如何开一场高效的会议 会议营销的概念
儿童腹痛-下雪的
2023年3月3日发(作者：银汉无声转玉盘)做好酒店会议营销的方法
做好酒店会议营销的方法有那些？如何做好酒店会议营销？看看下
面的会议营销十大攻略吧！
1、捕捉会议信息
会议信息的捕捉非常重要，什么时候有会议？什么性质的会议？什
么时候开？除非作为政府性会议的指定酒店，其他的情况都需要我们的会
议销售人员去捕捉。
一个好的会议销售人员应该具备“狗仔队”（注：非贬义）的嗅觉
和执着的精神，并且在经常开会的单位和公司潜伏的有“无间道”。
会议信息渠道畅通这样才能第一时间获得会议信息。
2、跟踪相关人员
会议信息落实后要紧盯会议的具体负责人。
只要酒店的条件具备会议的要求，就要采取多种方法和技巧拿
下会议落地权。
这个阶段一定要有耐心并表现出足够的诚意和接待会议的能力，不
能被会议负责人三言两语给打发走了，要有“死缠烂打”不达到目的不罢
休的精神。
3、洽谈会议细节
一旦会议达成意向，就要详谈会议细节，为会议召开的合同做
准备
会议时间、性质、名称、参与人、人数、各类房间数量、就餐标准、
就餐形式、餐饮禁忌、水果、鲜花、条幅、PO百旨示牌、会议
室摆设、收费标准、结账方式、回款日期等等要做好记录，不得马虎。
4、签署会议合同
各类会议接待细节洽谈完毕后，要尽快出书面合同，审核无误后、
报批签署，并立即准备合同给客人确认签署；同时把会议的日期记录在
“会议预订登记表”中，及发订房单到前台接待锁定房间量；
跟办会议团队的责任销售员在和客人确认所有相关细节后，即时将所有信
息制作一份“会议/宴会活动通知单”，经销售经理签署后发到相关部门；
会议签单负责人的签名样式应及时复印给前厅部、餐饮部和财务部（饭店
各服务营业点须持有此签名样式附件以便客人签单核对）。
5、会前准备工作
这个环节很重要，会前准备工作做好了，基本上会议就成功了一半。
大型接待及VIP会议团队到达前一天，总经理或营销总监负责主持
有关此次会议接待的协调会议，邀请各相关部门参加会议，明确工作和责
任；必要时可以邀请客人一起参加并介绍各部门负责人给客人认识，以便
于更好的沟通合作，并视情况在饭店宴请此负责人。
对准备工作的一些具体要求再做一些赘述：
1、硬件设施运行正常。
会前一定要对设备设施进行排查试运转，发现问题及时修复和
整改。
电梯、锅炉、空调、各类电器、灯光、音响设施等要逐一排查。
2、团队协作配合高效。
俗话说“养兵千日、用兵一时”。
接待大会时员工之间、岗位之间、部门之间通力协作，无论客人提
出多高的要求，员工们都能临阵不乱，胸有成竹，顶得住一时超负荷的工
作量，经得住随机应变的考验甚至一时的饥渴，在忘我的工作中，不忘急
酒店之所急，急客人之所急，发挥酒店整体战斗力的作用。
3、工作时间灵活变通。
会议型酒店与其他类型酒店相比，在客流均衡度上有着明显的弊端：
忙起来时，所有员工都得加班加点，甚至夜以继日；闲起来前台服务员按
部就班、出勤不出工，几乎都处于候客状态。
为了科学合理地使用人员，并使酒店经营尽可能处于相对的平衡状
态，会议型酒店在人员配置上不必采取满编制，可适当利用学生这样的临
时工。
可按天计薪，这样就降低了酒店人力资源成本。
4、树立首接负责制权威。
会议接待采取“谁洽谈谁负责到底”的首接负责制原则，会议的一
般决策权归会议负责人，由他说了算。
会前主动与客户沟通联系，尽早确切了解会议的大体规格和总
体要求。
对缺乏办会经验的客户，会议负责人要酌情精心设计几套方案，包
括会场、用餐、议程编排等，供客户参考选用。
各部门要积极配合相应该会议负责人的安排，在具体会议上他可以
是“酒店总经理”。
5、会中服务落实
各部门在会中服务时，应确立“零差错”的目标，一定要在细
节上狠下工夫，琐碎的事不能怕麻烦，要从方便客人着想，做细做透。
部门内各级管理人员对下属的工作督查要得力、层层把关、精益求
精。
时刻关注客人的合理需求。
6、会中意见征询
会议期间，各部门要积极争取客人对会议接待的意见和建议。
客人的变更需求和意见要及时反馈到有关部门。
任何部门在获取信息后都必须密切配合，设法在第一时间内解决问
题或改进不足，直至客人满意为止。
会中做亡羊补牢，总胜过事后诸葛亮。
7、突发事件处理
为了提高客人的满意度会议负责人员必须24小时手机开通，保持与
客人热线联系，遇到突发事件要第一时间去积极处理，并且能调动协调各
部门积极配合，整体作战，并上报总经理知晓。
8、会后总结备案
每个会议结束后，有关会议团队帐务问题，负责此次会议团队的销
售人员有责任协助前厅和财务核对帐项（会议团队结束离店前一天进行核
对帐务，有必要时，应每天核对）和追收账款；会议负责人并要主动征求
客人的意见，并把会中的意见进行梳理，汇总后分析存在不足的原因，以
便日后纠正预防。
如有典型的案例，一定要成书面文字，作为备案参考。
每一次会议的成功接待都是酒店的一笔宝贵财富。
9、定期交流回访
会议团队结束后，负责此次会议团队的销售人员应给会议组织单位
或人发一封感谢信；平时要定期利用各类通讯设施发出问候，比如：电话，
微信、短信，QQ^o
尤其是在逢年过节时更要记得，必要时要赠送礼物。
争取把每一次“头回客”都变成“回头客”。