英语电子邮件格式
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2023年2月16日发(作者：)仅供个人参考
不得用于商业用途
Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;not
forcommercialuse
英文电子邮件格式及范文[技巧]
英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件
时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要
性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首
字母大写。比如:SomequestionsaboutC++.在比较正式的格式中，需要把每个单
词的首字母大写(介词、冠词除外)。
称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人
感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比
如:“Hello/HiLillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用
“Dear+对方头衔”，如“DearPresident”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英
国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“:”，有时也可以不加任何
标点，是具体情况而定。
在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一
段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段
落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条
目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容
应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。
结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余
单词都小写，此处与称呼不同。
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一般电子邮件:
Sincerely,
Sincerelyyours,
私人电子邮件:
Regards,
Bestwishes,
Bestregards,
Withbestwishes,
Wishbestregards,
Yours,
Cheers,
Asever,
Withlove,
Affectionately,
......
在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在
姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的
字母全部大写，例如XIONGLillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在
名字下一行写上自己的职位、所属部门。
邮件中常用词汇:
附件attachmentIamattachingthereport.我把报告放在了附件中
I\'veforwardedyoure-mailtoAlice.我已经将你的邮件转发给转发
forwarded
Alice
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保持联系stay/keepintouch
对方告知决定.Pleaseletmeknowyourdecisionassoonaspossible.
写信给别人时一般常用Howareyoubeenrecently?回复别人邮件时一般常
用Iamhappytoreceiveyoure-mail.
实用邮件举例:
工作求职
工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部
分。
i.e.
DearSir/Madam,
Iamwritingtoapplyforthepositionof...aspostedinyour
website.
Introduceyourself...
Pleasefindattachedacopyofmyresumeforyourreview.我的简历请
见附件，作为
参考。
或者:Pleaserefertomyattachedresumeforasummaryofmyskills
andexperience.
ouverymuchforyourtimeand
consideration.
Yourssincerely,
LillianXiong
表达谢意
日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次
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party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanksletter。而
此类
邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。
DearAlice,
o
li
ketoinvitebothofyoutomyhousewhenyouareavailable.
Bestregards,
Lilian
咨询了解
咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件具体内容大
致
包含如下:
1)告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。
2)说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as详细、
清
晰aspossible.
3)末尾用一句话结束总结这次咨询。
Iamwritingtorequestinformationaboutsth.
Iwouldliketorequestacopyofsth.
最后表达希望时用语:Ilookforwardtohearingformyousoon.期待尽快
收到您的回复。
英文电子邮件格式
DearMary,
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ThisisTom.....
Lookforwardtoseeingyousoon.
Bestregards,
TomYu
(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)
一、主题
主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如
greetings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35
个字母。
YES:Suppliertraining
NO:professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleof
localcompany(太长)主题框的内容切忌含糊不清。
NO:像Newsaboutthemeeting这样的表达，
YES:应改为Tomorrow\'smeetingcanceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较
为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首
字母大写。
YES:NewE-mailAddressNotification;DetailedcalculationNO:detailed
calculation
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYour
Information，供参考)，如:URGENT:Submityourreporttoday!
二、称呼
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1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通
常无须使用诸如之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼
其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES:Tommy，或者。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无
须空格。如:Jimmy,
IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.
Best,
David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头
衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:,Dr.
4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟
名字,跟姓就行啦.YES:,Wyatt,andFury。女人呢?YES:用
Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.
例子:,Lionel,andGray。男女一齐呢?弄清楚称呼就行.例如:
Wright;
etWright;
Adams-Quinn。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有
时大头不知道对方头衔,
干脆用Ms.算了.ray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
KenGreen,President,KenGreen,VicePresidentofInternational
OperationsNO:KenGreen,VicePresidentofUnicomChina
YES:KenGreen,VicePresident,UnicomChina
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7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不
要笑人:
YES:,Jr.,r.
8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信
件,可以考虑这些:
DearCommitteeMember:
DearMeetingPlanner:
DearColleagues:ToAllSalesReps:
ToWhomItMayConcern:
DearSirorMadam:
DearMadamorSir:
DearPurchasingAgent:
如果是全公司:
YES:GentlemenorLadies:LadiesorGentlemen:9、有时见到人家用冒号
就说人家错,其实也未必啊,看:
YES::(非常正规)DearJoan:
DearJim,Jim,(非正规)
三、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)
Respectfullyyours,Yoursrespectfully,
2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)
Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,3、LessFormal不太
正规的(例如客户)
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Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yours
cordially,Cordially,
4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)
Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,
Mybest,GivemybesttoMary,
Fondly,Thanks,Seeyounextweek!
有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,
可以用:cwill
reimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以
用:Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:We
arepleasedtoofferyoutheposition
ofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorning
meeting.
那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样
想.给人尊重的语气就一
般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.
Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveon
ompt
responsewillbeappreciated.(好像欠你一样)
Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualified
candidatetoserveonouradvisoryboard.I
hopeyou’llagreetoserve.(这就友善多了)
Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~)
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Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneof
myquestionsaboutperformance
appraisals.(客气一点,人家受落)
总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.
B、信尾客套话(Complimentaryclose)通常也很简明。常常只须一个词，
如:\'Thanks\'，\'Best\'，\'Cheers\'，
不需要用一般信函中的\'Sincerelyyours\'或\'Bestregards\'。
C、签名:不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看
信件的语气.给朋友或公司
客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.
邮件范文
./Ms,
een,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to
7andwouldliketocomeandseeyou,
say,heopeningofasampleroom
letusknowifthetimeis
,whattimeyouwouldsuggest.
Yoursfaithfully,
尊敬的先生/小姐
我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事
宜，他会于六月3日
下午2:00点拜访您。
请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。
您诚挚的
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Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse.
NurfürdenpersönlichenfürStudien,Forschung,zukommerziellenZweckenverwendetwerden.
Pourl\'étudeetlarechercheuniquementàdesfinspersonnelles;pasàdesfinscommerciales.
толькодлялюдей,которыеиспользуютсядляобучения,исследованийинедолжны
использоватьсявкоммерческихцелях.
以下无正文