合同管理内部控制制度

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合同管理内部控制制度

第一章 总 则

第一条 为进一步规范******（以下简称“本单位”）

合同管理，根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位

内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）等相关法律法

规规定，结合本单位实际与合同管理内部控制要求，制定本

制度。

第二条 本制度所称合同指本单位与自然人、法人以及

其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

【注：《中华人民共和国合同法》第二条】

第三条 合同管理内部控制目标是指通过梳理合同的

签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险点，确定

相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风

险，维护本单位合法权益。

第四条 本制度适用于本单位的合同管理工作，下属单

位参照执行。本单位对外签订的战略合作协议、涉外合同、

涉密合同，可从其特别规定。

第五条 合同管理的原则是依法签订、综合管理、程序

规范、归口负责、分工协作以降低合同管理风险，实现合同

管理与预算管理、收支管理、采购管理相结合。

第六条 合同管理内部控制的任务主要包括：

（一）建立健全合同管理的内部控制制度；

（二）合理设置合同管理岗位；

（三）对合同管理实施归口管理；

（四）加强对合同订立的管理；

（五）加强对合同履行的控制；

（六）加强对合同登记归档的控制；

（七）加强对合同纠纷的控制；

第七条 为方便日常管理，根据本单位业务性质，把涉

及的主要合同分为：

（一）办公设施、设备、专用设备、办公用品等货物采

购类合同；

（二）审计、鉴证、信息化、咨询等服务类合同；

（三）建设规划、可行性研究、勘察、设计、工程造价、

工程施工、工程监理等基本建设相关类合同；

（四）劳务用工、人事管理类合同；

（五）其他合同。

第二章 管理机构及其职责

第八条 党组会是本单位合同管理的决策机构；办公室

是本单位合同管理的归口管理机构；合同执行科室是本单位

合同管理的执行机构；办公室负责与合同有关的资金管理；

纪检组是本单位合同管理的监督检查机构。

第九条 党组会的主要职责是：

（一）审定本单位合同管理内部控制制度体系及相关政

策；

（二）审定合同纠纷调处的意见；

（三）审定合同风险管理措施及实施结果；

第十条 办公室的主要职责是：

（一）组织制定、更新完善本单位合同管理内部控制制

度体系；

（二）负责示范合同文本的制定、修订及推行工作；

（三）参与本单位合同的谈判工作；

（四）会同办公室、法务部门等相关部门审核、监督本

单位各类合同，建立合同评审电子台账和分类合同台账；

（五）对合同的合法性、有效性及风险因素提出评审意

见；

工作。

第十一条 合同执行科室的主要职责是：

（一）负责合同相关方主体资格、信用信息、履约能力

等信息的收集、初审工作；

（二）负责合同文本的草拟、报批及具体签订工作；

（三）具体负责合同履行过程中的进度跟踪、履约情况

分析及问题反馈与应急处理等风险管理，并对初始资料的真

实性、完整性负责；

（四）负责所经办合同的登记、管理及归档工作。

第十二条 纪检组是合同管理的监督检查机构，负责合

同管理全过程的监督与检查，促进合同管理工作的完善。其

主要职责：

（一）合同管理制度的制定和落实情况；

（二）合同资料保管和合同管理台账建立情况；

（三）合同形式、内容的合法性与适宜性；

（四）合同的签订和履行情况；

（五）合同纠纷的处理情况；

（六）合同管理人员的设置、教育培训情况；

（七）对于在签订、履行和管理合同工作中，因违反合

同管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况；

（八）与合同事务相关的其他情况。

第三章 合同订立管理

第十三条 合同订立，指的是两方以上当事人通过协商

而于互相之间建立合同关系的行为。

第十四条 合同订立的形式，有书面形式、口头形式和

其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的合同，应当

采用书面形式订立。合同相关方约定采用书面形式的，应当

采用书面形式。

书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电

传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所

载内容的形式。

第十五条 合同的内容由合同双方约定，应当包含以下

条款：

（一）合同双方的名称或者姓名和住所；

（二）标的；

（三）数量；

（二）合同执行科室牵头组织合同谈判；

（三）合同执行科室草拟合同文本；

（四）合同执行科室牵头组织合同评审，法务部门对合

同合法性进行审核；办公室对合同审核，主要审核合同是否

有资金来源、合同付款时间、付款条件等；

（五）合同执行科室对评审过的合同进行修订完善，合

同执行科室负责人审核通过后，报分管领导进行审批；

（六）合同执行科室组织审批完成后的合同签订工作；

（七）合同执行科室进行合同归档及登记；

（八）按合同备案管理相关要求对各类合同进行备案；

影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同的

签订，由党组会研究决定。合同有关事项需报有关主管部门

批准的，必须经批准后才能签订正式合同。合同执行科室应

按照相关规定的审批程序提请完成合同签订流程。

第十七条 合同订立的主要控制点包括：

（一）未明确合同订立的范围和条件，对应当订立合同

（四）对技术性强或法律关系复杂的经济事项，未组织

熟悉技术、法律和财会知识的人员参与谈判等相关工作，对

合同条款、格式审核不严格，可能是单位面临诉讼的风险或

造成经济利益损失。

（五）未明确授权审批和签署权限，合同专用章保管不

善，可能发生未经授权或者超越权限签订合同的情形。

第十八条 合同调查的管控措施：

（一）审查合同对方的身份证件、法人登记证书、资质

证明、授权委托书等证件原件，必要时，可通过发证机关查

询证书的真实性和合法性，在充分收集相关证据的基础上评

价主体资格是否恰当。

（二）获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录

的人员参与谈判。

（二）收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、

同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息。

（三）关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标

的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与价款支付

方式，履约期限和方式，违约责任和争议解决方法、合同变

更或解除条件等。

（四）对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复

杂的合同 还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，并充

分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。

（五）在谈判过程中加强保密工作。

（六）对谈判过程中的重要事项和参与人员的主要意

见，应当予以记录并妥善保存，建立严格的责任追究制度。

第二十条 合同文本拟定的管控措施：

（一）本单位对外发生经济行为，除即时结清方式外，

应当订立书面合同。

（四）本单位有合同标准文本的必须使用标准文本，没

有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额计算准确、标的

物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、

运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达要严谨，不使

用模棱两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿

金）的计算方法准确。

（五）由签约对方起草的合同，本单位应当认真审查，

确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特

别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在

其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止

合同后续被篡改。

（六）本单位合同文本须报经国家有关主管部门或同级

财政部门审查或备案的，应当履行相应程序。

第二十一条 合同审查管控措施：

具体，文字表述是否无歧义；合同执行科室对质量条款、技

术要求等内容进行技术审查；办公室对支付条款等内容进行

经济审查。

（三）认真分析研究，慎重对待审核意见，对审核意见

准确无误地加以记录，必要时对合同条款做出修改并再次提

交审核。

（四）每位审查人员应当对做出的审查结果负责，办公

室对合同审查的结果负全面责任。

第二十二条 合同签署管控措施：

（一）严格划分各类合同的签署权限，对外正式订立的

合同应当由本单位法定代表人或由其授权的代理人签名或

加盖有关印章，授权签署合同的，应当签署授权委托书。本

（三）采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在

合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同

书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控

制，防止对方单方面改动合同文书。

（四）按照国家有关法律法规等规定，需办理批准、登

记等手续之后方可生效的合同，单位应当及时按规定办理相

关手续。

第二十三条 办公室用印管控措施：

严格用印制度。合同经编号、审批及单位负责人或由其

授权的代理人签署后，方可加盖单位公章。单位法人章必须

由专人保管，保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。

用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他

人滥用。

第二十四条 合同备案管控措施：

（一）合同备案和台账建立。办公室建立合同台账，列

明合同编号、类型、经办科室、经办人、合同单位、签订时

间、地点、金额、标的物、归口科室、履行情况等；

（二）合同订立后需经有关主管部门批准或登记的，经

第二十五条 办公室为履行合同权利义务的实施主体。

合同签订后，合同执行科室应该按照合同约定牵头协调合同

的履行，相关部门应给予配合，确保合同得到全面履行。合

同执行科室应当遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的

和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

第二十六条 合同执行科室应及时掌握合同履行情况，

达到合同款支付条件，应及时准备相关资料，按照规定流程

审批，提请办公室付款；办公室应当根据合同履行情况办理

价款结算和进行账务处理。未按照合同条款履约的，办公室

应当在付款前向分管领导及党组会报告。

第二十七条 本单位应当对合同履行情况实施有效监

控。合同履行过程中，因对方或单位自身原因导致可能无法

按时履行的，应当及时采取应对措施。

本单位应当建立合同履行监督审查制度。对合同履行中

签订补充合同，或变更、解除合同等应当按照国家有关规定

（三）合同执行科室在执行政府定价或者政府指导价

的，在合同约定的交付期限内政府价格调整时，按照交付时

的价格计价。逾期交付标的物的，遇价格上涨时，按照原价

格执行；价格下降时，按照新价格执行。逾期提取标的物或

者逾期付款的，遇价格上涨时，按照新价格执行；价格下降

时，按照原价格执行。

第二十九条 当事人一方不履行合同义务或者履行合

同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或

者赔偿损失等违约责任。

（一）如果发现对方有不履行或不完全履行合同的情

况，应当催促、提示对方按合同约定继续履行，并将对方不

履行或不完全履行合同的情况上报分管领导及纪检组，同时

注意收集、保存有关证据。

（二）本单位遇有不可抗力等客观因素影响合同履行、

不能完全履行合同的情况时，办公室应当立即将相关情况报

告分管领导及纪检组，并积极采取补救措施，与对方协商，

减少损失。

约定，在规定时效内向仲裁机关或向人民法院提起诉讼。

第三十一条 申请合同争议调解的要求。

（一）申请调解合同争议应当符合下列条件:

1．申请人必须是与本案有直接利害关系的当事人；

2．有明确的被申请人、具体的调解请求和事实根据；

3．受案范围为法人、个人合伙、个体工商户、农村承

包经营户以及其他经济组织相互之间发生的以实现一定经

济目的为内容的合同争议，法律、行政法规另有规定的从其

规定。

（二）下列调解申请不予受理:

1．已向人民法院起诉的；

2．已向仲裁机构申请仲裁的；

3．一方要求调解，另一方不愿意调解的。

（三）申请合同争议调解，应当向工商行政管理机关提

交书面调解申请和合同副本。合同争议调解申请应当写明申

请人和被申请人的名称或者姓名、地址、法定代表人姓名、

职务，申请的理由和要求，申请日期。

第三十二条 对合同履行过程中的违约情况或违反合

同的事件，合同执行科室应及时收集相关资料报送办公室。

办公室收到合同执行科室反馈信息后3个工作日内应组织合

同执行科室、法律顾问、相应业务归口管理部门及合同执行

科室分管领导研究应对方案，经合同执行科室分管领导审

核、报单位领导或党组会审批后指导合同执行科室实施。

工商部门调解的具体流程按《合同争议行政调解办法》

执行。

第六章 合同档案管理

第三十三条 合同登记的管理要求：

办公室应当加强对合同登记的管理，充分利用信息技术

手段，定期对合同进行统计、分类。详细登记合同的订立、

履行、结算、补充或变更、解除等情况，合同终结应及时办

理销号和归档手续，实行对合同的全过程管理。

第三十四条 合同归档管理的要求包括：

（一）建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止

或及早发现合同文本的遗失，规范合同控制工作人员职责，

明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要

求。

（二）合同执行科室应该建立合同管理台账，及时做好

合同履行情况记录，定期向办公室汇报合同进度、履行情况；

（三）合同签订后，合同执行科室应当将签约各方签字、

盖章齐全的合同原件副本（一份）；合同审查表、合同登记

表原件，以及其他相关附件、资料整理提交办公室备案；

（四）合同中约定抵押、担保、公证或见证等事项的，

应当同时将抵押、担保、公证或见证等法律文书提交办公室

备案；

（五）已经履行完毕的合同，每年12月31日前，合同

执行科室应将合同及一切往来文书、变更记录等本单位有关

资料交办公室。审查后，装订成册并存档。

合同存档资料包括但不限于：合同对方的资信资料、《法

定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法

人营业执照》、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据

电文、招标投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函

件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交

底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状

等，以及各类合同中相关的文件、资料等；

（六）合同资料中除技术性资料原件和财务凭证原件按

照有关规定保管归档外，各有关部门应当做好其他资料的保

管和移交工作。

第三十五条 合同信息安全保密管理要求：

合同资料是涉及商业秘密的重要文件，原件必须归档保

存，日常工作中应当使用复印件。严禁涂改、毁损合同资料。

如确需使用合同资料原件的，应建立严格的审批、催还、归

档制度。严禁个人私自保管合同资料；严禁随意出借合同资

料；严禁泄露合同资料中的内容。

合同档案保管期满后，由本单位办公室编制拟销毁合同

档案目录并做出书面鉴定报告，经单位负责人批准后方可销

毁。

第七章 合同监督检查

第三十六条 合同执行科室在合同执行完毕后，组织对

合同履行过程中的情况作出最终评价，评价相对方的履约能

力、产品/服务、履行进度、技术水平、售后服务、环境与职

业健康安全、合作诚信等情况并建立供应商库档案。

第三十七条 本单位成立由纪检组、法务部门等相关部

门组成的合同监督检查工作小组，定期对本单位各合同执行

科室所订立的合同以及合同管理情况进行监督和检查。

（一）合同监督检查的主要内容有：

1．合同管理制度的制定和落实情况；

2．合同资料保管和合同管理台账建立情况；

3．合同形式、内容的合法性与适宜性；

4．合同的签订和履行情况；

5．合同纠纷的处理情况；

6．合同管理人员的设置、教育培训情况；

7．对于在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同

管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况；

8．与合同事务相关的其他情况。

（二）在合同监督检查过程中，被检查处室应当如实提

供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的

问题做出解释和说明。

（三）合同监督检查小组有权在检查结束后的15日内

向被检查处室送达检查意见书。检查意见书中包括监督检查

小组成员姓名和职务，被检查处室合同管理情况，存在的问

题及对加强合同管理的意见等。

（四）被检查处室应当自收到检查意见书之日起30日

内，将落实整改情况书面报告监督检查小组。

第八章 责任追究

第三十八条 有下列行为之一的，本单位将视其情节轻

重，依法追究当事人责任，给本单位造成损失的，依法追究

其经济责任，构成犯罪的，移交司法机关处理：

（一）违反国家法律、法规、规章签订合同的；

（二）应当签订书面合同而没有签订的；

（三）超越代理权限或滥用代理权的签订合同的；

（四）将合同印章提供给其他单位或个人使用的；

（五）未按本制度规定履行合同审批、登记或备案手续

的；

（六）在合同签订和履行中未尽义务，或者未按照本制

度规定处理，致使本单位或下属各部门利益受到损害的；

（七）因在签订合同时，未对对方提供的相关证照、资

（九）利用合同谋取私利或从事其他违法行为的；

（十）擅自销毁或涂改合同的。

第三十九条 凡在合同的签订、履行、管理中违反本制

度规定，对主要负责人视情节轻重分别给予批评教育、警告、

记过、记大过、责令赔偿、撤职、降级、解除聘用合同、开

除的处罚。

第九章 附 则

第四十条 本制度由办公室负责解释

第四十一条 本制度自**年**月**日起施行。