人事档案管理制度
中德贸易-昆明植物园
2023年3月20日发(作者：三点水加木念什么)第1页共12页
人事档案管理制度模板
第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信
息依据，特制订本制度。
第二条集团公司员工档案实行分级管理
由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管
理。
(一)原始档案。员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管
理。
(二)新建档案。员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职
称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。
(三)电子档案。员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍
所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情
况通过电子信息系统的形式所形成的记录。
经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分
(子)公司人资科管理。
第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责
人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人
力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。
二、人事档案的建立
第四条新建人事档案收集范围
由人力资源部门直接形成的材料：
(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求
职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功
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能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体
检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。
(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材
料。
(三)工资调整审批表。
(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。
(五)考核、考勤或其它类材料。
(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。
(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。
(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。
(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。
(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。
通过其它渠道形成的材料：
(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。
(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。
(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。
(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。
(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。
(六)在原工作单位形成的有关档案材料。
(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。
(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。
(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。
第五条人事档案归档材料要求
归档材料应具备的条件：
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(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文
件。
(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以
个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。
(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公
章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再
行归档。
(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、
写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。
(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清
注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。
确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档
案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。
应妥善处理不应归档的材料：
(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转
递通知单》(此指干部或重要人员档案)。
(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。
(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称
及份(件)数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。
(四)对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。
(五)销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。
第六条人事档案的整理要求：
(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。
(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
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(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。
(四)材料增减时应进行重新整理。
(五)人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要
和人员管理情况建立副本。
第七条人事档案的建立
(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求
职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。
(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建
档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)
公司人资科于每月的____日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。
(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相
关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)
的变更情况的记录于每月____日前以电子文档上报集团人力资源中心。
第八条人事档案的编号
(一)人事档案编号构成。档案代码+四位数字，按顺序编号。
(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一
个字母(大写)，如采购管理中心，其人事档案编号为cgg。
(三)员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。
(四)同一部门员工的档案要求放在一起，每____名员工的人事档案存放在同
一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已
抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。
第九条人事档案建立的具体程序
(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别，看其是
否符合归档的要求。
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(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。
(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。
(四)将新的材料存入档案。
第十条员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与
归档。
(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材
料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部
门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。
(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形
成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。
三、人事档案的转递
第十一条人事档案转递的具体程序
(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材
料。
(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和
开除、自离、晋升等)及转入地点。
(三)填写《人事档案转递通知单》。
(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往
相应公司、部门。
(五)收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知
单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。
第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封
交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷
阅档案。
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第十三条员工晋升科级(含)以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转
档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案
材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。
第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册
存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资
源中心核准后予以销毁。
四、人事档案的查询、借阅
第十五条档案查询和借阅应按程序办理
(一)档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门
人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。
(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长
借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。
(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开
具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以
办理。
(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序
进行。
五、人事档案的保管
第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。
第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准
确。
第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。
第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。
第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
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六、考核办法
第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事
负责人绩效奖金____元/次：
(一)人事档案不全的。
(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。
(三)不遵守人事档案保密制度的。
(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。
(五)不按规定销毁人事档案的。
公司人事档案管理办法规章制度
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护
人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管
理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案。个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录
及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证
明、各类合同及协议。
2、员工培训档案。培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员
工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案。将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案。员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情
形。
三、档案相关规定
1、基础管理
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1.1原则。分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚
假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及
时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》，并
在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久
保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技
术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原
件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位
前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档
案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐
备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高
管及核心人员保留该员工离岗____年止)。
____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，
制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外
借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件
三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
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2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级
员工的人事档案。
____公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况
可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司
档案管理的相关规定处理。
____人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登
记。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力
资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
____公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批
登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人
事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止
亦同。
人事档案管理制度模板（二）
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____【人】
字(____)第____号签发人：____
关于____人事档案管理____
各公司：
为规范____人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项
通知如下：
一、电子档案管理
1.电子信息录入。档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实
习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料
信息需在员工入职后一个星期之内全部录入eas人事系统。
2.电子信息更新。员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更
新。
二、纸质资料管理
(一)收集
档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、
真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。
(二)整理
____人事档案分类
人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三
大类;其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员
工离职时需要办理的资料。
(1)基本档案资料
①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料(校园招聘大学生)、入职基
本资料、试用期资料、转正资料、证件(书)资料共五类;
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员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件
(书)资料共四类;
(2)其他档案资料
①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分
档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
②其他档案资料分类
累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累
积存入人事档案中;
更新类资料。是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新
版替代旧版存入人事档案中即可(旧版抽出，新版存入)。
③管理人员其他档案资料(累积类)主要包括：培训(学习)总结资料、管理干
部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类;其
他档案资料(更新类)主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料
共两类。
员工其他档案资料(累积类)主要包括：培训(学习)资料、调动交接资料两类;
其他档案资料(更新类)主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体
检资料两类。
(3)离职档案资料
离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。
三、档案组卷、存放规定
1.有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应
当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。
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2.每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》
并注明档案内的资料，必要时可统一使用(长)32cm____(宽)6cm____(高)22cm的档
案盒存储档案。
3.档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。
4.档案盒内首页应当设置档案索引表。
5.根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文件数量
较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。
6.归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨
水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。
五、管理原则
1.行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上管理人员
档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年;
2.员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出
档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原公司签订《劳动合
同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公
司连同其合同资料一起保存;
3.未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。