开会注意事项
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2023年2月15日发(作者：)行政办公应知应会知识集锦（会议、文件、信息、资产管理、财务管理、办公用品、车辆、督察督办）
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举办大型会议需要注意的十个方面问题
作为办公室的一项核心职能，办会好坏直接反映单位工
作水平，组织较为大型的会议，怎么可能只是一个“累”字，
想想自己十多年来一直从事行政办公工作，有一些心得要和
大家说说。以下几个细节问题，都属于常出现的容易疏漏环
节：
1.会前通知至关重要
关于会议的每一个环节，都要在脑子里走一遍，不要怕
麻烦，每一条框都要留在笔记本上，深思熟虑之后的会议细
节完成后，根据这个内容起草会议通知，内容涵盖：着装、
参会时间、地点、会议要求、会议议程、交通方式、用餐方
式、停车、进门证、入场须知、返回驻地等等很多个方面，
如果不在通知里写明，大型会议只要一个环节出差错，很容
易造成不愉快。
2.音响、显示屏、话筒的问题不容小觑
现场会议最重要的是现场效果，因此现场的声光电非常
重要，如果在测试中就感觉不合适，最好外租专业的，不要
为了省钱，开会途中出现问题作为主办会议的部门和人员，
肯定是吃不了兜着走，如果领导不同意怎么办？千万别跟着
领导的思路，大型会议的效果很重要，一定要落实这个环节，
一旦声光电出现问题，前期所付出的努力就会付之东流。
3.领导座次安排是重中之重。
有句俗话，作为行政办公部门，安排领导座次出问题所
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遇到的风险，甚至比上错床的风险还要大，看似微不足道的
小事，在领导眼中之前的功劳、苦劳都会被抹杀。这里交代
一个窍门，无论领导人数是单数还是双数，2号领导一定要
坐在1号领导的左手边。如果出现复杂情况，如同一级别领
导只有两位，退休领导出席、贵宾出席等，一定要认真对待，
切不可随意马虎摆放桌牌。
4.摄影取景的问题
不要把拍摄任务一味抛给摄影师，因为摄影师不会对最
后的会议效果负责，不对会后的宣传信息负责，作为会议主
办人员，一定要在会前取景，积极与摄影师沟通，你需要什
么样的宣传照片，只有你自己清楚，摄影师的摄影技术多半
是凭着职业敏感度来的，万一哪个环节没有采到，这个环节
不能弥补。此外，一般的会议室无论是投影还是LED，如果
有人在它前面合影、颁奖、讲解，照出相片来，人物很容易
发黑。这个可以用拍摄技巧来弥补，不过要想比较简单的拍
出好照片，特别是大合影，还是尽量将投影关掉吧，这时我
们需要有专门工作人员盯住这个事。如果拍照之前为了看屏
幕清楚，室内照明也关了，那在照相时就应该打开，充足的
光很重要。如果是发布会性质的，需要给演讲者特写，可以
考虑使用闪光灯，主要不要频繁拍，以免影响演讲者和会场
氛围。
5.会议精神宣贯及时性的问题
开会的目的是进行会议内容宣贯，如果仅仅是组织会议，
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那么只能说是成功了一半，会议贯彻落实和会议精神传达这
个大头工作还没有做。会议的新闻宣传信息要提前拟好，重
要的会议，往往议程、主报告、领导讲话都会提前写出来，
所以可以根据这些资料提前写好宣传稿，最后加领导金句和
图片即可，所需要的宣贯图片要提前选好点位，这样会后第
一时间才能把会议内容发布出去，另外会议宣传的点有没有
精心策划过？领导讲话的亮点有没有琢磨过？如何能够用
简短精炼的标题撰写会议信息也是一门学问，所有这些都需
要夜以继日的训练、实践。
6.会议材料的校对、把关问题。
组织大型会议的一个特点是文字稿、PPT、宣传册、议
程比较多，这个过程往往持续很长时间，如果领导要求标准
较高的话，办公室人员往往需要反复修改，这时候一定要注
意版本保存问题，一定要保证印刷或是打印的是最终版本，
当中相关的标点、表述需要最后核实与校稿，个人体会是集
体办公相对轻松一些，因为一些问题只有通过他人过目才容
易发现。涉及到的装订完毕的参会材料，负责呈送主要领导
的一定要亲自过目，一定要逐页检查，避免发生错字、错订
等低级错误。
7.会议指南当中可以夹带很多私货。
千万不要以为会议指南就是议程和参会人员名单，要求
上级领导知晓的内容，我单位的展示内容，地方旅游景点，
酒店周边交通方式，会间休息放松场所，会场布局，当地天
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气情况，领导入场方式等等皆可以列入会议指南，一方面丰
富了会议指南的内容，另一方面领导也会为我们周到的会议
服务表示赞赏，要么就不做，要么就做最好，你们说对不对？
8.如何利用领导、嘉宾的闲暇时间？
嘉宾、领导何时到会场，何时开会，中间是否有时间间
隔，能否将这段时间充分利用，作为我们展示单位工作成效
的有效时间，我们单位时候有值得上级领导，嘉宾一看的场
所或者环境，这些都是我们应该思考的问题，领导嘉宾很久
来一次，行政办公人员要充分利用这个难得机会，将单位的
发展成果呈现出来，宣传出来，这里边的工作也需要细细研
究。
9.会议期间的综合保障不容忽视
茶水服务（水温）、材料打印、应急车辆使用、拍照站
位、用餐菜单、会场清洁、宣传标语、水牌、卫生、人员形
象、接送站安排、陪同领导等等，这些都会在一个侧面展示
单位办会的能力，作为行政办公人员，这些环节的每一个细
节都不应该逃离办公室工作人员的视线，平时需要多揣摩、
多思考，形成自己的见解。
10.会议贯彻落实是办好会议的综合体现
会议局办的再好、再成功，也只是会议的一部分，办会
的核心是贯彻落实会议精神，所以在会后，要组织好会议精
神的宣贯落实，包括会议纪要制定、工作方案制定、工作分
工、牵头部门责任部门、会议结果定期督办等等，需要整个
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链条的协同发力，才能最终达到会议的初衷和目的。