人事档案管理办法
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2023年3月2日发(作者：齿轮传动)员工人事档案管理办法
第一章总则
第一条为加强xx有限公司（以下简称集团公司）人事
档案管理工作，提高集团公司人事档案管理水平，促进人事
档案管理的规范化、制度化，根据国家和公司相关规定，结
合企业实际，特制定本办法。
第二条员工人事档案是企业组织、人事等部门在招聘、
调配、培训、考核、奖励、选拔和任用等工作过程中形成的
有关员工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工
作变动等情况的文件材料，是全面的考察员工的依据，是集
团公司档案的组成部分。
第三条本办法适用于集团公司全体在册员工。
第二章人事档案管理权限
第四条集团公司员工人事档案按照人事管理权限实行
集中统一人力资源部管理，人力资源部设专职管理员一名。
其中公司各部室、各所属公司的所有员工以及三级子公司领
导班子成员的人事档案由人力资源部统一管理，三级子公司
其他员工的人事档案由对应所属公司保管。公司员工失踪、
合理流失或出国不归者，其档案由公司人力资源部管理。
第三章人事档案管理职责
第五条保管员工人事档案。
第六条收集、鉴别和整理人事（员工）档案材料。
第七条建立员工人事档案花名册，办理负责员工人事
档案的查阅、接收和转递。
第八条档案管理人员岗位变动时，应及时对所管理档
案进行清点，并履行交接手续。
第九条为有关部门提供员工人员情况。
第十条做好员工人事档案的安全、保密、保护工作。
第十一条办理其他有关事项。
第四章人事档案的保管
第十二条人事档案保管应配备档案柜，室内要备有防
火、防盗等安全防护措施，要保持室内的清洁。
第十三条人事档案的保管必须建立登记制度，并定期
进行核对，发现问题及时解决。
第十四条严禁任何个人私自保存和复制人事档案。
第十五条集团公司人力资源部档案管理员档案由部
门负责人保管。
第五章人事档案的查阅须遵守的规定
第十六条查阅人事档案必须是工作需要并与其所查
人事业务相符，并按人事管理权限征得有关部门领导同意后
方可查阅。
第十七条查阅公司中层管理人员人事档案，须经人力
资源部负责人同意后，方可查阅。
第十八条人事档案只限在人力资源部查阅，一般不得
借出，特殊情况需要借出，须按人事管理权限征得相关部门
领导批准，方可办理查阅、借出手续。
第十九条查阅档案人员要爱护档案，切实维护档案的
完整与安全，不得私自将档案折叠、拆卸调换、涂改、复制，
更不得遗失。
第二十条查阅档案人员要遵守有关保密工作规定，不
得随意将档案内容向无关人员泄露，如违反规定造成不良影
响应承担相关责任。
第二十一条因工作需要从人事档案中取证的，经主管
领导审查批准后，才能复制有关材料。
第二十二条对利用信函了解档案有关内容的，经主管
领导批准后，只能提供与信函有关的项目。
第二十三条任何个人不得查阅或借阅本人及亲属的
档案。
第六章人事档案的转递
第二十四条因工作调动，职务变化，退休等需将人事
档案转给新的主管单位时，应及时办理档案移交手续，严格
转递手续，以保证人事档案的绝对安全。
第二十五条转出人事档案，要认真对其清理并整理，
填写转递通知单，注明转出时间和原因，在花名册上注销。
第二十六条转出的人事档案均应包装密封，贴好封条
并按管理权限加盖部门印章。
第二十七条转递人事档案，不得以平信、挂号、包裹
等公开邮寄，必须通过机要交通转递或由组织指定专人递
送，不允许本人自带。
第二十八条对转出的人事档案不得扣留或分批转出，
对转出的人事档案，超过一个月未收到回执，应及时催问。
第二十九条接收转入的人事档案要核对是否是本单
位所属人员档案，认真核对档案材料数量，确认无误后，将
转入的档案详细登记，在转递通知单回执上盖章，将回执及
时反馈回寄出单位。
第七章人事档案的统计
第三十条人事档案每年进行统计，确保所管理的档案
与所管理人数相符，人员调动、病退休、死亡后，应及时进
行分类保管，随时做好接收、转出变动情况的登记以及档案
数字统计。
第八章附则
第三十一条本《办法》公司董事会有权根据实际情况
进行调整。
第三十二条本《办法》由公司人力资源部负责解释。
第三十三条本《办法》自下发之日起执行。