公务邮
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2023年3月18日发(作者：基坑降水施工方案)1
英文邮件的格式
关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，
使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容
并判断其重要性。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的
2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能
显示完你的标题
3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含
义不清的标题，如“王先生收”
4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及
多件事情，以便于日后整理
5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）
来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便
就用“紧急”之类的字眼。
6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，
不要rere一大串。
关于称呼与问候
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1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒
某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在
多个收件人的情况下可以称呼大家、all。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如
果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，
但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人
也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用
个“dearxxx”，显得很熟络。
2．email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”；结尾
常见的写个bestregards，
中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即
便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
正文要简明扼要，行文通顺
email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确
实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件
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进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表
达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动
条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.注意email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内
还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起
对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必
须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！
正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清
晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间
仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不
要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的
邮件，这会让人很反感。
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5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文
email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文email，注意
拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是
否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大
字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但
过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字
形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会
表扬你的体贴。
8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函
里面这样显得比较轻佻
businessemail不是你的情书，所以:)之类的最好慎
用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，
比如现在－:)
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附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看
附件
2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才
看懂的文件名
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个
附件时
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成
一个文件
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方
式，以免影响使用
6.如果附件过大（不宜超过2mb），应分割成几个小文
件分别发送，
语言的选择和汉字编码
1.只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文
水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；
如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，
由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显
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示成为乱码天书。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明
的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老
土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解
水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4.选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用verdana或
arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明
最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜
体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发
件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为
你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括
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姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜
行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上
面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你
的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场
合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档
应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你
可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或
英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。