word加批注
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2023年2月20日发(作者：)在公文完成之后，一定要经过领导修改、审批，使用审阅功能，领导们就可以留下自己的审批痕
迹，而公文起草者也可以看到其他人的修改痕迹。
启动修订功能
点击菜单【工具】中的【修订】功能，如果弹出工具栏【审阅】，表示启动成功；
未启动【修订】功能；如图:
启动【修订】功能；如图:
【审阅】工具栏如图:
【修订】设置成功后，增加或删除的文字都会被记录下来。
小帖士：通过邮件发送一份被【修订】的文件，接收者会自动进入【修订】状态；
明明白白看清修订
修订的内容可以通过颜色、线形、作者、线框等进行个性化显示，点击菜单【工具】中的【选
项】，弹出【选项】对话框，点击【修订】如图2：
小贴士：修订的设置选项中包括许多内容，但推荐大家仅对【批注框】中进行设置；
在【批注框】区域选择相应的选项，可以设置与批注相关的显示格式。例如：可以设置【批
注框】的宽度，指定“气泡”与其所修订文字之间的连线，是否使用作者的缩写。如果不想在文
档中显示批注框，则勾掉【使用批注框】；
例如：使用【批注框】的效果；如图3:
例如：不使用【批注框】的效果，如图4：
修订人的信息藏在“用户信息”里
修订文件时，可以显示出修订人的个人信息，这些信息如何添加呢？
点击菜单【工具】中的选项，弹出【用户信息】选项卡，在【姓名】和【缩写】框中输入个
人的信息，如图5，将来这些信息就会显示在审批的文件中；
通过显示状态查看结果
公文完成审核之后，一般来讲文稿会返回给起草者进行最后的整合。在整合之前，我们可以
先查看一下文稿的修订情况。
点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【显示标记的最终状态】，可以看到带修改标
注的修改后公文全貌，如图5；
点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【最终状态】，可以看到修改后公文全貌，如
图6
接受或拒绝
经过对公文修订信息的查看，我们对如何取舍修订意见已经心中有数，现在进行文稿的整合
工作。
点击工具栏【审阅】上按钮【后一处修订或批注】，定位到修订位置，点击【接收所选修订】
或者按钮旁边的箭头，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的接受方式；如图7：
点击工具栏【审阅】上后一处修订或批注】，定位到修订位置，点击【拒绝所选修订】或者
按钮旁边的箭头，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的拒绝方式；如图8：
Word中如何使用修订或审阅功能？
一、如何取消审阅或修订功能？
为什么要先写如何取消呢？因为有时，不想保留文档修改的痕迹，同时在“修订”状态下，字体颜色、下划线、
删除线等的显示显得页面很乱，显得就很烦人，不利于进行文档编辑，那么如何取消“修订”功能呢？
一种方法是通过菜单，点击“工具”－“修订”，在修订与取消修订进行切换。如下图：
二种方法是直接双击状态栏的“修订”即可，“修订”变灰色就是取消修订，反之，就是进入修订功能。如下图：
双击上图红圈处，进入“修订”状态。
双击上图红圈处，关闭“修订”状态。
二、如何充分利用“修订”功能呢？
word的“修订”这一工具，在修改电子文档中就非常实用：利用“修订”功能，审阅者可以在word中对文档进
行批改，而保留文档原貌；作者收到修改好的文档后，对所作过的修改一目了然，而且可以选择性地接受修改。应该
说这比传统的纸质批改作业更胜一筹，而这一切都只需在网络中利用word的“修改”功能进行。
word的“修订”工具能使审阅者对文档所作的修改以不同的格式显示出来，如添加的内容显示带有下划线，字体
颜色不同，删除的内容则中间有一删除线，与传统的批改作业格式相似，且更清晰。作者则只须把鼠标放在修订的内
容上便可以显示出修订者和修订时间等基本信息。
（一）word中“修订”功能的实现
1、打开需要审阅或修改的word文件，依次点击word下拉菜单栏中的“工具”－“选项”项目，此时弹出“选项”
栏目的对话框。
2、在弹出的“选项”对话框中，选择“修订”栏目中的“标记”、“批注框”、“打印”等选项进行设置。设置完毕，
点击“确定”即可开始对已经打开的word文件进行修改或审阅。
如果是多人对同一作业进行修订或审阅，为区别不同审阅者的标记，还需要对“修订”的格式进行设置（如同不
同的修订者持不同颜色的笔对同一作业进行修改）。此时，在上面的对话框中进入“修订”格式设定相应栏目对话框。
审阅者可以根据自己的风格，设置不同类型的“删除”标记线和标记颜色；设置不同类型的“插入文字”标记线
和文字颜色等。
“修订”格式的默认风格是：删除线和插入文字的标记线都是单下划线，红色；删除的文字和新插入的文字都已
红色标记。
3、例如将“春风又过江南岸，明月何时照我还”修改成“春风又绿江南岸，明月何时照我还？”，在文档中，要
将“过”改成“绿”，并在句末加上标点符号“？”。修改过程与普通的word文件编辑没有任何区别，只是计算机自动
将修订者删除的内容以不同于原文字体颜色的删除线显示，增加的内容以和不同于原文的字体颜色和下划线显示。若
将鼠标移到所作修改的文字上，计算机还会显示修订者的相关信息，包括修订者（计算机用户名）、修订时间及修订内
容。如下图：
修改行的左边（或右边，这与上面的选项中的设置相关）会显示一条醒目的竖线，即用“修改过的行”标记来提
醒原作者注意。
在颜色选择时如果选择“作者”，则按照不同修订者显示不同的颜色，一般第一修订者所作修订显示为红色，第二
修订者的修改为蓝色。
如果选择了某一种固定的颜色，则所有修订者所作修订都以同一颜色显示。这里所指的修订者是指安装office
时输入的用户名，一般一台计算机对应一位修订者。
（二）作者对审阅结果的选择性接受
作者收到审阅后的文档，所看到的是用不同颜色批注过的word文件（如同教师批改过的作业本）。作者可以根据
自己的见解，选择性的对审阅者的修改接受或拒绝。
1、打开审阅过的word文件，将“审阅”工具栏选出来，如下图红圈处：
2、点击“审阅”工具栏中的“接受所选修订”或“拒绝所选修订”按钮。
在文件格式上，有三种方案可供选择：
选择“突出显示”按钮，然后选择要突出显示的修订内容，则所作修订与原文不同格式显示；
选择“原始状态”，则保持原文，所作的修改都不显示。
在文件内容方面，也有三种方案可供选择：
如果想逐一查看，则点击第一处修改：“过”的删除，点击“接受所选修订”按钮，则“过”字消失。光标自动查
找到下一修订处，即“绿”字，点击“接受所选修订”，则“绿”字显示格式与原文相同。可以用“←”或“→”逐一
进行向上查找和向下查找至全文结束。
如果作者对修改很满意，可以直接点击“接受文档所做的所有修订”，则全文格式不变，内容是修改过后的内容。
如果感觉全文修改的不好，想全部保留自己原来的观点，可以选择“拒绝对文档所做的所有修订”，则全文不做任
何修改。
点击“审阅”工具栏中的“审阅窗格”按钮，将文档所作的修改全部列于页面下方。“插入批注”使得修改者可以
在文章中加入批注，“插入声音”则是在文档中录入修订者的语音批注等。
审阅功能一：除去修订。
1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”。
2.在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处。
3.在“审阅”工具栏上，对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。
重复步骤2和3，直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注。
注：如果您知道要接受所有更改，则单击“接受修订”旁边的箭头，然后单击“接受对文档所做的所有修订”。如
果您知道要拒绝所有更改，则单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。要
除去所有批注，您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。
审阅功能二：添加、删除、及查找批注。
1、如果对文档中的某一部分有不同看法，先单击“审阅”工具栏上的[突出显示]按钮，光标变为笔的形状，然后
用“笔”画过要突出显示的文字，完成后，再单击[突出显示]按钮，光标还原。突出显示某些字后，这些字就有了背
景颜色，默认的背景颜色为黄色，当然也可以自己设定。
2、将有问题的文字突出显示后，可以插入“批注”进行说明，将光标定位于要插入批注的地方，单击[插入批注]
按钮，在文档下方打开一个插入批注窗口，输入需要批注的内容后单击[关闭]按钮后完成。
Word修订文稿时，如果不慎删除了文中的段落，并且存盘退出，要想把这段文字找回来，“恢复”命令已无效，
但可以巧妙地使用拒绝修订功能恢复文档。
其修订内容的调整可点击[工具]-->[选项]，在选项对话框内选择[修订]标签，再依需要调整各选项内容。
一、插入批注
批注可以是文字批注或者声音批注，下面分别介绍如何插入声音批注和文字批注。
1．插入文字批注
在文档中插入文字批注可按如下方法进行：
（1）将光标移到要插入批注的位置或者选定要插入批注引用的文本。
（2）选择【插入】－【批注】，出现如图所示的批注窗口。
（3）在批注窗口中输入文字，并且可以对批注文字进行格式化。如果要切换到文档窗口中，用鼠标直接在文档窗口中
单击即可。
（4）输入完成后，单击批注条中的【关闭】按钮，关闭批注窗口。
如果要连续插入多个批注，可以在不关闭批注窗口的状态下，在文档中直接选定要批注的文本或者定位插入点，然后
单击【插入】－【批注】，开始插入新的批注。
2．插入声音批注
声音批注需要麦克风、音箱等。插入声音批注的步骤如下：
（1）选择要插入批注引用的文本，或者把光标移到要插入批注引用的位置。
（2）单击【插入】－【批注】，打开批注窗口。
（3）单击批注条中的【插入声音对象】按钮。系统将打开Windows的【录音机】程序，用户可以单击【录音】按
钮开始录音，单击按钮停止录音。
（4）录音完毕，关闭【录音机】程序即可。
要听到声音批注，双击批注的声音图标即可。
3．显示或隐藏批注
每次给文档添加批注时，Word都在文档中以隐藏文字的格式插入批注标记（批注者缩写和编号），打开批注窗口时将
显示批注标记。如果关闭了批注窗口，可以通过单击【常用】工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】按钮来显示批注标
记。如图所示。
4．查看批注
由于在Word文档，有批注的文字底纹显示为浅黄色。如果要查看批注，用户只需把鼠标指针指向有批注的文字，文
字上方将显示一条包含批注内容以及审阅者名字的屏幕提示，如图所示。
另外，如果用户要按顺序查看每个批注，需要用到Word提供的【审阅】工具栏。步骤如下：
（1）对着某个工具栏单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【审阅】，显示【审阅】工具栏。
（2）要查看下一个批注，则可以单击【下一批注】按钮。
（3）要查看前一个批注，则可以单击【上一批注】按钮。
如果要查看某位审阅者的批注，可以打开【插入批注】窗口，然后在【批注来源】后面的下拉列表框中选择审阅者的
姓名。
5．更改或删除批注
只要文档中存在批注，那么【审阅】工具栏中的有关批注的按钮就被激活。单击【批注】按钮可以打开批注编辑窗
口，用户可以根据需要对相应的批注进行编辑修改。如果要删除某个批注，把光标移到批注中，单击【审阅】工具栏
中的【删除批注】按钮即可删除该批注。
6．更改批注审阅者
一个文档有多个审阅者，为了便于知道每个志愿者所添加的批注，可以改变批注引用中的用户缩写姓名。步骤如下：
（1）单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框选择【用户信息】选项卡，如图所示。
（2）在【姓名】和【缩写】框中输入审阅者和缩写名称。
（3）【通讯地址】中的通讯地址可有可无。
（4）单击【确定】按钮。
二、使用修订
1．使用修订标记
使用修订标记，即是对文档进行插入、删除、替换以及移动等编辑操作时，使用一种特殊的标记来记录所做的修改，
以便于其他用户或者原作者知道文档所做的修改，这样作者还可以根据实际情况决定是否接受这些修订。
使用修订标记来记录对文档的修改，需要设置文档使其进入修订状态，可以按照如下方法进行：
（1）打开要做修订的文档。
（2）选择【工具】菜单项中的【修订】菜单项，再从级联菜单中选择【突出显示修订】菜单项，打开如图所示的【突
出显示修订】对话框。
（3）单击选中【编辑时标记修订】复选框。同时选中【在屏幕上突出显示修订】复选框，可以在修改处显示修订标记。
如果选中了【在打印出的文档中突出显示修订】复选框，可以在打印文档的同时打印文档的修订标记。
（4）单击【确定】按钮。
进入修订状态的文档，当对文档进行编辑操作时，会以修订标记来显示，如图所示。
2．设置修订标记选项
默认情况下，Word用单下划线编辑添加的部分，用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。
如果是多位审阅者在审阅一篇文档，更需要使用不同的标记颜色以互相区分，所以用户有时需要对修订标记进行设置，
设置修订标记选项步骤如下：
（1）单击【突出显示修订】对话框的【选项】按钮，或者单击【工具】
菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框中选择【修订】
选项卡，如图所示。
（2）根据用户的需要，分别对【插入的文字】、【删除的文字】、【修改
过的格式】和【修改过的行】选择标记和颜色。
（3）单击【确定】按钮。
3．接受或者拒绝修订
文档进行了修订后，可以决定是否接受这些修改，步骤如下：
（1）单击【工具】菜单中的【修订】菜单项，再从级联菜单中选择
【接受或拒绝修订】菜单项，出现【接受或拒绝修订】对话框。
（2）如果接受当前的修订，单击【接受】按钮。如果接受全部的修订，则单击【全部接受】按钮。
（3）如果不接受当前的修订，单击【拒绝】按钮，如果不接受全部的修订，则单击【全部拒绝】按钮即可。
（4）要按顺序把修订的地方逐项审阅，单击按钮可以向前查找前一处修订，单击按钮可以向后
查找下一处修订。