采购部门的职责

采购部门的职责

李陵答苏武书-青橄榄的功效

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采购部门职能

一、目的

负责公司的原辅材料、配件等各类物资的采购,保证生产经营活动顺利进行.

二、职责

1、主动与申购部门联系,核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等,避免差错,按

需进货,与时采办保证按时到货.

2、熟悉市场行情与进货渠道,坚持"货比三家,比质比价,择优选购〞的采购原则,努力降

低进货成本,严把质量关,杜绝假冒伪劣商品的流入.

3、以搞好"采购供应,保障经营需要〞为原则,抓好采购管理,了解公司与下属各企业的

物资需求与市场供应情况,熟悉各种物资采购计划.

4、熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、单价、品质与供应商品的厂

家、供应商,要准确了解、掌握市场供求即时行情,适时组织采购.

5、按"谁经手谁负责〞的原则,要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责,要尽

可能多渠道采购,降低采购成本,提高采购质量；

6、与时完成部门下达的各项采购任务,与时保障企业正常经营需求,采购均以"物资申购

单〞为依据.

7、严格执行公司各项财务制度与规定,并坚持"凭单采购〞的原则,购进的一切物资要与

时通知收货员与用货部门负责人,按规定办理验收入库手续.共同把好质量、数量关.

8、仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析,

并追踪材料的去向.

9、采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这

样会影响货期,给公司造成损失.

三、物料采购审批流程

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1．生产性物料订购审批流程

a.采购员根据计划部门的《采购通知单》与《物料需求表》、结合最低订购量、安全库存

量确定订购数量；由采购员依据《物料需求表》编制《物料订购单》予资材部经理批准

采购.

b.《物料需求表》应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/

材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料.

四、《物料订购单》的开立、分发与变更

1．所有原〔物〕料的采购必须采用本公司的《物料订购单》,《物料订购单》一式四份,

一份由采购存档,一份由财务结算,一份由仓库收货与进度跟踪,一份供应商存档.

2．采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写《物料订购单》,并明确供应商名

称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、

库存量、订购量、交货时间、品质要求等,若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、

样本或其它文件,应在《物料订购单》上注明所附文件的识别方式.

3．已下达的《物料订购单》如遇客户订单变更需修改或取消,必须在供应商未正式生产

前通知供应商,否则供应商有权不予接受修改内容.如供应商已投产需测算数量与金额,

报业务部与客户协商处理.订单修改后须编制新的《物料需求表》与《物料订购单》并注

明"修改〞字样,或注明原单号作废字样,取消并收回已经分发的《物料需求表》、《物料采

购单》〔含部分修改或全部修改〕；订单取消亦同.

五、采购物料的交期控制

1．采购人员在《物料订购单》发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函,急

单采购要将约定交期回复需求部门,并建立《采购台帐》,在采购各个阶段以、形

式联络供应商,跟催交期,如有异常不能按既定交期交货时,应以书面形式,注明"异常原

因"与"预定交货日期",呈资材部经理核示后转送需求部门,依需求部门意见拟订对策处

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理.

2．仓管人员应根据《物料订购单》提供原〔物〕料到位的数量与质量信息,提醒采购人

员未按交期到货的信息,以利与时处理物料采购时出现的一系列异常.

六、验收与入库

1．采购物资到厂后,供应商将《送货单》交仓管员,由仓管员引导供方将物资存放在待检

区.供应商《送货单》必须注明我公司《物料订购单》单号与订购数量、送货数量等信息.

2．由采购员和仓库管理员在一个工作日内依《物料订购单》对检验物资进行验证.验证

内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等,数量按抽样比

例进行量测,遵照孰少孰准严则按比例进行扣除.验证合格后开具《送检入库单》在二小

时内通知检验人员进行检验.检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放,并依《送

检入库单》与时填写《存货吊卡》和登记《存货计数帐》；检验不合格需退货的填报《验

退单》办理退货手续.

3．入库数量与订购数量必须相吻合,严格执行入库数量上浮比率标准,超出部分填写《验

退单》通知采购人员予以退回供应商处理.如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的,由

仓管员在《厂商寄存物料登记簿》上登记.并将寄存物料按定置管理摆放,并做好标识；

交货数量未达订购数量时,以补足为原则,但不影响订单生产,有利降低库存积压的由仓

库主管复核,经资材部经理同意,可免补交,短交如需补足时,仓管员应通知采购部门联络

供应商处理.

4．由于品质不符合规定标准,但不影响顾客要求,或经过返修和挑选能达到规定标准的特

采或降级物资,采购人员应与供应商联系退换或返修,如由我公司特采或降级处理,采购

和仓管人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响,并通知供应商对该批物资进行折价或

补偿处理.

5．《送检入库单》须依据《物料订购单》、《送货单》或《发票》载明供应商名称、订购

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单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、

金额、备注,《送检入库单》经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同

送货单、发票交采购人员.

6．采购人员对照《物料订购单》、《送检入库单》、《发票》、合同、定价表进行核对,核对

无误后交采购经理复核并同时登记《采购台帐》核销采购订单,复核后转交财务办理入帐

手续.

七、账务与付款规定

1、采购部门应独立建立客户往来台账,登记来料和付款情况,并定期与不定期与客户对

账.

2、付款时,由销售部门开出一式两联的《汇款申请单》或《预付款申请单》.一联报账留

存财务,二联采购留存记账.并附上相关合同单据交给财务审核付款.

3、财务部门应对采购部上报的单据与时审核.〔注明：若因审核不与时,照成产品延期到

货,应扣财务绩效2分〕

八、报表的填报

采购人员依据采购台帐每月底报送《采购月报表》与《应付帐款余额表》,报送相关部门

人员〔财务、总经办、资材部经理〕.

九．存档