备用金管理办法
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2023年2月19日发(作者：黄石万达)1
备用金管理暂行规定
第一章总则
第一条为规范公司备用金管理,防止资金流失,减少资金占用，
依据国家财经法规，结合公司财务管理制度，制订本规定。
第二条备用金分为定额备用金和临时备用金；定额备用金,指
因支出频繁等原因借支的、固定在一定时期内周转的现金；临时备用
金,指因临时性需要而一次性借支的、周转时间较短的现金。
第三条本规定适用于xx公司及所属全资、控股子公司，以及
其他子公司。
第二章备用金使用范围和额度
第四条定额备用金使用范围和额度
1、销售驻外人员的日常周转借款；xx销售驻外人员日常周
转额度根据年度《销售费用管理规定》以及市场部销售费用特批报告
等核定；其他公司自行核定，原则上不得超过3000元/人.
2、供应、设备监造、工程管理等长期驻外人员的日常差旅费
借款额度不得超过3000元/人.
3、小车驾驶员用于零星购油费、过路过桥费等借款额度不得
超过3000元/人，其中集团公司、水泥股份部室可以根据实际情况调
整,原则上不得超过5000元/人.
4、办理采购零星材料、备件、办公用品等频繁业务所需借款
额度不得超过2000元/人.
第五条临时备用金使用范围和额度
1、国内差旅费借款额度原则上按200元/人·天控制，出国差
旅费借款额度根据经公司负责人批准的报告或文件控制。
2、临时采购借款根据使用部门申报的临时采购计划控制.
3、外出参加培训或会议借款根据经公司负责人审批的培训
或会议通知控制。
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4、处理突发性事件（如紧急维修、安全事故等)借款根据经
公司负责人审批后的报告控制。
5、用于投资项目选址考察、参加招投标、大型物资订货会活
动、走访客户、市场调研、举办展会、专项协调等业务借款根据经公
司负责人审批的报告金额控制.
第六条备用金借款不得任意扩大使用范围，不得用于私人事务,
原则上不得用于支付定点的维修、加油等费用。
第三章备用金支取、归还流程
第七条备用金支取流程
借款人申请—>部门负责人审核—〉财务经办会计审核->财务负
责人复核—〉单位负责人审批—>出纳审核付款
1、个人填写借款申请单（格式见附件1）,真实详细的注明借款
事由、金额,出差借款必须注明出差事由、地点、人数和预计天数；
定额备用金借款可由部门提交汇总申请报告（详细列示借款人、用途、
金额等）。
2、部门负责人对借款事由和金额的真实性、必要性进行审
核；
3、财务经办会计根据借款人信用和借款的事由进行审核，并
在借款申请单上注明审核意见，审核不符合规定的,将借款单退还申
请借款人。存在逾期欠款的从本次借款中扣减，未转正员工应控制借
支。
4、财务负责人复核.
5、公司领导根据分管范围在额度内审批，定额备用金必须报
公司总经理（或主持工作的副总）审批。
6、出纳复核审批手续的完整有效性后办理付款，若由部门统
一办理定额备用金借款的需反馈借款人签收的清单。
7、各公司部门负责人支取临时备用金需经分管领导审批；公
司领导支取临时备用金需经其他公司领导签字方可办理；部室职员支
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取临时备用金,可直接由部室负责人在额度范围内审批。
8、异地出差人员原则上不得在其他公司支取备用金，特殊情
况须经其所属公司和出差所在公司的负责人双签后方可办理借款，所
属公司负责清收此笔借款。
9、工伤借款需提供经公司主要负责人审批的专题报告及其
他书面证明资料，专题报告中需列明借款用途、金额，指定还款责任
人和预计还款期限等，对无法确定还款期限的，由还款责任人负责跟
踪清理。
第八条临时备用金期限为30天，借款人须于借款后30天内（出
差人员于出差返回后10天之内）,报销有关费用并缴清余款冲减备用
金。逾期由财务部门发送催款通知书给所在部门,逾期满30天未报销
或未缴清余款的，由财务部门通知其本人和人事部门从工资中扣回，
并按同期贷款利率计收利息(利息计算公式＝同期贷款利率×备用金
余额×逾期天数，其中逾期天数按逾期满30天起开始计算）。
因长期出差在外无法按时归还或其他特殊原因需要续借的,必须
提出书面报告，经部门负责人审核，公司总经理(或主持工作的副总)
批准后免于罚息。
第九条定额备用金每半年清理一次,借款人于每年6月25日和
12月25日前清账，并重新办理借款手续，由所在部门和财务部门根
据实际情况,对使用对象和用途范围重新审定;逾期不清帐，按同期贷
款利率计收利息(利息计算公式＝同期贷款利率×备用金余额×逾期天
数，其中逾期天数从规定清帐截止日算起）。
第十条财务部门核销备用金,必须填制一式二联的“报账（结算）
证明单”（格式见附件2），加盖财务专用章后，反馈一联给借款人;
现金还款必须由出纳签字,并在证明单上加盖现金收讫章。
第十一条因人事调动或离职等原因造成备用金借款人变更的，
原借款人必须办理清账手续后方可办理交接.
第四章管理与监督
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第十二条备用金实行专人借款专人负责，不得全部或部分转借
他人；私自转借而未办理相关财务手续的,财务一律不予认可。
第十三条各公司部门审批领导为备用金第一管理人，负责监督
借款人及时办理报账核销和归还手续。
第十四条各公司财务部门为备用金监管部门，应指定专人负责
备用金管理。各公司财务部门每月5日编制备用金账龄分析表（格式
见附表3），报公司分管领导、人事部门和上级财务主管部门。
财务部门应建立备用金借款信用评价体系，定期评价借款人信
用，对于经常性违反结算纪律、信用度较低的员工严格控制借款，直
至取消借款资格。
第十五条各公司应严格备用金管理，控制总额，严禁将特定用
途的备用金挪作他用或公款私存,一经查实,从严处理。其中，未经批
准私自扩大备用金使用范围或限额的，视情节轻重对相关财务负责人
和经办会计分别处以100元以上的考核。出纳在审批手续不全情况
下支取备用金的，按支取金额10%予以考核；出纳无任何手续私自
借款的，视情节严重，给予下岗或除名处理。
第五章附则
第十六条本规定由xx有限公司财务部负责解释.
第十七条本规定自下发之日起执行。
xx有限责任公司
二○○五年十月三十一日
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附件1:
申请借款单
年月日
部门借款类型
定额备用金
取款方式
临时备用金
借款事由出差地点
出差
天数
自月日至月日
预计天
借款金额
（大写）
人民币
财务核定
（实借数)
￥
审核
意见
注
意
事
项
1、备用金借款须按规定程序办理，并按节约原则借支；
公司领导
核批
部门
负责
人审
批
借
款
人
签
字
2、备用金借款专人借支专人负责,不得部分或全部转借；
3、差旅费借款需详细列明出差事由、人数及天数等要素；
4、定额备用金于每年6月25日和12月25日前还款清账；
5、临时备用金应于借支后一个月内报账并结清款项。
财务负责人：审核：出纳：领款人：
备注：本借款单应印刷为长26.5cm,宽12.5cm统一格式.
附件2:
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报账（结算）证明
报销日期年月日
冲账科目姓名部门
第
一
联
交
报
销
人
收
存
附
报
销
单
据
摘要
报账（结算）金额（大写）￥元
张
原借款金额￥元;退回现金￥元；补付尾款￥元
注意：如有现金收、付必须有出
纳员签章方为有效。
出纳:制单:
备注：1、本证明单为一式两联，第一联交报销人收存，第二联财务存查.
2、本证明单应印刷为长19cm，宽9cm的统一格式.
附件3：备用金帐龄分析表
公司名称：截至日期：—年-月—日单位：元
部门姓名
临时备用金
定额备用金合计备注
7
1—30天
31—180天
181—360
天
361-720天721天以上小计
合计
备注：1、每月5日完成编制，报公司分管领导、人事部门和上级财务主管部门。
2、逾期未归还的临时备用金在备注中注明原因。
审核人：编制人: