) 不好意思让朋友同学帮忙：
你要完成任务就不能有太多顾虑，尽管去做，想法设法去完成任务，让对方乐意那更好，那是你的能力。
3) 联系人不愿意合作或者宣传效果不明显：
锻炼你的沟通能力
4) 可能需要多个中间人：不要怕麻烦
5) 尽量找到老师或者辅导员帮宣传、其次是学生会
6) 加入很积极的学校索要作品模板，向其说明已和作者作不外泄的协议，如果态度十分好坚持要就发删减版，给一个框架给他，具体操作询问炳彪或者舒羽。
7) 尽量找外省的人脉，扩大宣传度。
8) 部分学校部分学院没有拉QQ群，可以尝试让他们发短信宣传，灵活变通，最终目的是让他们宣传。
9) 赶在考试月之前完成，对对方和我发均有利。
10) 注意交代清楚赛程、宣传细节，注意跟进进度，通常几番交涉才会有效果。
三、 邮箱
1. 共两个
公共邮箱：Hxyhgxy hgaqsjds@ 供报名和作品上传用
化安赛交流群：460424732 邮箱作解答疑问
2. 设置自动回复
3. 5.25开始整理报名表、及时回复疑问（6.20截止，看报名表数再确定是否需要延迟，底线100份）
8月开始整理作品，跟报名表一样，区分校内校外，不同学校分一个文件夹。
4. 整理信息
第一类：作品与报名表
1. 舒羽近期会群邮宣传模板（校内校外）
2. 校内培训：
备 内容：化安赛技术指导
地点：四楼会议室
注 时间：待定
任务：制作讲座票并盖章
3. 上述未制定任务先由炳彪负责
4. 把必要的文件放到手机上（通讯录等），随时查阅。
记录人：李炳彪
