合同档案管理规范 合同档案管理的主要内容
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2023年3月4日发(作者：罢工)Word文档
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合同档案管理制度
合同档案管理制度范文
在当下社会，许多地方都会使用到制度，制度
泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴
含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。想学习拟定制度却
不知道该请教谁？以下是我为大家收集的合同档案管理制度范文，欢
迎阅读与收藏。
合同档案管理制度范文1
为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。
1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制
度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信誉材料、合同、
工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、
荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档
管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司
档案室存档，以便备查，整理事记等。
2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将全部档案具体分类登
记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档
案管理员不予接受。
3、档案的查阅：
(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如
需在档案室之外查阅使用，必需打借条方可借给。每次最长时间不得
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超过五天。
(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通
过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必需有本
部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。
如遇特别状况，必需由综合管理部经理批准证明方可查阅。
4、档案的爱护：
(1)查阅者必需爱惜档案，保持干净，严禁涂改，留意安全和保密。
(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如的确需要
抄录和复制，必需由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。
(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无
签名)的档案资料(特殊是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。
否则，对责任人每次罚款200元。
(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有
关技术资料或图纸，必需由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，
如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明缘由报综合管理
部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司
以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承当一切损失，同
时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，
对责任保卫失职罚款50元。
5、公司购置设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工
外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，
申请购置的技术资料等，必需在到达公司24小时到档案管理员处办
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理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。
6、需长期借出专人使用的，必需由专用人员写出书面借条，报
总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必需妥
当保存，严禁外传、泄露隐秘。否则，视情节轻重罚款1000-10000
元，并承当公司一切损失。
7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，
进行微机管理，并确保查询打印的资料完好精确无误。
8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、
规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、
技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名
目后，存档备查。
合同档案管理制度范文2
为了更好地促进企业进展，提高企业的经济效益，保障企业在合
同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作
如下规定：
一、企业合同管理人员必需具备合同管理资格，有颁发资格证书
者，方能上岗。
二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟识合同业务。
三、企业合同管理人员必需服从组织的支配，严格执行上级的有
关规定，做好自己的本职工作。
四、企业合同管理人员，按时参与主管部门组织的合同管理工作
业务培训，不断提高业务素养。
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企业合同管理负责人工作职责
一、负责企业合同管理的领导工作。
二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。
三、负责企业合同签订的审批。
四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的状况汇报，讨
论商量合同管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。
五、根据法律、法规和政策，结合本企业实际状况，负责组织制
定合同管理制度，以及各种专项合同管理制度。
六、监督检查企业各项合同管理制度的实施。
七、商量决策发生合同纠纷的解决方式和到达目的的`要求。
八、组织学习《合同法》，开展“重合同、守信誉”活动。
合同管理工作人员职责
一、合同管理工作人员必需仔细履行自身职责，统一管理负责企
业各部门签订的各种合同，对公司负责。
二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。
三、按有关规定准时、精确、全面填报合同统计表，并做出统计
分析，定期向公司领导作出汇报。
四、做好对合同统一文本、合同专用章、《法人授权托付证明书》
的发放和管理工作。
五、定期召开例会，组织学习有关《合同法》及有关法律法规，
根据法律、法规和政策开展合同管理工作。
合同订立程序和审批制度
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一、公司经理是本企业的法定代表，全部合同必需经理签订或经
理书面授权者签订的合同方能生效。
二、公司各部门、各工程处无权对外订立合同，但可会同公司管
理委员会、预算科、生技科、经理办公室与对方就合同的细则进行磋
商后，报公司经理批阅签署。
三、公司与其他经济组织订立的施工合同要以《合同法》、《招标
法》、《重庆市管理条例》及有关规定为准，做到内容具体、责任明确、
文字精确、数据清晰，如有涂改，必需有双方在涂改处签章。
四、公司机具对外租借合同同公司后勤科负责填写后报经理签字，
交租借方、公司财会科、行政科各一份，后勤科仓库留存一份。
五、除机具对外租借合同以外的其他合同，必需交公司经理办公
室一份存档，交财会科、生技科、行政科各一份以便履约和结算。
六、建设工程施工合同签订之后，由公司管委会员、公司各科对
公司内项目经理进行全面考查，分析后作出选择，报经理确定。
七、公司及工程处承揽的业务，不对外转包，原则上不对外分包，
如有特别状况需分包的，必需经企业法人代表批准后由公司管理委员
会对外选择施工队伍并负责监督施工状况直至竣工验收。
八、公司内部基本建设和修理业务一律不对外承包由经理办公室
负责工程造价掌握和施工队选择、监督，直至验收后交付使用。
九、公司内部各部门之间的合同，单项工程承包合同如发生纠纷，
由经理、公司管理委员会负责仲裁，经理办公室监督履行。
十、公司与外单位的合同如对方严重违约，经理交涉无效时，抓
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住有利时机，由经理办公室牵头进行仲裁或民事诉讼。在仲裁或诉讼
中有关技术方面的问题由公司管理委员会协同解决。
十一、本公司职工如有违返本管理制度的，由经理办公室全面调
查状况后，提交公司办公室给予各种行政处理和经济惩罚，触犯法律
的将移交司法机关处理。
重庆市有限公司
合同档案管理制度范文3
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现
公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、
合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完好、
完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部合同文
档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档
工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交
1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交
管理中心。
2、移交的合同文档必需注明合同编号并保证齐全、完好，必需
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层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必需编制合同移交清册并当面清点。以双
方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理方法
1、合同文档以年月结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查
明缘由，准时处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)
的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为根据，
编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出
查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手
续，以影印件借出。合同原件无特别状况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，
以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予
以惩罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，
违者视情节予以惩罚。
合同档案管理制度范文4
为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步
实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
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一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项
目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清
单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、
工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资
料等。
二、档案资料管理原则
1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完好、完全和有效利
用。①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文
本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部
肖瑜管理;②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报
表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归本钱部张艳芝管理，招
标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)
等影印件留存备查。
2、原则上全部原件只作存档，不予外借;
3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的
责任和义务。
4、各项目部应准时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交
1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技
术部负责整理一份完好的原件，并移交材料部肖瑜归档，本钱部留存
影印件备查;投标文件由本钱部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，
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由项目部或相关经手人将其全部原件移交材料部肖瑜存档;项目部及
本钱部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进
度申报表、工程材料认质认价单等原件交由本钱部张艳芝归档，项目
部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完好的竣
工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档;项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必需注明文件名称和概要，移交双方签字
确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必需注明资料类型并保
证齐全、完好，必需层次分明，符合其形成规律。
四、档案资料的管理方法
1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇
总，编制统计清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同
文档的查询、利用工作。
2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件;确因工作
需要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可
在合同管理员处办理相关借阅手续，档案资料原件无特别状况不得外
借。
3、档案资料的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，
以确保合同文档的安全。
4、保存的档案资料每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要
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查明缘由，准时处理，并追究相关人员责任。
5、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案资料，违者视情节予以惩
罚。
6、档案资料柜钥匙供2份，管理员1份，另一份由本钱部杨鲜
峰留存，以备不时之需。其他人不得擅自挪用档案柜钥匙，更不能私
自复制。
7、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，
违者视情节予以惩罚。