2024年3月27日发(作者：)
会议组织流程
一、会议分类
会议分为：大、中、小
大型会议一般较少，以年终总结会议为代表中型会议以竞岗、办公会议等为主
小型会议最多，以领导班子会议为代表
绝大多数是在会前的工作： 会议的前期， 会场环境、温度、灯光、
音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。
1． 前期的筹备
1.1 会前准备
确定会议名称、会议时间以及参会人员名单、安排停车位等， 为
后面的工作打好基础。
确定参会人员的：范围、层级、人数、分组、食宿等
1.2 会前通知
会前通知有两大工作：一是通知，二是反馈通知方式有：
书面：一般是大型会议，时间长、参加人员多；
口头：小型、小范围的会议；
内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等)
通知必须设立记录本，及时记录、查阅。
•注意：通知、再落实(跟踪到底)
1.3 准备会议需要的资料：
① 设立接待处，一般在进场入门处
② 讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)
③ 会议日程安排表
④ 制作会议手册
⑤ 笔和纸
⑥ 签到表
⑦ 横幅(会议的题目，大约提前 3-5 天制作)
•注意：
① 准备会议材料：对议题的说明，说明会议的目的
对议案的说明等。
② 组织好发言人的文稿： 事先和发言人联系， 搜集； 于会前发给
与会人员；工作人员自己留一份存档。
1.2 会场的布置
1.2.1 会(徽)标
必须要体现出本次会议的内容
1.2.2 主席台的安排
① 参加人员
② 人数
③ 铭牌
④ 位置如何安排
⑤ 准备好椅子
⑥ 除主管和中层外，其他要分区坐。
•注意： 座位安排：职位高者居中，先左后右，离会场入口远，离
会议主席近的位置为上， 座次可编成表， 贴于休息室或入口处 。或于
每个位置的左侧。
1.2.3 给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。
1.2.4 悬挂横幅
1.2.5 调试现场设备，确保现场效果
1.2.6 现场的安排：要求参会者提前 10 分钟入场
•注意：在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人
员如何坐 ,坐到什么地方。
二、会议中：
① 服务人员： 1、注意着装
2、冲水动作要轻、慢、柔、避免快、重
注：冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起
杯子， 不要对着领导冲水， 不要挡住领导形象， 不能直接在桌面上冲
等。
② 注意室内温度，适当调节空调温度。
会议的准备事项
1 确定会议名称
2 确定会议的时间和日期
3 确定会议与会代表的组成
4 确定会议议程
5 制作签到表
6 安排好停车位
7 确定会议所需设备和工具
8 确定会议文件的范围，做好文件发的印制和发放工作
9 确定会议经费预算
10 确定会议住宿和餐饮安排
