工资条格式
-
2023年2月28日发(作者：青春期遇上更年期)第一种方法
企业的财务管理中总是少不了工资计算和工资条的设计，如果能够掌握Excel设计工资条的方法和技巧，
即可事半功倍地快速设计好计算准确又美观大方的工资条，否则不仅效率低下而且无法保证准确性。
工资条的特点分析
首先让我们看看工资条都有些什么特点。
1.工资条头可能一行，也可能两行，根据不同企业工资栏目需求而定。但相同处是每一项条目(或者一
个工人的工资信息)具有一个条头，条头具有指定数目的重复性。
2.每一项条目中间有一个空行，方便裁剪。
根据以上特点，我们可以初步拟定工资条头部制作方案：
首先建立“工资明细表”，用于储存员工工资表信息，也用于平时编辑和汇总。
其次建立“工资条目表”，用于引用工资信息，同时产生工资条形式之工资目。
需要用到的函数可以因人而异，有很多公式都可以达成目的，但最后选择目标是效率最高又易于理解
者。
现在，我们通过两个实例向大家详解工资条头的Excel设计过程，并分析其中技巧，希望望大家能从
中受益，举一反三，设计出适合各自需求的Excel工资计算公式。
单行工资条头之设计
先看下面的数据，这是一个简易的单行条头工资信息摘录(数据随机生成，非实际工资)，见图1。
利用此表数据，我们可以通过函数公式来引用数据，生成需要的工资条形式。
步骤与公式如下：
1.进入“单行表头工资条”工作表。
2.选中单元格B1，输入以下公式：
=CHOOSE(MOD(ROW()，3)+1，“”，单行表头工资明细!A$1，OFFSET(单行表头工资明细!A$1，
ROW()/3+1，))
3.选中单元格B1，鼠标置于单元格右下角，当箭头变成十字形时(图2)
则向右拉至J1单元格。然后再选中B1：J1向下拉，直至公式结果出现空白。此时工资条效果见图3。
4.基本达到目的了，但表格还没有边框，打印则不太美观。现在为它加上边框：选中B1：J2，并点击
工具栏边框按钮中的田字形按钮添加边框;再点击大方框按钮(图4)，使工资表条目四周边框显示粗一些，
比较美观。
5.选择B1：J3单元格，向下拖拉，直至有数据的最后一行。最后效果见图5。
公式解释：
=CHOOSE(MOD(ROW()，3)+1，“”，单行表头工资明细!A$1，OFFSET(单行表头工资明细!A$1，
ROW()/3+1，))
函数是选择函数，支持30个参数。第一个参数是选择序号(数值)，其余参数是被选值。
第一个参数是N则结果返回其余参数中第N个数值。
函数是求余数函数，支持两个参数，第一个参数是被除数，第二个参数是除数，结果返回余数。
函数是返回指定行行号之函数，若省略参数时则返回当前行。
函数是返回偏移量之函数。支持五5参数，分别是[参照区域]、[行数]、[列数]、[高度]、[宽
度]。
5.“”表示空白，返回空。
本公式巧妙动用MOD和ROW函数产生一个循环的序列2/3/1/2/3/1/2/3/1，再通过CHOOSE函数参
数的变化动态地引用工资明细表的数据，其中“”的作用是当前行行号为3的倍数时返回空，从而产生一个
空白行，方便制作工资条后裁剪。
当然，实现功能还有很多公式，如用以下IF函数实现等，各位用户自己去多摸索吧：
=IF(MOD(ROW()，3)=1，单行表头工资明细!A$1，IF(MOD(ROW()，3)=2，OFFSET(单行表头工资
明细!A$1，ROW()/3+1，0)，“”))
双行工资条头设计
先看数据如图6。
双行条头工资条和单行条头实现方法基本相同，仅仅是公式有些差异。现暂列如下：
=CHOOSE(MOD(ROW()，4)+1，“”，双行表头工资明细!A$1，双行表头工资明细!A$2，OFFSET(双
行表头工资明细!A$1，ROW()/4+2，))
输入公式后向后拉再向下拉至末行，然后通过前面介绍的方法设置边框，其中部分单元格需去掉左边
框或者右边框，使之显得美观。最后结果如下见图7。
第二种方法
Excel软件中的数据处理功能非常强大，很多人都用它来制作工资表，再打印出工资条。很多文章都介绍
过如何把工资表制成工资条，但这些方法非常复杂，不利于操作。
笔者经过研究，找到了两种用Excel制作工资条的非常简单的方法，希望能对有这方面要求的朋友有
所帮助。
方法一：排序法
第一步：打开工资表→在工资表最后一空白列输入1，2，3……(注：输入的数字与工资表的行数相同)(图
1)。
第二步：在刚输入的数字下面向下输入1.1，2.1……，比上面的数据少一行，本列在K9中输入1.1(图
2)。
第三步：在K列任何一个单元格中单击左键→单击工具栏上的升序排列按钮→选择工资表→编辑→定
位→定位条件选择“空值”→确定。
第四步：在编辑栏中输入=A$1→按住Ctrl键不放敲回车键。
第五步：在单元格K15下方输入1.01，2.01……一直输入到6.01→单击工具栏上的升序排列按钮→删
除K列的数据。加一下边框便大功告成了(图3)。
方法二：函数法
第一步：打开工资表→单击Sheet2标签→在Sheet2工作表的A1单元格中输入
=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$1,INDEX(Sheet1!$A:$N,INT((ROW()+4)/3),CO
LUMN())))→向后拖到J1单元格(注：拖的长度应与原表长度相同)(图4)。
第二步：选择A1:J1区域向下拖→拖到第20行即可(注：拖的时候可能拖多或拖少，这时要看一下原
表)→加一下边框便成功了(图5)。
第三种方法
新建一Excel文件，在sheet1中存放工资表的原始数据，假设有N列。第一行是工资项目，从第二
行开始是每个人的工资。
在sheet2中我们来设置工资条。根据实际情况，工资条由三行构成，一行对应工资项目，一行
对应一个人的工资数据，然后是一个空行用来方便切割。这样三行构成一个工资条。工资项目处在行号除
以3余数为1的行上；空行处在行号能整除3的行上。以上两行不难设置，关键是工资数据行，牵扯到sheet1
与sheet2中数据的对应，经分析不难看出“sheet1中的数据行=INT((sheet2中的数据行+4)/3)”。
这样我们在sheet2的A1单元格中输入公式
=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$1,INDEX(Sheet1!$A:$N,INT((ROW()+4)/3),CO
LUMN())))确认后选择A1单元格，把鼠标放在A1单元格的右下角，鼠标变成“+”时，向右拖动鼠标自动
填充至N列，这样工资条中的第一行就出来了。选定A1：N1，把鼠标放在N1单元格的右下角，鼠标再
次变成“+”时，向下拖动鼠标自动填充到数据的最后一行，工资条就全部制作完成了。
该公式运用IF函数，对MOD函数所取的引用行号与3的余数进行判断。如果余数为0，则产
生一个空行；如果余数为1，则固定取sheet1中第一行的内容；否则运用INDEX函数和INT函数来取Sheet1
对应行上的数。
最后来设置一下格式，选定A1：N2设上表格线，空行不设。然后选定A1：N3，拖动N3的填
充柄向下自动填充，这样有数据的有表格线，没有数据的没有表格线。最后调整一下页边距，千万别把一
个工资条打在两页上。怎么样，还满意吧?（下载样表）
不用公式让Excel按人头打印出工资条
默认分类2008-07-2110:17:22阅读8评论0字号：大中小订阅
使用Excel按人头打出工资条，有用Word邮件合并功能的，也有用VBA功能的，也有采用编写公式直接
产生的。可参看天极软件办公栏目的文章（Word、Excel配合按人头打印工资条、仅需一个公式让Excel
按人头打出工资条）但我觉得，对于普通公司员工来说，这些方法都显得专业性太强。其实，变通一下，
也可以不用公式，直接让Excel按人头打出工资条的，方法简单，适合Excel新手使用。
假定公司有员工100人，工资数据在A2:R101区域。在工作表的第一行A1:R1区域为工资项目，如
图1所示。我们需要的工资条是第一行为工资项目，第二行为各员工的工资，第三行为空行，以便我们打
印后分割。
图1
第一步：先选中A列，点击右键，在弹出的快捷菜单中点击“插入”命令，插入一个辅助列。在A2、A3、
A4单元格分别输入数字“2”、“5”、“8”。选中这三个单元格，拖动填充句柄向下至A101单元格，为这些单
元格添加序号。
第二步：复制A1:R1单元格，然后在A102单元格单击，并粘贴。选中A102:R102单元格，将鼠标定
位于填充句柄，按下右键，向下拖动填充句柄至R200单元格。松开右键，在弹出的菜单中选择“复制单元
格”命令，如图2所示。这样就复制了99个工资项目，加上第一行的那个，正好100个。
图2
第三步：在A1单元格中输入数字“1”，在A102、A103、A104单元格分别输入数字“4”、“7”、“10”。
然后选中A102:A104单元格向下拖动填充句柄，至A200单元格，为所有的工资项目添加序号。
第四步：在A201、A202、A203分别输入数字“3”、“6”、“9”。然后选中这三个单元格，向下拖动填充
句柄至A300单元格。
好了，现在您肯定明白了。我们在工资项目、工资数据、空行分别添加了相互间隔的序号。现在，我
们只要根据A列序号，升序进行排列，那么就可以得到所需要的工资条了，如图3所示。
图3
最后要做的，就是选中A列数据，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令，将该辅助列隐藏
起来，如图4所示。
图4
第四种方法
一、人少好办事
对于一些小企业或者办公室类型的公司来说，公司全体人数也不多，少的几个人，多的
也就十几、二十人的样子，即便是每个人的工资条打成一张纸，也不会造成什么大的浪费，
所以我们可以简单设置让其每条记录打印在一张纸上，这样是最简单快捷的方法了。
这里利用的是一种类似的“页眉”的方式实现每一页打印后都有一个“标题行”，这样保证
工资的明细项目在工资条上体现，然后每一个“标题行”下方跟一条记录，最后打印出的效果
就是工资条了，具体操作如下。
在Excel做好的工资表中，执行“文件”→“页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中
切换到“工作表”标签，单击“顶端标题行”右侧的按钮，在工作表中选择工资表的头部区域，
然后单击回车键，使“页面设置”对话框如图1所示，然后单击“确定”按钮使设置生效。
图1选择工资表的头部
接下来单击“打印预览”按钮，使工作表呈打印预览状态，然后在“打印预览”对话框中单
击“页边距”按钮，使打印预览对话框中显示出调整页边距的虚线，使用鼠标拖动“下边距”虚
线至工作表第二行处，即最终效果为页面中显示的只有两行，一行是工资细目，一行是数据
（如图2），接下来就打印吧，打印出的每页纸中就是一位员工的工资条了。
图2拖动下边距
小提示：这种打印工资条的方法是最简单，最安全（不容易出错），最快速的方法，当
然弊端就是太浪费纸张了，如果公司人数稍微多一点，就不太适合了，不过你可以试试下面
的方法。
二、妙用排序，轻松打印工资条
工资条的最终结果就是一行工资明细目，一行员工对应的数据，通常做好的工资表都是
只有第一行有数据工资细目，下面全部是数据，如果能从第二行开始，每一行的结尾都添加
一行工资细目的数据就好了。这一点可以使用排序轻松实现，具体实现方法如何，就请接着
往下看吧。
假设当前工资表中有300行数据，显然使用第一种方法是行不通的。首先复制第一行
的工资细目数据，从300行之后的任一行粘贴，并使用填充柄拖动复制300行。
接下来在A列的前面插入两列，第一列使用填充柄输入序号，从1一直拉到N（本例
操作时为1000，这个N可根据自己的喜好以及实际需求，基本上只要大于工资表中数据的
两倍即可），主要用来打印工资条后下次重新做工资时恢复表格顺序。第二列从第二行开始，
依次输入1、3、5、7，然后选中这四个单元格，使用填充柄填充至员工数据结束位置。在
下方的工资细目数据区，从第一行依次输入2、4、6、8，然后选中这四个单元格，使用填
充柄填充至结束，大致效果如图3所示。
图3输入数字，为下一步作准备
执行“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，单击B列的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选
择“升序排列”，这样工资条就做好了（如图4）。
图4最终效果
从上图中可以看出，工资条效果已经实现了，这时将A、B两列隐藏，然后打印，我们
的工作就算完成了。等下个月需要使用这张工资表格重新计算工资时，只需要将隐藏的A、
B两列取消隐藏，使用“自动筛选”，然后按照A列“升序排列”即可还原原来的顺序。
三、轻松插入工资细目数据行
其实用Excel打印工资条，归根结底就是让Excel制作的工资表格中，一行工资细目数
据，一行员工的记录。如果在每一个员工数据的上面插入一行工资细目数据显然我们的要求
也就完成了，当然纯手工的一行一行插入显然是个“不可能完成的任务”，这里需要有点小技
巧。
第一步：在工资细目的右侧两列中，交叉输入任意数字（主要是为了后面的“空位”空值，
所以数字可任意输），然后选中交叉的四个单元格，双击右下角的“填充柄”，使这种格式一
直填充至工资表的结束行（如图5）。
图5填充数据
第二步：执行“编辑”→“定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，在打
开的“定位条件”对话框中，选择“空值”，然后单击“确定”按钮（如图6）。
图6定位空行
第三步：执行“插入”→“行”命令，这时便会从第三行开始，每一行的前面插入了一个空
行。
第四步：复制表头的工资细目数据，选中工资表A列的数据区域，执行“编辑”→“定位”
命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，在打开的“定位条件”对话框中，选择“空
值”，然后单击“确定”按钮，这时会选中刚插入的空行，执行“编辑”→“粘贴”命令，这时工资
条就算制作完成了（如图7）。
图7最终效果
四、小结
一提到用Excel打印工资条，很多人就会想到高深的VBA或者是难以理解的函数，经
常看着别人给出的解决方案中的VBA代码或者是函数，因为难以理解其意，所以总是担心
出错。
其实很多时候只要抓住需求，仔细分析，然后再用模拟日常的操作，通过一些附加的操
作提高效率，我们的要求也就达到了。因为是简单、易用，并且很容易掌握，也不容易出错，
就算偶尔出错，也很容易查出错在哪。
这里给出的三种打印工资的条的方法可以说是非常简单、易用的。希望对有需要的有所
帮助，即便是用不上的朋友也可以通过上面的事例，在遇到相关应用的时候，能够多一些解
决问题的思路。