文书档案
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2023年3月17日发(作者：tp公司)文书档案管理制度
文书档案管理制度
文书档案管理制度1
1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。
2、建立收发文登记薄，对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。
坚持对密级文件和资料一月进行一次清理，严格借阅登记手续。
3、起草、印发各种文件、资料，必须符合办文程序和质量要求。
4、加强密级文件、资料的保管，不准随意带走、散发、遗失、出售密级
文件、资料。
5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声
像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录，任何个人不得据为己有，丢失或者擅
自销毁。
6、年终对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。
7、档案人员要加强对档案库房的管理，保持整洁卫生，定期检查，做到
防火、防盗、防潮、防虫、防高温等，对破损变质的档案材料要及时采取补救措
施，确保档案的完整与安全。
8、建立健全档案借阅登记制度，档案人员要对档案的收进移出等情况进
行统计，任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。
9、档案人员在岗位发生变动时，应按规定办理档案交接手续。
文书档案管理制度2
(一)文件管理制度
第一条管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质
量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真
文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明
公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规
范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做
好相应的文字记录，以备查阅。
第二条制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责
执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不
得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部
门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误
后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理
盖章，签发。
4、凡寄至公司的.文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类
管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密
级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清
退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、
定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管
签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条文件管理流程设计
1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→
下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存
档→文件销毁
3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文
件销毁
(二)文书管理制度
第一条管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安
全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指
导作用。
2、文书管理范围包括：一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪
要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应
存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本
内容可根据文书具体内容进行调整。
4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文
档与电子文档的同步更新。
第二条制度规范
1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学
习。
2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所
有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需认真学习
并签名备注。
4、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结
合，对照编号列出整理清单。
5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审
批同意，方可销毁。
6、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明
原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与
电子档)→借阅→清退→审批→销毁
(三)档案管理制度
第一条管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及
时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的
信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、
备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、
批复、定稿等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文
书材料集中整理，并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，
列出清单。
4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可
借阅，不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信
息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
第三条流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→
借阅→清退