文书档案管理
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2023年3月5日发(作者：microrna)1/11
文书档案管理规定
为了进一步加强所〔园文书档案管理工作,保障各类文
书档案及时归档,有效地保护和利用档案,维护所〔园合法权
益,特制订本规定。
一、定义
本规定所称的文书档案是指过去和现在的所〔园各级部
门及职工个人从事有关活动直接形成的对所〔园有保存价值
的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声
像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
二、档案的立卷与归档
1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类
整理,按年代立案,予以归档、保存和备查,并交一份由经办部
门存档备查。
2、收集范围为主要包括：〔1反映所〔园机关主要职能
活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究
具有利用价值的文件材料；〔2所〔园需要贯彻执行的上级机
关、同级机关的文件材料；〔3其他对本单位工作具有查考价
值的文件材料〔各部门具体归档材料见附件。
3、属于归档范围的文件材料,必须向综合办公室移交,实
行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
4、所有文书档案一事〔一档一交,或次年二月底统一移
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交。
5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要
进行归档。
6、立卷工作一般在年末或次年初进行,一事一卷。党政
部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档,
科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定
验收后两个月内完成归档。
7、案卷质量要求
案卷质量要遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间
的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
〔1归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均
应齐全完整。
〔2在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、
影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形
成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷；绝
密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,
也应随同绝密文电立卷。
〔3不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的
请示与批复,放在复文年立卷；没有复文的,放在请示年立卷；
跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针
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对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他
文件的立卷按照有关规定执行。
〔4卷内文件材料应区别不同情形进行排列,密不可分的
文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后；正件在
前,附件在后；印件在前,定稿在后；其他文件材料依其形成
规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
〔5永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写
卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。
〔6有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考
表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期
填上以示负责。备考表应置卷尾。
〔7案卷：装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的
文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与
原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
〔8案卷各部分的排列格式为软卷封面〔含卷内文件目
录一文件一封底〔含备考表,以案卷号排列次序装入卷盒,置
于档案柜内保存。
三、档案的保管与存放
1、根据国家档案局第8号令要求,文书档案的保管期限
定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年〔各类文
书档案保管具体期限见附件。
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2、机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料
的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
3、处理中的文件,按照文件类别临时存放于文书人员办
公室内,每季度清理一次,不得积压。
4、归档后的文档,按文档类别统一存放于档案室,注意防
霉防蛀,定期检查及维护。
5、档案室内不得存放非档案物品,更不能存放易燃和腐
蚀性物品,坚持"以防为主、防治结合"的原则,着重做好防火、
防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和库房内温、湿
度的控制、调节及照明管理方面的工作。
四、档案的开放利用
1、所〔园内各单位或工作人员确因工作需要借阅档案的,
可借阅职能范围内的有关档案。非本职范围内的档案一般不
外借,如有特殊需要,要向办公室主任说明理由,批准后方可借
阅。
2、合同是文书档案的一个重要组成部分。借阅合同须
报经办公室主任批准后到文书人员处办理借阅手续。
3、借阅档案〔文件须办理借阅手续,借阅期限一般不超
过五天,一次借阅数量不得超过三卷〔份。
4、借阅人员应对档案的保密、安全和完整负责,不得带
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至公共场所,不得泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散,未
经批准不能抄录复印,确因工作需要的,须到档案室办理相关
复印手续。
5、还在保密期限内的密级档案〔文件,概不借阅,内部人
员借阅须经办公室主任批准。密件不准复制。
6、借阅的案卷原则上不许带出本单位。
7、外单位人员借阅档案,必须持单位介绍信报办公室主
任批准。
二○○九年七月二十日
附:文书档案归档范围及期限
一、综合办公室
1.办公会议、领导班子会议记录永久
2.组织机构改革永久
3.上级领导、机关来所视察检查形成的题词、讲话、声像等重要材料永久
4.本所重要的工作会议、讨论通过的决议材料永久
5.本所各部门编制调整、名称变更,启用、更换印章永久
6.本所重大的体制改革形成的材料永久
7.工作总结和计划、长远规划永久
8.领导班子离任审计文件材料永久
9.本所制定的规章制度永久
10.本所与下属部门及外单位签订的有长远利用价值的合同、协议永久
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11.办公室主办,拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复永久
12.本所编制的年报〔大事记永久
13.上级机关或同级机关制发的非本机关主管〔办业务但要贯彻执行的文件材料10年
14.本所与下属部门及外单位签订的一般的合同、协议10年
15.上级领导、机关来所视察检查形成的题词、讲话、声像等一般材料30年
16.本所一般的体制、制度改革形成的材料30年
17.办公室主办,拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复〔一般事务、有参考价值
30年
18．本所档案工作、保密工作形成的重要材料30年
二、党办
1.本所职工参加各级代表大会与本所有关的重要发言、提案等永久
2.当选各级代表材料永久
3.党员花名册、党内统计年报表永久
4.党委会议记录永久
5.党委换届选举、正副书记任免文件永久
6.党、团工作总结、计划永久
7.党支部机构调整、干部任免报告、批复永久
8.团员花名册、团内情况统计表、组织工作报告永久
9.党、团组织关系介绍信及存根永久
10.表彰先进党组织、优秀党员材料永久
11.纪检、监察中形成的重要材料永久
12.有领导重要批示和处理结果的人民来信材料永久
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13.工会换届选举材料永久
14.工会总结、会议纪录永久
15.工会工作活动形成的材料永久
16.本所职工参加各级代表大会与本所有关的一般发言、提案等30年
17.党员民主评议材料30年
18.纪检、监察中形成的一般材料30年
19.各民主党派花名册、换届选举30年
20.有处理结果的一般问题人民来信材料30年
三、人事教育处
1.干部、机构编制、劳动工资等各类统计表永久
2.全所人员名单永久
3.上级部门对本所领导班子考核材料永久
4.所领导任免、聘任的批复、通知永久
5.本所人事任免文件永久
6.职工技术职称评聘、职务变更、干部录用批复、通知永久
7.职工考核材料永久
8.调出调进人员名单、行政、工资、介绍信及存根永久
9.招收合同工；职工停薪留职、辞职、解聘、退休材料永久
10.职工死亡、抚恤、重要的善后处理材料永久
11.招收博士生、研究生有关材料永久
12.学术委员会、学位委员会、职称评定委员会等名单永久
13.聘任、聘请本所及外单位专家、顾问名单永久
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14.人事考核、职称评审、调资定级文件永久
15.本部门起草、制发的请示、报告与上级的指示、批复〔重要问题永久
16.先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料〔受县级及以上表彰、奖励的永久
17.人员处分材料〔受到警告以上处分的永久
18.人员处分材料〔受到警告处分的30年
19.先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料〔受县级以下表彰、奖励的30年
20.本部门起草、制发的请示、报告与上级的指示、批复〔一般问题30年
21.本部门起草、制定的人事工作制度、规定、办法30年
22.人才培养、联合办学有关材料30年
四、科研管理处
1.本所科研项目工作计划永久
2.本所科技年报永久
3.重要的科研调查、统计材料永久
4.本所与外单位签订的重要的技术转让、合作开发的协议、合同永久
5.本所对外交换标本、种子等材料永久
6.本所承办国际性大型展览会、博览会形成的文字材料及影音材料永久
7.成立公司系列材料永久
8.公司财务审计、年终财务报告永久
9.重要的协议、合同、债务情况永久
10.20年〔含以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证等材料永久
11.本所外事活动签订的协议、协定、备忘录、重要的会议记录、纪要、公报等永久
12.本部门向上级申请经费或汇报重要业务情况的请示、报告与上级部门的指示、批复、批
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示永久
13.本所与外单位签订的一般的技术转让、合作开发的协议、合同10年
14.各学会研讨会、年会通知、记录、会议代表登记表,接待安排10年
15.在科研工作中涉及到的保证书、承诺书等备案文件10年
16.本部门的请示、报告〔一般业务问题30年
17.本所职工出国审批手续、执行日程、考察报告,一般性会议记录30年
18.职工出国考察、进修、参加会议的批复请示、计划；外宾赠送的礼品30年
19.下达科研经费、指标30年
20.挂靠在本所的学会、协会工作活动中形成的材料、协议30年
21.代表发言材料、交流材料、简报、新闻报导30年
22.公司规章、内部变更、决议等材料30年
23.开发部门在工作活动中形成的重要的材料30年
24.一般的协议、合同、债务情况30年
25.20年以下有效的许可证、执照、资质证等审批、管理文件材料30年
五、财务处
1.基建项目可行性报告、评估、建设书及上级批复永久
2.环境预测、地形地貌、勘察等基础材料永久
3.工程承包、招标、投标、环保、消防、水电煤气材料永久
4.工程开工报告、技术要求、图纸会审记录永久
5.设计变更、工程更改、工程施工图永久
6.工程竣工图、重大工程的照片、底片永久
7.工程项目竣工验收报告、预决算材料永久
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8.土地证、房屋产权证永久
9.本所土地被借用的材料〔区划图、决定、通知、协议等永久
10.房屋拆迁、征用土地材料永久
11.购置重大的国有资产及处置国有资产的材料永久
12.固定资产投资、评估、统计表等永久
13.不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久
14.职工医疗保障、规章等重要文件材料永久
15.财务审计材料永久
16.会计年终报表永久
17.职工医疗保障、规章等一般文件材料10年
18.会计凭证10年
19.职工住房货币补贴有关资料；房屋维修、设备安装有关资料30年
20.办公设备及用品、机动车等采购计划、审批手续、招标投标等材料30年
21.办公设备及用品、机动车等购置、保险、事故、转让等文件材料30年
22.会计账簿30年
六、植物园管理处〔活植物管理部
1.植物园规划、设计方案、建设等重要材料永久
2.本部门工作活动中形成的重要材料、照片永久
3.本部门与外单位签订的重要的协议、合同永久
4.本部门开展科普工作形成的重要文件材料永久
5.本部门工作活动中形成的一般材料、照片10年
6.本部门与外单位签订的一般的协议、合同10年
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7.本部门开展科普工作形成的一般文件材料10年
8.建园、科普工作经费下达30年
七、信息中心
1.订阅、管理期刊、杂志相关工作材料30年
2.网络、网站工作活动相关重要材料30年