会计账本记账格式

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会计总账、各种明细账的EXCEL的电子表格格式怎

么做？

如题，会计总账、各种明细账的EXCEL的电子表格格式

怎么做?谢谢

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也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你

已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为

Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重

复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之

一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一

下关于Excel的别样风情。

一、让不同类型数据用不同颜色显示

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在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以

“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显

示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑

色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，

执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。

单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，

在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打

开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红

色”。

.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大

于等于1500，字体设置为“蓝色”;小于1000，字体设置为

“棕色”)。

.设置完成后，按下“确定”按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不

同颜色显示出来了。

二、建立分类下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称

的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表

填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商

业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企

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业名称数据库。

.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，

输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C„„列分别命名为“商业企业”、

“个体企业”„„

.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如

C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对

话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，

选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业

企业”，“商业企业”，“个体企业”„„序列(各元素之间用

英文逗号隔开)，确定退出。

再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据

有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中

输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。

.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择

相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应

的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企

业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”

列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐

藏起来即可。

三、建立“常用文档”新菜单

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在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作

簿文档添加到其中，方便随时调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开

“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的

“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中

输入一个名称(如“常用文档”)。

.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边

“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜

单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工

资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，

右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”

选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右

侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文

件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超

链接起来。

.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，

只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”

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菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常

用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

四、制作“专业符号”工具栏

在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符

号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符

号”工具栏。

1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”

对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工

作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏

上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个

单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完

成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符

号的输入“宏”。

.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新

建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称“专业符

号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到

“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”

下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个

特殊符号就拖多少个按钮)。

.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1

点对它们进行命名。

.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选

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“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如

fuhao1等)，确定退出。

重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一

样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符

号了。

五、用“视面管理器”保存多个打印页面

有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面

管理器”吧。

1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行

(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷

菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起

来。

.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”

对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输

入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。

.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”

好其它的打印视面。

.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中

需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事

先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具

栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

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六、让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名

称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么

办?可采用自定义序列来排序。

1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进

入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输

入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”

等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。

.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”

命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排

序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序

列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排

序。

七、把数据彻底隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将

它隐藏起来了。

1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单

元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签

的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”

下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。

.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，

按“确定”按钮退出。

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.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工

作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出

来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。

提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复

选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数

据。

八、让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格

中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，

让输入法智能化地调整呢?

选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”

命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”

标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，

“确定”退出。

以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单

元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自

动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

九、让“自动更正”输入统一的文本

你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而

烦恼呢?那就往下看吧。

1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对

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话框。

.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字

符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电

脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。

.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?

此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。

<人生的价值，即以其人对于当代所做的工作为尺度。－－

徐玮

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