公司流程管理系统

公司流程管理系统

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OA系统中的流程管理

摘要：随着企业的迅猛发展和不断壮大，企业分支机构不断增多，组织架构也越来越复杂，

企业的运营效率因此也受到极大的考验。为提升企业竞争力，信息化建设开始越来越受企业

重视，计算机技术、网络技术等一系列现代化技术开始在企业里广泛应用，OA、PLM、SAP、

ERP等相关术语更是频频出现在企业的战略发展规划之中。

企业在业务和规模逐渐扩张的时候，对内的管理能力和对外的综合能力显得非常重要。

所以，网站建设和OA办公系统是企业信息化建设的第一步。同时，企业要提高信息化管理

水平，作为企业内部信息最基本的工具，首先应是对OA办公系统的运用。

OA系统以人为本，旨在使企业内部人员方便快捷地共享信息、高效地协同工作。OA系

统实施有助于企业大量无形资产的积累，如企业制度、经验知识、工作成果等，同时又以流

程的形式将各种规则、制度固化下来。在企业运营过程中，流程管理是基础；而企业流程

的关键是经过梳理、沉淀进行优化，最终将管理的规律固化下来。所以，企业要求OA系统

支持一些人为因素，经过不断规范帮助企业找到合适的管理规律；同时，要求OA流程既要

有很强的自主判断能力以规范管理过程，又要非常灵活地适应组织架构和企业流程的不断变

更。

企业员工每天的工作都很忙，同时，企业因为人为因素的影响，很多管理制度无法有效

执行。企业不能指望通过员工或部门领导记住所有的管理制度对企业流程审批进行人为判断

或监管，如企业的出差管理制度、报销制度等，比较现实的是将员工提交的流程，能通过

系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相关领导审批。这就是OA系统对企业审批

流程的一种固化，将现有的规则、制度以可视化的形式进行落实。

OA系统是将跨地区、组织、部门的人员紧密的联系起来，高效利用企业资源，从而实

现对企业运营过程的管控，提高企业执行力和竞争力。因此，将企业固化的审批规则梳理后

在OA系统里落地，这只是OA流程的前期工作。根据OA系统具体运行，流程将得到进一步

验证和优化，完善企业流程管理。根据OA系统实施经验，纵观OA系统流程管理的整个过

程，可以将其分为以下不同阶段：

OA流程实施：

１．流程的梳理：根据企业日常工作的需要，将涉及跨部门的流程按公司固有的制度要求以

流程图的形式进行编写、绘制；这种可视化的形式，便于对企业流程进行分析、审核，

将流程显现化以看清现状和问题所在。另外，OA系统实施具有整体规划，分步运行的

特点，所以，企业应该以目前最迫切、最关键、见效最快的流程需求为主进行梳理。

２．流程的落实：根据流程梳理结果，对反应的问题及过程能力进行分析，并明确最优化改

进方案；同时，依据流程梳理过程中体现的流程各具体节点、对应负责人的信息，完成

流程搭建，形成最初版本的OA流程，并开放使用。之后，企业脱离原有手工传递方式，

以计算机化和自动化的形式完成对企业内部文件实体的传递，以及通过定制的顺序实现

审批流转。

３．流程的持续优化：流程是对企业内部最佳运营的规范和固化，在OA流程实施之前，通

过流程梳理已完成企业流程的第一轮优化。在OA系统正式运行后，OA流程在自动化流

转过程中，仍需接受企业运作的检验，以现有流程为基础，通过对现有流程的消除浪费、

简化、整合以及自动化等活动来完成新一轮优化工作。

流程节点优化方式：（如图１）

a)删除非增值环节：过量生产、重复的活动、活动间等待、跨部门协调、反复的检验；

b)整合任务：同一岗位承担多项工作、与客户进行整合、与供应商进行整合；

c)增加环节：企业用以规避风险的关键点、企业用以强化控制的关键点、有利于提升

客户满意度的关键点；

d)重排环节：可以减少重复，提升效率的环节调整、可以缩短时间、降低成本的环节

调整。

图１：流程优化方式

OA系统的运行是企业通过具体实践，对已固化的流程最好的校验。从使用到优化调

整，再到使用，以循环方式进行持续性流程优化；从而能有效的对流程过程进行控制和实现

绩效分析，推动企业流程的管理工作，并将为BPM实现流程管控平台奠定基础。（如图２）．

图２：OA系统带动企业流程管理